МГПУ

УТВЕРЖДАЮ
РЕКТОР
ГОСУДАРСТВЕННОГО ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО
УЧРЕЖДЕНИЯ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО
ОБРАЗОВАНИЯ «МУРМАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»
( МГПУ )
_______________________________ А.М. СЕРГЕЕВ
______ ____________________ 20___ Г.
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству
в государственном образовательном учреждении высшего
профессионального образования
«Мурманский государственный
педагогический университет»
( МГПУ )
Г. МУРМАНСК
2010 ГОД
2
Содержание:
1.
П.
Ш.
3.1.
3.2.
3.3.
3.3.1.
3.3.2.
3.3.3.
3.3.4.
3.3.5.
3.3.6.
3.3.7.
3.3.8.
3.3.9.
3.3.10.
3.4.
1V.
4.1.
4.2.
4.3.
4.4.
4.5.
4.6.
У.
5.1.
5.2.
5.3.
5.4.
5.5.
5.6.
Общие положения
Документы Мурманского государственного педагогического университета
Правила подготовки и оформления документов
Документтирование управленческой деятельности.
Бланки документов
Оформление реквизитов документов
Наименование организации – автора документов
Наименование вида документа
Дата документа
Подпись документа
Согласование документа
Утверждение документа
Адресование документа
Резолюция
Отметка об исполнителе
Оформление приложений к документам
Порядок снятия и выдачи копий с документов
Особенности подготовки и оформления отдельных видов документа
Регистрационный номер документа
Приказ
распоряжение
Положения, правила, инструкции
Протокол
Служебное письмо
Организация документооборота и исполнения документов
Организация документооборота
Организация доставки документов
Прием, обработка и распределение поступающих документов
Организация обработки и передачи отправляемых документов
Порядок прохождения внутренних документов
Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и
факсимильной связи
5.7. Работа исполнителей с документами
V1. Контроль за исполнением документов
6.1. Организация контроля
6.2. Порядок снятия документов с контроля
VП. Поисковая система по документам
7.1. Регистрация документов
7.2. Индексация документов
7.3. Организация поисковой системы по документам
VШ. Печатание и тиражирование документов
1Х. Учет и хранение печатей, штампов и бланков
Х.
Организация документов в делопроизводстве
10.1. Составление номенклатуры дел
10.2. Формирование и оформление дел
10.3. Организация оперативного хранения документов
Х1. Порядок передачи дел на хранение в архив
ХП. Экспертиза ценности документов
Приложение № 1. Перечень реквизитов документов
4
5
5
6
6
6
6
6
7
8
10
11
13
13
13
13
14
15
16
17
17
19
20
20
21
22
22
23
24
25
25
25
26
27
28
28
29
31
33
35
35
37
3
Приложение № 2. Схема расположения реквизитов и границы зон
Приложение № 3. Образец оформления общего бланка организации
Приложение № 4. Образец оформления углового и продольного бланка письма
организации
Приложение № 5. Образец оформления бланка распорядительного документа (ВУЗа)
приказа
Приложение № 6. Образец оформления приказа
Приложение № 7. Образец оформления распоряжения
Приложение № 8. Образец оформления письма
Приложение № 9. Образец оформления телефонограммы
Приложение № 10. Перечень нерегистрируемой корреспонденции
Приложение № 11. Регистрационно-контрольная карточка
Приложение № 12. Индексы структурных подразделений МГПУ
Приложение № 13. Образец оформления номенклатуры дел Отдела организации
делопроизводства
Приложение № 14. Образец оформления номенклатуры дел факультета
Приложение № 15. Образец оформления акта о выделении к уничтожению документов, не
подлежащих хранению
Приложение № 16. Образец оформления обложки дела
Приложение № 17. Образец оформления титульного листа описи постоянного срока хранения
Приложение № 18. Образец оформления описи дел постоянного хранения
Приложение № 19. Образец оформления описи дел по личному составу
38
39
40
41
42
44
46
47
48
49
50
53
56
59
61
62
63
64
4
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция)
устанавливает единую систему делопроизводства в Мурманском государственном
педагогическом университете (далее – МГПУ ), порядок подготовки, оформления,
прохождения, контроля за исполнением, учетом, хранением, печатанием, копированием и
тиражированием служебных документов.
Инструкция составлена на основе Типовой инструкции по делопроизводству в
федеральных органах исполнительской власти от 27.11.2000 № 68 и Примерной
инструкции по делопроизводству в высшем учебном заведении, утвержденной приказом
Министерства образования от 24.07.2000 № 2286, согласованной с Федеральной архивной
службой России 21.07. 2000.
1.2. Руководство и контроль за ведением делопроизводства в университете
осуществляет Отдел организации делопроизводства (далее именуется — ООД).
ООД дает указания по вопросам организации ведения делопроизводства,
обязательные для исполнения структурными подразделениями университета, проверяет
состояние делопроизводства и осуществляет обучение работников, ответственных за
ведение делопроизводства.
1.3. Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и
качественное исполнение документов, их сохранность возлагается на начальников
управлений, отделов, деканов факультетов, заведующих кафедрами,
директоров
института, центра, библиотеки, музея, руководителей отдельных служб и подразделений
(далее - руководители структурных подразделений МГПУ ).
Руководители структурных подразделений должны принимать меры к сокращению
переписки, обеспечивать правильное и рациональное использование средств оргтехники,
расходование служебных бланков и бумаги.
1.4. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях
возлагается на сотрудников, назначенных ответственными за эту работу, которые
обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют
руководство о состоянии их исполнения, осуществляют ознакомление сотрудников с
нормативными и методическими документами по делопроизводству.
1.5. Работники структурных подразделений несут ответственность за выполнение
требований Инструкции, за сохранность находящихся у них служебных документов. Об
утрате документов немедленно докладывают руководителю подразделения и сообщают в
ООД.
Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с
разрешения руководства университета.
1.6. При уходе работника в отпуск, убытии в командировку имеющиеся у него
документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому
работнику, который обязан принять меры к их своевременному исполнению.
При увольнении или перемещении ответственного за ведение делопроизводства
производится передача дел и документов, о чем составляется приемо-сдаточный акт,
который утверждается руководителем структурного подразделения. Копия акта
передается в ООД.
1.7. Запрещается переписка между структурными подразделениями университета.
Ведение переписки с вышестоящими организациями осуществляется ректором или
проректором (по поручению ректора).
5
Ведение переписки от имени МГПУ с другими организациями осуществляется
ректором или проректорами или по их поручению руководителями структурных
подразделений.
1.8. Порядок работы с секретными и документами с грифом "ДСП" (прием, учет,
размножение, отправка, формирование и отбор дел для хранения и к уничтожению),
письмами, заявлениями и жалобами граждан определяется специальными инструкциями.
1.9. Выполнение настоящей Инструкции обязательно для каждого сотрудника
университета, с ее требованиями сотрудники должны быть ознакомлены под расписку.
П. ДОКУМЕНТЫ МУРМАНСКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО
ПЕДАГОГИЧЕСКОГО УНИВЕРСИТЕТА
2.1.
Управленческая
деятельность
Мурманского
государственного
педагогического университета выражается посредством издания и принятия
организационно-распорядительных документов: приказов, распоряжений, инструкций,
положений, протоколов, постановлений.
2.2. В целях эффективного использования вычислительной техники (ВТ) в МГПУ
устанавливаются единые правила оформления документов.
Для сокращения количества применяемых форм документов в университете могут
разрабатываться унифицированные формы документов (УФД), представляющие
совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в этой сфере
деятельности задачами.
Ш. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
3.1. Документирование управленческой деятельности
Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на
бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т. е.
создании управленческих документов.
Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные,
машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы и т. д.). При
подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие
юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск,
возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники.
Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для
данного вида документа (наименование организации - автора документа, название вида
(унифицированной формы документа), дата, номер, заголовок к тексту, текст, визы, подпись).
В процессе подготовки и оформления состав реквизитов может быть дополнен
другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и т. д.
6
3.2. Бланки документов
3.2.1. Бланки документов изготавливаются на бумаге форматом А3 (297х420 мм),
А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него должен иметь
поля не менее:
20 мм – левое;
10 мм – правое;
20 мм – верхнее;
20 мм – нижнее.
3.2.2. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых
тонов.
3.2.3. Документы должны оформляться на бланках МГПУ , иметь установленный
комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок из расположения,
соответствующий ГОСТу Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.
Требования к оформлению документов».
В зависимости от расположения реквизитов устанавливают 2 варианта бланков:
угловой и продольный (Приложение № 4).
3.2.4. В МГПУ применяются следующие виды бланков:
- общий бланк;
- бланк письма;
- бланк конкретного вида документа.
Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме
письма.
3.2.5. При изготовлении документов на двух и более страницах, вторую и
последующие страницы нумеруют.
Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
3.2.6. Применение бланков произвольной формы не разрешается.
3.3. Оформление реквизитов документов
3.3.1. Наименование организации — автора документа.
Наименование ВУЗа указывается в точном соответствии с Уставом МГПУ Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
«Мурманский государственный педагогический университет».
Сокращенное
наименование помещается после полного наименования – МГПУ .
Над наименованием университета указывается
вышестоящей организации – МИНОБРНАУКИ РОССИИ.
сокращенное
наименование
3.3.2. Наименование вида документа
Название документа должно соответствовать: унифицированных форм документов вуза.
его содержанию, табелю
3.3.3. Дата документа
Датой документа является дата его подписания (приказ, протокол, постановление
Ученого совета) для документа, принимаемого коллегиальным органом - дата его
принятия; для документа, требующего его утверждения (штатное расписание, положение,
инструкция), - дата его утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом,
подписывающим или утверждающим документ.
7
Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты,
содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом. Элементы даты
приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год.
Например: 05.01.2000
В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется
словесно-цифровой способ оформления дат: 10 апреля 2000 г.
3.3.4. Подпись документа
Документы, направляемые МГПУ в вышестоящие организации, федеральные
органы представительской и судебной власти подписываются ректором, проректорами по
поручению ректора.
Документы, направляемые университетом в адрес других организаций, учреждений,
предприятий и отдельных граждан подписываются ректором, проректорами или
руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.
