ТЕМА 1. КОНЦЕПТУАЛЬНОЕ ИНФОРМАЦИОННОГО МЕНЕДЖМЕНТА СОДЕРЖАНИЕ ПОНЯТИЯ Историческое развитие систем менеджмента: финансово -ориентированный менеджмент, менеджмент качества, маркетинг-менеджмент, менеджмент знаний. Формирование информационного менеджмента (ИМ) как важнейшей составляющей конкурентоспособности предприятия в современной экономике. Экономические предпосылки формирования ИМ. Факторы информатизации, вызывающие изменения в менеджменте предприятия. Роль управления знаниями в управлении бизнесом. Знания как источник экономической эффективности информационных технологий (ИТ). Информационные технологии (ИТ). Информационные системы. Информационный менеджмент как составная часть менеджмента предприятия. Предметная область и задачи ИМ. Становление менеджмента как науки неразрывно связано с развитием общества и экономических отношений. Автора, работавшие в рамках первой школы менеджмента (научная школа управления) действовали в индустриальный период развития экономки (18-19 век) сосредоточили свое внимание на производственном уровне предприятия, пытаясь выработать идеальные подходы организации труда работников (Гилберты, Тейлор, Форд). Представители административной школы (Файоль) управления пытались сформулировать универсальные принципы управления предприятиями и анализировали подходы к организации работы предприятия в целом. По сути, менеджмент в современном понимании, зародился во времена промышленной революции в XIX в вследствие возникновения фабрики как первичного типа производства и необходимости обеспечения работой больших групп людей. Управление было признано самостоятельной областью деятельности только в двадцатом веке. По мере усложнения и развития предприятий выделялось все большее число подсистем менеджмента. Первоначально наибольшее внимание уделялось производственной и финансовой подсистемам. Однако на современном этапе не меньшую значимость получили управление маркетинговой деятельностью и менеджмент качества (сегодня получили развитие такие концепции последнего как канбан, Just in time, TQM, бережливое производство и другие). С течением времени особое внимание стали уделять формированию и накоплению знаний на предприятий. Знание — форма существования и систематизации результатов познавательной деятельности человека. Знание помогает людям рационально организовывать свою деятельность и решать различные проблемы возникающие в её процессе. Понятие «информационный менеджмент» (далее – ИМ) появилось относительно недавно – в конце 70-х годов прошлого столетия. Исторической точкой возникновения ИМ как понятия можно назвать 1957 г. В этом году в США число работников отрасли 1 обработки информации сравнялось по численности с числом работников занятых в материальном производстве. Далее в США работники области обработки информации стали доминировать по численности. Последние десятилетия они составляют более 50% работоспособного населения, тогда как производственные рабочие составляют менее 20%, а сельского хозяйственные – менее 5%. В 60–е годы появились первые по существу стратегические информационные системы – такие информационные системы, за счет которых предприятия пытаются обеспечить себе преимущество в конкурентной борьбе. Классическим примером является создание и внедрение систем заказа и продажи билетов американскими авиационными компаниями, которые благодаря этим системам смогли изменить в свою пользу ситуацию на рынке авиаперевозок. В целом, в процессе внедрения в практику и развития информационных систем могут быть выделены следующие этапы, оказывающие влияние на трактовку понятия ИМ: 1. Применение компьютерной техники, прикладного программного обеспечения, сетевых технологий является для компании вопросом престижа. Никто не требует от информационной системы какой-либо отдачи, и тем более экономической эффективности. 2. Информационные технологии, информационные системы применяются на уровне оперативного управления предприятием, организацией – накопление, хранение, классификация, первичная обработка информации. 3. Информационные системы применяются для решения бизнес задач предприятия, организации. Сегодня речь идет о глобальной информатизации общества. Информатизация – организационный, социально-экономический и научно-технический процесс, обеспечивающий условия для формирования и использования информационных ресурсов и реализации информационных отношений. Информатизация ведется путем тесного взаимодействия между собой процессов совершенствования создания документированной информации, методов улучшения порядка и технологии ее сбора, накопления и хранения, процессов потребления обработки, поиска и распространения информации; механизмов создания и развития средств обеспечения (программных, технических, лингвистических, правовых, организационных по документированию информации, организационных по выполнению информационных процессов). Особенностью дисциплины «Информационный менеджмент» то, что данная отрасль знания зародилась относительно недавно и является развивающейся. По существу ИМ не имеет пока ни устоявшейся терминологии, ни ставших классическими методик и решений. Сегодня под ИМ понимают широкий спектр: от технического обслуживания информационных систем до стратегического планирования. 