Министерство образования и науки РФ ФГАОУ ВО «Российский Государственный университет нефти и газа (НИУ) имени И.М. Губкина Кафедра управления трудом и персоналом Самоменеджмент как технология: таймменеджмент Доцент, кандидат экономических наук, Герасимова Ирина Владимировна Время - это: продолжительность жизни, ступени её развития, которые имеют разное значение для формирующейся личности темп, скорость, сроки, ритмы, периоды, этапы и определенные структуры самых различных процессов и явлений порождает все, что было, есть и будет (Бхагавад Гита) одна из форм существования развивающейся материи – последовательная смена её явлений и состояний продолжительность, длительность чего-нибудь, измеряемая секундами, минутами, часами…период или момент, не занятый чем-нибудь…(Ожегов С.И.) одна из форм восприятия пространства, возникновения, становления, течения и разрушения всех явлений бытия (Цыбульский В.В.) 2 Время Объективное (внешнее) – общее для всех людей, им измеряют продолжительность событий, оно строго структурировано и неизменно и служит эталоном, в соответствии с которым живет человечество Субъективное (внутреннее) – более абстрактное, не поддается измерению, не исчисляется минутами или днями и является ощущением времени 3 Анаксимандр (610-546 до н.э.), Гераклит, Платон, Аристотель, Лукреций, Августин Блаженный, Иммануил Кант («Хотя о времени и было высказано много истинного и остроумного, тем не менее реального определения его никогда не было дано») Время – это самый дефицитный ресурс, а если не уметь и не стремиться им управлять, то все сферы жизни человека станут неуправляемыми. 4 2920 из них тратится на сон 1928 приводится на работе 1664 часов приходится на выходные (без учета сна) 320 часов отпуска 1446 «свободных» часов в течение рабочей недели 428 часов тратится на поездки 5 лет на уборку 4 года на путешествия 13 лет на просмотр телевизора 1 год на поиск нужной вещи среди разбросанных в беспорядке других вещей и предметов В году 8760 часов 7 лет на водные процедуры 5 Инвентаризация и анализ временных затрат • • • • • • • Карточка ежедневного учета времени А. Гастева Учет времени П.М. Керженцева АВС-хронометраж Фотография рабочей недели Хронометраж по Г.А. Архангельскому Журнал времени Анализ ежедневных помех времени 6 Карточка ежедневного учета времени А.Гастева Фрагмент анализа расхода времени 7 Учет времени П.М. Керженцева Статья расхода Время окончания (час/мин) Сумма расхода времени (час/мин) Сон 8.00 8.20 Самообслуживание 8.35 0.35 Завтрак 9.00 0.25 …… …. ….. 8 АВС-хронометраж 1. • Концентрация внимания на главных задачах или парадокс самоуправления 2. • Простота и гибкость ведения формы учета 3. • Измеримость и наглядность результатов деятельности 4. • Полезная полнота информации Карточка эффективности Учет времени в Excel А. Федорова 10 Фотография рабочей недели 11 Основные сферы жизнедеятельности человека семья работа хобби учеба друзья здоровье 12 Жизненные приоритеты Возраст События 15-25 Учеба, карьера, друзья, хобби, здоровье 25-45 Карьера, семья, друзья, досуг, хобби, здоровье 45-60 Здоровье, семья, хобби, друзья, досуг Свыше 60 Здоровье, семья, хобби, досуг Рождение ребенка Безопасность, здоровье, семья, благополучие 13 Поглотители времени (Л. Зайверт) 1. 2. 3. 4. нечеткая постановка цели; отсутствие приоритетов в делах; попытка слишком много сделать за один раз; отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения; 5. плохое планирование трудового дня; 6. личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол; 7. чрезмерное чтение; 8. скверная система досье; 9. недостаток мотивации (индифферентное отношение к работе); 10. поиск записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров; 11. недостатки кооперации или разделения труда; 12. отрывающие от дел телефонные звонки; 13. незапланированные посетители; 14. неспособность сказать «нет»; 15. неполная, запоздалая информация; 14 Поглотители времени (Л. Зайверт) 16. отсутствие самодисциплины; 17. неумение довести дело до конца; 18. отвлечение (шум); 19. затяжные совещания; 20. недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям; 21. отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь; 22. болтовня на частные темы; 23. излишняя коммуникабельность; 24. чрезмерность деловых записей; 25. синдром «откладывания»; 26. желание знать все факты; 27. длительные ожидания (например, условленной встречи); 28. спешка, нетерпение; 29. слишком редкое делегирование (перепоручение) дел; 30. недостаточный контроль перепорученными делами. 15 Субъективные и объективные ошибки современного руководителя в использовании рабочего времени Субъективные ошибки Объективные ошибки Применение «шаблонного мышления» в большинстве ситуаций Практика превышения численности решений для планируемого периода и возможностей их реализации Переоценка собственных сил, возможного успеха Противоречивость принимаемых решений В основе решений – собственный опыт Слабая оценка временного фактора для реализации решения Неотвратимое субъективное ожидание результата В основе новых решений – прежний курс и пакет решений Недооценка риска Преобладание половинчатых решений Приоритет гарантированного варианта выполнения работы («Лучше синица в руках, чем журавль в небе») Высокая конфликтность в процессах реализации проектов/решений Приоритет собственного мнения («Я всегда прав») Слабая оценка правильности решений «большинством», «меньшинством применительно к ситуации 16 Субъективные и объективные ошибки современного руководителя в использовании рабочего времени Субъективные ошибки Объективные ошибки Подбор информации с акцентом на реализацию собственной идеи («Вариант должен сработать») Общий принцип деятельности: «подгоним в рабочем режиме» Абстрактный стиль принятия решений («Главное