Документы информационного, справочного и аналитического характера (доклад,
докладная записка, справка и т.д.) могут быть подписаны исполнителем, если
разрешаемые вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции, установленные
должностными инструкциями.
В состав подписи входят:
- наименование должности лица, подписывающего документ;
- личная подпись;
- расшифровка подписи (инициалы и фамилия).
Например:
Заведующий кафедрой общей
и специальной педагогики
Подпись
Н.А. Рычкова
В документах, подготовленных комиссией (акты, заключения и т.д.), указываются
не должности подписавших лиц, а их обязанности в составе комиссии.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи
располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой
должности.
Например:
Ректор
Подпись
А.М. Сергеев
Проректор по учебной работе
Подпись
И.А. Архип
Декан факультета
физико-математического образования,
информатики и программирования
Подпись
О.М. Мартынов
8
При подписании документа несколькими лицами равных должностей, их подписи
располагают на одном уровне.
Например:
Ректор Мурманского
государственного педагогического университета
__________________________ А.М. Сергеев
«______»_________________ 2010 г.
Ректор Южного
федерального университета
_____________________ В.Г. Захаревич
«_____»_____________________ 2010 г.
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа,
отсутствует, то документ подписывается его заместителем, или лицом, исполняющим его
обязанности.
Не допускается подписывать документы с предлогом «За…» или проставлением
косой черты перед наименованием должности.
3.3.5. Согласование документа
При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и
соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится
согласование документа.
Согласование документа оформляется визой на документе или грифом
согласования.
Согласование проводиться подразделениями и должностными лицами
университета.
Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа
должностным лицом. Виза включает: личную подпись, ее расшифровку (инициалы и
фамилию), дату визирования, должность визирующего.
Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о
чем при визировании ставится отметка "Замечания прилагаются".
Замечания прилагаются
_____________ Е.В. Белянский
Главный юрист
Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ.
Внешнее согласование (с органами управления и организациями) оформляется
грифом согласования.
Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне документа и
включает в себя слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должности лица, с
которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.
9
Например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель Министра образования
Российской Федерации
__________________ Ю.П. Сентюрин
(личная подпись)
___________________
(дата)
Если согласование проводится с коллегиальным органом или посредством письма,
то гриф согласования оформляется следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания (наименование
коллегиального органа)
от 10.12.2000 №6
СОГЛАСОВАНО
Письмо Минобрнауки России
от 12.05.2000 № 06-15/1945-Р
Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если
содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе
делается отметка "Лист согласования прилагается".
Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляется в
следующей очередности:
- с сторонними организациями, когда они выступают обязательной стороной в
правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или когда содержание
документа затрагивает их интересы;
- с общественными организациями - в случаях необходимости или в случаях,
предусмотренных положениями об этих организациях;
- с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в
определенной области (экологический, пожарный и т. п.);
- с вышестоящими организациями - в случаях, когда законодательством
предусматривается возможность совершения управленческих действий только с
разрешения этих организаций.
10
3.3.6. Утверждение документа.
Документы утверждаются ректором, Ученым советом, проректорами вуза,
вышестоящими или межведомственными органами, общественными организациями, в
компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых
документах.
Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или
изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные
предписания и разъяснения).
Положения о создании центров, факультетов, административных структурных
подразделений подлежат утверждению ректором университета и приобретают
юридическую силу только с момента их утверждения.
При оформлении грифа утверждения необходимо соблюдать следующее:
гриф утверждения помещается в правом верхнем углу документа, состоит из слова
УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), полного наименования должности лица, утверждающего
документ, личной подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Ректор государственного образовательного
учреждения высшего профессионального
образования «Мурманский государственный
педагогический университет»
_________________________ А.М. Сергеев
(личная подпись)
_________________________
(дата)
или
УТВЕРЖДЕНО
Приказом ректора государственного
образовательного учреждения высшего
профессионального образования
«Мурманский государственный
педагогический университет»
от 15.01.2000 № 12
Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы
относительно самой длиной строки
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Ректор государственного образовательного
учреждения высшего профессионального
образования «Мурманский государственный
педагогический университет»
_________________________ А.М. Сергеев
11
(личная подпись)
_________________________
(дата)
Вносить какие-либо изменения и добавления в подписанные (утвержденные)
документы без разрешения лица, подписавшего документ, не допускается.
Ответственность за качество подготовки документов и достоверность
содержащихся в них данных возлагается на лица, подготовившие, завизировавшие и
подписавшие документы.
3.3.7. Адресование документа
Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или
конкретному должностному или физическому лицу.
При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без
указания должностного лица их наименование пишут в именительном падеже.
Например:
Министерство образования
Российской Федерации
Отдел аттестации
научно-педагогических кадров
При направлении документа должностному лицу инициалы указывают перед
фамилией, наименование организации и структурного подразделения указывают в именительном падеже, а должность и фамилию адресата - в дательном.
Например:
Министерство образования
Российской Федерации
Управление делами
Ведущему специалисту
А.И. Петрову
или
Ректору Санкт-Петербургского
государственного университета
Н.М. Кропачеву
При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия
следует указывать обобщенно.
Например:
Ректорам, директорам
высших и средних
специальных учебных заведений
Мурманской области
12
Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым
корреспондентам в соответствии с почтовыми правилами.
Например:
Редакция журнала
"Вестник образования"
Чистопрудный бульвар, 6,
г. Москва, 101856
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к
самой длинной строке.
Например:
Главному редактору
Издательского дома
«Медиадом»
Н.В. Семиной
Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого
документа должен быть подписан. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым
адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляют список рассылки
документа.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на
рассылку, а на каждом документе проставляется только один адрес.
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового
адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг
почтовой связи.
Например:
ООО «Севрыба ЭКО»
Подгорная ул., д. 82, Мурманск, 183001
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы
получателя, затем почтовый адрес.
Например:
Калинину А.А.
ул. Садовая, д.5, кв.12,
г. Липки, Киреевского р-на,
Тульской обл., 301264
13
3.3.8. Резолюция
В состав резолюции входят: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей),
краткое содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.
При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный
исполнитель (как правило, это лицо, названное в резолюции первым).
На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и
имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись
автора резолюции, дата.
3.3.9. Отметка об исполнителе
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой
или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Отметка включает инициалы и фамилию, номер его телефона
Например:
Н.С. Максимова
928-88-14
3.3.10. Оформление приложений к документам
Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них
оформляется по следующей форме:
Приложение: на 10 л. в 3 экз.
Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия,
количество листов и экземпляров каждого. При наличии нескольких приложений они
нумеруются:
Приложения: 1. Штатное расписание... на 4 л. в 3 экз.
2. Смета расходов... на 4 л. в 3 экз.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.
Приложения оформляются на стандартных листах и имеют все необходимые для
документов реквизиты (наименование, заголовок, подписи руководителей подразделений,
ответственных за их содержание, отметку о согласовании и т. д.).
На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу ставится
отметка с указанием названия распорядительного документа, его дата и номер.
Например:
Приложение № 2
к приказу ректора МГПУ
от 08.10.2010 № 623
3.4. Порядок снятия и выдачи копий с документов
3.4.1. Копии с документов выдаются только с тех документов, которые были
изданы в МГПУ .
14
3.4.2. При выдаче копии документ воспроизводится полностью (бланк
университета, номер, дата, содержание и т. д.).
В правом верхнем углу копии ставится штамп "Копия". При выдаче копии с копии
ставится штамп "Копия с копии".
3.4.3. При заверении копии документа внизу после полного воспроизведения текста
пишется "Верно", ставится должность, подпись лица, заверяющего копию и дата
заверения.
При пересылке копии в другие учреждения или выдаче на руки отдельным лицам
на ней проставляется гербовая печать.
IV. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ
ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
4.1.Регистрационный номер документа
Номер документа – это его условное цифровое обозначение.
Номера создаваемых или получаемых документов состоят из порядкового номера в
пределах регистрируемого массива документов.
Для внутренних документов (приказов, распоряжений, протоколов и т.д.)
применяется порядковая нумерация в пределах календарного года.
Нумерация внутренних документов (протоколов заседаний Ученого совета, кафедр,
деканатов) может вестись по учебным годам.
Номер исходящего и/или входящего документа может быть дополнен условным
обозначением (индексом исполнителя или структурного подразделения, готовящего
документ).
Например:
45-06/121, где
45 – индекс корреспондента;
06 – номер исполнителя или структурного подразделения, готовящего документ;
121- порядковый номер исходящего или входящего документа.
На документах, авторами которых являются несколько организаций, индексы
авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева
направо).
Номер оформляется на той же строке, что и дата документа. В случае
горизонтального расположения реквизитов, номер оформляется у правой границы
текстового поля, при угловом расположении – у левой границы.
Например:
02.10.2010
02.10.2010
№ 4/196
35/К
На бланке для писем устанавливаются ограничительные линии, на которых
оформляются дата и регистрационный номер документа:
______________№________________
15
Реквизит включает номер и дату инициативного документа, на который дается ответ,
оформляется на бланке письма ниже собственного номера и даты ответа.
Например:
на №__________ от _______________
При получении ответного документа работник делопроизводства
представить его руководству с копией инициативного документа.
должен
4.2. Приказ
Приказ - правовой акт, издаваемый ректором МГПУ для решения основных и
оперативных задач, стоящих перед университетом.
4.2.1. Приказ может быть издан ректором или лицом, исполняющим обязанности
ректора МГПУ в случае его отсутствия.
В Мурманском государственном педагогическом университете издаются
следующие приказы:
- по основной деятельности (регистрируются ООД с отметкой «об»);
- приказы по личному составу (регистрируются общим отделом Управления кадров
с пометкой «к»;
- приказы по личному составу студентов дневной формы обучения
(регистрируются студенческим отделом Управления кадров с пометкой «кс»);
- приказы по личному составу студентов заочной формы обучения (регистрируются
студенческим отделом Управления кадров с пометкой «зо»);
- приказы по личному составу студентов, обучающихся на договорных условиях с
полным возмещением затрат на обучение (регистрируются планово-финансовым отделом
с пометкой «в/б»).
