Система автоматизации библиотек ИРБИС 64. Аналитическая

Волгоградская областная универсальная научная
библиотека им. М. Горького
Отдел создания электронных ресурсов
Система автоматизации библиотек
ИРБИС 64
АРМ «Каталогизатор»
Аналитическая роспись статей
из периодических изданий
Методическое пособие
Волгоград
2011
ББК 78.37
С40
Составитель
Любовь Александровна Рубцова
Редактор
Тамара Ивановна Климова
Ответственный за выпуск
Ольга Александровна Лященко
С40
Система автоматизации библиотек ИРБИС 64. АРМ
«Каталогизатор». Аналитическая
роспись
статей из
периодических изданий : методическое пособие / Волгогр.
ОУНБ им. М. Горького, Отдел создания электронных ресурсов ;
[сост. Л. А. Рубцова ; ред. Т. И. Климова]. – Волгоград, 2011. – 13
с.
ББК 78.370я81
2
От составителя
ИРБИС – это современная система автоматизации библиотек,
предназначенная для использования в библиотеках любого типа
и профиля. Позволяет описывать все виды изданий. Интерфейсы
системы максимально приближены к потребностям пользователя
и легко осваиваются. АРМ «Каталогизатор» представляет собой
автоматизированное рабочее место библиотечного сотрудника,
выполняющего функции по формированию и ведению баз данных.
Данное методическое пособие предназначено для организации
работы в АРМ «Каталогизатор» системы автоматизации библиотек
ИРБИС 64.
Целью пособия является ознакомление с основными принципами
создания аналитической библиографической записи в модуле
«Каталогизатор».
Пособие рассчитано на специалистов, только начинающих
работать
в
данной
программе,
специалистов-библиотекарей,
библиографов уже работающих в АРМ «Каталогизатор» системы
автоматизации библиотек «ИРБИС 64».
3
Создание
аналитической библиографической записи
Открываем АРМ «Каталогизатор». Выбираем БД (базу данных)
в которую будут сохраняться записи.
Затем выбираем РЛ (рабочий лист) ASP42 – Аналитическое
описание статьи (полное), формат – оптимизированный.
Рис. 1.
Страница «Дублетность»
Страница «Дублетность» предназначена для проверки вновь
вводимого документа на дублетность. Поэтому при необходимости
ввода другой записи на место обнаруженной дублетной, нужно:
– удалить или изменить значение данных в поле, на котором
стоит курсор (при этом, естественно, снимается сообщение
о дублетности);
– «опустошить» документ;
– вводить новые данные.
4
После проверки на дублетность, на этой же странице, заполняем
следующие поля:
Поле 463 – Издание, в котором опубликована статья
В подполе вводим заглавие журнала, в котором опубликована
статья. Название издания приводится в том виде, как оно указано
на источнике, без сокращения. Это позволяет избежать разночтений
в наименовании изданий, а также облегчает его поиск в ЭК
(электронном каталоге).
Год издания вносится арабскими цифрами без указания «г.»,
а страницы, на которых напечатана статья, вписываем без буквы «с».
Между цифрами в обозначении страниц проставляется дефис, пробелы
отсутствуют.
Рис. 2.
Номер журнала обозначается N (латиницей). Знак номера (№)
не используется. Между обозначением номера (N) и следующими
за ним цифрами оставляется пробел.
Цифровое обозначение журнала приводится арабскими цифрами.
5
Рис. 3.
Поле 963 – Сведения о серии и ISSN
ISSN
Между группами цифр ставится дефис, и пробелы не оставляются.
Если в издании ISSN отсутствует, то поле не заполняется.
Заглавие серии
Заполнение подполя обязательное, если имеются сведения
о журнальной рубрике. Названия рубрик приводятся без сокращений.
Рис. 4.
6
Страница «Коды»
Все
коды
вводятся
с
помощью
справочников-меню.
Код типа документа (рукопись, ноты, аудио-видеоматериалы, карты
и др.) – может не заполняться для традиционных печатных материалов,
в остальных случаях его заполнение обязательно; Код вида документа
(моноиздание, продолжающееся издание и др.) – обязательный ЭД;
Код характера документа, определяющий основной вид напечатанных
в документе материалов (например, Нормативно-технический
материал, Сборник трудов и т. п.) – ЭД не обязательный, Тип, Вид,
Характер документа (до 4-х значений) и Код целевого назначения
(до 3-х значений) включаются в поисковые словари.
