СиСтема AlfA: профильное решение «Управление Сбытом и

Система Alfa: профильное решение
«Управление сбытом и транспортом
промышленного предприятия»
Система Alfa: профильное решение
«Управление сбытом и транспортом промышленного предприятия»
СОДЕРЖАНИЕ
Профильное решение по управлению сбытом и транспортом
2
Решаемые задачи
3
Управление сбытовой цепочкой
3
Регистрация заявок от покупателей
3
Таможенное декларирование
3
Осуществление погрузки продукции
4
Формирование накладных
4
Сертификация продукции 4
Расчет стоимости перевозки
4
Формирование счетов-фактур
4
Формирование счетов-проформ
5
Отчетность
5
Управление транспортом
5
Интеграция
5
Методология внедрения профильного решения
6
Информконтакт
www.alfasystem.ru
Система Alfa: профильное решение
«Управление сбытом и транспортом промышленного предприятия»
Профильное решение
по управлению сбытом и транспортом
Создание эффективной системы управления сбытом и транспортом — актуальная задача для большинства современных промышленных предприятий, наряду
с модернизацией производственных мощностей, развитием транспортного парка и
увеличением объемов производства. Не секрет, что высокие финансовые показатели — заслуга не столько рекордных объемов производства, сколько эффективного
использования имеющихся ресурсов - трудовых, транспортных, временных. Даже
при большом обороте и высоком спросе компания может недополучать возможную
прибыль из-за неэффективного процесса сбыта: финансовых потерь в виде штрафов
за простой транспорта, вынужденных расходов из-за авральной или неслаженной
работы подразделений и т.д.
Профильное решение по управлению
сбытовой
деятельностью
и транспортом основывается на модуле Alfa-Sales&Distribution Системы Alfa и представляет собой комплексный инструмент, позволяющий
максимально эффективно управлять всей сбытовой цепочкой.
Для построения безупречной сбытовой логистики необходимо усовершенствование
информационной инфраструктуры предприятия — введение автоматизированного
управления сбытом и транспортом.
Внедрение на предприятии специализированного решения Системы Alfa не требует
смены всей существующей информационной системы. Интеграционные возможности технологической платформы Alfa-ESP позволяют нашим клиентам с легкостью
включить отдельные профильные модули Системы Alfa в существующую информационную среду.
«Внедрение на нашем предприятии
Преимущества для предприятия:
работы отделов сбыта, маркетин-
• Экономический эффект и повышение прибыльности за счет:
4 безошибочного управления расчетами с потребителями и партнерами;
4 ускорения
и увеличения объемов отгрузок благодаря четкому планированию времени, необходимого на погрузку, следование товара и его разгрузку,
синхронизации процессов производства, отгрузки и транспортировки продукции;
4 минимизации времени оформления необходимой документации;
4 снижения
себестоимости перевозок путем выбора оптимальных условий
следования как собственных, так и сторонних транспортных средств, повышения контроля их использования;
4 укрепления
имиджа и конкурентоспособности компании благодаря оперативности отгрузок и выполнению в срок своих обязательств перед клиентами на внутреннем и международном рынках;
4 снижения
влияния «человеческого фактора» на всех этапах сбыта продукции и управления транспортом, предотвращения ошибок и несогласованности работы подразделений.
• Повышение эргономики труда за счет:
4 создания единой системы учета и управления ключевыми процессами сбыта
и движения транспорта, согласованного управления всей цепочкой сбыта;
4 создания
единого информационного центра предприятия и его основных
партнеров.
профильного решения по сбыту
и транспорту позволило повысить эффективность и качество
га, внешне-экономических связей,
транспортного отдела за счет
создания единого информационного пространства, максимальной
автоматизации рутинной работы,
исключения многократного ввода
информации и большого количества копий бумажных документов,
эффективной работы персонала,
сведения к минимуму субъективных
факторов при сборе и обработке
необходимых для анализа данных,
оперативного формирования документов и отчетности по транспорту и отгрузке».
Елена Сергеевна Вендольская,
Заместитель
Генерального директора
по информационным технологиям
крупнейшего российского
горнопромышленного комплекса
ОАО «Сильвинит»
Информконтакт
www.alfasystem.ru
Система Alfa: профильное решение
«Управление сбытом и транспортом промышленного предприятия»
Решаемые задачи
Решение по управлению сбытовой деятельностью и транспортом, основанное на
базе Системы Alfa, включает в себя все необходимые механизмы, облегчающие формирование оперативной сбытовой системы и позволяющие эффективно управлять
транспортными ресурсами. Ниже описаны основные возможности модуля:
1.