В приказах по основной деятельности решаются вопросы учебной, хозяйственной,
финансовой деятельности, планирования, отчетности, учебно-воспитательного процесса,
физического развития и т. п.
Подготовка приказа включает в себя:
- изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений;
- подготовку проекта приказа;
- согласование проекта;
- подписание ректором;
- регистрацию;
4.2.2. Согласование проекта приказа осуществляется путем визирования
указанными в проекте исполнителями, руководителями структурных подразделений,
вносящих проект, а также юридической службой в соответствии с распределением
обязанностей. Проекты приказов, исполнение которых требует финансового обеспечения,
визирует главный бухгалтер университета и начальник финансовой службы.
Приказы должны иметь заголовок, который начинается с предлога "О (Об)".
Например; Об утверждении..., О регистрации..., О создании...
4.2.3. Оформляется приказ на бланке и должен иметь следующие реквизиты:
название вида документа, дату, номер приказа, заголовок, текст, подпись, визы,
согласование.
16
4.2.4. Приказы печатаются на стандартных бланках установленной формы
(приложение № 5, № 6). Датой приказа является дата его подписания.
Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года.
4.2.5. Копии приказов или их размноженные экземпляры заверяют штампом
службы ООД или УК и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки,
который составляется и подписывается исполнителем.
4.2.6. Проект приказа должен быть подготовлен в течение 10 дней, если не
установлен другой срок.
4.2.7. Текст приказа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной
частей. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи предписываемых
действий, факты или события, послужившие причиной издания приказа.
Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не
нуждаются в разъяснении. Текст приказов в таких случаях начинается со слова
п р и к а з ы в а ю (пишется вразрядку строчными буквами). При наличии двух
частей приказа распорядительная часть отделяется от констатирующей словом
п р и к а з ы в а ю. После слова п р и к а з ы в а ю ставится двоеточие.
Текст распорядительной части делится на пункты, в которых указываются
исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий. Если
приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные
пункты, это оговаривается в тексте. В последнем пункте распорядительной части приказа
указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа
в целом.
Например:
"Контроль за исполнением приказа возложить на проректора по инновациям и
перспективному развитию Шадрину И.М."
или
"Контроль за исполнением приказа оставляю за собой".
4.2.8. Приказ печатается на бланке установленной формы, шрифтом размером
№ 12-14.
4.2.9. Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, графики,
положения), то они оформляются в виде приложения к приказу. В правом верхнем углу
таких документов пишут слово «Приложение» с указанием наименования
распорядительного документа, его даты, номера.
Например:
Приложение
к приказу ректора университета
от 00.00.2010 № ________
4.2.10. Страницы приказа и приложения нумеруются как единый документ. При
регистрации приказы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.
4.3. Распоряжение
Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый ректором и проректорами
университета по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам
оперативного управления деятельностью университета (совещания, конференции и т.д.)
17
Распоряжение не должно содержать предписаний, носящих нормативный характер.
Подготовка и оформление распоряжений проводится по тем же правилам, что и приказа
(приложение № 7)
4.4. Положения, правила, инструкции
4.4.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно
связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции МГПУ .
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкциях излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или
порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.
Положения, правила, инструкции применяются как самостоятельные правовые акты,
которые подписываются ректором; утверждение оформляется в форме грифа утверждения
или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке
принятия положений, правил и инструкций находятся в ведении ректора.
4.4.2. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) печатается на
общем бланке МГПУ или на чистом листе бумаги формата А4 с расположением
реквизитов по образцу общего бланка.
Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В
тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не
допускается».
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «О чем?»,
заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения
работ (должностная инструкция). Отвечает на вопрос «Кому?» (должностная инструкция
старшему инспектору по контролю за исполнением поручений).
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел «общие
положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение
нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение
установленных правил и технологий. Основной текст положения (правил, инструкции)
может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
Главы нумеруются римскими цифрами. Пункты и подпункты – арабскими цифрами.
4.5. Протокол
4.5.1. Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и
принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных
органов.
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания
(заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений
и др. Материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями, на
которые возложена их подготовка, не позднее чем за 15 дней до даты, предусмотренной
планом работы коллегиального органа. Справки подписываются руководителями
подразделений-исполнителей.
Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагается на
секретаря коллегиального органа и сотрудников подразделений, готовивших вопросы к
обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее, чем через 3 дня со
дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются
подразделением, ответственным за подготовку.
4.5.2. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании,
направляются для подшивки в дело, в подразделение-исполнитель вместе с выпиской из
протокола о принятых решениях.
18
Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний и материалов к
заседаниям уничтожаются до миновании надобности в них, причем копии протоколов —
по акту.
На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения,
проставляется пометка “Для служебного пользования”.
4.5.3. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части заполняются следующие реквизиты:
«Председатель»
«Секретарь»
«Присутствовали» — список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку
присутствовавших
«Повестка дня»
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки
дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или
прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска “Текст выступления
прилагается”. Постановление (решение) — в тексте протокола печатается полностью; при
необходимости приводятся итоги голосования.
Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в
тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только
принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.
4.5.4. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.
Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года
отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы
технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний
имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций,
принимавших участие в заседании.
Номера
постановлений
(решений),
принятых
на
заседаниях,
состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.
4.5.5. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным
организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель
составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего
рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью службы ООД.
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые
оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью службы ООД.
4.5.6. Протоколы печатаются на стандартном или общем бланке протокола формата A4
и имеют следующие реквизиты:
Наименование документа — слово П р о т о к о л
печатается от границы
верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом и выравнивается
по центру.
Вид заседания, совещания — отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными
интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру.
Место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов
совещания в том случае, если оно происходило не на обычном месте.
Печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита “вид заседания,
совещания”, отделяется от него линейкой и выравнивается по центру.
19
Дата и номер протокола. Дата печатается через 2 межстрочных интервала ниже
предыдущего реквизита.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.
Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с
предлога “О” (“Об”), которое печатается центрованно другим размером шрифта и
подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются
фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании) и краткое
содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии
печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по этому вопросу решение.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование
должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной
подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1
межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования
должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке
ограничивается правым полем.
Гриф (пометка) ограничения доступа к документу — печатается в правом верхнем
углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через
1,5 межстрочных интервала и центруется по отношению к ним.
4.6. Служебное письмо
4.6.1. Все деловые письма можно разделить на констатирующие свершившийся факт и
предваряющие возможность его свершения. Также письма можно разделить по
функциональному признаку на две группы: а) письма, требующие письма-ответа; б)
письма, не требующие письма-ответа (это письма-подтверждения, письма-напоминания,
письма-предупреждения, письма-извещения). Эти письма не требуют ответа, но их наличие имеет юридическое значение.
Есть письма, которые сопровождают материальные ценности или другие документы,
так называемые "сопроводительные".
Обеспечивая предварительный обмен информацией, письмо помогает сторонам
выяснить возможности для заключения разного рода договоров и актов. Поэтому в
современном делопроизводстве письмо выступает как деловой документ, язык которого
представляет известные трудности при стандартизации.
Служебные письма МГПУ готовятся:
- как ответы о выполнении поручений Министерства образования и науки Российской
Федерации;
- как исполнение поручений органов исполнительной власти Мурманской области;
- как сопроводительные письма к отправляемым документам;
- как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;
- как инициативные письма.
4.6.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией ректора на
основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора
резолюции. В случае отсутствия резолюции, письма исполняются в течение одного
календарного месяца.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным
в резолюции ректора. Сроки подготовки инициативных писем определяются
руководителями структурных подразделений.
20
4.6.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5;
изготовление бланков писем с изображением государственного герба Российской
Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается.
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы
нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
Служебное письмо, направляемое внутри страны, составляется на русском языке.
Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или
нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном
структурном подразделении организации — адресата.
4.6.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го
лица единственного числа: “прошу...”, “направляю...”.
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина,
основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы,
являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца,
помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
4.6.5. Дата письма — дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой
письма является дата его подписания.
Право подписи служебных писем устанавливается в положении, в том числе, в
положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях; в названных
документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих
должностных лиц. (приложение № 8)
V. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
5.1. Организация документооборота
5.1.1. Движение документов МГПУ с момента их создания или получения до
завершения исполнения или отправки образует документооборот.
5.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в МГПУ ,
регламентируются инструкцией по делопроизводству, положениями о структурных
подразделениях и должностными инструкциями их работников.
5.1.3. При применении в МГПУ электронного документооборота службой ООД
совместно с Отделом технического развития разрабатываются маршруты движения
документов. Использование маршрутов позволяет определить последовательность
операций, производимых с документом и путь его движения уже на начальном этапе
подготовки проекта или при поступлении документа в МГПУ .
5.2. Организация доставки документов
5.2.1. Доставка документов в МГПУ осуществляется, как правило, средствами
почтовой, фельдъегерской, специальной, курьерской и электрической связи.
С помощью почтовой связи в МГПУ доставляется письменная корреспонденция в
виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов,
а также печатные издания.
5.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы),
факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.
21
5.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов
5.3.1. Документы, поступающие в МГПУ на бумажных носителях, проходят
первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию в регистрационноконтрольной карточке (приложение № 11), рассмотрение руководством и доставляются
исполнителям.
Прием, первичная обработка документов и поступающей корреспонденции
осуществляется работниками ООД. Документы, адресованные руководству МГПУ , а
также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно
рассматриваются в ООД, а затем направляются руководству или в подразделение.
Перед вскрытием конверта (упаковки) (за исключением конвертов с пометкой
“лично”), проверяются правильность адресования и наличие вложенных документов. При
обнаружении повреждения, отсутствия документа или приложения к нему, а также
несоответствия номера, указанного на конверте номеру вложенного документа,
составляется акт в двух экземплярах, один из которых прилагается к полученному
документу, а другой направляется отправителю.
Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается почтальону.
На полученном документе проставляется регистрационный штамп.
5.3.2. Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются в течение месяца и
прилагаются к документам в случаях, если адрес отправителя указан только на конверте,
если дата документа и дата его отправки имеют большие расхождения во времени; если
конверт необходим в качестве оправдательного документа к расходам по оплате
корреспонденции, а также для юридических действий.