2 ИМ - это управление работой предприятия, осуществляемое на основе комплексного использования всех видов информации, имеющихся на самом предприятии и за его пределами. ИМ - совокупность известных методов управления информацией, поддерживаемых развитием инф. технологий, а также потребностями конечного пользования. Объекты ИМ: информация информационная технология (далее – ИТ) информационная система (далее – ИС). Предмет информационного менеджмента: процессы создания, эксплуатации и развития ИС предприятия. Согласно закону Республики Беларусь «Об информации, информатизации и защите информации», информация – это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. [текст закона http://www.pravo.by/main.aspx?guid=3871&p0=h10800455&p2={NRPA}] В зависимости от категории доступа информация делится на: общедоступную информацию; информацию, распространение и (или) предоставление которой ограничено. К общедоступной информации относится информация, доступ к которой, распространение и (или) предоставление которой не ограничены. Не могут быть ограничены доступ к информации, распространение и (или) предоставление информации: о правах, свободах, законных интересах и обязанностях физических лиц, правах, законных интересах и обязанностях юридических лиц и о порядке реализации прав, свобод и законных интересов, исполнения обязанностей; о деятельности государственных органов, общественных объединений; о правовом статусе государственных органов, за исключением информации, доступ к которой ограничен законодательными актами Республики Беларусь; о социально-экономическом развитии Республики Беларусь и ее административнотерриториальных единиц; о чрезвычайных ситуациях, экологической, санитарно-эпидемиологической обстановке, гидрометеорологической и иной информации, отражающей состояние общественной безопасности; о состоянии здравоохранения, демографии, образования, культуры, сельского хозяйства; 3 о состоянии преступности, а также о фактах нарушения законности; о льготах и компенсациях, предоставляемых государством физическим и юридическим лицам; о размерах золотого запаса; об обобщенных показателях по внешней задолженности; о состоянии здоровья должностных лиц, занимающих должности, включенные в перечень высших государственных должностей Республики Беларусь; накапливаемой в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах государственных органов, физических и юридических лиц, созданных (предназначенных) для информационного обслуживания физических лиц. К информации, распространение и (или) предоставление которой ограничено, относится: информация о частной жизни физического лица и персональные данные; сведения, составляющие государственные секреты; служебная информация ограниченного распространения; информация, составляющая коммерческую, профессиональную, банковскую и иную охраняемую законом тайну; информация, содержащаяся в делах об административных правонарушениях, материалах и уголовных делах органов уголовного преследования и суда до завершения производства по делу; иная информация, доступ к которой ограничен законодательными актами Республики Беларусь. Сегодня также выделяют экономическую информацию как составную часть бизнес-информации, используемой предприятием для принятия решений об осуществлении его деятельности. По отношению к функциям управления экономическая информация подразделяется: а) нанормативно-справочную; б) плановую; в) учетную; г) аналитическую. Нормативно-справочная информация представляет собой экономические, технологические, материальные и трудовые нормативы, такие как тарифные ставки, оклады, ставки налогообложения, ставки отчисления во внебюджетные органы, адресные и банковские данные и другие данные, которые используются при решении задач учета. Нормативносправочная информация поступает извне и является исходным материалом для последующей обработки, используется многократно, и после первоначального ввода длительное время хранится в системе управления. Плановая информация отражает явления и события, которые должны быть совершены в будущем (стратегическое планирование, тактическое планирование), в системе управления реализуется прямой связью. В процессе продвижения с верхнего уровня управления к нижнему, она становится более объемной, детальной и охватывает 4 все более короткие временные периоды. Плановая информация в зависимости