Регламент создания документа «Заявка на расходование денежных средств» в программе 1С:ERP Управление предприятием В целях планирования и контроля за расходом денежных средств в компании ООО «Промобит» вводится использование документа «Заявка на расходование денежных средств». Документ предназначен для организации процесса согласования расхода денежных средств. Использование документа «Заявка на расходование ДС», поможет решить следующие задачи: • показать потребность в денежных средствах, в которых нуждаются подразделения организации; • спланировать расходы денежных средств, оформить платежный календарь в 1С; • контролировать несогласованные выплаты денежных средств; • проконтролировать величину свободных денежных средств. Данный документ необходимо создать в программе 1С:ERP Управление предприятием. 1 Инструкция по созданию документа «Заявка на расходование денежных средств» в программе 1С:ERP Управление предприятием Основной вариант создания: создаем документ «Заявка на расходование ДС»: раздел «Казначейство», группа «Планирование и контроль денежных средств», пункт «Заявка на расходование денежных средств». По кнопке «Создать» необходимо выбрать нужный вид операции документа, например, Оплата поставщику, Выдача подотчетнику, Перечисление налогов и взносов и т.д. 2 Документ «Заявка на расходование денежных средств» также можно создать из документов, нажав «Создать на основании». Такими документами могут быть: «Заказ поставщику», «Приобретение товаров и услуг», «Приобретение услуг и прочих активов». Когда «Заявка на расходование денежных средств» создается на основании существующего документа, который формирует задолженность нашей организации перед контрагентом, то происходит автоматическое заполнение реквизитов, таких как Организация, Подразделение, Получатель, Объект расчетов, Основание платежа и т.д. В заявку автоматически подставляется сумма задолженности в реквизит «Сумма». При оформлении документа «Заявка на расходование денежных средств» на примере вида операции документа «Оплата поставщику» заполняем все реквизиты документа. Вкладка «Основное»: Организация - необходимо выбрать из предложенного списка организаций с помощью кнопки, либо путем ввода наименования в поле (требуемое значение будет предложено для выбора). Подразделение - из справочника «Структура предприятия» необходимо выбрать подразделение, по которому должен произойти платеж. Заявитель – лицо, сделавшее запрос на расход денежных средств. Сумма - указывается сумма требуемого платежа. Дата платежа - указывается запланировать платеж поставщику. дата, на которую необходимо Форма платежа – безналичными денежными средствами или наличными. Если безналичные, то по заявке можно оформить документ «Списание безналичных ДС»; если наличными, то документ «Расходный кассовый ордер». На вкладке Распределение по счетам в зависимости от выбранной формы можно указать вариант списания: с расчетного счета или из кассы. Получатель - указывается поставщик из справочника «Контрагенты», которому необходимо произвести оплату. 3 Счет получателя - при выборе «Получателя» автоматически устанавливается счет получателя, если он зарегистрирован в базе, если же счет не указан, либо на предоставленном поставщиком «Счете на оплату» указан иной счет, необходимо выбрать из справочника «Банковские счета» или создать требуемый. При регистрации указать номер счета и БИК банка, если Банк отсутствует в справочнике, необходимо также зарегистрировать банк, заполнив все реквизиты. 4 Обязательными для заполнения являются поля: Статья расходов (необходимо выбрать из списка соответствующую статью расходов) и поле Проект (указать проект, по которому производится закупка, в случае если закупка производится не в рамках какого-либо проекта – поле оставляем пустым). По команде «Заполнить» происходит заполнение назначение платежа. 5 На закладке «Расшифровка платежа» указывается подробная информация о платеже и взаиморасчетах с получателем. Платеж можно ввести списком, т.е. распределить по нескольким объектам расчета, либо без разбиения, при этом есть возможность выбрать только один объект расчетов. Объект расчетов - указывается согласованный документ «Заказ поставщику», либо «Приобретение товаров и услуг» или «Приобретение услуг и прочих активов». Договор - указывается «Договор с контрагентом» Ставка НДС - ставка НДС Статья ДДС - указывается статья движения денежных средств, соответствующая типу платежа. Руководство компании сможет решить, как распределить деньги по нескольким Банковским счетам или Кассам. Для этого следует перейти на закладку «Распределение по счетам». В данной закладке указывается банковский счет организации или касса организации, с которых необходимо произвести списание денежных средств. Сумма и дата платежа устанавливается автоматически по данным, указанным на вкладке «Основное». 