Все поступившие документы передаются руководству в день их поступления.
5.3.3. Документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые согласно
перечню (приложение № 10).
5.3.4. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения
поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и
направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным
исполнителям.
Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на
основании установленного в организации распределения обязанностей.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы,
адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.
5.3.5. На все входящие документы в правом нижнем свободном от текста поле первой
страницы документа ставится штамп с указанием порядкового регистрационного номера и
даты его поступления. Штамп проставляется также на всех приложениях к документу.
На корреспонденции, не подлежащей вскрытию, штамп ставится на конверте.
5.3.6. Рассмотренные руководством документы возвращаются в ООД, где в
регистрационную карточку вносится содержание резолюции, а документ передается на
исполнение.
Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными
подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям
передаются копии.
5.3.7. Передача документов от одного структурного отделения в другое производится
через ООД.
5.3.8. Получив документы на исполнение, сотрудник вуза должен немедленно
ознакомиться с их содержанием, выделив документы, требующие срочного исполнения. Если
документ направляется нескольким исполнителям, то лицо, указанное в резолюции первым,
является ответственным исполнителем, который обязан ознакомить с документом всех
22
других в оперативном порядке (в день получения документа) и организовать в указанный
срок его исполнение.
В отдельных случаях такие документы могут тиражироваться и передаваться в
соответствующие структурные подразделения.
5.3.9. Каждый сотрудник вуза обеспечивает оперативность, качество исполнения и
сохранность документов.
5.3.10. Передача документов от одного исполнителя другому может производиться только
через лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении.
5.3.11. После решения поставленных в документе вопросов исполнитель внизу первой
страницы документа должен сделать отметку об исполнении документа и направлении его
в дело.
5.3.12. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и
времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются
на рассмотрение руководству и исполнение.
Текст поступившей телефонограммы записывается в журнале и оперативно передается
руководителю, которому она адресована.
5.3.13. Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны иметь
сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать
тексту оригинала.
5.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов
5.4.1. Порядок подготовки исходящих документов включает в себя работу по
составлению проекта документа, согласованию, подписанию (утверждению),
тиражированию и отправке.
5.4.2. До передачи документа на подпись исполнитель должен проверить его
содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений.
Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он
готовился.
5.4.3. Документы, подписанные ректором, проректорами и руководителями
структурных подразделений регистрируются в ООД и направляются через органы
почтовой связи в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи. В пределах
города документы доставляются адресатам курьером по согласованию.
5.4.4. Документы для отправки передаются полностью оформленными,
зарегистрированными с указанием почтового адреса или с указанием на рассылку.
Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их
подписания или не позднее следующего рабочего дня.
Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица,
подписавшего документ, или руководителя ООД.
5.4.5. С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации
в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.
5.4.6. Телеграммы, составляемые в МГПУ , принимаются сотрудниками службы ООД
завизированными, подписанными, с указанием даты, категории и виде отправления.
5.4.7. Передача телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и
записывается получателем.
5.5. Порядок прохождения внутренних документов
5.5.1. Внутренние документы оформляются и исполняются в пределах университета.
23
5.5.2. Внутренние документы (служебные записки, справки, сводки, отчеты и др.)
рассматриваются теми должностными лицами, кому они направлены.
5.5.3. Документы для отправки в другие организации должны передаваться в ООД
сотрудниками структурных подразделений, ответственными за делопроизводство.
Ответственные за делопроизводство перед передачей документов на отправку
должны обязательно проверить правильность их оформления и адресования.
Конвертование корреспонденции и других почтовых отправлений производится
структурными подразделениями университета.
5.5.4. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления
должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения
— поступающих документов.
5.5.5. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с
заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в
юридическую службу для проверки соответствия содержания документов действующему
законодательству, а затем в службу ООД, которая осуществляет контроль за
правильностью их оформления.
Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.
5.5.6. Копии подписанных руководителями распорядительных документов в
обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых
находятся рассматриваемые вопросы.
5.5.7. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется
через лиц, ответственных за делопроизводство.
5.6. Прием и обработка документов, поступающих по каналам
электронной почты и факсимильной связи
5.6.1. Электронная почта — один из компонентов системы автоматизации
документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между
пользователями, как внутри
МГПУ , так и между организациями, имеющими
соответствующие аппаратные и программные средства.
5.6.2. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются
аналогично документам на бумажных носителях, при наличии определенной специфики в
процессе исполнения.
5.6.3. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и
создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Сообщения можно
вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения
передаются адресатам в соответствии с указателем на рассылку.
Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем
распечатывает его на бумажный носитель.
Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик
(область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя, и обмен электронными
сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.
5.6.4. Передача документов по каналам факсимильной связи в другие организации
осуществляется только по указанию или с разрешения ректора и проректоров
университета.
Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на
исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего
подразделения.
Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода,
заверенного лицом, подписавшим факсограмму.
Запрещается передавать текст документов с пометкой “Для служебного пользования”.
24
Подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы.
Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о
времени отправки.
Поступившие факсограммы учитываются в разносной книге без проставления
регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные
— немедленно.
Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.
Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях,
осуществляется их руководителями.
5.7. Работа исполнителей с документами
5.7.1. Руководители структурных подразделений университета обеспечивают
оперативное рассмотрение документов, передачу их исполнителю в день поступления,
контроль за качественным исполнением документов.
5.7.2. При рассмотрении корреспонденции руководитель подразделения выделяет
документы, требующие срочного исполнения. Так, документы, присланные для
согласования, рассматриваются в день их поступления.
Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день в
соответствии с резолюцией руководителя.
Срочные документы передаются немедленно.
5.7.3. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой
информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование,
представление или подписание (утверждение) ректором МГПУ или руководителями
структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает
документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса,
исполнитель готовит список на рассылку.
5.7.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных
документов исполнитель делает отметки на документе о дате поступления (если
образовался интервал времени между поступлением документа в вуз и его доставкой
исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т. д.), о дате и результате окончательного исполнения.
5.7.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители
своевременно и качественно проводят анализ информации и представляют
ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимые документы
(проекты документов, справок, сведений и т. д.).
Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за недостоверность
информации, использованной при подготовке документа.
5.7.6. Исполнитель несет ответственность за несоблюдение требований
исполнительской дисциплины, за неправильное использование действующих
нормативных документов в подготовке, оформлении и исполнении документов в срок.
5.7.7. Исполнитель имеет право пользоваться справочно-ннформационными фондами
и библиотеками для получения необходимой информации.
При необходимости размножения документа или других задержках исполнителю
передается регистрационная карточка или используется иная форма его информирования.
25
V1. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ
6.1. Организация контроля
6.1.1. Все поступающие на имя ректора МГПУ и в адрес университета документы,
требующие исполнения и подготовки ответа, подлежат контролю.
6.1.2. Контроль за исполнением документов устанавливается в целях обеспечения их
своевременного и качественного исполнения, повышения уровня организаторской работы
и исполнительской дисциплины, осуществляется с помощью компьютеризированной системы контроля.
6.1.3. Компьютеризированному контролю подлежат приказы, решения советов, а
также документы, поступающие на имя ректора университета.
6.1.4. Ответственность за обеспечение работы автоматизированной системы контроля
в управлении делами университета возлагается на сотрудников ООД.
6.1.5. Руководители структурных подразделений обязаны рассматривать состояние
исполнительской дисциплины по документам с поручениями руководства университета, а
также документы, поступившие в адрес структурного подразделения и требующие
исполнения и подготовки ответа.
6.1.6. Документ считается исполненным, когда решены окончательно все
поставленные в нем вопросы и соблюдены следующие сроки:
- если в документе поставлен срок исполнения - в указанный срок,
- документы без указания срока исполнения - в месячный срок,
- если в документе имеется пометка "срочно", — то в трехдневный срок,
- поручения без указания конкретной даты исполнения - в месячный срок.
Срок исчисляется в календарных днях с даты подписания документа.
6.1.7. Если документ исполнен в оперативном порядке, то кроме регистрационного
номера, подписи и даты исполнитель должен сделать краткую запись об исполнении.
6.2. Порядок снятия документов с контроля
6.2.1. Документы снимаются с контроля, если решены поставленные в них вопросы
или авторам дан ответ по существу.
Промежуточный ответ, равно как и запрос по исполняемому документу или
частичное исполнение поручения, не является основанием для признания документа
исполненным.
6.2.2. Снять документ с контроля может только ООД.
6.2.3. Основанием для снятия с контроля документов с поручениями руководства
университета является документ-ответ, подписанный ректором, проректором, либо
справка об исполнении документа за подписью начальника структурного подразделения.
VII. ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА ПО ДОКУМЕНТАМ
7.1. Регистрация документов
7.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов —
запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его
создания, отправления или получения.
26
7.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и
использования в справочных целях.
Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических
лиц, а также создаваемые — внутренние и отправляемые.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или
создания.
7.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие — в день поступления,
создаваемые — в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного
подразделения в другое он повторно, как правило, не регистрируется.
Приказы по основной деятельности регистрируются в «Журнале регистрации
приказов» в ООД.
Приказы по личному составу регистрируются в «Журнале регистрации приказов по
личному составу о приеме, увольнении, поощрениях» в общем отделе Управления кадров.
Поступающая и отправляемая корреспонденция регистрируется в регистрационных
карточках в ООД (приложение № 11).
Заявления, письма, жалобы граждан регистрируются в «Журнале регистрации
заявлений, писем, жалоб граждан» в ООД.
Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи,
регистрируются в журналах регистрации.
7.1.4. Регистрация
осуществляется в ООД:
поступающих
и
исходящих
документов
в
университете
- заказная корреспонденция на имя ректора;
- входящая заказная корреспонденция с указанием адресата;
- заказная корреспонденция, адресованная университету, без указания конкретного
адресата;
- входящая правительственная корреспонденция;
- исходящая от имени руководства университета документация;
- приказы, распоряжения, протоколы, документы к заседанию Ученого совета.
Регистрация входящих документов осуществляется службой ООД на регистрационных
карточках.
7.1.5. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от
названия вида документа, автора и содержания.
7.1.6. Протоколы совещаний у проректоров университета регистрируются и хранятся
у помощников проректоров университета.
