Необходимость автоматизации при открытии предприятия

Необходимость автоматизации при открытии предприятия:
дань моде или насущная необходимость?
Обогнать конкурента
Развитие торговли и услуг достигло того уровня, когда без применения
современных технологий сложно устоять в конкурентной борьбе. В Екатеринбурге растет
количество магазинов и кафе, а покупатели становятся все более требовательными. При
выборе магазина главным для них является уже не наличие в нем товара (аналогичный
товар можно купить в любой торговой точке по соседству!), а комфорт при совершении
покупок, отсутствие очередей, соответствие цифр, указанных на ценнике, реальной
стоимости продукта, честность и вежливость персонала. Конечно, всего этого можно
добиться, и не внедряя новейших технологий. Но управлять автоматизированным
предприятием не в пример легче, а главное – выгоднее.
С развитием торговой точки растет номенклатура товаров, находящихся в торговом
зале и на складах. В результате рано или поздно у владельца бизнеса возникают
проблемы расхождения в учете проданного и оставшегося товара, товара, проведенного
через кассу по чекам, и реально проданным и т.д. Для того чтобы контролировать процесс
товародвижения, приходится затрачивать время и силы персонала, что ведет к отрыву от
их основных обязанностей. Количество ошибок растет и в результате хозяин предприятия
не может получить отчет, который бы реально отражал состояние дел. Таким образом,
развитие бизнеса происходит бессистемно: владелец не видит «общей картины» и
вынужден принимать решения, не имея полной информации по движению товара,
текущих предпочтений покупателей и пр. К тому же нет и четких механизмов контроля
над действиями персонала.
Автоматизация призвана оптимизировать бизнес-процессы, сокращать потери,
связанные с умышленными или неумышленными действиями персонала (воровство,
ошибки при учете или планировании и др.), предоставлять детальную информацию в
режиме реального времени по всем сферам деятельности предприятия.
Под автоматизацией торговли понимается оснащение торгового предприятия
необходимыми техническими средствами (компьютерами, сетевым оборудованием,
электронным торговым оборудованием, включающим сканеры штрих-кода, фискальные
регистраторы, принтеры чеков и этикеток, терминалы сбора данных и др.), разработка и
внедрение комплексной информационной системы, автоматизирующей торговую
деятельность, обучение персонала.
Мифы остаются…
Несмотря на явные преимущества, которые сулит автоматизация торговли, ряд
руководителей предприятий все еще считают, что можно обойтись и без нее. Аргументы
выдвигаются самые разные.
Системы автоматизации – это инструмент, который позволяет владельцам торговых
предприятий заработать больше денег. Системы помогают экономить, сводя к минимуму
злоупотребления персонала и контролируя поставщиков, способствуют привлечению
покупателей за счет гибких схем лояльности и быстрого обслуживания. Сегодня все это
необходимо, чтобы выжить. Сейчас есть уникальная возможность приобрести систему
автоматизации с минимальными затратами. Разработчики программ и оборудования
стараются предложить не только бюджетные модели оборудования или ограниченный в
функционале программный продукт, но и полнофункциональные решения за меньшие
деньги».
Многие руководители опасаются, что персонал не справится с новым
оборудованием, а переход на системы автоматизации будет сопровождаться многими
трудностями. Это тоже заблуждение. Профессиональных навыков кассира вполне
достаточно для освоения работы в системе автоматизации. Пользование оборудованием
не сложнее пользования обычным кассовым терминалом и не требует особых навыков. В
ряде случаев достаточно провести обучение сотрудников в течение нескольких часов. К
тому же компания, занимающаяся автоматизацией предприятий, в течение 1–2 месяцев
действия договора технической поддержки оперативно решает все возникающие вопросы
и помогает персоналу освоить процесс работы. Современные системы автоматизации
обладают интуитивно понятным интерфейсом. Обучить кассира работать на
автоматизированной кассе даже проще, чем на кассе обычной. Кроме того, такие системы
помогают начинающим, не давая им совершить ошибку. Это касается не только кассиров,
но и операторов, которые заводят товар в систему, товароведов, формирующих заказы
поставщикам. Нажатием одной кнопки система сама сделает это за вас!»
Еще один аргумент против автоматизации: предприятие приносит прибыль и без
нее. Здесь можно сказать, что два миллиона всегда лучше одного! В результате
проведения автоматизации прибыль увеличивается за счет оптимизации движения товара,
четкого учета, быстроты оборачиваемости и исчезновения злоупотреблений со стороны
персонала. В условиях кризиса особенно важно то, что после внедрения системы
автоматизации предприятие будет иметь преимущество и сумеет сохранить и
приумножить свою прибыль.
На каком этапе?
