Архивы документов

ТЕМА 6. КЛАССИФИКАЦИЯ ФУНКЦИЙ ПРИЛОЖЕНИЙ
АВТОМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА
Вопросы:
1. ECM (Enterprise content management ) - управление информационными
ресурсами предприятия или управление корпоративной информацией.
2. Подсистемы и их функции
3. Подсистемы автоматизации документооборота.

Системы автоматизации делопроизводства;

Архивы документов;

Системы ввода документов и системы обработки образов
документов;

Системы управления стоимостью хранения документов;

Системы маршрутизации документов;

Системы комплексной автоматизации бизнес-процессов.
4. Типы приложений, внедряемых в рамках корпоративной СЭД.

архивы электронных документов;

автоматизация
процессов
классического
российского
документооборота (поддержка документационного обеспечения управления ДОУ);

автоматизация процессов согласования документов;

автоматизация управления бумажным архивом;

автоматизация
процессов
общеадминистративного
документооборота;

автоматизация специфических отраслевых задач;

автоматизация процессного управления;

автоматизация документооборота в управлении проектами;

автоматизация технического документооборота.
1. Enterprise content management (ECM) управление
информационными ресурсами предприятия или управление корпоративной
информацией.
Нужно отметить, что хотя интеграция прикладных АРМ’ов в работу
комплексной системы автоматизации документооборота является отдельной
задачей, документы последней группы, как правило, оказываются за рамками
системы
автоматизации
документооборота.
Идеальная система автоматизации документооборота должна предлагать
механизмы для автоматизации работы с документами всех перечисленных
типов, за исключением последнего. При этом механизмы эти должны
соответствовать информационным возможностям соответствующих типов
документов. Например, если документ содержит внутри себя помеченное
поле, то система должна позволять поиск непосредственно по данному полю,
если же документ не содержит структуры, то поиск должен быть
осуществлен просто по наличию слова в документе. Если документ не
содержит внутри себя информации, которая “понятна” компьютеру (образ
документов) система должна обеспечить поиск по различным атрибутам
данного файла документа, хранящимся в информационной системе.
Теперь давайте выделим характерные подзадачи нашей идеальной системы
автоматизации документооборота и формализуем их функции, учитывая при
этом различные типы документов, с которыми приходится работать
пользователям системы.
2. Подсистемы и их функции
Функции подсистем, решающих отдельные задачи автоматизации
документооборота. Более детальному обсуждению каждой из задач и
особенностей программного обеспечения для их реализации будут
посвящены дальнейшие публикации данной рубрики.
Как мы уже убедились, система автоматизации документооборота
складывается из нескольких подсистем. Каждая подсистема обладает
набором специфических для нее функций. При этом отдельные подсистемы
тесно взаимодействуют между собой. Разделение системы документооборота
на подсистемы, предпринимаемое нами носит несколько “академический”
характер. В реальной практике программные продукты достаточно условно
можно отнести к той или иной группе в нашей классификации. Как правило,
системы реализуют лишь часть функций, описанных ниже, при этом продукт
одного класса может включать в себя часть функций систем другого класса.
По этому построение систем автоматизации документооборота из
существующих на рынке продуктов требует не только хорошего понимания
конечной задачи, но и отличного знания рынка программного обеспечения.
3. Подсистемы автоматизации документооборота.