7.1.7. Входящие документы регистрируются в день поступления, а исходящие и
внутренние документы в день подписания.
7.2. Индексация документов
7.2.1. Каждому структурному подразделению университета присваиваются цифровые
индексы.
Сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства, проверяют правильность
оформления исходящих документов (наличие подписи, даты, номера, адресата, ссылки на
входящий документ, согласования, отметки об исполнении и направлении в дело, фамилии исполнителя, номера телефона и др.), заверяют их копии и вносят необходимые
записи в регистрационные карточки.
27
7.2.2. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который,
исходя из информационных потребностей МГПУ , может дополняться буквенным или
цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел,
кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные
части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.
Например:
45-06/189
7.2.4. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и
создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов
регистрации:
- наименование организации (автора или корреспондента);
- наименование вида документа;
- дата и регистрационный номер документа;
- дата и индекс поступления;
- заголовок к тексту (краткое содержание документа);
- резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
- срок исполнения документа;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Правила заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольной карточки
представлены в приложении № 11.
Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и
задач использования информации может дополняться другими реквизитами:
- гриф (пометка) ограничения доступа к документу;
- внутренняя переадресация документов по исполнителям;
- код по тематическому классификатору;
- ключевые слова;
- количество листов документа;
- наличие приложений;
- должностное лицо, поставившее документ на контроль;
- промежуточные сроки исполнения;
- перенос сроков исполнения;
- срок хранения документа;
- статус документа (проект, версия);
- вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.
7.2.5. Регистрация документов-ответов осуществляется в регистрационно-контрольной
карточке инициативных документов. Документу-ответу присваивается порядковый номер
в пределах соответствующего регистрационного массива.
7.3. Организация поисковой системы по документам
7.3.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии
решений в МГПУ создаются поисковые системы по документам.
7.3.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в
поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные
справочники.
7.3.3. При традиционной карточной регистрации печатается необходимое количество
РК, которые могут составлять следующие картотеки: справочные (по корреспондентам,
видам документов, авторам документов и др.), контрольно-справочные, кодификационные,
по обращениям граждан, алфавитные и другие в зависимости от задач поиска
информации.
28
7.3.4. Эффективность работы поисковой системы достигается путем разработки
классификационных справочников:
- классификатора вопросов деятельности МГПУ ;
- классификатора видов документов;
- классификатора корреспондентов;
- классификатора резолюций;
- классификатора исполнителей;
- классификатора результатов исполнения документов;
- номенклатуры дел.
Помимо перечисленных в конкретной поисковой системе могут использоваться и
другие классификаторы в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и
информации.
7.3.5. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации о деятельности
МГПУ , не отнесенной к государственной тайне или служебной информации
ограниченного распространения, работникам МГПУ , иным государственным органам,
организациям, физическим лицам.
7.3.6. Порядок получения пользователем информации определяет ректор университета,
как собственник или владелец информационных ресурсов на основе требований
законодательства.
7.3.7. Порядок защиты и доступа к служебной информации ограниченного
распространения определяется
МГПУ , в пределах их компетенции либо
непосредственно.
VШ. ПЕЧАТАНИЕ И ТИРАЖИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ
8.1. Печатание документов, направляемых в вышестоящие организации,
осуществляется в структурных подразделениях, готовящих эти документы. В связи с
переходом структурных подразделений на работу с персональными компьютерами
исполнитель готовит проект документа и выводит его на принтер в своем структурном
подразделении.
8.2. Тиражирование документов, производится в структурных подразделениях на
множительных аппаратах для оперативного копирования. При отсутствии копировального
аппарата в структурном подразделении тиражирование документов производится в ООД.
Тиражированию подлежат только документы, относящиеся к служебной деятельности
университета. Тиражирование документов с грифом "Для служебного пользования"
производится с разрешения специального отдела.
Контроль за тиражированием документов в структурных подразделениях возлагается
на руководителей.
8.3. Для тиражирования принимаются служебные документы, изготовленные на
компьютере. На тиражирование документов заполняется заказ, который подписывает
руководитель подразделения.
Растиражированные документы выдаются заказчику под расписку.
8.4. Оригиналы растиражированных документов возвращаются заказчику при
получении тиража.
8.5. В ООД ведется журнал учета тиражирования документов.
1Х. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ И БЛАНКОВ
9.1. Обязательному учету подлежат все виды печатей и штампов, бланки
государственного образца строгой отчетности, а также бланки с угловыми и продольными
29
штампами университета, удостоверения личности, командировочные и отпускные
удостоверения, трудовые книжки.
9.2. Учет всех печатей и штампов, имеющихся в МГПУ (кроме печатей и штампов
специального отдела), ведется в специальном журнале.
9.3. Выдача печатей, штампов и бланков производится под расписку в
соответствующих журналах учета.
9.4. Журналы учета включаются в номенклатуру дел. Листы их нумеруются,
прошиваются и опечатываются.
9.5. Печати и штампы должны храниться в сейфах или металлических шкафах.
9.6. Ответственность за хранение и использование печатей, штампов и бланков в
структурных подразделениях несут лица, ответственные за ведение делопроизводства.
Печать следует проставлять таким образом, чтобы оттиск захватил часть слов
наименования должностного лица, подписывающего документ.
9.7. Уничтожение бланков, указанных в подпункте 9.1, производится по акту с
отметкой в соответствующих журналах учета.
9.8. Печати и штампы уничтожаются комиссией по акту.
9.9. Проверка наличия печатей, штампов и бланков, а также порядка их хранения и
использования производится комиссией не реже одного раза в год одновременно с
проверкой состояния делопроизводства.
9.10. Отметки о проведенных проверках ведутся в соответствующем журнале и
заносятся в таблицу в соответствии со следующими правилами:
- в первой графе указывается наименование печати;
- во второй графе – где хранится печать;
- в третьей графе указывается наименование документов, на которых проставляется
печать;
- в четвертой графе ставится подпись лица, ответственного за хранение печати.
Х. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов
работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и
оформление дел в делопроизводстве и их передачу в ГОУ «Государственный архив
Мурманской области» (далее именуется — архив) в соответствии с требованиями,
установленными государственными стандартами на документы, нормативнометодическими документами Федеральной архивной службы России, а также
соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и
делопроизводству федеральных органов исполнительной власти.
Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в
делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.
10.1. Составление номенклатуры дел
10.1.1. Номенклатура дел университета - оформленный в установленном порядке
систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в
университете, с указанием сроков их хранения.
30
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела,
систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения.
Номенклатура дел является схемой построения справочной картотеки исполненных
документов и основой составления описей для постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения.
10.1.2. Номенклатура дел вуза составляется ООД на основе номенклатуры дел
структурных подразделений при методической помощи ГОУ «Государственного архива
Мурманской области» (приложение №13, № 14).
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру
дел подразделения, и представить ее в службу ООД МГПУ .
Номенклатура дел МГПУ , предварительно согласованная с экспертной комиссией
(ЭК) университета, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК)
Архивного управления Мурманской области и утверждается ректором.
Согласовывается номенклатура дел с ЭПК Архивного управления Мурманской
области не реже одного раза в 5 лет, если не было значительных структурных изменений в
МГПУ .
10.1.3. При составлении номенклатуры дел университета следует руководствоваться
Уставом МГПУ , положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием
университета, планами и отчетами о работе, примерной номенклатурой дел высшего
учебного заведения.
10.1.4. В номенклатуру дел МГПУ включаются заголовки дел, отражающие все
документируемые участки работы подразделений
университета, журналы учета,
различного рода карточки и т. д.
10.1.5. Названиями разделов номенклатуры дел МГПУ являются названия
структурных подразделений; разделы располагаются в соответствии с утвержденной
структурой (приложение № 12).
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
10.1.6. Графы номенклатуры дел университета, его структурных, подразделений
заполняются следующим образом:
В графе 2 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру.
Индекс дела состоит из установленного в МГПУ цифрового обозначения структурного
подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах
структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
Например:
10-05, где 10 - обозначение структурного подразделения, 05 — порядковый номер
заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных
дел в пределах разных структурных подразделений, а также для переходящих дел. В графу
3 заключаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков внутри
разделов и подразделений номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, их взаимосвязью и систематизацией документов внутри дела.
Вначале
располагаются
заголовки
дел,
содержащих
организационнораспорядительную документацию. Далее располагаются - заголовки дел, содержащих
плановые и отчетные документы, переписку и т. д.
Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и
состав документов дела.
31
Не допускается употребление в заголовках дел неконкретных формулировок ("разные
материалы", "общая переписка" и т. д.).
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
При составлении заголовков дел необходимо ориентироваться на формулировки из
примерной номенклатуры дел высшего учебного заведения, типового перечня
документов, но составлять с учетом индивидуальных особенностей дел.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий
заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части),
уточняющие содержание заголовка дела.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых
управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием
сроков хранения.
В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов,
использованных при определении сроков хранения дел, которые также сносятся из
Перечня типовых управленческих документов, проставляются отметки о заведении дел,
переходящих делах, выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за
оформление дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.
10.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения
получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
10.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров.
Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного
срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел службы ООД. Второй
используется в службе ООД в качестве рабочего. Третий — применяется в архиве МГПУ
. Четвертый — в Государственном архиве Мурманской области, с которым
согласовывалась номенклатура дел.
10.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и
вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
10.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае
коренных изменений функций и структуры МГПУ .
10.1.11. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о
количестве заведенных дел (томов).
10.2. Формирование и оформление дел
10.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в
соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дел.
Дела в МГПУ формируются децентрализованно, т. е. в структурных подразделениях
лицами, ответственными за делопроизводство.
Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем, в
зависимости от принятой системы ведения делопроизводства, в службу ООД или лицам
ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для
формирования их в дела.
Методическое руководство и контроль за правильным формированием дел в
университете осуществляются ООД и архивом вуза.
10.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии
с заголовками дел по разрешению одного вопроса; группировать в дело документы
учебного года, за исключением переходящих дел; раздельно формировать в дела
документы постоянного и временного сроков хранения. В дело не должны помещаться
32
документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно
превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок
дела проставляются на каждом томе с добавлением “т. 1”, “т. 2” и т.д.
