Тема: Информационные технологии управления проектами В современных условиях для успешной реализации проекта необходимо широкое использование информационных технологий. Информационными технологиями в проекте принято называть совокупность процессов сбора, хранения, поиска, обработки, отображения и доведения до пользователей информации по проекту, реализуемых с помощью современных компьютерных средств. Методы и средства осуществления информационных процессов по проекту обеспечиваются созданием единой информационной системы управления проектом (ИСУП). Эта система представляет собой комплекс методических, технических, программных, информационных средств, направленных на поддержку и повышение эффективности процессов управления проектами. Единая ИСУП должна обеспечивать реализацию следующих процедур: анализа и принятия решений по предметной области проекта, структуре, объемам и срокам выполнения отдельных работ; разработки сводного плана проекта и согласования решений по отдельным параметрам проекта с основными участниками; определения требуемого времени и затрат на выполнение отдельных этапов и всего проекта; распределения во времени ресурсов проекта; разработки схем финансирования и материально-технического обеспечения проекта; управления контрактами (подготовки и согласования контрактов, распределения сфер рисков, ответственности и полномочий, проведения организационных мероприятий); взаимодействия и координации работ; сбора фактических данных о выполнении работ по проекту; контроля выполнения и оперативного управления работами; анализа состояния работ и причин отклонений от плана; анализа тенденций, прогнозирования параметров хода работ; выработки и согласования решений по изменениям в плане работ и оперативной корректировки сформированных планов согласно принятым изменениям; предоставления информации о выполнении работ в соответствующих показателях на все уровни управления с группировкой по контрактам и подразделениям; формирования внешней и внутренней отчетности по проекту для различных уровней управления. Эффективность использования ИСУП достигается разработкой и применением информационной модели проекта, которая должна обеспечивать: централизованное хранение информации по временным, стоимостным и ресурсным параметрам отдельных работ и всего проекта; анализ влияния изменений в плане проекта на отдельные показатели и конечные результаты; возможность распределенной поддержки и обновления данных в сетевом режиме функционирования информационной системы; автоматическое составления требуемой отчетности по проекту. В любой организации выделяют три уровня управления, требующие специфического вида информационного обеспечения: 1. Стратегический уровень управления проектами. 2. Уровень управления отдельным проектом. 3. Уровень исполнения отдельных работ по проектам. Принципиальное отличие информационной системы управления проектом от информационной системы управления предприятием (в литературе часто встречается то же сокращение ИСУП) заключается в постановке целей и особенностях структуризации. Информационная система управления предприятием, или корпоративная информационная система (КИС) разрабатывается для поддержки отдельных функций управления и структурируется по подразделениям и отделам предприятия. Современные информационные технологии обеспечивают возможность связи между участниками проекта в локальных (Интранет) и глобальных (Интернет) сетях, реализации концепции распределенной интегрированной системы управления проектом (или комплексом проектов), сбора и распространения информации по проекту в режиме реального времени. Основными элементами, составляющими ИСУП, являются программные продукты (пакеты программ), которые можно разделить на 4 типа: 1. Программные средства проектного анализа (Project Expert, Альт-Инвест, ТЭОИнвест, COMFAR, PROPSPIN и т.д.). 2. Программные средства планирования и контроля проектов, основанные на сетевом моделировании проекта (MS Office Project, Open Plan, Time Line, Primavera Project Planner и т.д.). 3. Программные средства формирования документов и отчетов, так называемые офисные программы (MS Office Word, Excel, Microsoft Office Access и т.д.), интернетобозреватели и т.д. 4. Программные средства, обслуживающие операционную систему Первые программные средства планирования и контроля были представлены в 1950-х гг. В 196070 гг. область применения программных комплексов сетевого планирования и управления ограничивалась крупными строительными и оборонными проектами, однако, с появлением сравнительно дешевых персональных ЭВМ и разработкой соответствующего программного обеспечения информационные управления проектами стали доступными для всех предприятий. технологии В настоящее время к наиболее распространенным в нашей стране компьютерным программам управления проектами можно отнести Microsoft Office Project, SpiderProject, Open Plan,TimeLineи продукты фирмы Primavera Systems (PrimaveraProjectPlanner, SureTrak и др.). Все эти программные средства позволяют формировать сетевые модели выполнения комплексов работ по проекту, производить анализ ресурсной и финансовой реализуемости проекта, контролировать ход производства работ и подготавливать различные формы отчетной документации по проекту. Кроме того, программные средства управления проектами могут предоставлять некоторые дополнительные возможности, в том числе: отбора данных по заданным критериям (исключающий и выделяющий отбор); сортировки данных; обмена данными (поддержка технологии "клиент/сервер", стандартов SQL; интеграция с ресурсами Web; средства импорта/экспорта данных в/из других программных средств); работы в сети; работы с несколькими проектами (многопроектное планирование, связывание проектов, совместные базы ресурсов); использования встроенных языков программирования и разработки макроопределений, создания пользовательских полей и диалоговых окон; подготовки и печати разнообразных отчетов. Можно выделить несколько этапов процесса внедрения ИСУП: 1. Подготовка функций управления проектами к вводу информационной системы. 