Можно выделить следующие подсистемы автоматизации документооборота.
Системы автоматизации делопроизводства;
Архивы документов;
Системы ввода документов и системы обработки образов документов;
Системы управления стоимостью хранения документов;
Системы маршрутизации документов;
Системы комплексной автоматизации бизнес-процессов.
Давайте кратко остановимся на функциях каждой из них.
Системы автоматизации делопроизводства
Функции автоматизации делопроизводства в том или ином виде
представлены в любой системе автоматизации документооборота. В функции
систем автоматизации делопроизводства не входит хранение и перемещение
документов в организации. В их функции входит фиксация документов в
специальной базе данных, выражающаяся в заполнении специальной
карточки документа. Содержимое карточки документа может варьироваться
в зависимости от сложившейся в организации ситуации. Структура
документов, зафиксированных в базе данных, опирается на так называемую
номенклатуру дел, имеющуюся, как правило, в каждой организации, а
технология учета и обработки документов опирается на сформулированное в
данной организации “Положение о делопроизводстве”. Как мы уже
отметили, документы хранятся в бумажном виде, в специальном архиве, но в
базе данных отображается их текущее местоположение и статус, включая
атрибуты контроля исполнения. Обычно в системах делопроизводства
различают
входящие
и
исходящие
документы,
нормативнораспорядительные документы, документы коллегиальных органов
управления, справочные документы и пр. Документы, находящиеся на
контроле исполнения, подразделяются по исполнителям, статусу исполнения,
срокам исполнения и прочее. Каждый документ в системе представляет
собой запись в базе данных, характеризующуюся набором значений
атрибутов карточки. Помимо учета и поиска документов в базе данных,
система должна обеспечивать генерацию отчетов, позволяющих получить
ведомости исполнения документов и прочую сводную информацию.
Для разработки приложений, выполняющих функции автоматизации
делопроизводства больше всего подходят стандартные инструменты,
используемые для разработки автоматизированных рабочих мест, от
настольных баз данных до систем на базе различных SQL серверов.
Однако в том случае, если автоматизация документооборота не закончиться
данным шагом, то можно подумать и о других инструментах,
обеспечивающих более последовательное развитие системы. Так например,
при переходе к электронному хранилищу документов база данных системы
делопроизводство должна содержать ссылки на соответствующие объекты
электронного
архива,
при
использовании
электронных
средств
маршрутизации документов система должна обеспечивать возможность
рассылки документов на рабочие места пользователей, определения текущего
местоположения документа и так далее. О конкретных решениях и
программных продуктах для реализации данных функций мы поговорим в
наших последующих публикациях.
Архивы документов
Архив документов это то, что собственно хранит электронный документ. При
этом может храниться либо образ документа, либо его содержание, либо и то
и другое. Помимо собственно хранения документов, архив должен
обеспечивать навигацию по иерархии документов и их поиск.
В отличие от поиска по атрибутам документов, который имелся и в системах
предыдущего
класса,
архивы
документы
должны
обеспечивать
полнотекстовый поиск по содержимому текстовых фрагментов в документе.
В предельном случае поисковый механизм должен обладать некоторым
интеллектом, то есть обеспечивать поиск близких грамматических
конструкций,
а
также
поиск
близких
по
смыслу
слов.
В отличие от систем предыдущего класса, в архивах хранятся сами
документы, и по этому система должна обеспечивать разграничение прав
доступа к документам. Пользователь может идентифицироваться либо
посредством сетевого имени, либо с помощью специального имени и пароля
определенного в системе управления архивом. Помимо разделения прав
доступа на уровне пользователей система должна обеспечивать выделение
групп пользователей или ролей.
Следующей функцией архива документов является обеспечение возможности
групповой работы с документами, находящимися в стадии создания - это
функция блокировок документов или Check-In/Check-Out контроль. Если
один из пользователей системы начинает редактировать документ, он
блокируется для доступа других пользователей до тех пор, пока с ним не
закончится
работа.
Еще одной функцией архива является поддержка контроля версий. Версии
документов могут фиксироваться либо автоматически, либо по инициативе
пользователя. В случае необходимости пользователь может вернуться к
одной
из
предыдущих
версий
документа.
К сервисным функциям архива документов относятся возможность создания
резервных копий документов без прекращения работы системы, интеграция с
системами обеспечения оптимальной стоимости хранения данных и прочее.
Системы ввода документов и системы обработки образов документов
Одной из самостоятельных функций систем документооборота является ввод
документов в архив. Под этим понимается перевод документов из бумажного
вида в электронный. В простейшем случае эта процедура сводиться к
простому сканированию. Однако, как правило, простого сохранения образа
документа оказывается недостаточно.
Образ документа может потребовать так называемого аннотирования,
наложения на образ документа различных дополнительных образов,
выделений, текстовых пометок и прочее. Помимо этого, образ документа
должен быть снабжен набором атрибутов, который позволит его
идентифицировать в системе делопроизводства и в архиве документов. Эти
операции производятся вручную.
Более сложной функцией является автоматическое распознавание
содержимого образа документа и формирование документа, содержащего его
текст. Для этого предназначены программы, относящиеся к классу ПО
распознавания текста. Еще более сложной функцией является распознавание
содержимого форм. При этом программа определяет наличие записей, в том
числе и рукописных в определенных полях бланка документа, распознает его
содержимое и автоматически заполняет значения атрибутов данного
документа в системе. При необходимости значения определенных полей
бланка может выбираться из определенного в системе справочника.
Системы управления стоимостью хранения документов
Совершенно очевидно, что при сохранении в архиве образов документов
объемы хранения могут быстро расти и достигать значительных объемов.
При этом интенсивность обращения к документам, находящимся в архиве