10.2.3. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель
по номенклатуре. На документе проставляются: отметка "В дело №...", дата, подпись
исполнителя или руководителя структурного подразделения.
10.2.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопроснологической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам в хронологическом
порядке с относящимися к ним приложениями.
Устав, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами,
являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если
же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному
составу.
Приказы по личному составу (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются
в отдельное дело.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы
к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам
протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы
группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Лицевые счета работников группируются в самостоятельные дела и располагаются в
них в порядке алфавита по фамилиям, именам и отчествам.
Предложения, заявления и жалобы граждан, связанные с образовательным процессом,
и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от
предложений, заявлений и жалоб граждан по личным вопросам.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и
систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за
документом-запросом.
При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем
году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела
предыдущего года.
10.2.5. Дела МГПУ подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.
Оформление дела — подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя
комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и
составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудниками
структурных подразделений ответственных за делопроизводство, при методической
помощи и под контролем работников архива МГПУ .
10.2.6. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное
оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше
10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:
оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение № 16);
33
нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение № 17);
составление в необходимых случаях, внутренней описи документов дела подшивку и
переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
10.2.7. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в
скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы не
нумеровать, заверительные надписи не составлять.
10.2.8. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному
составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты:
наименование университета; наименование структурного подразделения; индекс дела;
заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела;
архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:
наименование университета указывается полностью, в именительном падеже, с указанием
официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после
полного наименования; наименование структурного подразделения — записывается
название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; индекс
дела, — проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел МГПУ ;
заголовок дела — переносится из номенклатуры дел МГПУ , согласованной с ЭПК
Архивного управления Мурманской области; дата дела — указывается год(ы) заведения и
окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную
документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются
крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления)
самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом, число и год
обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов,
включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи,
нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются
в правом верхнем углу листа.
Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому
или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические
документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной
стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем
очередным номером каждое вложение в конверте.
После
завершения
нумерации
листов
составляется
заверительная
надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на
отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью
указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов
(чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки
подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на
обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
Реквизит “срок хранения дела” переносится на обложку дела из соответствующей
номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых
документов или в перечне документов, образующихся в деятельности федерального
органа, с указанием сроков хранения.
На делах постоянного хранения пишется: “Хранить постоянно”.
Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного
хранения проставляется в архиве МГПУ чернилами только после включения этих дел в
годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК Архивного управления
Мурманской области (до этого он проставляется карандашом).
34
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования
государственного архива, в который будут передаваться дела.
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10
лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке
содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
10.2.9. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного
сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной
документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись
документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и
временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям
документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
В каждом структурном подразделении МГПУ описи на дела постоянного хранения
составляются ежегодно при методическом руководстве архива университета. По этим
описям документы сдаются в архив. Описи, подготовленные структурными
подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи университета, которую
готовит архив и по которой он сдает дела на государственное хранение.
Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется
инструкцией по ведению делопроизводства в МГПУ . Внутренняя опись составляется на
отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых
номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на
которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая
запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее
документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием
расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено
и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается
за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
10.2.10. Описи дел составляются в установленной форме в трех экземплярах.
10.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую
обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста
всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления
(булавки, скрепки) из документов удаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в
скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не
нумеровать, заверительные надписи не составлять.
10.3. Организация оперативного хранения документов
10.3.1. С момента заведения и до передачи в архив МГПУ дела хранятся по месту их
формирования.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за
делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели
помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в шкафах,
обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и
воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в
соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на
внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
35
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения
хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив МГПУ .
10.3.2. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя
службы ООД. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под
расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное
подразделение, индекс дела, дату его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения,
предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на
срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть
возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с
разрешения ректора по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных
случаях и производится с разрешения ректора с оставлением в деле заверенной копии
документа и акта о причинах выдачи подлинника.
X1. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ
11.1. Для обеспечения сохранности документов в
МГПУ
создается архив
университета.
Документы МГПУ являются федеральной собственностью, и после проведения
экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральной архивной службой
России, подлежат обязательной передаче на государственное хранение в Государственный
архив Мурманской области, как государственная часть Архивного фонда Российской
Федерации.
В своей деятельности архив
МГПУ
руководствуется нормативными и
методическими документами Федеральной архивной службы России, Положением об
архиве МГПУ .
11.2. В архив университета передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и дела по личному составу.
11.3. Дела постоянного хранения передаются в архив по описям.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило,
не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков
хранения подлежат уничтожению в установленном порядке; в исключительных случаях
по решению руководства передаются в архив. Их передача осуществляется по описям или
номенклатурам дел.
11.4. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом.
Прием каждого дела производится документоведом архива в присутствии работника
структурного подразделения. На экземплярах описи против каждого дела, включенного в
нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются
цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера
отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, подписи локументоведа архива и
сотрудника, передавшего дела.
Дела в архив доставляются сотрудниками структурных подразделений.
Подготовка документов к передаче на хранение в Государственный архив Мурманской
области включает работу ООД и лиц, ответственных в структурных подразделениях за
ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов,
формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к
уничтожению документов и дел.
ХП. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
36
12.1. Экспертиза ценности документов — отбор документов на государственное
хранение и установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
12..2. Экспертиза ценности документов в МГПУ на стадии делопроизводства
проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке
правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив
МГПУ .
12..3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в МГПУ
создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее именуется — ЭК).
12.4. Функции и права ЭК, а также организация работы определяется положением,
которое утверждается ректором МГПУ .
12.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения
осуществляется ежегодно в структурных подразделениях МГПУ непосредственно
лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЭК под
непосредственным методическим руководством архива.
12.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится в соответствии с
номенклатурой дел МГПУ , Типовым перечнем документов с указанием сроков их
хранения путем постраничного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат
изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии
документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения для передачи в архив в структурных подразделениях проводится отбор дел и
документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом
учитываются только отметки в номенклатуре дел "До минования надобности" и т. п.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел
постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о
выделении дел к уничтожению (приложение № 15).
12.7. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление
акта о выделении их к уничтожению (приложение № 15) производится после составления
сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты
рассматриваются на заседании ЭК МГПУ .
12.8. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела
всего МГПУ . Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то
название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел
этого подразделения.
37
Приложение № 1
ПЕРЕЧЕНЬ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
Наименование реквизита
Герб субъекта Российской Федерации
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)
Код организации по ОКПО
Код формы документа по ОКУД
Наименование организации
Справочные данные об организации
Наименование вида документа
Дата документа
Регистрационный номер документа
Ссылка на регистрационный номер и дату документа
Место составления или издания документа
Гриф ограничения доступа к документу
Адресат
Гриф утверждения документа
Резолюция
Заголовок к тексту
Отметка о контроле
Текст документа
Отметка о наличии приложения
Подпись
Гриф согласования документа
Визы согласования документа
Печать
Отметка о заверении копии
Отметка об исполнителе
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
Отметка о поступлении документа в организацию
Отметка автоматического поиска документа
КОД
РЕКВИЗИ
ТА
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
38
Приложение № 2
СХЕМА РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ И ГРАНИЦЫ ЗОН
на формате А4 углового бланка
78
10
15
3
73
02
07
04
05
14
15
51
06
13
03
22
08
18
18
09
10
11
12
17
16
297
20
20
21
24
22
23
25
40
20
120
19
26
20
29
28
94
20
27
30
210
39
Приложение № 3
ОБРАЗЕЦ ОБЩЕГО БЛАНКА ОРГАНИЗАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
государственное образовательное учреждение высшего профессионального
образования «Мурманский государственный педагогический университет»
( МГПУ )
40
Приложение № 4
ОБРАЗЕЦ УГЛОВОГО БЛАНКА ПИСЬМА ОРГАНИЗАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО
ОБРАЗОВАНИЮ
государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Мурманский государственный
педагогический университет»
( МГПУ )
Ул. Капитана Егорова, 15, г. Мурманск, 183720
Тел. (8 152) 21 38 01
Факс: (8 512) 21 38 01
e-mail: mspu@mspu.edu.ru
___________________№__________________
на № __________ от ______________
ОБРАЗЕЦ ПРОДОЛЬНОГО БЛАНКА ПИСЬМА ОРГАНИЗАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
«Мурманский государственный педагогический университет»
( МГПУ )
Ул. Капитана Егорова, 15, г. Мурманск, 183720
Тел. (8 152) 21 38 01 Факс: (8 512) 21 38 01 e-mail: mspu@mspu.edu.ru
___________________№__________________
на №______________ от ______________ ┌
┐
41
Приложение № 5
ОБРАЗЕЦ БЛАНКА РАСПОРЯДИТЕЛЬНОГО
ДОКУМЕНТА (ВУЗА) ПРИКАЗА
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
государственное образовательное учреждение высшего профессионального
образования «Мурманский государственный педагогический университет»
( МГПУ )
ПРИКАЗ
№ _____________
_________________
г. Мурманск


42
Приложение № 6
ОБРАЗЕЦ ПРИКАЗА
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
государственное образовательное учреждение высшего профессионального
образования «Мурманский государственный педагогический университет»
( МГПУ )
ПРИКАЗ
№ ________________
_______________
г. Мурманск
О реализации проекта «Молодые
исследователи приграничных регионов»
В
связи
с
началом
реализации
международного
исследователи приграничных регионов» п р и к а з ы в а ю :
проекта
«Молодые
1. Назначить координатором проекта от МГПУ заместителя директора Центра
академической мобильности, международных проектов и программ Бурцеву А.В.
2. Назначить исполнителями проекта:
- начальника научного отдела Беляева Д.П.;
- руководителя студенческого научного бюро Богаевскую О.Н.;
- директора ЦАМ Рыжкову И.В.;
- начальника международного отдела Шурухову Б.К.;
3. Возложить контроль за исполнением приказа на проректора по НИР Фёдорова П.В.