2. Организационная подготовка отделов и подразделений предприятия, участвующих в выполнении функций управления проектами. 3. Подготовка и обучение сотрудников теории и практике управления проектами и работе с соответствующими программными средствами. 4. Установка и тестирование технических средств и программного обеспечения. 5. Реализация пробного («пилотного») проекта на основе ИСУП. Анализ положительных и отрицательных сторон системы, выявленных в ходе реализации. 6. Разработка технического задания на промышленное внедрение ИСУП. 7. Внедрение ИСУП и приемочные испытания. Средства управления проектами 1. 2. 3. Средства поддержки управления проектами Задачи и функции информационной системы Программное обеспечение в информационной системе Причинами построения КСУП в компаниях, достигших определенного уровня развития, обычно называют два ожидаемых эффекта. Первый из них – экономия дорогостоящего времени руководителей проектов за счет созданной инфраструктуры. Второй эффект заключается в упрощении контроля за проект-менеджерами в условиях, когда их число в бизнесе растет. Вполне естественным является, что без компонента информационной системы (ИСУП) трудно представить современное управление проектами. Это связано с требованием эффективности, достигаемой технологическим обеспечением КСУП. Средства поддержки управления проектами Управление проектами постепенно все больше смещается в виртуальную среду реализации. Это вызвано потребностью многократного увеличения самого важного ресурсного потенциала для решения уникальных задач – человеческого. Даже в России в ближайшие годы мы столкнемся с тем, что квалифицированный ответственный ресурс для выполнения проектной задачи окажется самым дефицитным среди множества других. Поэтому встанет вопрос о переводе проектных команд на виртуальную основу деятельности. И ни языковые, ни культурологические ограничения не смогут в значительной степени воспрепятствовать данной тенденции. Первые шаги в этом направлении уже сейчас закладывают фундамент будущей модели управления бизнесом. Они заключаются в комплексе мероприятий по внедрению и развитию технических, программных и информационнокоммуникационных средств ИСУП (информационных систем управления проектами). Затраты на автоматизацию представляются пока несоизмеримыми с достигаемыми эффектами, далеко не все проекты данного типа заканчиваются успехом. Но общий процесс постепенно набирает обороты, появляются интересные глубоко интегрированные решения, поддержка процессов управления проектов все более реальна. С позиции проектной практики компании активно применяют специализированные программные продукты (ПП), в том числе и по созданию единого информационного пространства в рассматриваемом виде управленческой деятельности. Но ИСУП – это не только набор элементов программного обеспечения. Немаловажную роль в ней играет аппаратная часть, серверный компонент, профильные корпоративные системы и связь с ними. Информационные системы управления проектами должны рассматриваться как комплексные программно-технические решения в рамках реализации общей ITполитики компании. Вместе с тем, ключевую роль для пользователей системы играет ее внешний и сущностный аспект, выражающийся в интерфейсах взаимодействия, логике работы, коммуникационном и сервисном удобствах. В настоящий момент на рынке программного обеспечения представлено масса специализированных программ, среди которых доминирует пакет MS Project. Далее вашему вниманию предложена модель применяемых средств для автоматизации проектного управления с учетом их соответствия процессным блокам. Модель применения специализированных ПП для реализации типовых процессных блоков в проекте На модели видно разграничение ПП по трем основным секторам. 1. Бизнес-планирование и анализ экономической эффективности, которые решают соответствующие задачи. 2. Разработка проекта в части его непосредственной реализации, минимизации рисков и собственно управление работами. В данном секторе решаются задачи планирования работ с учетом пула доступных и привлекаемых ресурсов. Осуществляются контрольные мероприятия и коррекция планов. 3. Коммуникационное обеспечение в части информации, отчетности и документационного обеспечения, включая архивирование. Задачи и функции информационной системы Разработка и развитие ИСУП преследует несколько целей, которые вливаются в общий целевой контекст корпоративной системы управления проектами. В первую очередь, это рост эффективности управления за счет повышения скорости, технологичности и процедурной наполненности. Во-вторых, автоматизация позволяет повысить рациональность использования всех ресурсов компании в проектной деятельности: рабочего времени, финансов, мощностей и т.