далеко не равномерна. Документы, находящиеся в работе, очевидно,
затребуются достаточно часто, в то время как доступ к документам, работа с
которыми уже завершена, осуществляется очень редко. Соответственно,
система может обеспечивать различную оперативность доступа к различным
документам. Так как стоимость хранения документов в архиве, как правило,
обратно пропорциональна скорости доступа, то можно воспользоваться
отмеченной закономерностью для оптимизации стоимости содержания
архива.
Системы управления стоимостью хранения как раз и решают данную задачу.
Обеспечивая возможность работы с различными периферийными
устройствами – накопителями на жестких магнитных дисках, On-Line
оптическими стойками, накопителями на магнитной ленте и CD-ROM
устройствами. Система обеспечивает автоматический перенос данных c на
более “дешевые” устройства в случае, если доступ к ним осуществляется
недостаточно часто.
Системы маршрутизации документов
Системы маршрутизации документов занимаются непосредственно
пересылкой документов на рабочие места исполнителей, сбор информации о
текущем статусе документов, осуществляют консолидацию документов по
завершению работы с ними на отдельных этапах, а также обеспечивают
средства доступа к информации о текущем состоянии работ с документами.
Системы маршрутизации, как правило, содержат средства описания типовых
маршрутов прохождения документов в организации. На основании
разработанных маршрутных схем могут порождаться экземпляры бизнеспроцессов работы с документами. В данном случае можно говорить о
жесткой маршрутизации.
Альтернативой является так называемая свободная маршрутизация, при
которой маршрут формируется “стихийно”. Каждый пользователь системы,
обладающий соответствующими правами, может определить следующего
или
следующих
исполнителей
документа.
Администратор системы и менеджер, курирующий конкретный бизнеспроцесс, может контролировать текущее состояние маршрута и вносить
различные корректирующие воздействия в случае необходимости.
При маршрутизации документов возможны две схемы, назовем их Off-Line и
On-Line. В первом случае при пересылке документа на рабочее место
пользователя происходит его физическое извлечение из архива документов и
доставка (например, с помощью электронной почты) на рабочее место
клиента. По завершению работы документ обратно погружается в архив.
В этом случае система маршрутизации сама является клиентом архива
документов и вносит соответствующую информацию в учетную базу данных.
Вторая схема не подразумевает физического перемещение документа.
Система маршрутизации документов обеспечивает клиенту интерфейс для
доступа к заданиям на обработку документов.
Системы комплексной автоматизации бизнес-процессов
Развитием систем маршрутизации документов являются WorkFlow системы,
или системы комплексной автоматизации бизнес-процессов. В отличие от
систем маршрутизации документов, объектом маршрутизации в них является
совокупность данных используемых в некотором бизнес-процессе.
Пользователь получает на рабочее место информацию о том, что он должен
сделать и все необходимые для этого данные. WorkFlow приложение
определяет, какое приложение должно быть запущено для реализации
функций на данном рабочем месте, и загружает в него необходимые данные.
Парадигма WorkFlow системы предполагает, что пользователь должен
выполнять только необходимые функции, всю рутинную работу –
определение последовательности действий, доставку необходимой
информации, контроль своевременности исполнения работы и прочее
выполняет система WorkFlow.
Функции WorkFlow приложений выходит за рамки функций систем
документооборота, однако, технологии, используемые в данных
приложениях очень близки технологиям, используемым в системах
маршрутизации документов, к тому же маршрутизация документов может
рассматриваться как частный случай задачи построения WorkFlow систем,
поэтому мы уделили им некоторое внимание.
В заключении мы хотели бы нарисовать схему некоторой идеализированной
системы документооборота.
Рис. 1. Структура системы автоматизации документооборота
организации.
В основе системы документооборота лежит подсистема хранения. В
простейшем случае это может быть база данных учета документов в системах
автоматизации делопроизводства. Клиентское рабочее место осуществляет
возможность занесения информации о документах в систему, поиск
документов по их атрибутам, модификацию информации (текущее
местоположение, статус исполнения и прочее) и управление данными.
В том случае, если система документооборота хранит документы или их
образы необходима специальная среда их хранения. В простейшем случае
для этого может использоваться файловая система. В более сложном случае
это может быть специализированная система построения архива документов.
База данных должна содержать информацию о правах доступа к документам,
блокировках и пр. В этом случае возможно присутствие систем оптимизации
стоимости хранения документов и системы поддержки полнотекстового
индексирования.
Клиентские приложения, соответственно, должны включать такие
дополнительные функции, как доступ к документам в архиве, поддержка
блокировки и изменения атрибутов документов, а также возможность
полнотекстового поиска.
Для ввода документов в систему может использоваться система
распознавания текстов и печатных форм.
В случае наличия в системе средств маршрутизации база данных хранит
дополнительную информацию о маршрутах движения документов, текущем
состоянии маршрутов и пр. Модуль маршрутизации осуществляет
непосредственную доставку документов на рабочие места пользователей и
внесение информации об изменении статуса документов в базу данных.
Клиентское рабочее место системы маршрутизации может непосредственно
не взаимодействовать с базой данных и архивом документов, а получать
доступ к документам посредством среды маршрутизации, в качестве которой
может использоваться электронная почта.
МЫ рассмотрим практические примеры законченных приложений, которые
могут быть построены на базе СЭД, а также приведем одну из возможных
классификаций. Исходя из нашего опыта можно выделить типовые задачи,
решаемые организациями при помощи внедрения корпоративной СЭД.
Классификация, приведенная в статье, учитывает как функциональные
особенности приложений, так и способ их организации, методику внедрения.
4. Типы приложений, внедряемых в рамках корпоративной СЭД:
Мы выделили следующие типы приложений, внедряемых в рамках
корпоративной СЭД:

