Приложение 1 к приказу от _____________ №___ ПОРЯДОК ОРГАНИЗАЦИИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В СИСТЕМЕ «ДЕЛО» I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Порядок обмена электронными документами разработан в целях совершенствования системы общего делопроизводства, повышения эффективности работы с документами, ускорения процессов их регистрации, передачи и исключения потери информации. 1.2. Настоящий порядок устанавливает порядок деятельности работников университета в рамках работы в системе электронного документооборота «Дело» (далее - СЭД). Правила, изложенные в настоящем порядке, обязательны для всех сотрудников университета. 1.3. Правовой основой для разработки данного документа является Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ “Об информации, информационных технологиях и защите информации”, Федеральный закон от 27.07.2006г., №152-ФЗ “О персональных данных”, Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ “Об электронной цифровой подписи”. 1.4. Общий отдел осуществляет руководство и проверку по вопросам организации обмена электронными документами, взаимодействует со всеми структурными подразделениями университета, оказывает им организационно-методическую помощь. 1.5. Техническое обеспечение и сопровождение программы СЭД возлагается на управление информатизации и технического обеспечения университета. 1.6. Движение электронных документов в университете с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки осуществляется по локальной сети в системе СЭД. При отсутствии доступа к локальной сети университета обмен электронным документами между общим отделом и структурными подразделениями (кафедрами) производится с использованием электронной почты. 1.7. В зависимости от вида входящих документов их можно разделить на документы на бумажных носителях или в электронном виде (электронный документ). Указанные документы проходят регистрацию в соответствии с 1 Порядком работы с документами, утвержденным Ученым советом университета. 1.8. Для всех документов, поступающих в университет или создающихся структурными подразделениями, работником, ответственным за делопроизводство, оформляется регистрационная карточка. 1.9. Руководители структурных подразделений университета несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящего порядка, сохранность находящихся у них документов и неразглашения содержащейся в них информации. 1.10. Структурные подразделения должны сохранять электронные документы на электронных носителях информации. В случае невозможности хранения электронных документов на электронных носителях информации хранение осуществляется на бумажных носителях в соответствии с номенклатурой дел. 1.11. При хранении электронных документов обязательно соблюдение следующих требований: 1) информация, содержащаяся в электронных документах, должна быть доступной для ее дальнейшего использования; 2) должна быть обеспечена возможность восстановления электронного документа в том формате, в котором он был создан, отправлен или получен; 3) в случае наличия должна сохраняться информация, позволяющая установить происхождение и назначение электронного документа, а также дату и время его отправления или получения. 1.12. Электронный документ считается полученным адресатом со времени поступления в СЭД сообщения в электронной форме от адресата о получении этого электронного документа. В случае непоступления в общий отдел подтверждения о факте получения этого электронного документа считается, что электронный документ не получен адресатом. 1.13. Функции контроля в СЭД осуществляются с помощью подсистемы оповещения и уведомления, которая выдает напоминание о новых поступающих, с истекающим сроком исполнения или просроченных документах. 2 II. ПОРЯДОК СОЗДАНИЯ И ДВИЖЕНИЯ ВХОДЯЩИХ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ 2.1. Электронные документы, поступающие посредством электронной почты на официальный почтовый адрес университета или в СЭД на имя ректора, регистрируются в общем отделе. Электронные документы, поступающие на официальный почтовый адрес университета или в СЭД не на имя ректора, общим отделом автоматически пересылаются адресату. 2.2. Сотрудник общего отдела (работник, ответственный за делопроизводство), при получении электронного документа распечатывает его на бумажный носитель и оформляет регистрационную карточку. 2.3. Бумажный вариант, поступившего электронного документа, передается ректору (проректору или руководителю структурного подразделения) на рассмотрение. 2.4. После рассмотрения подлинник документа с резолюцией возвращается в общий отдел или передается внутри структурного подразделения соответственно. 2.5. Сотрудник общего отдела (работник, ответственный за делопроизводство) вносит в регистрационную карточку содержание поручения (резолюцию) и рассылает электронный документ исполнителям. Подлинник электронного документа вместе с оригиналом резолюции остается в общем отделе (структурном подразделении). III. ПОРЯДОК СОЗДАНИЯ И ДВИЖЕНИЯ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ С ПОСЛЕДУЮЩИМ СОЗДАНИЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА 3.1. Поступающая в университет документация на бумажных носителях на имя ректора (обращения юридических и физических лиц) регистрируется в общем отделе университета в СЭД. 3.2. Сотрудник общего отдела перед созданием электронного вида документа оформляет регистрационную карточку. 3.3. Электронный вид документа, указанного в п. 3.1. создается сотрудником общего отдела путем его сканирования в формате jpg. или pdf., содержащий текст самого документа и прикрепляется к регистрационной карточке. 3 3.4. Бумажный вариант документа (подлинник документа) передается ректору на рассмотрение. 3.5. После рассмотрения ректором подлинник документа с резолюцией возвращается в общий отдел. 3.6. Сотрудник общего отдела вносит в регистрационную карточку содержание поручения (резолюцию) и рассылает электронный документ исполнителям. Подлинник документа вместе с оригиналом резолюции остается в общем отделе. IV. ПОРЯДОК СОЗДАНИЯ И ДВИЖЕНИЯ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ 4.1. Исходящий электронный документ может создаваться посредством программ Office или форматах jpg или pdf. 4.2. Исходящий документ, созданный на бумажном носителе, посредством сканера переводится в электронный документ в форматах jpg или pdf. 4.3. Исходящий электронный документ создается исполнителем и направляется адресату самостоятельно. Если электронный документ создается непосредственно структурным подразделением для внутренней переписки, перед его отправкой адресату, работником, ответственным за делопроизводство, оформляется регистрационная карточка и прикрепляется электронный документ. Если электронный документ создается непосредственно структурным подразделением за подписью ректора (проректора) или ответа на входящий документ, или требует регистрации в общем отделе, работником, ответственным за делопроизводство, оформляется регистрационная карточка (делается соответствующая отметка в уже существующей карточке), прикрепляется электронный образ документа и направляется в общий отдел. Проект внес: Начальник общего отдела ____________Д.Ф.Федяшова Согласовано: Начальник отдела правового обеспечения ____________О.А.Хачатурова 4