Обеспечение бесперебойного круглосуточного процесса сбыта продукции с неограниченными объемами отгрузок;
2.
Предоставление многообразных схем реализации продукции любыми видами
транспорта как на внешнем, так и на внутреннем рынке, в том числе, через перевалочные базы, российские и зарубежные порты;
3.
4.
Полностью автоматизированный документооборот, в том числе, таможенное декларирование по экспортным операциям, необходимые пакеты документов для
доставки железнодорожным, водным и другими видами транспорта;
• Технологические возможности решения на базе Системы
Alfa:
• Поддержка территориально-распределенных, сложных организационных структур;
• Надежность и стабильность работы с большими объемами информации;
• Высокая адаптивность и масштабируемость;
Автоматизированный расчет стоимости услуг, платежей и сборов по доставке
груза с учетом произвольных вводимых условий, например: дальности, направления следования, грузоперевозчика, стоимости аренды транспорта и т.п.;
• «Бесшоковое» внедрение специа-
5.
Включение в единое информационное пространство всех территориально-удаленных подразделений предприятия;
ность самостоятельного осущест-
6.
Распределение центров ответственности функциональных единиц и оперативный контроль работы каждой из служб, стандартизация и регламентация функций всех задействованных в сбытовом процессе подразделений и сотрудников;
7.
Интеграция с различными АСУТП, а также системами партнеров и грузоперевозчиков;
8.
Оперативная перенастройка системы в случаях быстрой смены схем реализации продукции.
Управление сбытовой цепочкой
Регистрация заявок от покупателей
Автоматическая система регистрации заявок от покупателей на поставку продукции
учитывает всю необходимую информацию: наименование и количество требуемого
товара, тип транспортных средств, пункт назначения, валюта расчетов, период и условия поставки.
Система предусматривает возможность прямого поступления заказов на отгрузку из
информационных систем заказчиков.
На основе актуального реестра заявок принимается решение по приоритетным отгрузкам с учетом наличия необходимого транспорта на заданный период.
листами разработчика и возможвления проекта;
• Современный
эргономичный
интерфейс, простота в работе и
освоении;
• Конфиденциальность данных —
максимально гибкая настройка
прав доступа;
• Возможность интеграции с существующими информационными системами за счет сервисов
платформы Alfa-ESP;
• «Отчуждаемость» продукта: возможность самостоятельного развития и сопровождения решения;
• Различные варианты поставки:
как в рамках комплексной системы автоматизации, так и в качестве профильного решения.
По принятым к исполнению заявкам система автоматически формирует пакет документов на перевозку железнодорожным, водным, авто- и др. транспортом и производит контроль предварительной оплаты (аванса) согласно договору.
Таможенное декларирование
Для экспортных отгрузок на основании заявок в системе заложена возможность создавать и вести грузовые таможенные декларации. При включении в единое информационное пространство предприятия бюро декларирования осуществляет визирование и обмен документами в электронном виде с подразделениями сбыта.
При вывозе крупных заказов частями предусмотрена возможность ведения грузовых таможенных деклараций временного и постоянного периода декларирования.
Информконтакт
www.alfasystem.ru
Система Alfa: профильное решение
«Управление сбытом и транспортом промышленного предприятия»
Осуществление погрузки продукции
Операции погрузки на погрузочных пунктах производятся с учетом информации, указанной в заказах и планах перевозок: грузополучатель и направление следования
груза, состояние и тип транспортного средства, его технические характеристики.
При наличии у предприятия оборудования, такого, как электронные весы, автоматическая система дозирования, система отслеживания движения транспорта, электронные средства регистрации ЗПУ (запорно-пломбировочные устройства) и пр. появляется возможность автоматического расчета всех необходимых условий погрузки.
Формирование накладных
Создание и ведение накладных производится в системе на основании заказов на
перевозку, планов перевозок и грузовых таможенных деклараций.
После указания транспортного средства в накладной в нее автоматически передаются данные о произведенной погрузке и информация, необходимая для грузоперевозчика и получателя, в том числе о требуемых дополнительных условиях для осуществления перевозки, например – сведения о дополнительном оборудовании, способе
определения веса, категория опасности груза.
Сертификация продукции
Перед осуществлением погрузки ОТК проводит лабораторные анализы партий отгружаемой продукции на соответствие ее государственным стандартам или техническим условиям. По результатам лабораторных анализов происходит формирование
сертификатов качества отгружаемой продукции. Сертификаты качества в пакете с
другими сопроводительными документами прилагаются к накладной, согласно которой осуществляется перевозка соответствующей партии груза.