архивы электронных документов;

автоматизация
процессов
классического
российского
документооборота (поддержка документационного обеспечения управления
— ДОУ);

автоматизация процессов согласования документов;

автоматизация управления бумажным архивом;

автоматизация
процессов
общеадминистративного
документооборота;
автоматизация специфических отраслевых задач;

автоматизация процессного управления;

автоматизация документооборота в управлении проектами;

автоматизация технического документооборота.
Давайте кратко рассмотрим особенности каждого класса автоматизируемых
задач.
Архивы электронных документов
Практически любое внедрение СЭД сопровождается созданием электронного
архива документов компании. Решением данной задачи является создание
удобного и масштабируемого хранилища электронных документов в
компании вне зависимости от того, в каком виде они хранятся. В идеале
архив должен служить единственным местом долгосрочного хранения всех
видов документов (см. предыдущую статью) в организации независимо от
того, в каких приложениях они создавались, и местом оперативного хранения
документов, обрабатываемых в приложениях, которые реализованы на базе
СЭД. По сути внедрение архива не подразумевает жесткой регламентации
работы с документами, но образует базовую инфраструктуру для других
перечисленных далее типов приложений.
Помимо стандартных функций — структуризации хранения документов,
разграничения прав доступа, поиска документов в архиве, — реализуемых и
в обычной файловой системе, архив документов СЭД может обеспечивать
дополнительные пользовательские функции, среди которых:

управление версиями документов;

поддержка офлайн-обработки документов;

интеграция с офисными приложениями;

возможность загрузки документов в архив после сканирования
бумажных копий и их автоматического распознавания;

возможность нанесения электронной подписи и шифрования
документов, хранящихся в архиве;

ведение дополнительной информации (метаданных) о документе
и возможность поиска по метаданным.
Также архив может обеспечивать различные дополнительные сервисные
функции, например реализацию “правил хранения” — автоматического
удаления, перемещения документов и изменения прав доступа в
соответствии с описанными правилами, интеграцию со средствами
потокового ввода бумажных документов в архив и пр.
Не всегда внедрение электронного архива сопровождается внедрением
полного набора описанных выше функций, однако реализация единого
репозитария документов в компании является важным шагом для получения
эффекта от внедрения СЭД. Функции, обеспечивающие внедрение данной
функциональности, являются базовыми для развитых систем класса ЕСМ и
реализуются практически в полном объеме в большинстве российских СЭД.

