- Хитрости краткосрочного планирования

Планирование
Почему важно планировать?
Если Вы хотите добиться поставленных целей (кстати, целеполагание – также очень важный
навык, но об этом – в другой раз), то Вам просто необходимо научиться планировать.
Достижение целей – это поэтапный процесс, включающий в себя набор подцелей, каждая из
которых достигается каким-то конкретным действием. Достижение этих подцелей и
необходимо планировать.
Начало действия – мысль. А если это еще и мысль, зафиксированная на бумаге/экране
монитора/сотового телефона, шансы на действие, а значит и на достижение цели данного
действия многократно растут. Миром правят причинно-следственные связи. Запланировал –
сделал. Не запланировал – не сделал (как правило). Все просто.
Планирование помогает отсечь ненужное, расставить приоритеты и заниматься только теми вопросами,
которые ведут Вас к поставленным целям.
34-й президент США Эйзенхауэр делил все свои дела на четыре категории по Важности и
Срочности дел:
1.
Важные-Несрочные;
2.
Важные-Срочные;
3.
Неважные-Срочные;
4.
Неважные-Несрочные.
Я хочу остановиться на категории Важные-Несрочные. В эту категорию попадают задачи, которые не требуют
исполнения немедленно (поэтому и «несрочные»), но при этом важны для достижения Ваших целей (поэтому
«Важные»). В бизнесе решение именно этих задач, как правило, ведет к развитию, росту. Но именно эти
задачи, ввиду своей «несрочности», как правило решаются крайне медленно, а то и вовсе не решаются.
Поэтому начинать планировать необходимо именно с таких задач.
Приведу простой пример: Вам нужен сайт. Он нужен, но не необходим. Вы работали прошедшие два
года без сайта, и поэтому если он не появится еще три-четыре месяца, то ничего не случится. И в общем-то это
так. Не случится ничего, в том числе не случится новых клиентов, которых Вы могли бы получить благодаря
сайту. Мало того, создание сайта включает в себя ряд подзадач. Первой из которых может являться,
например, осуществление звонков в компании, занимающиеся разработкой сайтов. Казалось бы, простой
шаг. Но в повседневной текучке даже такие простые задачи как правило забываются под грудой «срочных»
задач.
Что делать? Запланировать!
Что мешает нам планировать?
Практически каждый человек, а уж тем более бизнесмен,
руководитель, знает о необходимости планировать. Но почему
же планируют свою деятельность единицы?
Многие объясняют отсутствие привычки планировать
большим
объемом
ежедневных
дел,
«текучкой».
Действительно, большое количество хаотично возникающих в
течение дня задач убивают все планирование на корню. Кому
захочется планировать, если все планы летят к чертям?
Если сказанное выше – про вас, то это значит, что у Вас
хромает на обе ноги навык делегирования. Вы беретесь за те
задачи, которые должны исполнять Ваши подчиненные.
Делегирование – это, как и целеполагание, тема, заслуживающая
отдельного внимания.
Также вам может помешать планировать страх перед задачами,
которые необходимо решить. Если задача Вам неприятна, то Вы
подсознательно стараетесь про нее забыть, не делать ее так
долго, как это возможно. Даже если задача важна для развития
Вашего бизнеса. Так может случится, если задача слишком
сложна, либо требует от Вас каких-то неприятных действий (я,
например, очень не люблю куда-либо звонить). И Вы не
планируете, потому что если запланируете – то нужно будет
делать.
Хотя бывает и такое: планировать перестают из-за того, что однажды попробовав – поняли - это «не
для них». План есть, план на бумаге, записан и вывешен на видном месте, все как полагается, а действий все
равно нет. Как правило, с такой проблемой сталкиваются владельцы бизнеса. Причина – отсутствие
мотивации, а если быть более точным, отсутствие «пинка» со стороны. Меня никто не контролирует, я никому
ничего не должен – не сделал, никто и не узнает.
Это достаточно серьезная проблема и решить ее можно, если Вы наймете человека, необязательно
консультанта или бизнес-коуча, а, например, офис-менеджера, который будет следить за выполнением
Ваших планов, напоминать Вам о них и т.д. Этот человек также может также составлять план за Вас или
напоминать о том, что план необходимо составить.
Принципы и приемы эффективного планирования
Ниже приведу несколько основных принципов и приемов планирования, которые Вы можете
начинать использовать уже сегодня.
1.
Сконцентрируйтесь на Важном. Нет смысла вписывать в свое
расписание на день такое количество дел, которое Вам не одолеть и за три
дня. Конечно, хочется успеть все, но поверьте, лучше запланировать и
сделать три дела, чем запланировать десять и сделать те же три. Расставьте
приоритеты. Выполняйте только те задачи, которые ведут Вас к поставленной
цели. Остальное – делегируйте.
2.
Записывайте. Только тот план может считаться планом, который
зафиксирован на бумаге или цифровом носителе. Этим Вы берете своего
рода обязательство перед самим собой. А если Вам хватит смелости
выставить Ваш план на всеобщее обозрение и также при всех вычеркивать
выполненные задачи – это даст Вам дополнительную мотивацию.
3.
Планируйте результат, а не действие. Например, нужно
формулировать задачу не «позвонить потенциальному клиенту», а
«договориться о встрече». Либо, далее, не «сходить на встречу», а
«договориться о сделке». Таким образом, задача не будет считаться
выполненной, если не будет конкретного результата. Либо полный провал,
либо успех, третьего не дано.