6 Документ проводится в статусе «Не согласована», статус меняется в процессе согласования. Если документ согласован, то рядом со статусом выходит имя пользователя, согласовавшего документ. Приоритет заявки при создании автоматически устанавливается «Средний». Особенности создания документа специалистом отдела снабжения. 1 вариант: в разделе Закупки, есть рабочее место Оформление заявок на оплату: На первой вкладке отображаются все заказы поставщику, в которых запланирована оплата, либо только неоплаченные заказы поставщику, по которым необходимо оформить заявки на расходование ДС (в зависимости от переключателя). Во второй вкладке отображаются уже оформленные заявки на расходование ДС. Во вкладке Заказы поставщикам к оплате, выбираем Заказ поставщику, по которому необходимо создать Заявку на расходование ДС, выделяем и нажимаем кнопку Создать заявку на оплату. 7 Вся информация в заявке заполняется из распоряжения – заказ поставщику. Вручную заполняем обязательные поля: Статья расходов и Проект. При необходимости данные по форме оплаты и дате платежа можно уточнить. Нажимаем кнопку «Провести» в статусе «Не согласована». Проведенная Заявка отображается в рабочем месте на второй закладке. При формировании документа «Заявка на расходование ДС» необходимо приложить соответствующие документы основания (например, скан Счета на оплату). Сделать это можно нажав на кнопку «Загрузить файл с диска» 8 По ссылке «Файлы» можно посмотреть список присоединенных документов: 2 вариант: Документ «Заявка на расходование денежных средств» также можно создать из документов, нажав «Создать на основании». Такими документами могут быть: «Заказ поставщику», «Приобретение товаров и услуг», «Приобретение услуг и прочих активов». 9 Согласование документа «Заявка на расходование ДС». Документ «Заявка на расходование денежных средств» контролируется при помощи статусов документа: «Не согласована» – Заявка формируется. «Согласована» – Заявка включена в план платежей. «К оплате» – разрешено оформление платежных документов на основании Заявки. «Отклонена» – руководство компании не согласилось с заявленным платежом. При согласовании заявки используются данные о доступном остатке денежных средств с помощью финансового инструмента «Платежный календарь» из которого осуществляется согласование заявки. Согласовывая заявку, уточняется дата и форма оплаты заявки. Для нее устанавливается соответствующий статус: «Согласована» или «Отклонена». Если заявка согласована, далее она направляется к ответственному сотруднику на утверждение, который устанавливает для заявки статус «К оплате». В разделе «Казначейство» – «Планирование и контроль денежных средств» есть рабочее место по согласованию «Заявок на расходование денежных средств». Рабочее место позволяет быстро и массово согласовывать и проставлять статусы по заявкам различных пользователей и подразделений. 10 Для того чтобы установить статус заявки «К оплате», откроем журнал «Заявки на расходование ДС» (раздел «Казначейство» – «Планирование и контроль денежных средств»), в данном журнале представлены все созданные «Заявки на расходование ДС». При работе с журналом есть возможность использовать отбор и поиск (по статусу, дате заявки/платежа, получателю, заявителю). Найдем все заявки в статусе «Согласовано» для утверждения их к оплате, для этого воспользуемся поиском, на командной панели в правом углу нажимаем на кнопку поиска – выбираем Расширенный поиск. 11 В открывшемся окне выбираем параметры, по которым необходимо произвести отбор, и нажимаем кнопку «Найти». 12 Система произведет поиск по отобранным параметрам, в журнале отобразятся все заявки со статусом «Согласовано». В списке заявок выделяем левой кнопкой мыши заявку или заявки, которые необходимо утвердить. Далее для изменения статуса на командной панели списка нажимаем на кнопку «Установить статус». Для всех заявок, отмеченных в списке, установим статус – «К оплате». Аналогичным образом можно отклонить список заявок, выбрав команду установить статус «Отклонена». Также установить необходимый статус заявки можно непосредственно в документе «Заявка на расходование ДС», откроем документ, в поле Статус – выбираем нужный, сохранить изменения при помощи команды «Провести и закрыть». Для того, чтобы увидеть, какие заявки на расходование денежных средств находятся в статусе «К оплате», обратимся к отчету «Заявки к оплате». Данный отчет можно найти в разделе «Казначейство», группа «Отчеты по казначейству», пункт «Заявки к оплате». 13 Маршрут согласования (кто согласовывает и на каких этапах): «Не согласована» – заявка формируется. Специалист отдела закупа и снабжения Блавацкий А. /Иванонькив Т. «Согласована» – заявка включена в платежный календарь. Финансовый менеджер – Русанова П. формирует график платежей. «К оплате» – разрешено оформление платежных документов на основании Заявки. Директор Копосов М.А. «Отклонена» – руководство компании не согласилось с заявленным платежом. 14