Автоматизация процессов классического российского документооборота
(поддержка ДОУ)
Другой востребованной задачей, решаемой с помощью СЭД, является
автоматизация процессов ДОУ или автоматизированная поддержка
директивного управления. Здесь мы уже сталкиваемся с законченным
приложением в полном смысле этого слова: при внедрении процессов ДОУ
автоматизируются конкретные регламенты, хоть и имеющие общую
методологическую базу, но порой существенно различающиеся в различных
организациях. При этом создаются специализированные рабочие места (для
делопроизводителей, контролеров, исполнителей, руководителей и пр.), в
которые вшиты алгоритмы взаимодействия пользователя с информацией,
существенно различающиеся по функциям и интерфейсу. В круг задач
классического ДОУ, как правило, включают:

подсистему регистрации и учета документов;

формирование и утверждение распорядительных документов;

средства сбора и утверждения резолюций;

доведение резолюций до исполнителей;

получение отчетов об исполнении резолюций;

управление формированием протоколов совещаний и контроль
исполнения принятых решений;

подсистемы контроля исполнительской дисциплины.
В последнее время все более востребована функциональность включения в
контур обработки документов руководителей высшего звена и среднего
менеджмента, что вызывает необходимость реализации специализированных
рабочих мест для пользователей планшетов и мобильных пользователей. В
зависимости от масштаба организации и сложившегося метода управления
внедрение данного набора задач может быть реализовано простым
развертыванием стандартного коробочного ПО или масштабной разработкой
специализированного решения, учитывающего все нюансы сложившейся
практики управления в компании. Большинство платформ для внедрения
корпоративной СЭД, рассмотренных во второй статье данного цикла,
содержат те или иные готовые механизмы и приложения для реализации
приведенного комплекса задач.
Автоматизация процессов согласования документов
Другой классической задачей при внедрении СЭД является создание
приложений, обеспечивающих автоматизацию коллективной разработки и
согласования сложных документов, например договоров. При автоматизации
данной задачи мы сталкиваемся с еще большим разнообразием конкретных
регламентов согласования: от простого утверждения в одной или нескольких
службах до крайне сложного и продолжительного процесса подготовки
комплекта документов, например, в судостроении или атомной энергетике. В
большинстве случаев процесс согласования включает следующие этапы:

рассылка по маршруту;

внесение изменений (в текст, в протокол разногласий,
комментарии);
заверение факта согласования ЭЦП;

консолидация, циклы согласования;

согласование пакета документов;

контроль над ходом согласования.
Рассмотренный процесс является лишь общим контуром — в каждом
конкретном случае он может обрастать конкретными нюансами и
специальными требованиями. Однако в большинстве платформ для создания
корпоративных СЭД имеются готовые модули для автоматизации типовых
процессов согласования.
Нужно отметить, что помимо общего архива документов два перечисленных
класса приложений могут использовать общие компоненты, например
задания, компоненты их маршрутизации и средства контроля
исполнительской дисциплины. Эти же компоненты могут использоваться и
при создании всех перечисленных далее классов приложений.
Автоматизация управления бумажным архивом
Данная задача характерна для всех компаний, вынужденных организовывать
архив
хранения
бумажных
документов
самостоятельно
или
взаимодействующих с компанией, предоставляющей соответствующие
услуги аутсорсинга. Назначение данной подсистемы:

автоматизация процессов формирования, учёта выдачи-возврата
и хранения дел, содержащих бумажные экземпляры документов, вышедших
из оперативного делопроизводства;

упрощение деятельности работников архивной службы
организации;

автоматизация деятельности работников служб ДОУ в части
ведения номенклатуры дел, а также формирования и оформления дел для
последующей их передачи на архивное хранение.
Данная задача хоть и не содержит в непосредственном виде работы с
электронными документами, однако включает в себя ряд компонентов,
используемых другими подсистемами: например, общую номенклатуру дел с
подсистемой ДОУ. Также, если реализовать все описываемые приложения в
комплексе, появится возможность реализации непрерывного цикла
управления электронными и бумажными документами.
Автоматизация процессов общеадминистративного документооборота
Помимо четко регламентированных процедур обработки документов в
подсистеме ДОУ, в компании существует большое количество процессов
обработки документов, не попадающих в традиционные контуры ДОУ. Вот
несколько примеров таких процессов для различных функциональных
подразделений:

управление персоналом (прием на работу, увольнение,
командировка);

ИТ (заведение учетной записи, изменение должности);

финансовые (утверждение бюджета, согласование задания на
платеж);

юридические (оформление доверенности).