от функционального уровня структуры управления предприятием подразделяется: а) на прогнозную; б) перспективную; в) технико-экономическую; г) оперативно-календарную. Учетная информация отражает уже совершившиеся события в хозяйственной деятельности предприятия, в системе управления реализуется обратной связью. На нижнем оперативном уровне управления учетная информация представляет собой количественные показатели, на уровне бухгалтерского учета получает стоимостную оценку, идентифицируется, накапливается и обобщается и передается для дальнейшего укрупнения и обобщения в верхние уровни управления. Аналитическая информация возникает в процессе обработки плановой, учетной и нормативно-справочной информации при оценке производственно-хозяйственной и финансовой деятельности предприятия за определенный период времени. В систему управления поступает информация, которая разделяется на два информационных потока: а) обрабатываемую информацию; б) необрабатываемую информацию. По отношению к системе управления информация подразделяется на входную и выходную. Входная информация поступает в орган управления извне. По отношению к процессу управления входная информация подразделяется на внутреннюю и внешнюю. Внутренняя информация включает совокупность данных, возникающих в экономическом объекте в форме учетно-статистической отчетности и оперативной информации (отчеты, договора, заявки, заказы и т. д.). Внутренняя информация содержит объемные характеристики работы объекта, и показывает достигнутые результаты и отклонения от нормального функционирования объекта, т. е. имеет прямую и обратную связь. Она имеет полный, достоверный и своевременный характер. Внутренняя информация состоит из первичной информации (информации, поступающей непосредственно от объекта управления) и вторичной информации (информации, полученной в результате обработки первичной информации). Внешняя информация объединяет сведения о состоянии внешней среды окружения экономического объекта (информация о рынке, конкурентах, поставщиках, информация от вышестоящего руководства и пр.). Внешняя информация часто имеет вероятностный, противоречивый характер. Это различные директивы вышестоящих организаций, информация от поставщиков и покупателей, информация банка, информация о ценах на продукцию на рынках сбыта и пр. Внешняя информация состоит: – из осведомляющей информации; – директивной информации. Осведомляющая информация поступает от вышестоящих органов, фирм, предприятий и организаций, связанных с объектом управления: подрядчиков, транспортных организаций, финансовых институтов (банки, пенсионные фонды, страховые компании), территориальных органов государственной власти. 5 Информационная технология – совокупность процессов, методов осуществления поиска, получения, передачи, сбора, обработки, накопления, хранения, распространения и (или) предоставления информации, а также пользования информацией и защиты информации. Информационная система – совокупность банков данных, информационных технологий и комплекса (комплексов) программно-технических средств. Таким образом, ИТ реализуется в рамках ИС и в ИС может быть реализовано несколько ИТ. ИТ – это способ преобразования информации. ИС в конкретной организации является средой для реализации конкретной технологии, однако, данная ИТ может существовать вне конкретной ИС. Для выполнения разового вида работ может быть использована какая ИТ, совершенно не связанная с ИС конкретной организации. Например, при проведении конференции на базе любой организации могут использоваться ИТ обработки текстов и визуализации докладов (проектор, слады). Указанные ИТ не являются частью ИС организации и реализуются вне ИС. Концепция информационного менеджмента объединяет следующие подходы: 1. экономический, рассматривающий вопросы привлечения новой документированной информации, исходя из соображений полезности и финансовых затрат; 2. аналитический, основанный на анализе потребностей пользователей в информации и коммуникациях; 3. организационный, рассматривающий информационные технологии в их влиянии на организационные аспекты; 4. системный, рассматривающий обработку информации на основе целостного, системно ориентированного, всеохватывающего процесса обработки информации в организации и уделяющий особое внимание оптимизации коммуникационных каналов, информации, материальных средств и других затрат, методов работы. Сфера информационного менеджмента: в узком смысле – круг задач управления производственного и технологического характера в сфере основной деятельности организации, в той или иной мере использующих информационные системы и реализованные в ней информационные технологии; в широком смысле – совокупность задач управления на всех этапах жизненного цикла организации, включающая действия и операции как