Отраслевое решение партнера Майкрософт CRM-решение GMCS для добывающей промышленности CRM-решение GMCS для предприятий добывающей промышленности предназначено для эффективного управления всем комплексом процессов, связанных c взаимоотношениями с поставщиками в рамках проведения тендерных процедур, и осуществления контроля над закупочной деятельностью. Решение автоматизирует процесс проведения тендеров на всех этапах, обеспечивает возможность консолидации данных о поставщиках, истории взаимоотношений с ними и сопутствующего электронного документооборота в рамках единой информационной системы. Преимущества решения для отрасли: Решение GMCS расширяет функционал системы Microsoft Dynamics CRM и предоставляет дополнительные возможности для организации эффективного территориально распределенного процесса закупок в соответствии со спецификой отрасли. Ключевыми преимуществами решения являются: Консолидация всех взаимодействий с поставщиками различных филиалов и связанного с этим электронного документооборота; Возможность централизации управления процессом закупок; Формирование пула надежных поставщиков; Хранение полученных от поставщика заявок и истории принятия решений по проведенным тендерам; Предоставление гибких настраиваемых инструментов для анализа текущего состояния проводимых тендеров. Краткий обзор Пaртнер-разработчик GMCS Продукт Microsoft Microsoft Dynamics CRM Microsoft SharePoint Server Отрасль Добывающая промышленность Сегменты рынка Крупный бизнес Средний бизнес Решение CRM-решение GMCS для предприятий добывающей промышленности предназначено для эффективного управления всем комплексом процессов, связанных взаимоотношениями с поставщиками в рамках проведения тендерных процедур, и осуществления контроля над закупочной деятельностью. Решение автоматизирует процесс проведения тендеров на всех этапах, обеспечивает возможность консолидации данных о поставщиках и истории взаимоотношений с ними, а также связанного с этим электронного документооборота в рамках единой информационной системы Ключевые преимущества для клиентов Планирование и поддержка процесса проведения тендеров; Рассылка приглашений и тендерной документации; Прием и обработка заявок на участие в тендере; Принятие решений, формирование протоколов и размещение электронных документов. Компании, использующие решения ОАО «Полюс Золото» Решение ориентировано на использование специалистами отдела закупок и планирования добывающих компаний. Компоненты решения: CRM-решение GMCS состоит из следующих функциональныx блоков: Планирование и поддержка процесса проведения тендеров; Рассылка приглашений и тендерной документации; Прием и обработка заявок на участие в тендере; Принятие решений, формирование протоколов и размещение электронных документов; Ведение списка поставщиков с детальной информацией и историей взаимодействий. 1 Отраслевое решение партнера Майкрософт Схема бизнес-процесса проведения тендера Решение обеспечивает поддержку бизнес-процесса проведения тендера на следующих этапах: Организация тендера Рассылка приглашений Получение заявок Формирование протокола Окончание тендера Начало процесса происходит в момент создания «Карточки тендера» в системе и заполнения в этой форме всей необходимой информации по тендеру. Рисунок 1: Карточка тендера Рассылка приглашений и тендерной документации В решении реализована возможность автоматизированной рассылки приглашений выбранным поставщикам на основании предопределенных шаблонов документов в двух вариантах: отдельно каждому поставщику и сразу всем поставщикам. При формировании сообщения электронной почты происходит заполнение адресов и тем сообщений, в приложении к письму прикладывается пакет тендерной документации. Автоматически разосланные письма сохраняются в системе и доступны для последующего просмотра. Прием и обработка заявок на участие в тендере Прием заявок осуществляется на основе сообщений электронной почты. В решении реализована возможность в автоматическом режиме и на периодической основе выполнять сбор электронной почты с нескольких распределенных почтовых серверов компании в привязке к поставщикам и тендерам. Сбор электронной почты выполняется согласно параметрам, в качестве которых могут быть: Направление (входящая, исходящая); Домен поставщика (возможность собирать и хранить всю почту от поставщика, пришедшую с почтового адреса определенного домена); Группа Active Directory (возможность сбора почты только с почтовых ящиков пользователей системы, входящих в определенную группу AD); 2 Отраслевое решение партнера Майкрософт Полученные сообщения сохраняются в системе в привязке к тендеру, к которому относятся данные сообщения. Рисунок 2: Сообщения почты по тендеру Принятие решений и формирование протоколов Решение позволяет автоматически формировать пакет документов, необходимый для заседания тендерной комиссии, содержащий, в том числе, результаты принятых заявок от поставщиков на основе предопределенных шаблонов. В пакет документов входит в том числе: Письмо победителю конкурса; Проект решения тендерной комиссии; Протокол вскрытия конвертов; Протокол проведения закрытого конкурса; И прочее. Содержащиеся в решении панели мониторинга позволяют оперативно отслеживать состояние тендерной работы как в рамках компании в целом, так и в детализации по конкретному специалисту. Для напоминаний ответственным лицам о ключевых датах тендера (сроки окончания предоставления заявок, срок окончания тендера и т.д.) в решении реализованы правила напоминаний об этих событиях в виде сообщений электронной почты. Данные правила являются гибкими и легко настраиваемыми. Для каждого тендера в системе хранится комплект документации в электронном виде. 3 Отраслевое решение партнера Майкрософт Рисунок 3: Панель мониторинга с текущим состоянием тендерной работы в подразделении В зависимости от потребностей заказчика состав панелей мониторинга и отчетов может быть расширен в соответствии с дополнительными требованиями и спецификой бизнес-процессов. После окончания тендера вся связанная с этим информация сохраняется в системе и в режиме чтения становится доступна для просмотра пользователям. Статус работы по каждому тендеру фиксируется пользователями вручную или может отслеживаться системой в автоматическом режиме. Компании, использующие решение: ОАО «Полюс Золото». 4