Расчет стоимости перевозки
На основании данных о перевозке (масса груза, вид транспортных средств, маршрут, дальность и т.п.) в системе производится автоматический анализ ее стоимости.
К накладной привязываются все включаемые в стоимость актуальные тарифы, услуги и сборы, такие, как тариф перевозки (с учетом направления, сроков, массы груза),
плата за аренду вагонов, страховой сбор, сбор по срочной перевозке. При изменении
параметров настройки доступный интерфейс системы позволяет специалисту самостоятельно вносить корректировки в расчетную формулу стоимости.
Работа с профильным решением обеспечивает:
• Регистрацию заявок от покупателей;
• Таможенное декларирование;
• Осуществление погрузки продукции;
• Формирование накладных;
• Оформление приемных актов;
• Сертификацию продукции;
• Расчет стоимости перевозки;
• Формирование счетов-фактур;
• Формирование счетов-проформ;
• Отчетность.
«Внедрение профильного решения
по сбыту и транспорту позволило упорядочить информационные
потоки, более четко регламентировать процессы обеспечения
поставок продукции. Утверждены
регламенты работы и инструкции
для пользователей. У руководства
Формирование счетов-фактур
В конце отчетного периода по закрытым накладным в системе автоматически формируются счета-фактуры, и информация поступает в финансовый контур для осуществления расчетов с грузополучателями.
Закрытие накладных при экспортных поставках или при продажах через комиссионеров производится в зависимости от оговоренного в контракте момента перехода
права собственности. Таким моментом может служить пересечение государственной
границы, погрузка продукции на судно в порту и т.п. Для отслеживания таких поставок в системе ведется автоматическая регистрация транспортных средств, прибывающих в удаленные порты, и учет информации о погрузке судов.
При продажах через комиссионеров на основании присылаемых ими электронных
отчетов созданы механизмы по их автоматическому приему и хранению в виде полноценных объектов базы данных для дальнейшего закрытия накладных и формирования счетов-фактур.
Информконтакт
появилась возможность анализа
состояния погрузки готовой продукции в режиме реального времени
и выработки соответствующих
оперативных решений».
Владимир Владимирович Маслаков
И.о. заместителя
Генерального директора
по сбыту и транспорту
крупнейшего российского
горнопромышленного комплекса
ОАО «Сильвинит»
www.alfasystem.ru
Система Alfa: профильное решение
«Управление сбытом и транспортом промышленного предприятия»
Формирование счетов-проформ
В конце периода в системе формируется пакет документов с данными по накладным,
не попавшим в счета-фактуры. Формирование счетов-проформ производится автоматически с учетом условий поставки и условий перехода прав собственности.
Отчетность
В рамках внедряемого решения возможно автоматическое формирование широкого спектра необходимых оперативных и аналитических отчетов (более 200 форм),
позволяющих контролировать процесс отгрузки и следования транспорта, анализировать информацию по различным разрезам: географическое направление, тоннаж,
вид продукции, транспорта и т.п.
Автоматическая отчетность делает доступной информацию об отгруженной продукции с точностью до получаса, а также информацию о непогруженной продукции в
портах по каждому договору.
Опция позволяет анализировать не только процессы сбыта на предприятии, но и рассматривать их во взаимосвязи с финансовой и бухгалтерской отчетностью. Данные
доступны с каждого рабочего места в соответствии с настроенными правами доступа,
гарантирующими заданный уровень конфиденциальности.
Управление транспортом
Как правило, крупные промышленные предприятия располагают собственной железной дорогой, соединенной с общероссийскими путями. Эффективное управление
транспортом на территории самого предприятия позволяет значительно сократить
общие сроки поставки товара.
При помощи настраиваемых параметров Система Alfa помогает контролировать
прибытие и убытие, погрузку и разгрузку вагонов с учетом их типа и характеристик,
а также ремонт, осмотр, зачисление на простой и т.д. История операций с каждым
транспортным средством, изменения его свойств и технических характеристик сохраняются в системе для составления необходимых оперативных отчетов.
Отслеживание перемещения и времени пребывания вагона на территории предприятия осуществляется через “циклы” операций с транспортным средством в разрезе
каждой станции. Жесткий алгоритм и быстрота проводимых операций минимизируют простои и временные потери, связанные с «человеческим фактором».
Повышение
эффективности
управления транспортом за счет:
• сокращения временных затрат на
различные операции с вагонами;
• выявления мест возможных задержек с целью устранения простоев транспорта и возможных
причин отставания от графика.
При наличии на предприятии технических средств контроля погрузки и движения
транспорта их интеграция с системой дает возможность автоматически фиксировать
точную информацию о прибытии вагона и убытии его с контрольной точки.