с информацией в различных ее формах и состояниях, так и с организацией в целом на основе информации. Цель информационного менеджмента: повышение эффективности деятельности предприятия на основе использования информационных систем и технологий. Задачи информационного менеджмента 6 1. Формирование технологической среды ИС. Имеются в виду не проектные решения по созданию ИС, а решения менеджера как заказчика, по созданию технического задания для специалистов области ИТ и как исполнителя, по созданию технико-экономического обоснования для высшего менеджмента компании. С позиции стратегического менеджмента для формирования технологической среды ИС компании необходимо решить вопросы: всегда ли стремиться использовать новейшие средства в области ИТ; возникает риск получения незавершенных технологических решений; выбор степени децентрализации ИС; выбор норм проектирования и эксплуатации ИС – международные нормы, отраслевые нормы; нормативы одного определенного изготовителя; критерии (глобальные) выбора поставщика технологической составляющей ИС. Степень децентрализации ИС компании чаще всего выбирают на основании существующего опыта в компаниях аналогичного профиля и в соответствии со степенью децентрализации в организации других функций. 2. Развитие и обслуживание ИС. Существует очевидная взаимосвязь развитияобслуживания. Растущий объем обслуживания усложняет развитие ИС, приводит к росту невыполнимых планов на развитие ИС. Это связано как с затратами финансовых ресурсов, потерями возникающими в результате простоев ИС, так и с затратами человеческих ресурсов. Поэтому в рамках ИМ следует принимать решения: о соотношении готовых ИС и собственных разработок; в этом случае собственные разработки должны быть конкурентно способными и представлять интерес как изделия о соотношении обслуживания у поставщика и собственными силами; обслуживание готовых покупных средств информатизации лучше осуществлять силами поставщика (разработчика). 3. Планирование в среде ИС. Цели, определяемые на стратегическом уровне менеджмента, реализуются на оперативном. Планирование на стратегическом уровне ИМ является долгосрочным – от 3 до 5 лет. Стратегический ИМ определяет цели по всем вопросам ИС, и пути их достижения. Задачи оперативного ИМ решаются исходя из глобальных задач стратегического планирования и текущих задач ИС компании. 4. Формирование организационной структуры ИС. Организационная структура ИС должна однозначно соответствовать основной деятельности предприятия и во многих случаях структуре самого предприятия. Общепринятой основой для решения задач проектирования и организации области ИС является структурный подход. Изменение в структуре функционирования компании может приводить к существенным изменениям в структуре организации области ОИ. 5. Использование и эксплуатация ИС. Использование ИС должно быть максимально эффективным с точки зрения использования мощностей ИС и занятости персонала. Эксплуатация ИС должна максимально удовлетворять интересы пользователей. 7 6. Формирование инновационной политики. Область ИТ является динамичной. Вследствие этого, готовность к инновациям в области ИС становится явной и важной составляющей культуры производства и предпринимательства вообще. Если стратегия компании предусматривает передовую роль в своей отрасли, необходимы постоянные инновации в области ИС. Реализация инновационных проектов происходит на оперативном уровне в соответствии со стратегическими планами компании. 7. Управление персоналом в сфере ИС. Объектом управления для информационного менеджера является не только персонал ИС, а весь персонал компании. Основная задача – сделать рядового сотрудника-пользователя союзником в процессе эксплуатации и развития ИС. Спрос на квалифицированных сотрудников в области экономической информатики в нашей стране в течении ближайших лет будет существенно определяет предложение. В этой ситуации задачами ИМ в сфере управления персоналом являются: максимально использовать кадровый ресурс предприятия; планирование повышения квалификации пользователей ИС; создание специальных программ повышения квалификации персонала области ИТ с учетом инновационных программ предприятия. 8. Управление финансами в области ИС. Финансовые средства, затрачиваемые на создание ИС, как правило, весьма значительны. При этом финансовые затраты должны, в идеале, окупаться в запланированные сроки, приносить доход. Бизнес просто не может себе позволить иного. Планируя создание и развитие ИС любая компания начинает с оценки необходимых затрат на создание и владение ИС. Задаче ИМ является рассмотреть вопросы финансов информационных систем в двух направлениях: инвестиции в информационные технологии, создание и развитие информационных систем; оценка совокупной стоимости информационных систем. 8