д. Среди основных задач ИСУП можно выделить следующие: перевод замысла в планировочную модель проекта; выполнение финансово-экономических расчетов по проектам, их анализ, сценарирование прогнозов и обеспечение принятия решений по всей линейке инициатив; создание и оптимизационная корректировка планов проектных работ, начиная с портфеля, программ и заканчивая локальными проектными задачами; обеспечение функционирования единого информационного поля, собранного из результатов пакетной работы с применением специализированного ПО разной направленности. Следует заметить, что функции планирования и контроля занимают главенствующее место среди областей автоматизации на основе ПП, задействованных в ИСУП. Однако последнее время стали активно развиваться решения, где акцент делается на отчетность, оценку трудозатрат, мотивационные модели, оперативность постановки и исполнения задач, документооборота. В этой связи интерес представляет матрица функций информационной системы, основанная на принципах детализации при отборе проектов и этапах проектного цикла. Матрица показана ниже, ее основу составляют функциональные блоки. 1. Календарно-сетевое планирование. 2. Управление ресурсами: персоналом, финансами, оборудованием, материалами. 3. Отчетность по работам с позиции трудозатрат. 4. Документационное обеспечение проектного управления. Матрица функций информационной подсистемы КСУП Как известно, автоматизация не должна развиваться стихийно, хотя зачастую именно так и происходит во многих компаниях. Во всяком случае, первые ПП в области проектного управления так и возникают. Сначала появляются люди, частично или полностью занятые в проектах. Затем кто-то из проект-менеджеров инициирует применение программных средств, и, наконец, ПП получают развитие. Но на определенном этапе парадигма ИСУП претерпевает изменение. Руководство приходит к выводу, что нужно применить комплексный, системный подход, поскольку проектная деятельность становится довольно распространенной практикой и даже более того. Она начинает занимать слишком много времени, людских ресурсов, чтобы не заботиться о ее эффективности с учетом синергии с операционным контекстом управления. Тогда-то и возникает потребность ответить на ряд вопросов, связанных с организацией интегрированной ИСУП более высокого уровня. 1. По методологии управления проектами, по важности и реализуемости какие бизнес-процессы должны быть поставлены в первую очередь? 2. Как ранжировать описанные бизнес-процессы с позиции их автоматизации? 3. Какие «коробочные» решения в настоящий момент предлагает IT-рынок? 4. Какие интеграционные мероприятия потребуются при внедрении ПП в проектную практику? Программное обеспечение в информационной системе Как мы выяснили в прошлых разделах, требуется цельный взгляд на сложившуюся модель проектной парадигмы бизнеса. Нужно переосмыслить финансовую, инвестиционную политику, IT-политику так, чтобы, обнаружив очаги повышения эффективности проектов на качественном уровне, включить вопрос развития ИСУП в информационно-коммуникационную стратегию. Делать это должны три руководителя: директор по развитию или лицо, отвечающее за инвестиционное направление, финансовый директор и IT-директор. Основанием для построения плана развития информационной системы является ее структура в компоненте КСУП. Структурирование выполняется с учетом нескольких оснований: этапы жизненного цикла проектов; функции управления и ИТ-обеспечения; уровень проектного и функционального управления; специализация и гамма сервисов программных продуктов, рассматриваемых к применению. Варианты составов применяемых ПП по процессам проекта и областям знаний Из-за Российской специфики для бизнес-планирования и оценки экономической эффективности проектов лучше всего применять один из флагманских отечественных ПП компаний Expert Systems или Альт Инвест. Эти продукты более 20 лет успешно используются, позволяют работать в программном и портфельном режиме, отрабатывая всю гамму вопросов моделирования на предынвестиционной стадии. Для информационного сопровождения инвестиционного и постынвестиционного этапов можно применять и ПП западного производства, и отечественные разработки. На рыке лидирует линейка средств компании Microsoft. Пакет MS Project Portfolio Server призван обеспечить более высокое качество и сервис в портфельном управлении организации, он имеет модульное построение. Первый модуль решают задачи сбора проектов в единый интерфейс, проверки их на соответствие стратегии, первичного отбора на проработку. Второй модуль позволяет выполнить оптимизацию портфеля, выстроить рейтинги проектных задач в нем, помогает составить и утвердить корпоративный портфель. Мониторинг проектов по запланированным показателям на предмет выявления текущих проблем выполняется в третьем модуле, с его помощью руководство получает свободу маневра в масштабе всего портфеля. ПП для календарного планирования и управления временными ресурсами проекта выполняют следующие функции: планирование работ по составу и последовательности выполнения; планирование и распределение ресурсов; анализ бюджета рабочего времени; календарная оптимизация; визуализация плана; отчетность по исполнению графика проекта. Программы для эффективного управления стоимостными аспектами и бюджетированием проекта обеспечивают: инвестиционное моделирование и разработку программы привлечения средств; разработку и сценарное моделирование бюджета проекта в динамике; контрольные мероприятия затрат и стоимости; отчетность и интеграцию в систему общекорпоративных финансов. Программные блоки ИСУП, связанные с управлением рисками и коммуникациями проектов, активно развиваются, у них большой потенциал. Впереди прорисовываются интересные перспективы по разработке интегрированных блоков или отдельных продуктов, связанных с управлением виртуальными командами. Это весьма перспективное направление и для интернационализации бизнеса. Правда, западники нам прочат еще большую изоляцию и регресс, но я в это не верю. Российский менеджмент, несмотря ни на какие вызовы, сохраняет шансы и к реанимации, и к экспансии.