Страница «Основное БО»
В конце поля есть небольшая кнопка
, при нажатии появляется
окно, где заполняются нужные поля. Единица, напротив поля, означает,
что поле при необходимости повторяется.
Поле 700 – Автор
Поле предназначено для внесения сведений об авторе, если статья
написана одним автором. Для статей, написанных двумя или тремя
авторами, в поле 700 приводится первый из этих авторов.
Сведения о втором и третьем авторах отражаются в поле 701.
В
открывшемся
окне
заполняем
Фамилия,
Инициалы,
Расширение инициалов,
Дополнения
к
именам,
кроме
дат
(звания, эпитеты, должности) и др.
Рис. 5.
7
Поле 200 – Основное заглавие
Поле является обязательным. Вписываем основное заглавие статьи.
Основное заглавие приводится полностью в том виде, как оно дано
в публикации.
Первые
сведения
об
ответственности
–
подполе заполняется автоматически из поля 700 и 701.
Рис. 6.
Страница «Технология»
Заполняем поля 907 – Каталогизатор, дата и 902 –
Держатель документа. В 907 поле указываются даты поэтапной
обработки документа и ФИО исполнителя. Эти данные являются
важным элементом учёта работы каталогизаторов, как с точки зрения
оценки количества, так и качества выполненных работ.
На странице «Технология» в Поле 905 – Настройка. Тираж
КК... можно указать, сколько основных и/или добавочных КК (тираж)
нужно сформировать при пакетной печати КК. Указывается в виде двух
чисел,
разделенных
символом
«/»
(без
пробелов).
Например, 6/2 (в пакете может обрабатываться тираж не более
10 основных КК и не более 5 добавочных).
8
Рис. 7.
Страница «Систематизация»
Последовательно заполняем нужные нам поля.
Поле 621 – Индексы ББК
Поле обязательное. При необходимости повторяется. В одно поле
вносится только один индекс ББК. Индексы ББК, разделенные знаком
«+», записываются в повторно создаваемые поля, путём нажатия на 1.
Рис. 8.
Поле 606 – Предметная рубрика
Поле
обязательное.
При
необходимости
повторяется.
Факультативно
могут
быть
добавлены
географический,
хронологический, тематический подзаголовки.
9
Рис. 9.
Поле 610 – Ключевые слова
Поле строго обязательное. Для каждого ключевого слова
повторяется поле 610. Ключевые слова формируются библиографом
самостоятельно.
Используются
для
расширения
поисковых
возможностей.
Рис. 10.
Поле 600 – Имя лица как предметная рубрика (Персоналия)
Поле повторяется. Поле обязательное. В поле вносятся сведения
о лицах, когда они являются объектом рассмотрения в статье.
Инициалы вносятся в поле 600а через запятую и пробел
после фамилии. Если персоналий несколько, то для внесения сведений
о каждом лице добавляется новое поле 600.
10
Рис. 11.
Поле 331 – Аннотация
Поле обязательное, за исключением случаев, когда аннотацию
разрешено не составлять. В поле вносится аннотация на статью.
Нажав
клавишу
F4
можно
вызвать
справочник
«Сокращения по ГОСТ 7.12–93» в любом месте ввода.
Рис. 12.
11
После завершения формирования записи в правом углу
вы увидите каталожную карточку. Нужно проверить правильную
последовательность
элементов
библиографического
описания.
При необходимости
отредактировать.
Готовую
запись
можно
просмотреть либо в формате оптимизированный, либо в формате
комплекта каталожных карточек и т. д.
Рис. 13.
Сохраните запись, нажав на значок «Сохранить» в верхнем левом
углу
.
Рис. 14
12
Режим «Печать КК»
При завершении работы с документом можно вывести каталожные
карточки всех видов (в нужном количестве экземпляров) на печать.
Предварительно, прежде чем переходить в режим «ПЕЧАТЬ КК»,
рекомендуется посмотреть документ в формате «Комплекта каталожных
карточек» с тем, чтобы определить, формируются ли для него
добавочные и/или ссылочные карточки.
Для работы с формируемыми оригинал-макетами каталожных
карточек используется Microsoft Word, который должен быть
установлен на компьютере пользователя – в противном случае данный
режим недоступен. Каталогизатор может откорректировать макет
(текст, шрифт, стиль), изменить физические размеры КК по ширине
и высоте, а также горизонтальные и вертикальные поля.
Рис. 15.
13