Приложение 3 к приказу от_________№____ График документооборота ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ № п/п 1 Наименование документа 2 Должностное лицо подписывающее документ 3 Составление документа Ответственный за подготовку / направление информации Срок направления информации 4 6 Проверка, дооформление документа Принятие документа к учету Срок обработки/ представления/ преобразования информации Результат обработки Согласование/ проверка документа Срок направления информации/ рассмотрения/ согласования/ утверждения документа 7 8 9 10 Специалист отдела кадров проверяет и подписывает подраздел 1.1 ПЭП и направляет Решение подотчетному лицу. Оформляет приказ на командирование В день получения Уведомления о поступлении Решения Не позднее следующего рабочего дня со дня получения документа Отражение факта хозяйственной жизни в учете и в Журнале операций (ф.0504071) Подотчетное лицо подписывает подразделы 1.1–1.3 раздела 1 и раздел 2 ПЭП и направляет Решение в бухгалтерию В день получения Уведомления о поступлении Решения Не менее чем за три дня до отъезда сотрудника в командировку Бухгалтер по работе с подотчетными лицами: проверяет отсутствие задолженности по ранее выданным подотчетным суммам и заполняет в Решении Справочную В день получения Уведомления о поступлении Решения Не менее чем за три дня до отъезда сотрудника в командировку Формирование платежных документов, в зависимости от выбранного способа выдачи денежных средств выплата командировочных ПОДОТЧЕТ 1. Решение о командировании на территории Российской Федерации (ф. 0504512) Изменение Решения о командировании на территории Российской Федерации (ф. 0504513) Руководитель подразделения, где работает подотчетное лицо Специалист отдела кадров Не менее чем за пять дней до отъезда сотрудника в командировку оформляет Решение, подписывает его ПЭП и направляет: Подотчетное лицо сотруднику отдела кадров; Бухгалтер по работе с подотчетными лицами подотчетному лицу; Решение о командировании на территорию Начальник Подотчетное лицо или руководитель подразделения, где работает подотчетное лицо начальнику ПЭО бухгалтеру по иностранного государства (ф. 0504515) ПЭО работе с подотчетными лицами Руководитель учреждения Изменение Решения о командировании на территорию иностранного государства (ф. 0504516) 2. Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) с приложением подтверждающих документов для закупок Подотчетное лицо Руководитель подразделения, где работает подотчетное лицо Бухгалтер по расчетам с подотчетными лицами Главный бухгалтер Руководитель учреждения Подотчетное лицо информацию о суммах задолженности по ранее выданным работнику денежным средствам под отчет, подписывает информацию ПЭП и направляет начальнику ПЭО Начальник ПЭО заполняет раздел 3 Решения, подписывает ПЭП и направляет на утверждение руководителю учреждения В день получения Уведомления о поступлении Решения Не менее чем за три дня до отъезда сотрудника Руководитель учреждения подписывает Решение ЭЦП и направляет бухгалтеру по работе с подотчетными лицами Не позднее следующего рабочего дня после получения Решения, Не менее чем за два дня до отъезда сотрудника в командировку В течение трех рабочих дней после закупки товаров, работ, услуг Подотчетное лицо формирует, подписывает ПЭП и направляет руководителю подразделения В день составле- Не позднее следуюния отчета щего рабочего дня со дня утверждения Отчета Отражение факта хозяйственной жизни в учете Для командировок - в течение трех рабочих дней по прибытии из командировки Руководитель подразделения, где работает подотчетное лицо: проверяет подтверждающие документы и их соответствие прикрепленным к отчету сканкопиям и подписывает ПЭП «Уведомление о поступлении отчета на проверку» и раздел 1.2 «Отчет о расходах на закупку товаров, работ, услуг малого объема»; проверяет разделы 2 «Отчет о выполненной работе в командировке» и 3 «Обоснование расходов, отличных от установленных нормативов» и Не позднее следующего рабочего дня со дня получения Уведомления о поступлении отчета к проверке Отражение в регистрах бухгалтерского учета в целях систематизации информации на соответствующих счетах учета Формирование платежных документов в зависимости от способа выдачи денежных подписывает их ПЭП Бухгалтер по расчетам с подотчетными лицами: подписывает «Отметка бухгалтерской службы о проверке» средств (при необходимости) В день получения Уведомления о поступлении отчета на проверку Проверяет отчет и заполняет отчет в части финансовой информации, подписывает ПЭП и направляет главному бухгалтеру Не позднее следующего рабочего дня со дня получения Уведомления о поступлении Отчета на проверку Главный бухгалтер