Задачи и функции кадровой службы

Задачи и функции кадровой службы
Кадровая служба - функциональное подразделение организации.
Задачами кадровой службы являются:
-участие в реализации кадровой политики организации, а также в разработке
предложений по ее совершенствованию;
-планирование кадровых потребностей;
- поиск, подбор и расстановка кадров, обеспечение укомплектованности кадрами
организации;
-создание кадрового резерва;
-оценка квалификации и профессионально важных черт работника организации;
-адаптация сотрудников;
-организация профессиональной подготовки кадров по следующим видам обучения:
первоначальная профессиональная переподготовка;
повышение квалификации;
стажировка;
постоянно действующие тематические семинары;
краткосрочные целевые семинары;
сборы и конференции;
-оформление трудовых отношений (прием, перевод, увольнение, предоставление
отпусков сотрудникам);
-разработка штатного расписания и т.д.
Функциями кадровой службы являются:
-обработка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития
конкретной организации;
-оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым
законодательством РФ;
-учет личного состава;
-хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;
-контроль за исполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений по
работе с личным составом;
-изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее
устранению;
-анализ деловых качеств специалистов организации с целью рационального
использования кадров;
-создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня
специалистов;
-работа по созданию резерва на выдвижение на руководящие должности;
-подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию работников;
-подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии;
-подготовка материалов для представления работников к поощрению и награждению;
-организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего
трудового распорядка;
-ведение всей отчетности по кадровым вопросам;
-рассмотрение писем, жалоб, заявлений работников, связанных с кадровыми
вопросами;
-подготовка графиков отпусков работников, а также документов, связанных с
предоставлением отпусков, ведение учета предоставления отпусков;
-подготовка документов, связанных с медицинским страхованием, назначением пенсий,
оформлением допуска к работе с секретными документами сотрудников;
-участие в комиссиях, связанных с оценкой профессионального уровня подготовки
кадров (аттестационных, по проведению квалификационного экзамена для присвоения
классного чина, конкурсных и других);
-оформление и выдача служебных удостоверений и т.д.
В каждой конкретной компании деятельность кадровой службы уникальна и её
деятельность зависит от целей и задач, которые она преследует.
Возглавляет отдел кадров и руководит его работой, как правило, - начальник отдела
кадров, который, руководит работниками отдела, принимает участие в разработке кадровой
политики и кадровой стратегии предприятия, осуществляет работу по подбору, отбору и
расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств,
обеспечивает прием, размещение и расстановку молодых специалистов, организует
проведение аттестации работников организации, организует своевременное оформление
приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством,
положениями, инструкциями и приказами руководителя организации, учет личного состава,
выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, хранение и
заполнение трудовых книжек и ведение установленной документации по кадрам, а также
подготовку материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям и т.д.
Все сотрудники отдела кадров, включая руководящий состав (заместителей и
помощников начальника), специалистов и исполнителей, являются подчиненными
должностными лицами по отношению к начальнику отдела кадров, который, в свою очередь,
подчиняется непосредственно руководителю организации (его первому заместителю или его
заместителю по персоналу).
В своей работе кадровая служба использует перечень определенных документов.
Один из важнейших документов компании - это положение о кадровой службе. Он
регламентирует работу с персоналом, порядок построения и функционирования системы
кадрового менеджмента, определяет статус кадрового подразделения в иерархической
структуре организации. Положение о кадровой службе не предусмотрено Трудовым
кодексом РФ, то есть не является обязательным, однако в значительной степени
способствует повышению эффективности производственного процесса.
Государственный надзор и контроль за соблюдением трудового законодательства и
иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, всеми
работодателями на территории Российской Федерации осуществляет федеральная инспекция
труда (ст.353 Трудового кодекса РФ)
Нарушение законодательства о труде и об охране труда - влечет наложение
административного штрафа на должностных лиц (ст. 5.27 КоАП)
Федеральная инспекция труда в ходе проведения проверки может потребовать
определенный перечень кадровых документов, а так же документы, наличие которых в
организации не обязательно либо обязательно при определенных условиях.
Подавляющее большинство
кадровых
документов
содержит
информацию,
обладающую высокой социальной значимостью. Поэтому отношение к работе с такими
документами должно быть чрезвычайно серьезным. Поскольку от правильности заполнения
кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе
которых возникают те или иные права работника.
Так, ст. 27 Федерального закона от 17.12.2001 №173-ФЗ «О трудовых пенсиях в
Российской Федерации» предусмотрено право работника на досрочное назначение трудовой
пенсии, например, за работу с вредными и тяжелыми условиями труда. Однако любая
ошибка или неточность в наименовании должности, может привести к тому, что период
работы на «вредной» должности не зачтут в качестве льготного и у работника не возникнет
права на досрочную трудовую пенсию.
Особое внимание следует уделять ведению трудовых книжек, которые в соответствии
со ст. 66 Трудового кодекса РФ являются основным документом для расчета трудового и
страхового стажа работника.
В случае потери трудовой книжки другие кадровые документы (приказ о приеме и
увольнении, трудовой договор, личная карточка, книга учета движения трудовых книжек,
расчетные и платежные ведомости и др.) могут помочь работнику подтвердить трудовой,
страховой стаж документально.
В целом от документирования трудовых отношений может зависеть обеспечение
социальных, пенсионных и иных гарантий, предоставленных российским законодательством
работникам.
При этом необходимо отметить, что создание и ведение кадровой документации - это
не право, а одна из обязанностей работодателя, которая регламентирована нормативноправовыми актами.
Определенный кадровый документ имеет свой срок хранения.
Так же одной из задач кадровой службы в некоторых организациях является принятие
определенных мер для сохранения конфиденциальности ценной информации.
Кадровая служба взаимодействует с другими подразделениями организации, она
получает от других подразделений заявки на прием рабочих и специалистов, представления
о поощрении, графики отпусков и т.д.
Кадровая служба направляет в подразделения: сведения о нарушителях трудовой
дисциплины; копии приказов о приеме, перемещении внутри организации; увольнении
работников; утверждении (изменении) правил внутреннего трудового распорядка;
информацию, относящуюся к вопросам соблюдения трудовой дисциплины.
От бухгалтерии кадровая служба получает штатное расписание, расчеты потребности в
рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту, по
инвалидности, по случаю потери кормильца и т.п.
В свою очередь, кадровая служба представляет в бухгалтерию сведения о списочной
численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени,
приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной нетрудоспособности для
оплаты, сведения об очередных отпусках работников и т.п.
О сроках хранения кадровых документов см. справку «Сроки хранения кадровых
документов»
Так же см. справку «Документы кадровой службы при проведении проверок»