начать, а там разберемся») Слабая проработка решений из-за динамичности режима деятельности Давление неудач («Обжегшись на молоке, дуешь на воду») Слабое информационное обеспечение решений Перенос принятия решения проблемы на завтра Неумение правильно разграничить функции между подчиненными Выполнение работы не до конца Полное пренебрежение вопросами организации и планирования личной работы Стремление сделать все сразу Стремление сделать все самому Желание переложить вину на починенных 17 Методы управления своим временем 1. • Попытки упорядочить, систематизировать все, что требует затрат времени и сил, посредством записок, памяток… 2. • Календари, ежедневники, деловые дневники как первые попытки планирования событий и своей деятельности в будущем 3. • Расстановка, приоритетов, ценностей, сравнение значимости различных дел (промежуточные цели, досрочное и среднесрочное планирование) 4. • Развитие навыков по управлению собой, планирование не только действий и затрат времени, но и достижение конкретных результатов 18 19 20 Схема управления временем Постановка цели Коммуникация и работа с информацией планирование Анализ и контроль Принятие решения и установка приоритетов Реализация и организация 21 Система управления временем Бенджамина Франклина 22 Система управления временем Бенджамина Франклина 23 Матрица Д. Эйзенхауэра 24 25 Метод В.Парето («Правило 80/20») Внутри данной группы или множества отдельные малые части обнаруживают намного большую значимость , чем это соответствует их относительному удельному весу в группе. «влиятельное меньшинство» 20% «тривиальное большинство» 80% 26 Принцип Парето в управлении времением 80% информации получается из 20% источников, необходимых для работы; 80% принимаемых решений укладываются в 20% времени, которое потратили на всякого рода совещания и планерки; 20% рабочего времени обеспечивают 80% производительной работы, т.е. того, что определяет её успех. 27 Временной принцип В.Парето Затраты ресурса времени Вклад в основной результат 80% затраченного времени (многочисленные «второстепенные» проблемы) 20% итогового результата 20% затраченного времени (немногие «жизненно важные» проблемы) 80% итогового результата 28 Рекомендации Парето по экономии усилий 1. • Старайтесь определить в каждой важной для вас области, какие 20% усилий могут привести к 80% результата 2. • Концентрируйтесь на ресурсах, приносящих наибольшую прибыль, не пытайтесь повысить эффективность всех ресурсов сразу 3. • Достигайте высоких результатов по нескольким направлениям, а не повышайте показатели по всем направлениям 4. • Перепоручайте выполнение повседневной, или рутинной, работы специалистам, которые могут сделать её профессионально 5. • Делайте только то, что у вас получается лучше всего, и то, что вам нравится делать больше всего 6. • Работайте спокойнее и меньше, ставьте перед собой только самые важные цели, при достижении которых закон 80/20 будет работать на вас, а не против вас 29 Метод приоритетов, или «АБВ-анализ» 30 Алгоритм АБВ-анализа 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. • Составление полного списка предстоящих задач в течение предстоящего периода времени • Систематизация по критерию важности и установление очередности с учетом того, что срочность не имеет ничего общего с важностью или значимостью соответствующей задачи • Нумерация задач • Оценка задач в соответствии с категориями А, Б, В • Проверка и корректировка исходя из первоочередности задач категории А временного плана на соответствие значению задач выделенного вами бюджета времени • Самостоятельное в выполнение задач категории А, которые подлежат перепоручению • Оценка дел категории Б и В на возможность делегирования, самых маловажных задач, при этом оставляя за собой контроль сроков и качества решения делегируемых задач 31 Метод «Альпы» 1. 2. 3. 4. 5. • Составление полного перечня работ на текущий период с учетом предварительного их распределения по приоритетности выполнения • Определение планируемой продолжительности каждой исходя из намеченных к выполнению задач и общего бюджета рабочего времени • Резервирование рабочего времени • Принятие решений по делегированию руководителем к исполнению работ, намеченных • Контроль и перенос незавершенных мероприятий 32 33 Принципы организации времени 1. Определяйте, как вы используете время сейчас 2. Точно формулируйте жизненные ценности, устанавливайте долгосрочные цели и фиксируйте их на бумаге 3. Определяйте зоны личной ответственности 4. Записывайте куда и на что была потрачена каждая минута 5. Используйте методики планирования времени 34 Принципы организации времени 6. Принцип «вынужденной эффективности» 7. Начинайте день с позитивного настроя 8. Приступайте к делу сразу же 9. Принцип «одна задача – одна работа» 10. Найдите свою оптимальную скорость 35 Принципы организации времени 11. Отдыхайте 12. Принцип «60/40» 13. Принцип включения в деятельность внешних средств 14. Рабочее место должно быть удобным и приятным 15. Допущение контролируемого хаоса или прием «Отстойник» 36 37 38 Тест на проверку знаний 1. Кто является основоположником тайм менеджмента? А) Лотар Зайверт Б) Майк Вудкок В) Бербель Швальбе Г) Хайнц Швальбе Д) Дейв Френсис 39 2. Какой советский ученый первым начал проводить инвентаризацию времени? А) П.М. Керженцев Б) А. Гастев В) Г.А. Архангельский Г) Д. Эйзенхауэр 40 3. Какой из методов тайм менеджмента включает последовательность этапов от определения жизненных ценностей до построения плана на день? А) Матрица Эйзенхауэра Б) Метод Б. Франклина В) Метод Парето Г) Хронометраж Д) АБВ анализ 41 4. Какой из методов управления временем делит все дела по двум критериям: важности и срочности? А) Матрица Эйзенхауэра Б) Метод Б. Франклина В) Метод Парето Г) Хронометраж Д) АБВ анализ 42