подписывает раздел 4 «Обязательства» ПЭП и направляет на утверждение руководителю учреждения Не позднее следующего рабочего дня со дня получения Уведомления о поступлении Отчета на проверку Руководитель учреждения утверждает Отчет ЭЦП и направляет бухгалтеру по работе с подотчетными лицами Не позднее следующего рабочего дня со дня получения Уведомления о поступлении Отчета ИМУЩЕСТВО 3. Решение о прекращении признания активами объектов нефинан- Члены комиссии по поступлению и выбытию Ответственный исполнитель из состава комиссии На основании данных Инвентаризационных описей (сличительных ведомо- Члены комиссии подписывают ПЭП Не позднее трех рабочих дней следующих за днем формиро- Не позднее трех рабочих дней со дня получения документа Отражение факта хозяйственной жизни в учете и в Журнале операций совых активов (ф. 0510440) активов стей) по объектам нефинансовых активов (ф.0504087) не позднее рабочего дня, следующего за днем утверждения Акта о результатах инвентаризации (ф.0504835) Руководитель учреждения 4. Решение о признании объектов нефинансовых активов (ф. 0510441) Члены комиссии по поступлению и выбытию активов Руководитель учреждения Ответственный исполнитель из состава комиссии В зависимости от типа решения Комиссии о признании объектов нефинансовых активов Решение комиссии формируется не позднее рабочего дня, следующего за днем: завершения капитальных вложений в объект нефинансового актива; регистрации права оперативного управления; подписания акта выполненных работ по реконструкции, модерниза- вания Решения Председатель комиссии подписывает ЭЦП Руководитель учреждения подписывает ЭЦП (ф.0504071) Не позднее рабочего дня, следующего за днем подписания Решения членами комисси Не позднее рабочего дня, следующего за днем подписания Решения председателем комиссии Члены комиссии подписывают ПЭП Не позднее трех рабочих дней следующих за днем формирования Решения Председатель комиссии подписывает ЭЦП Не позднее рабочего дня, следующего за днем подписания Решения членами комиссии Не позднее трех рабочих дней со дня получения документа Отражение факта хозяйственной жизни в учете и в Журнале операций (ф.0504071) ции, дооборудованию; безвозмездного получения объектов нефинансовых активов; принятия решения о возмещении ущерба в натуральной форме 5. Решение об оценке стоимости имущества, отчуждаемого не в пользу организаций бюджетной сферы (ф. 0510442) Члены комиссии по поступлению и выбытию активов Ответственный исполнитель из состава комиссии Не позднее трех рабочих дней, следующих за днем: принятия решения об отчуждении имущества в случае определения справедливой стоимости имущества комиссией; Руководитель учреждения получения отчета об оценке от профессионального оценщика 6. Решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439) Руководитель подразделения (при смене ответственного Руководитель подразделения, (при смене ответственного лица) Не менее чем за пять рабочих дней до проведения инвентаризации Члены комиссии подписывают ПЭП Не позднее трех рабочих дней следующих за днем формирования Решения Председатель комиссии подписывает ЭЦП Не позднее рабочего дня, следующего за днем подписания Решения членами комисси Руководитель учреждения подписывает ЭЦП Не позднее рабочего дня, следующего за днем подписания Решения председателем комиссии Руководитель подразделения, главный бухгалтер подписывают ПЭП В день формирования Решения Руководитель учреждения Не позднее рабочего дня, Не позднее трех рабочих дней со дня получения документа Отражение факта хозяйственной жизни в учете и в Журнале операций (ф.0504071) Не позднее дня Формирование начала инвентариза- инвентаризациции онных описей (сличительных ведомостей) лица) Главный бухгалтер (перед годовой отчетностью) Главный бухгалтер (перед годовой отчетностью) подписывает ЭЦП следующего за днем согласования Решения Должностные лица подписывают ПЭП Не позднее рабочего дня, следующего за днем формирования Решения Члены инвентаризационной комиссии, ответственные лица, лица, осуществляющие ведение бухгалтерского учета подписывают ПЭП В течение двух рабочих дней с даты утверждения Решения Руководитель подразделения, главный бухгалтер подписывают ПЭП До начала проведения инвентаризации Руководитель учреждения под- До начала проведения инвен- Руководитель учреждения Лист согласования (если в соответствии с локальным актом нужно согласовывать проведение инвентаризации) Должностные лица, которые согласовывают решение Лист ознакомления 7. Изменение Решения о проведении инвентаризации Руководитель подразделения (при смене ответственного лица) Руководитель подразделения (при смене ответственного лица) До начала проведения