Ректор
А.М. Сергеев
43
Продолжение приложения № 6
ОБРАЗЕЦ ЗАПОЛНЕНИЯ ОБОРОТНОЙ СТОРОНЫ ПРИКАЗА ВУЗА
Проект вносит:
Начальник научного отдела
Д.П. Беляев
Согласовано:
Проректор по НИР
П.В. Фёдоров
44
Приложение №7
ОБРАЗЕЦ РАСПОРЯЖЕНИЯ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
государственное образовательное учреждение высшего профессионального
образования «Мурманский государственный педагогический университет»
( МГПУ )
РАСПОРЯЖЕНИЕ
№ ________________
_______________
г. Мурманск
 О назначении сотрудников для 
работы в системе СУБД Lotus Notes
В связи с проведением работ по расширению использования СУБД Lotus Notes и
возникновением необходимости в установке дополнительного сервера, рабочих станции
этой системы и перерегистрации пользователей назначить к 16.08.2000 сотрудников для
работы в указанной системе с учетом ограниченности лицензий и представить заявки для
их регистрации. В заявке должны быть указаны следующие сведения для каждого
пользователя:
1. Ф.И.О. полные.
2. Ф.И.О. в латинской транскрипции.
3. Должность.
4. Местоположение (кабинет, этаж, корпус).
5. Телефон рабочий (при работе на дому и домашний).
6. Используемые или планируемые к использованию базы данных.
7. Уровень допуска к базам данных (корреспондент, читатель, автор или редактор).
8. Пароль для Интернета.
9. Подразделение.
Проректор по
информационным технологиям
С.В. Архипов
45
ОБРАЗЕЦ ЗАПОЛНЕНИЯ ОБОРОТНОЙ СТОРОНЫ
РАСПОРЯЖЕНИЯ ВУЗА
Проект вносит:
Проректор по ИТ
С.В. Архипов
46
Приложение № 8
ОБРАЗЕЦ ПИСЬМА ВУЗА
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО
ОБРАЗОВАНИЮ
государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Мурманский государственный
гуманитарный университет»
( МГПУ )
Ул. Капитана Егорова, 15, г. Мурманск,
183720
Тел. (8 152) 21 38 01
Факс: (8 512) 21 38 01
e-mail: mspu@mspu.edu.ru
Заместителю
Министра образования и науки
Российской Федерации
И.И. Калине
___________________№__________________
на № __________ от ______________
«О составе председателей государственных
аттестационных комиссий университета
на 2010 год»
В соответствии с письмом Министерства образования и науки Российской Федерации
от 02.12.96 № 11-35-272ин/11-13 "О государственных аттестационных комиссиях"
направляем Вам на утверждение состав председателей государственных аттестационных
комиссий университета на 2010 год.
Приложение: на 4 л. в 2 экз.
Ректор
А.М. Сергеев
47
Приложение № 9
ОБРАЗЕЦ ТЕЛЕФОНОГРАММЫ
ТЭЦ
Мурманский государственный педагогический университет
Тел. 21 38 01
ТЕЛЕФОНОГРАММА
21.06.2010
Б/Н
Мурманский ТЭЦ сообщает, что с 25.06.2010 будет начата напитка тепловых сетей от
Мурманской ТЭЦ. Вам надлежит к этому времени закончить ремонт тепловых сетей и
быть готовыми к приему теплоносителя.
Подписал
Директор ТЭЦ
Цветус
Передал: Колчин тел.: 59-29-58
Приняля: ст. инспектор Колесова тел.: 213-902
48
Приложение № 10
ПЕРЕЧЕНЬ
нерегистрируемой корреспонденции
1. Периодические издания (газеты, журналы, брошюры, книги).
2. Рекламные извещения, плакаты, проспекты.
3. Копии счетов на оплату.
4. Первичная документация бухгалтерского учета (авизо).
5. Поздравительные письма, телеграммы и открытки.
6. Пригласительные билеты.
7. Простая корреспонденция.
49
Приложение № 11
МГПУ
РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
Месяц
Корреспондент
(автор, организация, направившая документ)
Вид
документа
ОТ КОГО:
Город
Организац
ия
Подпис
Дата
поступления и индекс документа Дата и индекс документа
ал
ЕТПОКОНТРОЛ
Краткое содержание
ЬНАЯ К/
письмо
Дата пост.
Москва
22/10/99
Резолюция и кому направлен документ
Мннобразо
вание
России
Галанов
\РТОЧК
А (11/10
Гриф
Индекс ВК
II
/99)
Вход.№
0028
Количество
листов
50
Приложение № 12
ИНДЕКСЫ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ
МУРМАНСКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО ПЕДАГОГИЧЕСКОГО
УНИВЕРСИТЕТА
Индексы
1
01
02
Подразделения
2
Ректор
Свободный номер
03
Проректор по учебной работе
04
Проректор по организационным вопросам, воспитательной работе
и социальной политике
05
06
Проректор по информационным технологиям
и социальной политике
Проректор по административно-хозяйственной деятельности
07
08
09
10
11
12
13/1
13/2
13/3
13/4
13/5
13/6
14
15/1
15/2
15/3
15/4
15/5
15/6
15/7
15/8
15/9
Проректор по инновациям и перспективному развитию
Проректор по научно-исследовательской работе
Свободный номер
Отдел организации делопроизводства
Архив
Ученый Совет
Факультет истории и социальных наук
Психолого-педагогический институт
Факультет естествознания, физической культуры и
безопасности жизнедеятельности
Факультет филологии, журналистики и межкультурных коммуникаций
Факультет физико-математического образования, информатики
и программирования
Факультет художественного образования, технологии и дизайна
Свободный номер
Кафедра истории
Кафедра русского языка, литературы и методики их преподавания
Кафедра социальной педагогики, дошкольного и начального образования
Кафедра психологии
Кафедра социальной работы и организации работы с молодежью
Кафедра безопасности жизнедеятельности и основ медицинских знаний
Кафедра музыкального образования, социально-культурной деятельности
и народного художественного творчества
Кафедра изобразительного искусства и дизайна
Кафедра культурологи, межкультурной коммуникации, теории языка
и журналистики
51
15/10
15/11
15/12
15/13
15/14
15/15
15/16
15/17
15/18
15/19
15/20
15/21
15/22
15/23
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
Кафедра физической культуры и здоровьесберегающих технологий
Кафедра теории и методики физического воспитания и спорта
Кафедра биологии и химии
Кафедра географии и экологии
Кафедра английского языка и английской филологии
Кафедра иностранных языков и методики их преподавания
Кафедра физики и методики обучения физики
Кафедра математики и методики обучения математики
Кафедра информатики и общих технических дисциплин
Кафедра специальной психологии и логопедии
Кафедра технологии, предпринимательства и экономики
Кафедра философии и социологии
Кафедра общей и специальной педагогики
Кафедра прикладной математики и математических методов в экономике
Учебный отдел
Отдел сопровождения образовательных программ
Отдел управления качеством образования
Отдел организации учебного процесса
Отдел организации производственной практики студентов
Библиотека
Научный отдел
Аспирантура
Редакционно-издательский отдел
Планово-финансовый отдел
Управление кадров
Общий отдел Управления кадров
Студенческий отдел Управления кадров
Главный специалист по мобилизационным работам
Управление бухгалтерского учета
Хозяйственно-эксплуатационное управление
Служба главного инженера по ремонту и эксплуатации зданий
Хозяйственно-транспортный отдел
Свободный номер
Отдел снабжения
Учебно-научная база
Отдел контрольно-пропускного режима
Отдел охраны труда
Юристы
Международный отдел
Штаб Гражданской обороны
Отдел информации
Приемная комиссия
52
44
45
46
47
48
49
50
51
Отдел образовательных технологий
Отдел информатизации
Отдел лицензирования и аккредитации
Отдел развития электронного обучения
Отдел социально-воспитательной работы
Отдел инновационного развития
Центр академической мобильности и учебно-научных программ
Первичная профсоюзная организация
53
Приложение № 13
ОБРАЗЕЦ ПРИМЕРНОЙ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ МГПУ
Минобрнауки России
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Мурманский государственный
педагогический университет» ( МГПУ )
УТВЕРЖДАЮ
Ректор государственного
образовательного
учреждения высшего профессионального
образования «Мурманский
государственный
педагогический университет»
_____________________ А.М. Сергеев
________________ 2010 г.
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
на _____ год
Индекс
дела
Заголовок (тома, части)
Срок хранения дела и
номера статей по перечню
Примечание
1
2
3
4
Отдел организации делопроизводства - 10
Приказы и инструктивные письма
Министерства образования и науки
10-01
РФ, относящиеся к деятельности
МГПУ
Постоянно
ст. 1а т/у
Приказы
Министерства
10-02 образования РФ, присланные для
сведения и руководства
Постоянно
ст. 1а т/у
До минования
надобности
ст. 13а т/у
10-03 Устав МГПУ . Копия
Приказы ректора
10-04 деятельности
по
основной
Положения
о
структурных
10-05 подразделениях
МГПУ
,
разработанные на местах
Постоянно
ст. 6а т/у
Постоянно
ст. 16 т/у
Постоянно
в деле № 29-01
54
Должностные
инструкции
10-06 сотрудников отдела, разработанные
на месте
10-07 Сводная номенклатура дел МГПУ
Переписка
с
Министерством
образованияи
науки
РФ
деятельности
Карточки регистрации обращений
10-09
граждан
10-08
До минования
надобности
ст. 35а т/у
Постоянно
в деле № 19-03
Постоянно
ст. 66а т/у
На госхранение не
передается
5 лет ЭПК
ст. 12 т/у
5 лет
ст. 72в т/у
Переписка с местными органами
учреждениями
10-10 управления,
образования по основным вопросам
5 лет ЭПК
ст. 12 т/у
Переписка с ВУЗами по основным
вопросам деятельности
5 лет ЭПК
ст. 12 т/у
10-11
10-12
Акты на уничтожение печатей и
штампов
Журнал регистрации отправляемых
10-13 документов
Карточки
регистрации
10-14 поступающих документов
Журнал регистрации отправленных
10-15 ценных писем и бандеролей
Журнал
учета
10-16 переписки между
подразделениями
внутренней
структурными
10-17 Журнал учета телефонограмм
10-18
Журнал
регистрации
приказов
ректора по основной деятельности
10-19 Разносная книга
3 года
ст. 412 т/у
При отсутствии
книг, журналов
оттисков и слепков постоянно
3 года
ст. 72б т/у
3 года
ст. 72б т/у
3 года
ст. 72б т/у
3 года
ст. 72б т/у
3 года
ст. 72г т/у
Постоянно
ст. 72а т/у
3 года
ст. 72б т/у
Хранятся в
организации.
