УТВЕРЖДЕН приказом ректора ТУСУРа от ________ №_____ РЕГЛАМЕНТ электронного взаимодействия Томского государственного университета систем управления и радиоэлектроники с Министерства образования и науки Российской Федерации 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Регламент электронного взаимодействия университета с Министерством образования и науки Российской Федерации (далее - Регламент) устанавливает общие правила организации обмена электронными сообщениями между университетом и Минобрнауки РФ (далее – Министерство) с помощью программного модуля «Взаимодействие». 1.2. Основной целью Регламента является формирование общих правил документационного взаимодействия системы электронного документооборота и контроля исполнения поручений Минобрнауки России (далее СЭДКП) с системами электронного документооборота университета (далее - СЭД), включающего в себя передачу электронных сообщений и метаданных между ними. Основной задачей Регламента является формирование единой эффективной процедуры документационного обмена между Минобрнауки России и организациями отрасли за счет автоматизации процесса проверки, регистрации и контроля исполнения документов, а также автоматического информирования заинтересованных сторон об изменениях статуса этих документов. 1.3. Под взаимодействием в настоящем Регламенте понимается обмен электронными сообщениями (ведение служебной переписки в электронной форме) между участниками электронного документооборота, в том числе: направление и получение в электронной форме решений и поручений Министра образования и науки Российской Федерации, его заместителей и руководителей структурных подразделений Министерства; получение информации о ходе рассмотрения участниками электронного взаимодействия электронных сообщений, в том числе поручений Министра образования и науки Российской Федерации, его заместителей и руководителей структурных подразделений Министерства; осуществление участниками электронного взаимодействия согласительных процедур по проектам нормативных правовых актов в электронной форме. 1.4. Положения настоящего Регламента распространяются на организацию обмена электронными сообщениями и содержащимися в них электронными образами документов, включая их подготовку, обработку, учет, хранение, использование и контроль исполнения, осуществляемые с помощью программного модуля «Взаимодействие». 1.5. Обмен электронными сообщениями при осуществлении электронного взаимодействия осуществляют сотрудники назначенные приказом ректора (далее - уполномоченные работники). Уполномоченные работники несут персональную ответственность за соответствие содержания электронной копии документа содержанию подлинника документа на бумажном носителе (при его наличии). 1.6. Подготовку документов для отправки в Министерство осуществляют сотрудники подразделений (далее – ответственный исполнитель). Документы готовятся в соответствии с «Инструкцией о порядке подготовки, согласования и утверждения организационно-распорядительной документации в ТУСУРе» (далее – Инструкция) (http://www.tusur.ru/export/sites/ru.tusur.new/ru/education/documents/inside/2.9.doc). Документы, подготавливаемые для отправки по системе электронного взаимодействия создаются в форматах Microsoft Office (версия не ниже 2007). При отправке отсканированных документов с подписью должностного лица используется формат «.pdf» (Adobe Acrobat Reader). 1.7. Организация электронного взаимодействия и контроль соблюдения установленного порядка работы с электронными документами в структурных подразделениях возлагается на руководителей структурных подразделений университета. 2. ТРЕБОВАНИЯ К ОРГАНИЗАЦИИ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ 2.1. Программный модуль «Взаимодействие» обеспечивает автоматизацию процесса документационного взаимодействия Министерства с университетом в части передачи документов и метаданных в электронном виде через адрес электронной почты, предназначенный исключительно для данного вида взаимодействия. 2.2. Порядок взаимодействия с Министерством определяется и изменяется в соответствии с указаниями Минобрнауки РФ от 26.12.2011 №МК-1777/07 (http://www.tusur.ru/ru/informatization/documents/interaction/). 2.3. Не допускается к отправке по системе электронного взаимодействия следующих документов: документы, к которым прилагаются проекты нормативных правовых актов; документы с пометкой «Для служебного пользования»; документы, содержащие персональные данные гражданина; документы, имеющие в приложении брошюры, книги, газеты, журналы, карты, текстовые и иные материалы формата, превышающего А4, прошитые и заверенные печатью; документы, содержащие приложения объемом более 400 листов. 3. ПОРЯДОК ПРИЕМА ВХОДЯЩИХ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ПРОГРАММНОГО МОДУЛЯ «ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ» 3.1. Направленные в адрес университета исходящие из Министерства электронные документы, содержащие метаданные и электронные образы документов, поступают на адрес электронной почты. Уполномоченный работник получает присланные документы, распечатывает их и направляет на обработку в Общий отдел. 3.2. Полученный бумажный вариант электронного документа обрабатывается в Общем отделе в соответствии с Инструкцией. 3.3. После регистрации входящего бумажного варианта документа номер и 2 дата регистрации передаются уполномоченному работнику для формирования и отправки в Министерство уведомления о получении и его регистрационные данные. 4. ПОРЯДОК ОТПРАВКИ ИСХОДЯЩИХ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ПРОГРАММНОГО МОДУЛЯ «ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ» 4.1. В обязательном порядке в электронной форме отправляются все документы, подготовленные подразделениями университета для отправки в адрес Министерства (приложение 1), без их дублирования на бумажном носителе, за исключением документов, перечисленных в приложении 2 и отправляемых только на бумажном носителе. 4.2. Подготовленный для отправки документ на бумажном носителе, представляется ответственным исполнителем в Общий отдел. К документу прикрепляется сопроводительный лист с обязательным заполнением следующих реквизитов: содержание документа (о чем, о ком); адресат, указанный в поле «Кому»; подпись должностного лица (ректора, проректора); исполнитель документа (ФИО, телефон). 4.3. Общий отдел проверяет правильность оформления документа в соответствии с Инструкцией, регистрирует его и передает уполномоченному работнику. 4.4. Уполномоченный работник осуществляется сканирование документа* и отправляет документ в электронном виде в Министерство. 4.5. В случае нормального прохождения электронного документа, уполномоченный работник распечатывает сообщения о прохождении документа (рис. 1) и направляет его в Общий отдел вместе с оригиналом. Рис. 1. Образец сообщений о прохождении документа 4.6. Общий отдел передает ответственному исполнителю копию документа (при необходимости) вместе с сообщениями о его прохождении в Министерстве. 4.7. В случае отказа в регистрации документа (с объяснением причин) сообщение об ошибках передаются уполномоченным работником ответственному исполнителю для принятия мер по устранению и исправлению ошибок. * если объем документа превышает 5 листов, то ответственный исполнитель представляет документ в отсканированном виде уполномоченному работнику. 3