В любой компании количество таких процессов может исчисляться
десятками. Описанные процессы имеют ряд специфических особенностей:

конкретный пользователь может участвовать во множестве
разнообразных процессов обработки информации, но в каждом конкретном
процессе участвует апериодически и довольно редко, следовательно,
использование автоматизации в стиле традиционных АРМов в данном случае
вряд ли оправданно;

все автоматизируемые процессы требуют от пользователя схожих
функций.
Например, заполнение документа или электронной формы по шаблону,
выполнение задания по ходу процесса, связанного с модификацией
документа, внесение изменений в электронную форму и тому подобное.
В силу этих причин создавать отдельные приложения для каждого
контура автоматизации представляется нецелесообразным. Для решения
задач данного класса идеально подходит автоматизация на базе Workflowсервиса, который, как правило, входит в состав любой современной СЭД.
Подобный способ позволяет недостаточно быстро автоматизировать задачи
данного класса, но обеспечивает возможность внедрения в организации
процессного управления.
Автоматизация процессного управления
Для внедрения данного класса задач помимо наличия универсального
сервиса Workflow необходимо внедрить средства моделирования бизнеспроцессов, а также систему сбора и анализа показателей качества исполнения
процессов — так называемых метрик. Система автоматизации процессного
управления позволяет в реальном времени получать информацию об
отклонении параметров процесса от целевых показателей, определять
причины подобных отклонений и в случае необходимости изменять модель
процесса и вносить коррективы в систему его автоматизации, причём без ее
остановки. Описанные действия позволяют реализовать концепцию
непрерывного улучшения процессов в компании (Continues Process
Improvement).
Автоматизация специфических задач с учетом потребностей конкретной
организации
Еще один класс задач, который может быть решен с помощью
корпоративной СЭД, — это автоматизация сложных и специфических
процессов, уникальных для конкретной организации, для которых по тем или
иным причинам не подходит способ автоматизации средствами Workflow. В
этом случае на базе СЭД создаются специфические рабочие места,
оптимизированные к выполнению функций конкретным участником
конкретного процесса обработки. Это может быть либо низкоуровневая
разработка, либо конструирование с помощью высокоуровневых средств
создания приложений, входящих в состав платформы СЭД. Разнообразие
подобного рода задач не поддается исчислению. В качестве примера можно
привести некоторые задачи из набора решений, реализованных на базе СЭД в
одном из крупнейших российских банков:


управление электронным архивом платежных документов;
система автоматизации архива персональных досье клиентов
банка;
подсистема контроля доставки персональных досье;

процесс обработки документов валютного контроля;

процесс выдачи кредита предприятиям малого бизнеса.
Все эти приложения используют общую инфраструктуру СЭД для хранения
информации, обеспечения доступа и навигации, имеют общие разделяемые
справочники,
общую
инфраструктуру
заданий
и
средства
администрирования, но при этом реализуют специфические функции и
соответствующие им бизнес-объекты и интерфейсы.
Автоматизация документооборота в управлении проектами
Одним из классов задач, реализация которого может быть осуществлена при
помощи корпоративной СЭД, является поддержка документооборота в
рамках управления проектами. В процессе ведения проектов порождается
большое количество документов, процессы их обработки требуют
автоматизации. Основной круг задач СЭД в контексте сопровождения
проектного документооборота:

ведение архива документов в соответствии со структурой
проекта;

доступ к документам непосредственно из системы управления
проектами (СУП);

автоматизация контроля исполнения проектных заданий;

автоматизация процессов подготовки и обработки документов на
определенных этапах проекта.
Ключевой фактор успеха подобного рода автоматизации заключается в
интеграции корпоративной СЭД и СУП.
Автоматизация технического документооборота
При проектировании и производстве сложного технического оборудования
порождается огромное количество конструкторской и технологической
документации, сопровождение которой является достаточно сложной
задачей. Для комплексного решения данной задачи используются
специализированные системы класса PDM/PLM. Однако целый ряд функций
автоматизации технического документооборота может решаться средствами
СЭД. Так, например, на базе СЭД можно автоматизировать следующие
задачи:

ведение структурированного архива конструкторских и
технологических документов;

обеспечение процесса коллективной разработки документации;

сокращение времени на согласование документов;

создание механизмов контроля (какие работы и кем
выполняются, процент выполнения каждой работы, загрузка инженеров).
Для решения перечисленных задач необходимо обеспечить интеграцию СЭД
с прикладными CAD-системами, в которых собственно и производится
работа с конструкторскими документами.

Мы кратко рассмотрели аспекты использования корпоративной СЭД. При
внедрении всех этих типов приложений необходимо обеспечить их
интеграцию, чтобы на выходе получить эффективное решение всего
комплекса задач автоматизации документооборота в организации.