Структурная и функциональная модернизация системы

Структурная и функциональная модернизация системы
библиотечного обслуживания информационных потребностей
Structural and Functional Modernisation of the Librarianship
for the Satisfaction of Demand in Information
Структурна та функціональна модернізація системи
бібліотечного обслуговування інформаційних потреб
Костенко К. И., Курган А. Б., Левицкий Б. Е., Соловьева Г. В.
Кубанский государственный университет, Краснодар, Россия
Konstantin I. Kostenko, Aleksey B. Kurgan, Boris E. Levitsky, and Galina V. Solovyeva
Kuban State University, Krasnodar, Russia
Костенко К. І., Курган О. Б., Левицький Б. Є., Соловйова Г. В.
Кубанський державний університет, Краснодар, Росія
Представлена система информационного обслуживания потребностей учебного процесса и научных исследований, разработанная в Кубанском государственном университете и интегрированная с
АБИС вуза, реализованной на базе программного комплекса VIRTUA корпорации VTLS.
The system of information support for education and research developed in Kuban State University is presented. It is integrated with AILS of the University based on VIRTUA software of VTLS corporation.
Представлено систему інформаційного обслуговування потреб навчального процесу та наукових
досліджень, яку створено в Кубанському державному університеті, та інтегравано з АБІС вищого
навчального закладу на базі комплексу VIRTUA корпорації VTLS.
Основной задачей вузовской библиотеки является обслуживание информационных потребностей учебного процесса и научных исследований. Внедрение в практическую деятельность библиотеки автоматизированной библиотечной информационной системы (АБИС) VIRTUA, одной из
самых мощных в мире программных систем для управления библиотечными процессами, позволило вывести на качественно новый уровень решение задач эффективного управления библиотечными фондами, автоматизации процессов комплектования и предоставления доступа к востребованным ресурсам для различных категорий пользователей. Если раньше процесс обеспечения информационных потребностей сводился к обработке собранных заявок на пополнение фонда литературой, ведению каталогов на литературу, приобретаемую самостоятельно факультетами, организации
книговыдачи и помощи в поиске необходимой литературы через МБА, то возможности АБИС
впервые позволили организовать единый технологический процесс обеспечения информационных
потребностей всех видов деятельности от обучения и научных исследований до административного
управления. Для этого была создана программная система, обеспечивающая сбор и пополнение
данных об информационных потребностях учебного процесса и научных исследований, разработаны технологии обработки данных и принятия управленческих решений. Данные об информационных потребностях легли в основу базы данных информационных потребностей вуза, которая
содержит информацию обо всех учебных курсах, читаемых в данном учебном году для разных
специальностей, рекомендуемой и дополнительной литературе (отдельно для каждого лектора,
читающего данный курс), количестве имеющихся в библиотеке и количестве назначенных для
слушателей данного курса учебников, а также данные об их текущем использовании. Эти показатели не только позволяют вычислить процент книгообеспеченности, но и оптимизировать распределение литературы между факультетами, необходимости приобретения дополнительных изданий,
заказе на разработку учебно-методических пособий. Важную часть базы информационных потребностей составляют информационные потребности научных исследований, основанные на классификации направлений научных исследований отдельных ученых и творческих групп, соответствующей стандартам УДК.
Представляемая в докладе система информационного обслуживания потребностей учебного
процесса и научных исследований, разработанная в КубГУ и интегрированная с АБИС вуза,
обеспечивает автоматизацию процессов составления и сбора данных о рекомендованной литературе по учебным курсам для всех специальностей, автоматизацию сбора и согласования заказов на
приобретение литературы, предоставление информации о новых поступлениях в соответствии с
научными интересами пользователей, а также исполнение установленных регламентом процедур
распределения имеющегося библиотечного фонда по факультетам, преподаваемым учебным
дисциплинам, научно-исследовательским и творческим группам.
Структура программной системы обслуживания информационных потребностей.
