ПРОФЕССИЯ СЕКРЕТАРЬ РУКОВОДИТЕЛЯ СЕКРЕТАРЬ РУКОВОДИТЕЛЯ СЕКРЕТАРЬ это исполнительный помощник, отвечает за документационное обеспечение деятельности руководителя и организации в целом, работает самостоятельно, без прямого контроля со стороны руководителя, принимает решения и высказывает суждения по вопросам, входящим в его компетенцию. СЕКРЕТАРЬ РУКОВОДИТЕЛЯ Тип и класс профессии Тип профессии: человек-человек, человек-знак. Специалист, работающий в сферу «человек-человек», помимо профессиональных знаний и умений, должен обладать знаниями и умениями по работе с людьми. Доброжелательность, интерес к людям, сочувствие, сопереживание должны сочетаться с высокой эмоциональной устойчивостью, самоконтролем. Работа с людьми часто сопряжена с высоким нервно-психическим напряжением и требует хорошо развитых не только коммуникативных, но и эмоционально-волевых качеств. Специалист, занятый в профессии типа «человек-знак» обеспечивает прирост информации, собирает, перерабатывает ее, хранит и доводит до потребителя, помогает ею обмениваться. Класс профессии: исполнительский (алгоритмический). Профессии данного класса связаны с выполнением решений, работой по заданному алгоритму, образцу, соблюдением имеющихся правил и нормативов, инструкций, стандартов, стереотипным подходом к решению проблем. СЕКРЕТАРЬ РУКОВОДИТЕЛЯ Содержание деятельности От профессионального уровня секретаря во многом зависит престиж фирмы Основными функциями секретаря руководителя являются: ведение документации дирекции предприятия; организация и координация текущей работы с деловыми партнерами, клиентами; фильтрация и распределение телефонных контактов; поиск необходимой руководителю информации; выполнение оперативных поручений и заданий руководителя; контроль исполнения документов и поручений руководителя; бронирование гостиниц, авиабилетов, оформление виз; планирование рабочего дня руководителя; организация и участие во встречах и переговорах; прием посетителей; помощь при подготовке совещании, собраний, презентаций; решение административных вопросов в пределах своей компетенции. СЕКРЕТАРЬ РУКОВОДИТЕЛЯ Личные и деловые качества Личные качества Интеллигентность Трудолюбие Добросовестность Отзывчивость, умение адаптироваться Аккуратность Доброжелательность СЕКРЕТАРЬ РУКОВОДИТЕЛЯ Деловые качества Деловые и личные качества, при выполнении той или иной работы проявляются в тесном взаимодействии и дополняют друг друга. Но они редко даются человеку в готовом виде. Нужен повседневный труд ума и души, настойчивая и ответственная подготовка к работе в избранной профессии. Профессиональное мастерство Инициативность Организованность Ответственность Пунктуальность Осведомленность Дипломатичность, умение хранить служебную тайну Хорошая память Преданность работе Недопустимые ошибки секретаря Отсутствие лояльности к руководителю Болтливость Забывчивость Непунктуальность Ложь Грубость в общении Звездная болезнь Незнание правил делового этикета Нежелание учиться СЕКРЕТАРЬ РУКОВОДИТЕЛЯ Требования к знаниям и умениям УМЕНИЯ ЗНАНИЯ Квалифицированный секретарь руководителя должен знать: правила ведения делопроизводства; основы архивного дела; основы административного права и законодательства о труде; основы организации труда и управления; структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; правила внутреннего трудового распорядка предприятия. Для успешного освоения профессии секретаря руководителя необходимо хорошее знание правил русского языка, литературы, осведомленность в вопросах экономики, права и психологии. Квалифицированный секретарь руководителя должен уметь: вести документооборот, деловую корреспонденцию; пользоваться компьютером и оргтехникой (принтер, сканер, ксерокс, факс, АТС и др.); общаться с руководителем, сотрудниками и посетителями приемной в соответствии с нормами деловой этики; эффективно планировать свой рабочий день; оперативно выполнять поручения руководителя СЕКРЕТАРЬ РУКОВОДИТЕЛЯ Условия труда и область применения Условия труда: Работает в помещении. Сидячий образ деятельности. Работа с персональным компьютером и оргтехникой. Режим труда определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в организации. Работа может быть ненормированной и предполагать командировки. Области применения: Фирмы, организации, предприятия любого профиля (приемные руководителей, директоров). СЕКРЕТАРЬ РУКОВОДИТЕЛЯ Медицинские ограничения нервно-психические заболевания; заболевания сердечнососудистой системы; дефекты зрения и слуха; выраженные дефекты речи; явные физические недостатки.