Операторы могут задавать таким средствам необходимые для погрузки данные (тип
и вес транспортного средства, направление и страну следования и т.п.) непосредственно из системы и получать от электронных средств погрузки отчет (массу груза,
нагрузку на оси и т.п.).
Эта и другая информация в дальнейшем автоматически попадает в накладную, по
которой будет осуществляться перевозка.
Интеграция
Как решение, интегрированное в корпоративную информационную систему, модуль
позволяет автоматически отслеживать все взаиморасчеты с клиентами, формировать заявки на оплату и проводить данные в управленческий и бухгалтерский учеты
во всех аналитических разрезах.
Возможности технологической платформы позволяют импортировать данные из
«старых» информационных систем.
Информконтакт
Модуль по управлению сбытом
и транспортом может поставляться
как в составе информационной Системы Alfa, так и в качестве профильного решения.
www.alfasystem.ru
Система Alfa: профильное решение
«Управление сбытом и транспортом промышленного предприятия»
Методология внедрения
профильного решения
Внедрение профильного решения заключается в процессе его адаптации и оптимизации для актуальных потребностей конкретной Компании-заказчика.
Создание на предприятии информационной системы зачастую требует серьезных
изменений в существующих бизнес-процессах предприятия. Совместные усилия со
стороны Заказчика и консультантов компании «Информконтакт», владеющих как методологией внедрения, глубокими знаниями программного продукта, так и предметной областью, позволяют качественно произвести обследование, выполнить анализ
и реализовать необходимые изменения.
Плавная модернизация исторически сложившихся практик работы, «бесшоковое»
внедрение специализированного решения обеспечиваются высокой адаптивностью
Системы Alfa, которая позволяет максимально учитывать отраслевую специфику и
конкретные задачи конкретного предприятия.
Вместе с системой внедряются регламентированные бизнес-процессы различных
подразделений и разрабатывается комплекс нормативных документов и программных расширений, поддерживающих методологические особенности бизнеса.
При автоматизации каждого из участков происходит обучение пользователей на
каждом рабочем месте, формирование необходимой отчетности по данным готовящегося к запуску блока и печатных форм соответствующих документов.
По окончании проекта Заказчик получает возможность сопровождать решение с
минимальным участием разработчика. «Отчуждаемость» профильных решений Системы Alfa – уникальное качество, свидетельствующее о высокой технологичности и
простоте в использовании информационных продуктов данной платформы.
• Этапы внедрения профильного решения:
• оперативное управление и учет
регистрации договоров (контрактов) и ведения договорной работы по сбыту готовой продукции на
внутреннем и внешнем рынках;
• контроль исполнения договорных обязательств с момента заключения договора до отгрузки
продукции;
• управление и учет операций
с транспортными средствами и
окончательное
формирование
пакета сопроводительной документации;
• интеграция в единую систему
удаленных пунктов отгрузки и
складов (перевалочных пунктов).
Этапы внедрения
Процесс внедрения любой АСУ идет от простого к сложному и от общего к частному.
Эти два правила являются основой построения индивидуального для предприятия
функционального решения и создания комфортных условий работы сотрудников в
период перехода на новое информационное решение.
Первый этап
На первом этапе проекта автоматизируется управление регистрацией договоров
(контрактов) и ведение договорной работы по сбыту готовой продукции на внутреннем и внешнем рынках. В данном процессе задействуются сотрудники подразделений сбыта и внешнеэкономических связей, ведущие договорную работу с клиентами
за границей и внутри России.
Выбор этого участка в качестве стартового вызван необходимостью создания единой информационной БД предприятия. Полная и качественная информация важна
для принятия оперативных и скоординированных управленческих решений, основанных на актуальных данных о ходе отгрузки, состоянии заявок клиентов и расчетов по контрактам.
Данный этап объединяет два часто разделенных на предприятии процесса - договорной и финансовой работы.
Результатом первого этапа становится полная автоматизация ведения договоров по сбыту, а также
автоматизированное планирование
и регистрация платежей на отгрузку
готовой продукции согласно договорам.
Дополнительно может быть автоматизирована регистрация договоров
и ведение договорной работы по
приходу на предприятие товарноматериальных ценностей (ТМЦ) по
экспортным поставкам.
Второй этап
Логическим продолжением первого этапа становится автоматизация исполнения
договорных обязательств перед клиентом от момента заключения договора до отгрузки продукции.