В состав системы обслуживания информационных потребностей входят следующие подсистемы:
• база информационных потребностей (база данных о потребности в учебной и научной литературе);
• подсистема информирования о новых изданиях и поступлениях, обеспечивающая
информирование заинтересованных (зарегистрированных) пользователей о выходе в
свет изданий, удовлетворяющих описаниям их информационных потребностей;
• подсистема поиска по запросу, осуществляющая сбор запросов на поиск литературы,
кэширование запросов и маршрутизацию ответов (предполагается, что запросы, полученные в первый раз, обрабатываются «вручную» сотрудниками библиотеки, а на повторные запросы отвечает сама система);
• подсистема администрирования, обеспечивающая эффективное управление системой и безопасностью.
Реализуемые указанными подсистемами бизнес-процессы обеспечивают деятельность по формированию массива данных учебных курсов, читаемых отдельными преподавателями на разных
факультетах и специальностях. Эти данные являются основой для определения наличия рекомендуемой литературы в фондах библиотеки, утвержденной схемы ее распределения по специальностям и факультетам, возможности приобретения дополнительного количества экземпляров требуемых изданий, согласования технических вопросов книгообеспечения с помощью приобретаемой
литературы, финансовые вопросы.
На рисунке 1 показан процесс сбора и обработки данных о потребностях в литературе для
учебных курсов.
Данный процесс предполагает, что при первоначальном создании или последующем изменении учебного курса на уровне кафедры или деканата вводятся списки литературы, которые содержат примерное описание изданий рекомендованных преподавателями предметниками в основном и
дополнительном списках (авторы, название, допустимые годы издания). Затем сотрудники библиотеки сопоставляют эти описания конкретным изданиям в электронном каталоге. Если в электронном каталоге это издание отсутствует, то соответствующая библиотечная служба проверяет в
обычном каталоге наличие этого издания и в первоочередном порядке вводит запись о нем в
электронный каталог и базу информационных потребностей. Тем самым обеспечивается актуализация электронных каталогов, создаваемых в рамках ретроконверсии. На кафедру направляется
информация о завершении обработки представленных списков литературы и внесении в базу
информационных потребностей необходимых данных, по которой можно определить количество
экземпляров издания, их существующее распределение между кафедрами и факультетами. На
основе этих данных кафедра разрабатывает вариант назначения литературы по учебным курсам,
который должен пройти этапы утверждения на уровне деканата и ректората. Далее сотрудник
библиотеки вводит информацию из утвержденного варианта назначения литературы в базу информационных потребностей. Так как учебный курс задается на конкретный учебный год, то система
позволяет полностью копировать один из предыдущих учебных курсов с последующей его коррекцией. Бизнес-процесс информирования пользователей о новых поступлениях связан с рассылками
и начинается с конвертации какого-либо внешнего источника в набор MARC записей. Внешним
источником может являться произвольный материал, от прайс-листа до каталога издательства.
Конвертация производится посредством специального фильтра, который преобразует записи
внешнего источника в MARC записи. Проверяется правильность полученных записей и выполняется их классификация. После этого создаются рассылки, для чего привлекается база данных
2
зарегистрированных пользователей, а так же информация об их научных интересах, представленная в виде списка значений УДК, а также списка систем ключевых слов.
Кафедра
Деканат
Ректорат
Библиотека
начало
Создание/изменение
учебного курса
Утверждение
заведующим кафедрой
отклонено
утверждено
Утверждение
деканом
отклонено
утверждено
Обработка списков
литературы
Анализ распределения
литературы
Разработка вариантов
назначения литературы
Утверждение назначения
деканатом
отклонено
утверждено
Утверждение назначения
литературы ректоратом
отклонено
утверждено
Назначение
экземпляров
окончание
Рис. 1. Блок-схема процесса сбора данных
о б ин фо р м а ц ио н н ых п о т р е б н о с т я х у ч е б н ы х к ур с о в
Классы пользователей системы
В системе сбора и обслуживания информационных потребностей реализованы следующие пять
основных типов пользователей:
• Преподаватель — пользователь, ответственный за создание и своевременное изменение рабочих программ учебных курсов, содержащих сведения о рекомендуемой учебной и научной литературе. Изменение списков рекомендуемой литературы является
основанием для выполнения процесса комплектования фондов библиотеки.