В идеале о внедрении системы автоматизации нужно задуматься уже на этапе
открытия предприятия. Для начала небольшому магазину стоит обратить внимание на
самые простейшие системы, которые позволяют отслеживать информацию по приходу и
расходу товара, движению его на складе, пресечь злоупотребления кассира.
Автоматизированные простейшие операции позволят владельцу сразу же увидеть все
выгоды автоматизации торговли. Затем автоматизацию можно проводить поэтапно с
постепенным наращиванием функционала: установить рабочее место кассира, внедрить
программное обеспечение по товароучету. ПО рабочего места кассира должно иметь
гибкие настройки с тем, чтобы постепенно наращивать количество функций по мере
необходимости и желания владельца бизнеса.
Далее все зависит от тех целей, которые ставит перед собой владелец предприятия.
Автоматизация торговой деятельности позволяет решить следующие задачи: ведение
разнообразных справочников (номенклатурных справочников товаров, справочников
фирм-партнеров, поставщиков, сотрудников и т.д.), ведение прайс-листов, контроль над
движением товарно-материальных ценностей, учет всех торговых операций, учет системы
дисконтов, формирование необходимых документов – счетов, накладных, банковских
документов. При помощи автоматизации можно получать разнообразную оперативную и
сводную аналитическую информацию: какой товар в какое время приобретают
покупатели, предпочтения покупательского спроса и т.д. На основе этих данных
предприятие может выстраивать свою маркетинговую и закупочную политику, формируя
ассортимент в четком соответствии со спросом. Наиболее оптимальными продуктами для
автоматизации небольших магазинов при их открытии являются АТОЛ.EasyBOX, Далион
Лайт.
Оптимальными являются системы, хорошо зарекомендовавшие себя на рынке
автоматизации. Для розничных предприятий, наряду с решениями на платформе 1С, мы
предлагаем систему «ТЭНДО». Программный комплекс «ТЭНДО» – это масштабируемая
система, которая может быть внедрена как в небольших торговых предприятиях, так и в
крупных территориально-распределенных сетях. Программа имеет оптимальное
соотношение функциональности, надежности и стоимости среди систем данного класса. В
условиях кризиса разработчики системы предложили для небольших предприятий
систему «ТЭНДО-МиниМаркет» для розничных предприятий и «ТЭНДО-МиниРесторан»
– для предприятий общественного питания. Они полностью сохраняют функционал
системы «ТЭНДО», но с ограничением по количеству подключений рабочих мест, и
реализуются по низким ценам.
Для предприятий общественного питания мы предлагает две системы – это отлично
зарекомендовавшая себя, надежная и удобная система «МАГИЯ-Ресторан» и инновация
система управления ресторанным бизнесом нового поколения iiko (читается «айко»).
Отличительной особенностью iiko является уникальная интегрированность всех бизнеспроцессов в режиме реального времени: от кассовых и официантских терминалов до
склада и кухни, от финансового анализа и отчетности для акционеров до управления
музыкой и системой видеобезопасности в заведении, от планирования банкетов и
предварительного резервирования столов до системы лояльности гостей.
iiko
предоставляет полную картину бизнеса, исторические данные и статистику, что позволяет
заблаговременно получать информацию о важных проблемах, ситуациях и событиях.
Заведения, автоматизированные с помощью решения iikoRMS, могут быть объединены в
сеть с помощью решения, а также использовать единую дисконтную систему. Для
автоматизации химчисток и прачечных предлагается система «МАГИЯ-Химчистка».
Сегодня на
рынке широко представлены информационные системы,
предназначенные для автоматизации деятельности коммерческих фирм, занимающихся
оптовой и розничной торговлей, ведущих складское хозяйство, для ресторанов и сферы
услуг. Можно найти и универсальные, и специальные программы, ориентированные на
торговлю товарами ограниченного ассортиментного ряда (медикаменты, спиртные
напитки и т.д.). К тому же вложения в автоматизацию быстро окупаются. Особенно это
характерно для предприятий общепита, где срок окупаемости любых инвестиций
составляет от двух месяцев. Это дает возможность проводить оснащение этапами:
сегодня, допустим, – места кассиров, через несколько месяцев, получив отдачу, эти деньги
можно направить на оснащение другими элементами, и так постепенно создавать
комплексную систему.
Внедряя систему автоматизации, необходимо объяснить персоналу, что это, в
конечном счете, даст. Дополнительной мотивацией для работников станут комфортные
условия труда, избавление от ручного ввода и сложных расчетов, защищенность честных
сотрудников от общих штрафов за недостачу. В этом случае гарантирована поддержка
персонала, который будет с энтузиазмом обучаться работе с системами автоматизации. В
свою очередь, это сделает процесс перехода на систему автоматизации легким и быстрее
повысит прибыльность предприятия.