Подлежат приему в
госу-дарственный
муници-пальный
архив, если могут
быть использо-ваны в
качестве научносправочного аппарата
55
Журнал
учета
прохождения
10-20 приказов по личному составу
студентов
Журнал
учета
прохождения
приказов
по
личному
составу
10-21
сотрудников
Журнал
учета
конвертов
10-22 междугородних звонков
и
10-23
Описи дел, переданных в архив
МГПУ . Копии
10-24
Акты
о
выделении
дел
и
документов к уничтожению. Копии
3 года
ст. 72б т/у
3 года
ст. 72б т/у
3 года
ст. 72г т/у
До минования
надобности
ст. 74а т/у
До минования
надобности
ст. 73 т/у
Постоянно
в деле № 26-11
Постоянно
в деле № 26-12
Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в 2010 году в отделе организации делопроизводства
По срокам хранения
Всего
В том числе
переходящих
1
2
3
с отметкой «ЭПК»
4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет
включительно)
Итого:
Начальник ООД
Р.В. Бовченкова
56
Приложение № 14
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО
ОБРАЗОВАНИЮ
государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Мурманский государственный
гуманитарный университет»
( МГПУ )
Ул. Капитана Егорова, 15, г. Мурманск, 183720
Тел. (8 152) 21 38 01
Факс: (8 512) 21 38 01
e-mail: mspu@mspu.edu.ru
___________________№__________________
на № __________ от ______________
ДЕКАНАТ
ФАКУЛЬТЕТА ИСТОРИИ И СОЦИАЛЬНЫХ НАУК
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
на 2010 год
Индекс
дела
1
Заголовок (тома, части)
Кол-во
дел
Срок хранения дела и
номера статей по
перечню
2
3
4
Приказы и инструктивные письма
Министерства образованияи науки
13/1-01 РФ
по
учебно-методическим
вопросам,
присланные
для
сведения и руководства
Приказы ректора по основной
13/1-02 деятельности. Копии
Приказы ректора по личному
13/1-03 составу студентов очной формы
обучения. Копии
Приказы ректора по личному
13/1-04 составу студентов заочной формы
обучения. Копии
Положение
о
факультете,
13/1-05 разработанное на месте. Копия
До минования
надобности
ст. 11-01 п/н
До минования
надобности
ст. 6а т/у
Постоянно
в деле № 08-04
До минования
надобности
ст. 6б т/у
До минования
надобности
ст. 6б т/у
До минования
надобности
ст. 16 т/у
Постоянно
в деле № 19-05
Постоянно
в деле № 19-06
Постоянно
в деле № 08-05
57
Должностные
инструкции
13/1-06 сотрудников, разработанные на
месте. Копии
Протоколы заседаний Совета
13/1-07
факультета
Протоколы,
постановления
комисси по назначению стипендий
студентам, документы к ним
13/1-08
(представления,
заявления,
справки)
Протоколы
заседания
13/1-09 Государственной аттестационной
комиссии
13/1-10 Годовой план работы факультета
по учебной работе
13/1-11 Годовой отчет факультета по
учебной работе
Отчеты
руководителей
о
13/1-12 прохождении производственной
практики студентов
Отчеты
студентов
о
13/1-13 производственной
и
педагогической практике
Документы
об
организации
педагогичеакой, стажерской и
13/1-14 других видов учебных практик
(инструктивные
письма,
методические указания)
Документы
об
организации
13/1-15 самостоятельной
работы
студентов (справки, отчеты и др.)
Переписка с организациями и
13/1-16 гражданами по вопросам работы
факультета
Журнал учета учебной работы
13/1-17 профессорско-преподавательском
состава факультета
регистраыции
13/1-18 Журнал
контрольных и курсовых работ
учета
успеваемости
13/1-19 Журнал
студентов
учета
посещаемости
13/1-20 Журнал
студентов
Журнал
учета
выдачи
13/1-21 академических справок
13/1-22 Списки студентов (по группам)
13/1-23 Учебные и
студентов
учетные
карточки
До минования
надобности
ст. 35а т/у
5 лет ЭПК
ст. 5е т/у
5 лет
ст. 11-06 п/н
Постоянно
ст. 5в т/у
Постоянно
ст. 93 т/у
Постоянно
ст. 114б т/у
Постоянно
в деле № 19-03
Отдельно по
диссертациям
Документы по
утверждению
именных стипендий,
списки стипендиатов,
получивших именные
стипендии –
постоянно для
Присланные
сведения – до
минования
надобности
5 лет
ст. 11-10 п/н
3 года
ст. 11-11 п/н
3 года
ст. 11-12 п/н
3 года
ст. 11-13 п/н
5 лет
ст. 11-14 п/н
5 лет
ст. 11-16 п/н
3 года
ст. 11-17 п/н
3 года
ст. 72б т/у
5 лет
ст. 11-19 п/н
Постоянно
ст. 11-20 п/н
5 лет
ст. 382 т/у
75 лет ЭПК
ст. 339 т/у
После окончания
обучения
Хранятся в личных
делах студентов
58
13/1-24 Зачетные и экзаменационные
ведомости
13/1-25 Расписание занятий
Заявления
студентов
декану,
объяснительные
записки,
13/1-26
медиуинские справки, справки с
места работы
Номенклатура
дел
деканата
13/1-27 факультета. Копия
Описи дел, переданных в архив
13/1-28 МГПУ . Копии
Акты о выделении дел и
13/1-29 документов
к
уничтожению.
Копии
5 лет
ст. 11-22 п/н
1 год
ст. 380 т/у
1 год
ст. 11-24 п/н
До минования
надобности
ст. 66 т/у
До минования
надобности
ст. 74а т/у
До минования
надобности
ст. 73 т/у
Постоянно
в деле
№ 08-07
Постоянно
в деле № 26-11
Постоянно
в деле № 26-12
Декан
Факультета истории и социальных наук
А.И. Виноградов
59
Приложение № 15
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО
ПО ОБРАЗОВАНИЮ
УТВЕРЖДАЮ
Мурманский государственный
педагогический университет
АКТ
________№_________
___________________
(место составления)
Ректор
Подпись
Расшифровка
подписи
Дата
о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
На основании ______________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов
с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие
практическое
значение
документы
фонда
№
_
__________________________________
№ пп
(название фонда)
Заголовок
дела или
групповой
заголовок дел
1
2
Дата дела
или крайние
даты дел
3
Номера
описей
(номенклатур) за
год(ы)
Индекс дела
(тома, части)
по номенклатуре или №
дела по описи
Кол-во
дел
(томов,
частей)
Сроки хранения дела
(тома, части)
4
5
6
7
Примечание
и номера
статей по
перечню
8
Итого
___________________________________ дел за ____________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ______________ годы утверждены, а по личному
составу согласованы с ЭПК _____________________________________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол от ___________________№_______________)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу ценности документов
Подпись
Расшифровка подписи
60
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
от______________№____________
Продолжение приложения № 15
Документы в количестве ____________________________________________ дел, весом
(цифрами и прописью)
__________________________ кг сданы в _______________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от ______________________________
№ _____________________
Наименование должности работника
организации, сдавшего документы
Подпись
Расшифровка
подписи
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности работника
ведомственного архива (службы
делопроизводства), внесшего изменения в учетные документы
Дата
Подпись
Расшифровка
подписи
61
Приложение № 16
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ОБЛОЖКИ ДЕЛА
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального
образования
« Мурманский государственный педагогический университет»
( МГПУ )
Отдел организации делопроизводства
ДЕЛО 10-13
Переписка с организациями по основным вопросам деятельности.
Том 7
Начато: 23.09.2009
Окончено: 16.11.2009
На ____ листах
Хранить: постоянно
Приложение № 17
62
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ТИТУЛЬНОГО ЛИСТА
ОПИСИ ПОСТОЯННОГО СРОКА ХРАНЕНИЯ
_____________________________________________________________________________
(название краевого, областного, городского архива *)
Фонд № _____________________
ОПИСЬ № ___________________
___________________________________________________________________________
(название описи)
Крайние даты дел ____________
* Заполняется в архиве
Приложение № 18
63
Минобрнауки России
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Мурманский государственный
педагогический университет» ( МГПУ )
УТВЕРЖДАЮ
Ректор государственного
образовательного
учреждения высшего профессионального
образования «Мурманский
государственный
педагогический университет»
_____________________ А.М. Сергеев
________________ 2010 г.
Фонд №
Опись №
дел постоянного хранения
за ________ год
№
пп
Индекс
дела
Заголовок дела
(тома, части)
1
2
3
Дата
дела
(тома,
части)
Срок хранения
дела (тома, части)
4
5
Кол-во
листов в
деле (томе, части)
6
Примечание
7
В данный раздел описи внесено ___________________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
с № ____________________________ по № __________________________,
Наименование должности
составителя
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК учебного заведения
от _______________ № ________
Подпись
Расшифровка подписи
64
Приложение № 19
Минобрнауки России
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Мурманский государственный
педагогический университет» ( МГПУ )
УТВЕРЖДАЮ
Ректор государственного
образовательного
учреждения высшего профессионального
образования «Мурманский
государственный
педагогический университет»
_____________________ А.М. Сергеев
________________ 2010 г.
Фонд №
Опись №
дел по личному составу
за ________ год
№
пп
Индекс
дела
Заголовок дела
(тома, части)
1
2
3
Дата
дела
(тома,
части)
Срок хранения
дела (тома, части)
4
5
Кол-во
листов в
деле (томе, части)
6
Примечание
7
В данный раздел описи внесено ____________________________________________дел,
с № ______________________________ по № _________________________
Наименование должности
составителя
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК учебного заведения
от_____________№___________
Подпись
Расшифровка подписи
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК архивного
Учреждения
от_______________№___________