Информконтакт
www.alfasystem.ru
Система Alfa: профильное решение
«Управление сбытом и транспортом промышленного предприятия»
Внедрение системы последовательно происходит на участках:
• регистрации заявок на грузоперевозку и оформления грузовых таможенных
деклараций;
• формирования планов перевозки грузов;
• регистрации, обработки и учета перевозочных документов (железнодорожных и товарно-транспортных накладных).
Внедряется автоматическая выписка финансовых и платежных документов и счетовфактур на основании данных о реальных отгрузках готовой продукции. Заполнение
происходит в зависимости от условий продаж, поставок, на основании квитанций
о приеме груза или отчетов комиссионера, которые регистрируются в системе. Документы формируются экономистами отдела сбыта и передаются для исполнения
финансовым специалистам.
Результатом второго этапа становится полная автоматизация создания, обработки и учета всех хозяйственных операций предприятия по
сбыту готовой продукции на внутреннем и внешнем рынках.
На втором этапе задействуются следующие подразделения предприятия: внешнеэкономических связей, декларирования, транспортный отдел и отдел сбыта.
Профильное решение позволяет персоналу вышеуказанных отделов сократить время исполнения трудоемких и рутинных операций по оформлению первичных распорядительных и учетных документов, повысить эргономику труда и перераспределить
их время на выполнение контрольных и аналитических функций. Высшее руководство получает возможность принимать управленческие решения, основанные на объективной информации, и значительно сократить риски.
В дальнейшем вектор автоматизации направляется на повышение оперативности
получаемой информации, ее детализацию для контроля процессов отгрузки, транспортного обслуживания, перемещения и управления грузами в местах удаленного
хранения, а также на обеспечение процесса грузодвижения полным пакетом сопроводительных документов.
новится
Третий этап
управления пунктами отгрузки и
Происходит поэтапная автоматизация управления и учета операций с транспортными
средствами, а также синхронизация регистрации погрузочно-разгрузочных операций
с накладными, сформированными подразделением сбыта. К работе в Системе Alfa
подключаются операторы погрузок, которые редактируют накладные, поступающие из
отдела сбыта, внося в предзаполненные бланки накладных сведения о погрузке.
ОТК. Работа этих подразделений
Результатом третьего этапа стаполная
автоматизация
интегрируется в общую информационную подсистему.
Автоматизация управления транспортными средствами позволяет получать информацию о погрузке и использовании транспортных средств фактически в ON-LINE режиме. На основании этой информации ведется диспетчерское управление пунктами
погрузки из единого центра. Информацию используют в своей работе транспортный
отдел, подразделение сбыта и пункты погрузки готовой продукции.
Параллельно автоматизируется процесс ведения сертификатов качества и учета
лабораторных анализов партий готовой продукции. Данные о качественных характеристиках вносятся в систему в подразделениях технического контроля качества
готовой продукции и лабораториях ОТК.
При выборе партии готовой продукции на пункте отгрузки автоматически подбираются показатели качества из партии выпуска продукции, контролируется их соответствие ГОСТам, Техническим Условиям и условиям договора. Готовые сертификаты
качества автоматически ставятся в соответствие с позициями товарных накладных.
Автоматизация ведения сертификатов качества готовой продукции позволяет сократить время подготовки сопроводительных документов при отгрузке, распределить по
времени и исполнителям процесс внесения данных.
Результат четвертого этапа - интеграция в единую систему управления сбытом и транспортом уда-
Четвертый этап
ленных пунктов отгрузки и складов
В рамках последнего этапа автоматизируются функции контроля работы удаленных
пунктов погрузки и управление собственной продукцией предприятия в процессе ее
прохождения перевалочных баз и складов.
(перевалочных
пунктов)
готовой
продукции.
С этой целью организуется обмен информацией с удаленными пунктами и обеспечивается получение обратных данных. При необходимости автоматизируется процесс
Информконтакт
www.alfasystem.ru
Система Alfa: профильное решение
«Управление сбытом и транспортом промышленного предприятия»
оформления перевозочных и сопроводительных документов теми видами транспорта, которые не были включены в систему на предыдущих (водным, самовывоз, автомобильным и т.п.).
На основе информации, поступившей из пунктов перевалки грузов, пунктов пересечения границы в виде приемных актов, ГТД, водных накладных при отгрузке в собственном порту, автоматически заполняются коносаменты, на основании которых
подразделения сбыта получают точную и подробную информацию, какая именно
продукция погружена и/или находится в пункте перевалки.
Ведение приемных актов и счетов-проформ позволяет сделать прозрачными объемы
остатков (непогруженной) готовой продукции в местах удаленного складирования
(портах, пунктах перевалки), а также расчеты с комиссионерами за отгруженную, но
не оплаченную продукцию.
Информконтакт
www.alfasystem.ru