инвентаризации Не позднее дня Формирование начала инвентариза- инвентаризациции онных описей (сличительных ведомостей) (ф. 0510447) Главный бухгалтер (перед годовой отчетностью) Главный бухгалтер (перед годовой отчетностью) писывает ЭЦП таризации Лист согласования (если в соответствии с локальным актом нужно согласовывать проведение инвентаризации) Должностные лица подписывают ПЭП До начала проведения инвентаризации Лист ознакомления До начала проЧлены инвентаризационной комиссии, ответственные лица, ведения инвенлица, осуществляющие ведение таризации бухгалтерского учета подписывают ПЭП Руководитель учреждения 8. Акт об утилизации (уничтожении) материальных ценностей (ф. 0510435) Члены комиссии по поступлению и выбытию активов Руководитель учреждения Ответственный исполнитель из состава комиссии Не позднее трех рабочих дней, следующих за днем принятия решения комиссией об утилизации Члены комиссии подписывают ПЭП Не позднее трех рабочих дней следующих за днем формирования Акта Председатель комиссии подписывает ЭЦП Не позднее рабочего дня, следующего за днем подписания Акта членами комиссии Руководитель учреждения подписывает ЭЦП Не позднее рабочего дня, Не позднее трех рабочих дней со дня получения документа Отражение факта хозяйственной жизни в учете и в Журнале операций по забалансовому счету (ф.0509213) следующего за днем подписания Акта председателем комиссии 9. 10. Акт приемапередачи объектов, полученных в личное пользование (ф. 0510434) Сотрудники, которые получают имущество Акт о консервации (расконсервации) объекта основных средств (ф. 0510433) Члены комиссии по поступлению и выбытию активов Заведующий складом Заведующий складом Руководитель учреждения Ответственный исполнитель из состава комиссии Не позднее рабочего дня, следующего за днем выдачи объектов в личное пользование Сотрудники, которые получают имущество, подписывают ПЭП Не позднее рабочего дня следующего за днем формирования Акта Не позднее трех рабочих дней, следующих за днем получения документа Отражение факта хозяйственной жизни в учете, в Журнале операций (ф.0504071) и в Журнале операций по забалансовому счету (ф.0509213) Не позднее трех рабочих дней, следующих за днем принятия решения комиссией о консерваци (расконсервации) Члены комиссии подписывают ПЭП Не позднее трех рабочих дней следующих за днем формирования Акта Не позднее трех рабочих дней, следующих за днем получения документа Председатель комиссии подписывает ЭЦП Не позднее рабочего дня, следующего за днем подписания Акта членами комиссии Руководитель учреждения подписывает ЭЦП Не позднее рабочего дня, следующего за днем подписания Акта председателем комиссии Отражение факта хозяйственной жизни в Инвентарной карточке учета нефинансовых активов (ф.0504031), Инвентарной карточке группового учета нефинансовых активов (ф.0504032) Заведующий складом подписывает ЭЦП ЗАДОЛЖЕННОСТЬ 11. 12. Акт о признании безнадежной к взысканию задолженности по доходам (ф. 0510436) Решение о списании задолженности, невостребованной кредиторами (ф. 0510437) Члены комиссии по поступлению и выбытию активов Ответственный исполнитель из состава комиссии Руководитель учреждения Члены комиссии по поступлению и выбытию активов Руководитель учреждения Ответственный исполнитель из состава комиссии На основании данных Инвентаризационной описи расчетов по поступлениям (ф.0504091) не позднее пяти рабочих дней, следующих за днем завершения инвентаризации расчетов по поступлениям На основании данных инвентаризационных описей (Инвентаризационной описи расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф.0504089) не позднее рабочего дня, следующего за днем утверждения Акта о результатах инвентаризации (ф.0504835) Члены комиссии подписывают ПЭП Не позднее трех рабочих дней следующих за днем формирования Акта Председатель комиссии подписывает ЭЦП Не позднее рабочего дня, следующего за днем подписания Акта членами комиссии Руководитель учреждения подписывает ЭЦП Не позднее рабочего дня, следующего за днем подписания Акта председателем комиссии Члены комиссии подписывают ПЭП Не позднее трех рабочих дней следующих за днем формирования Решения Председатель комиссии подписывает ЭЦП Не позднее рабочего дня, следующего за днем подписания Решения членами комиссии Руководитель учреждения подписывает ЭЦП Не позднее рабочего дня, следующего за днем подписания Решения Не позднее трех рабочих дней, следующих за днем получения документа Отражение факта хозяйственной жизни в учете и в Журнале операций (ф.0504071) Не позднее трех рабочих дней, следующих за днем получения документа Отражение факта хозяйственной жизни в учете, в Журнале операций (ф.0504071) и в Журнале операций по забалансовому счету (ф.0509213) председателем комиссии 13. 