• Заведующий кафедрой — пользователь, отвечающий за утверждение и согласование
рабочих программ учебных курсов, заявок на приобретение литературы и схем книгообеспечения, связанные со списками рекомендуемой литературой и выделенными факультетам и специальностям квот.
3
•
•
•
Декан — пользователь, выполняющий утверждение планов и графиков учебных курсов (учебных планов). К компетенции декана относится согласование условий комплектования фондов библиотеки литературой, предназначенной для поддержки читаемых учебных дисциплин.
Библиотекарь — пользователь, являющийся сотрудником библиотеки, отвечающий
за сбор и обработку заявок на информационно-библиотечное обслуживание учебного
процесса и научных исследований в вузе.
Администратор — пользователь, осуществляющий управление безопасностью системы и отвечающий за ее работоспособность.
Модернизация системы библиотечного обслуживания
информационных потребностей
Внедрение системы обеспечения информационных потребностей потребовало определенных
управленческих решений как в отношении университетских подразделений, которые пришлось
приказом ректора обязать внести необходимые сведения, так и в отношении распределения задач
между подразделениями библиотеки, приоритетной для которых стала задача выделения актуальной части библиотечного фонда и выведения именно этой части на уровень, позволяющей максимально использовать возможности АБИС. У сотрудников библиографических отделов появились
новые функции, связанные с организацией электронной доставки информации о проделанной
библиографами аналитической работе заинтересованным пользователям. Решение этих задач
потребовало структурной и технологической модернизации деятельности библиотечного комплекса. Суть перестройки состоит в том, что процесс информационного обслуживания перешел из
стадии выполнения циклически повторяющихся процедур в стадию непрерывной работы с динамическим перераспределением нагрузки между подразделениями. Особенно трудным и требующим особого напряжения стал процесс наполнения базы информационных потребностей, начальная фаза построения которой была осуществлена с помощью нескольких итераций.
Важным этапом процесса модернизации структуры информационно-библиотечной среды вуза
стало создание единого Депозитария информационных ресурсов и систем, являющегося частью
корпоративной информационной среды Кубанского госуниверситета, обеспечивающего формирование хранилища ресурсов образовательной, научно-исследовательской и административной
деятельности, осуществляемых в вузе. Целью Депозитария является создание корпоративной
информационной среды Кубанского госуниверситета предоставляющей возможность формирования и эффективного применения электронных научно-образовательных ресурсов в виде электронных библиотек и коллекций документов и материалов различных областей знаний, разработки и
использования таких ресурсов в образовательной и научно-исследовательской деятельности. Для
реализации этих задач разработан пакет нормативных документов, регламентирующих деятельность по разработке, размещению, регистрации и использованию информационных ресурсов,
создаваемых в Кубанском госуниверситете или по заказу университета. Пакет документов
включает:
• Положение об электронных ресурсах и информационных системах Кубанского госуниверситета;
• инструкцию о порядке приема, депонирования, регистрации и ведения учета электронных информационных ресурсов и программ Депозитария электронных научнообразовательных ресурсов и программных систем Кубанского госуниверситета;
• типовые формы следующих документов: авторский договор о передаче Депозитарию
университета разработанного электронного информационного ресурса; аннотацию и
сопроводительный лист к электронному информационному ресурсу; договор и техническое задание на разработку электронного информационного ресурса для Депозитария электронных информационных ресурсов.
Внедрение новых технологий информационного обслуживания университетских пользователей открывает дополнительные возможности предоставления крупнейшим в регионе вузовским
библиотечным комплексом услуг по информационному обслуживанию и обеспечению информационных потребностей профессиональной деятельности других предприятий и организаций.
4