Информационные ресурсы организации Организация располагает разнообразными информационными ресурсами, включая электронные документы, базы данных, веб-сайты и другие цифровые активы. Эти ресурсы играют ключевую роль в управлении, коммуникации и принятии решений. Понятие электронного документа: определение 1 Что такое электронный документ 2 Основные характеристики Электронные документы Электронный документ - это обладают юридической информация в цифровом силой, могут быть подписаны формате, создаваемая, электронной подписью и обрабатываемая, хранимая и копируемы без потери передаваемая с помощью качества. компьютерных устройств и программного обеспечения. 3 Разнообразие форматов Электронные документы могут существовать в различных форматах, таких как текстовые файлы, электронные таблицы, презентации, PDF и др. Структура электронного документа Метаданные Содержание Реквизиты Структурированная информация, Основная часть документа, содержащая Обязательные элементы, придающие описывающая, объясняющая, текст, таблицы, изображения, аудио, документу юридическую силу, такие как размещающая, или иным образом видео и другие мультимедийные подписи, печати, даты и другие облегчающая извлечение, компоненты. идентификационные данные. использование и управление информационным ресурсом. Ограничения использования электронных документов Технические ограничения Юридические ограничения специального оборудования и могут требовать бумажной программного обеспечения для формы для придания им просмотра и обработки юридической силы. Необходимость наличия Некоторые виды документов электронных документов. Безопасность и конфиденциальность Долговременное хранение доступа, модификации или долгосрочной сохранности утраты электронных документов. электронных документов из-за Риск несанкционированного Сложность обеспечения быстрого устаревания технологий. Функции электронных документов 1 Создание Электронные документы позволяют быстро и эффективно создавать информацию в цифровом виде. 2 Обработка Цифровой формат облегчает поиск, редактирование, копирование и распространение документов. 3 Хранение Электронные документы занимают меньше физического места и могут храниться в цифровых архивах. Юридическая сила электронного документа Законность Достоверность подписанные электронной подтверждены путем проверки подписью, имеют такую же электронной подписи и метаданных. Электронные документы, Электронные документы могут быть юридическую силу, как и бумажные документы. Доказательность Безопасность представлены в качестве защитить от несанкционированного доказательств в судебных доступа и изменений. Электронные документы могут быть разбирательствах. Электронные документы можно Унифицированная система документации 1 2 3 Стандартизация Унифицированная система документации обеспечивает стандартизацию форм и реквизитов документов. Сквозное управление Единые правила создания, обработки и хранения документов в пределах организации. Повышение эффективности Унифицированный подход повышает скорость и качество делопроизводственных операций. Регламенты управления электронными документами Создание Утверждение форматов, правил именования, метаданных Обработка Регламентация процессов согласования, визирования, подписания Хранение Определение сроков и условий архивного хранения Безопасность Установление мер защиты от несанкционированного доступа Хранение и архивирование электронных документов 1 Онлайн-хранилища Облачные сервисы и корпоративные системы управления контентом. 2 Локальные архивы Серверы, внешние жесткие диски и другие физические носители. 3 Резервное копирование Регулярное создание резервных копий для защиты от потери данных. Безопасность электронных документов Управление доступом Шифрование данных Ограничение прав на просмотр, Использование редактирование и криптографических методов для распространение документов. защиты конфиденциальной информации. Аудит и мониторинг Регулярный контроль и анализ действий с электронными документами. Резервное копирование Регулярное создание резервных копий для восстановления документов в случае утраты. Практические занятия. 1. В чем заключается необходимость перехода к безбумажной технологии управления? 2. Каковы основные концепции перехода к безбумажной технологии управления? 3. Что такое бизнес-процесс? Какие классы бизнес-процессов характерны для экономических систем? 4. Что такое документопоток и какие показатели оценки потоков информации используют при проектировании информационных систем? Лабораторные занятия. С помощью источников Интернет, литературы изучить виды электронных документов, требования к электронным документам. Результаты исследования представить в табличном виде. Заполнить электронные документы по предложенным формам и шаблонам.