14. Решение о признании (восстановлении) сомнительной задолженности по доходам (ф. 0510445) Решение о восстановлении кредиторской задолженности (ф. 0510446) Члены комиссии по поступлению и выбытию активов Ответственный исполнитель из состава комиссии Руководитель учреждения Ведущий бухгалтер, который работает с кредиторской задолженностью Руководитель учреждения Ведущий бухгалтер На основании данных Инвентаризационной описи расчетов по поступлениям (ф.0504091) не позднее пяти рабочих дней, следующих за днем завершения инвентаризации Не позднее пяти рабочих дней, следующих за днем предоставления документов, подтверждающих право требования в отношении задолженности и документов, подтверждающих возникновение обязательств, по которым ранее субъектом учета была отражена Члены комиссии подписывают ПЭП Не позднее трех рабочих дней следующих за днем формирования Решения Председатель комиссии подписывает ЭЦП Не позднее рабочего дня, следующего за днем подписания Решения членами комиссии Руководитель учреждения подписывает ЭЦП Не позднее рабочего дня, следующего за днем подписания Решения председателем комиссии Ведущий бухгалтер подписывает ПЭП Не позднее одного рабочего дня следующего за днем формирования Решения Руководитель учреждения подписывает ЭЦП Не позднее одного рабочего дня следующего за днем подписания Решения ведущим бухгалтером Не позднее трех рабочих дней, следующих за днем получения документа Отражение факта хозяйственной жизни в учете, в Журнале операций (ф.0504071) и в Журнале операций по забалансовому счету (ф.0509213) Не позднее трех рабочих дней, следующих за днем получения документа Отражение факта хозяйственной жизни в учете, в Журнале операций (ф.0504071) и в Журнале операций по забалансовому счету (ф.0509213) кредиторская задолженность, а также данных регистров бухгалтерского учета по забалансовому счету 20 "Задолженность, невостребованная кредиторами" и Решений (ф.0510437) КАССА 15. Акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0510836) Члены инвентаризационной комиссии Ответственный исполнитель из состава комиссии На основании данных Инвентаризационной описи наличных денежных средств (ф.0504088) не позднее трех рабочих дней, следующих за днем завершения инвентаризации наличных денежных средств Члены комиссии подписывают ПЭП Не позднее трех рабочих дней следующих за днем формирования Акта Председатель комиссии подписывает ЭЦП Не позднее рабочего дня, следующего за днем подписания Акта членами комиссии Не позднее трех рабочих дней, следующих за днем получения документа Отражение факта хозяйственной жизни в учете и в Журнале операций (ф.0504071) Не позднее трех рабочих дней, следующих за днем получения документа Отражение факта хозяйственной жизни в учете и в Журнале операций (ф.0504071) РАСЧЕТЫ С КОНТРАГЕНТАМИ 16 Договоры, счета, накладные, счетафактуры, акты выполненных работ (оказанных услуг) и т.п. Сотрудник, ответственный за факт хозяйственной жизни Ответственный сотрудник Руководитель учреждения Поставщики, подрядчики, покупатели, заказчики Не позднее трех рабочих дней с даты составления (получения) документа Ответственные сотрудники согласовывают и/или подписывают документ ПЭП и направляют руководителю на подпись Не позднее 3-х рабочих дней с даты получения документа, (договора, накладной, акта выполненных работ (оказанных услуг), выставления счета и т.п.) Руководитель учреждения подписывает ЭЦП Не позднее рабочего дня, следующего за днем получения документа ЭЛЕКТРОННЫЕ РЕГИСТРЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА № п/п 1. 2. 3. 4. Наименование документа Должностное лицо, ответственное за составление документа Журнал операций по забалансовому учету (ф. 0509213) Ведущий бухгалтер Ведомость доходов физических лиц, облагаемых НДФЛ, страховыми взносами (ф.0509095) Ведущий бухгалтер по расчету заработной платы Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (ф.0504093) Карточка учета имущества в личном пользовании (ф.0509097) Ведущий бухгалтер, на которого возложены обязанности по ведению кассовых операций Руководители подразделений Должностное лицо, подписывающее документ Вид подписи Срок составления Ведущий бухгалтер ПЭП Ежемесячно, на последний рабочий день месяца Главный бухгалтер ЭЦП Ведущий бухгалтер по расчету заработной платы ПЭП Главный бухгалтер ЭЦП Ведущий бухгалтер, на которого возложены обязанности по ведению кассовых операций ПЭП Главный бухгалтер ЭЦП Ведущий бухгалтер ПЭП Ежегодно, на последний рабочий день года Ежегодно, в последний рабочий день года Открывается датой выдачи имущества Закрывается на следующий день после увольнения сотрудника или возврата имущества