4.
Планируйте по SMART. Расшифровка ниже:
чёткая и строго определённая. Цель должна быть
недвусмысленная и однозначная. Сформулированная таким образом, чтобы
её нельзя было понять не правильно и интерпретировать по-своему.
Specific –
Measure – измеримая. В штуках, процентах, деньгах, страницах. Критерии оценки должны быть
такими, чтобы по ним легко можно было определить достигнута цель или нет.
Achievable – достижимая. Задача должна решаться в принципе. Декомпозицией, привлечением
дополнительных средств, сил, чего угодно. Невыполнимые цели – демотивируют.
Relevant – соответствующая глобальной цели.
Time specific – определена по срокам. Достижение цели должно происходить в четко указанный
период времени.
5.
Используйте принцип гибких и жестких задач.
Жесткие задачи – жестко привязанные ко времени. Например, встречи,
назначенные на конкретное время, совещания, которые проходят регулярно
в одно и то же время. Эти задачи Вы вносите в свой ежедневник на
конкретное время.
Гибкие задачи – не трудно догадаться, это те задачи, которые не привязаны к
конкретному времени. Все задачи из категории «Важные-Несрочные», все стратегические задачи –
гибкие. А значит, гибки задачи – это те задачи, которым нужно уделять особое внимание.
Старайтесь обязательно внести в свое расписание несколько гибких задач, которые Вы выполните,
когда будет свободное от жестких задач время. Их не нужно привязывать к конкретному времени
и не нужно выстраивать порядок выполнения. Достаточно просто записать их на конкретный день.
6.
Переносите на «завтра». Как бы это не противоречило известной
поговорке, я советую переносить на завтра два типа задач. Первый – гибкие
задачи, которые вы не успели сделать сегодня – переносите на завтра, на
завтра и так пока задача не будет выполнена. Второй – задачи, которые
возникли сегодня. Хотелось бы особенно отметить именно второй тип задач.
Как правило «сиюминутно» возникающие «срочные» задачи – это основная
беда большинства руководителей и главный враг планирования. Я давно себя приучил делать
только то, что запланировал вчера. Если задача «срочная» - делегируйте. А как правило самая
срочная задача может подождать до завтра. Запланируйте ее решение на завтра и уже с учетом
этого планируйте решение остальных задач. Таким образом Вы не будете перегружать свой день и
будете работать намного эффективнее.
7.
Требуйте пинка. Да-да, нужно чтобы Вас кто-то или что-то пинало.
Это могут быть напоминания в телефоне, это может быть офис-менеджер,
который будет спрашивать у вас результат, или это может быть бизнесконсультант, который не только будет спрашивать вас о выполнении, но и
подсказывать, как сделать лучше. Особенно на первых порах, когда Вы
только привыкаете планировать. Стоит один раз «забыть» запланировать
свои дела – и привычка планировать рушиться на корню.
8.
Планируйте долгосрочно и краткосрочно. В начале нового квартала
выпишите на лист бумаги 20-40 гибких, «важно-несрочных» задач, которые
Вы планируете сделать в ближайшие три месяца. Не хватайтесь за все,
расставьте приоритеты и запланируйте. Далее, в течение квартала,
выписывайте на неделю 3-7 задач, которые Вы обязаны сделать и
помещайте их в свои дневные планы. Переносите изо дня в день, но до
конца недели сделайте! Лучше делать понемногу, но регулярно, чем не делать ничего, либо
взвалить на себя сразу огромное количество задач, надорваться, разочароваться и опять же – не
делать ничего.
9.
Идите в ногу со временем. Ежедневник, это конечно уже что-то, но
гораздо эффективнее использовать компьютер. А еще эффективнее – Ваш
смартфон. Именно об этом пойдет речь далее.
Как фиксировать
иксировать свои планы?
Как, или скорее где записывать план?? Я выделяю основные три варианта, которыми пользовался сам по мере
развития навыков моего планирования.
В чем планировать?
Плюсы
Привычно
Всегда с собой
Приятно писать от руки
Приятно вычеркивать сделанное
Минусы
Не
выполненные
задачи
нужно
переписывать
Нет напоминаний
Нужно носить с собой ежедневник
Ежедневник
Категории
Нужно привыкать
Напоминания
Компьютер не возьмешь с собой
Графики и т.д.
Перенос даты выполнения одним
нажатием
Компьютер
Всегда с собой
Нужно привыкать
Категории
Напоминания
Графики
Оперативно
Перенос даты выполнения одним
нажатием
Смартфон
Т.е. получается, что Смартфон объединяет в себе портативность ежедневника и функциональность
компьютера.
Если говорить о планировании в компьютере, советую использовать Outlook. Многие используют эту
программу для отправки и прочтения электронных писем, но не многие знают, что во вкладке «задачи»
можно найти много полезного.
Если говорить о планировании на смартфоне, советую использовать Wunderlist. Очень удобная и простая
программа для планирования своих ежедневных задач.
Стоит еще отметить, что вам ничего не мешает пользоваться всеми носителями информации для
планирования. Я, например, использую Wunderlist для текущего планирования, outlook для долгосрочного,
стратегического, а ежедневник для среднесрочного. Почему? Так сложилось и мне так удобно. Но 85% моих
планов – все-таки в Wunderlist на смартфоне.