Основы делопроизводства и документооборота / Лекция 12 ТЕХНОЛОГИЯ ОРГАНИЗАЦИИ СОВЕЩАНИЙ ОРГАНИЗАЦИЯ ОПЕРАТИВНЫХ СОВЕЩАНИЙ РУКОВОДИТЕЛЯ Планерки и оперативные совещания – это платформа для инициации и внедрения изменений в компании. Успешный бизнес – это постоянно меняющийся и совершенствующийся бизнес. Цели: инициация и внедрение изменений в компании; значительное повышение трудовой дисциплины компании; осведомленность руководителя о делах компании и результатах ее деятельности, что позволяет оперативно реагировать на сложности, планировать бюджет, анализировать данные и выявлять негативные для деятельности бизнеса факторы; корректный и конструктивный разбор ошибок для предотвращения их повторения в дальнейшем, выработка алгоритма действий для ее устранения ошибок. ОРГАНИЗАЦИЯ ОПЕРАТИВНЫХ СОВЕЩАНИЙ РУКОВОДИТЕЛЯ Организация проведения: проводится в определенный день недели (раз в месяц, неделю или ежедневно в начале рабочего дня); проводится в кабинете руководителя/переговорной; в обязанности секретаря совещания входит: оповещение участников; контроль за своевременной явкой участников совещания; выяснение и доклад руководителю о причинах отсутствия не пришедших сотрудников; вызов работников по требованию руководителя. ОРГАНИЗАЦИЯ ОПЕРАТИВНЫХ СОВЕЩАНИЙ РУКОВОДИТЕЛЯ Риски: вынесение на обсуждение множества вопросов; постановка задач требует назначение ответственного; использование для постановки и исполнения задач специальных программ (Битрикс 24, Мегаплан). ОРГАНИЗАЦИЯ ОПЕРАТИВНЫХ СОВЕЩАНИЙ РУКОВОДИТЕЛЯ План организации оперативных совещаний (Положение о проведении оперативных совещаний) принятие решения о проведении совещаний (разового или периодического). Руководитель определяет: целесообразность его организации; по каким вопросам будет проводиться заседание; какого результата планирует добиться. выбор места проведения совещаний; выбор целей ОРГАНИЗАЦИЯ ОПЕРАТИВНЫХ СОВЕЩАНИЙ РУКОВОДИТЕЛЯ определение главных тем; определение ожидаемого результата; периодичность проведения совещания; определение состава присутствующих; выбор форматов повестки дня и протокола совещания; формирование регламента совещания по длительности проведения и структуре. ТЕХНОЛОГИЯ ОРГАНИЗАЦИИ ПЕРИОДИЧЕСКИХ СОВЕЩАНИЙ Регламент ежедневных совещаний 1. Ежедневные совещания 1.1. Цели по клиентам на день 1.2. Цели по оплатам 1.3. Работа с дебиторской задолженностью 1.4. Участники 1.4.1. Руководитель отдела продаж 1.4.2. Менеджеры 1.5. Время 1.5.1. Каждый день 9-15 минут ТЕХНОЛОГИЯ ОРГАНИЗАЦИИ ПЕРИОДИЧЕСКИХ СОВЕЩАНИЙ Регламент ежедневных совещаний 2. Еженедельные собрания 2.1. Цель, время, участники, документы Цель: проанализировать выполнение планов продаж с начала месяца и ожидаемые продажи в конце; объявить о важных событиях и нововведениях в компании; проверить выполнение задач, поставленных ранее, назначить новые задания или перенести сроки существующих; определить текущие проблемы и наметить план их решения, назначить ответственных за реализацию плана и контрольную точку (дедлайн); ТЕХНОЛОГИЯ ОРГАНИЗАЦИИ ПЕРИОДИЧЕСКИХ СОВЕЩАНИЙ Когда: каждую пятницу с 16.30 до 18.00 Кто проводит: исполнительный директор или (при отсутствии) руководитель компании. Кто присутствует: Руководитель компании (при необходимости); Исполнительный директор (менеджер по развитию); Финансовый директор (главный бухгалтер); Менеджеры по продажам; Технолог. ТЕХНОЛОГИЯ ОРГАНИЗАЦИИ ПЕРИОДИЧЕСКИХ СОВЕЩАНИЙ Обязательные документы: Все отчеты предоставляются в распечатанном виде. Предоставляет Бухгалтер: Отчет по продажам за неделю и с начала месяца. Руководитель отдела продаж: Отчет по продажам по каждому менеджеру Технолог: Статистика по рекламациям и анкеты обратной связи по ним. Имеет при себе каждый участник: список вопросов и текущих проблем от каждого участника; ежедневник для записи заданий и принятых решений. Перед началом собрания исполнительный директор или руководитель компании контролирует наличие обязательных документов. ТЕХНОЛОГИЯ ОРГАНИЗАЦИИ ПЕРИОДИЧЕСКИХ СОВЕЩАНИЙ 2.2. Порядок проведения В начале объявляем повестку. Цель…. Кто присутствует … Отдел продаж: На стол кладется отчет по менеджерам. определяется возможность увеличить объем поставок по конкретным клиентам (развитие клиента). Что нужно, чтобы увеличить объем поставок? (установить программное обеспечение, обучить продавцов, обеспечить промо продукцией и образцами); определяется возможность возобновить поставки клиенту, который перестал заказывать по вине нашей компании (личный контакт коммерческого директора). ТЕХНОЛОГИЯ ОРГАНИЗАЦИИ ПЕРИОДИЧЕСКИХ СОВЕЩАНИЙ Технолог: На стол кладется статистика по рекламациям и анкеты обратной связи с отрицательными отзывами. определяется причина появления отрицательного отзыва, устанавливается ответственный и определяется мера воздействия; контролируются расходы на рекламацию. 2.3. Протокол проведения собрания 2.3.1. Утвердить форму 2.3.2. Заполняет секретарь ТЕХНОЛОГИЯ ОРГАНИЗАЦИИ ПЕРИОДИЧЕСКИХ СОВЕЩАНИЙ 3. Ежемесячные совещания 3.1. Цель, время, участники, документы Порядок проведения ежемесячной планерки определяется руководителем компании. Цель: проконтролировать выполнение планов продаж; утвердить новые планы продаж совместно с коммерческим и исполнительным директором; определить бюджет на месяц и график платежей; подвести итоги по продажам предыдущего месяца; сплотить команду, наградить победителей, провести мотивирующие встречи; мотивация: внедрить новые KPI, бонусы, а также нематериальную мотивацию; наметить мероприятия по стратегическому развитию; наметить мероприятия по маркетингу и рекламе; бюджетирование, график платежей; подведение итогов. ТЕХНОЛОГИЯ ОРГАНИЗАЦИИ ПЕРИОДИЧЕСКИХ СОВЕЩАНИЙ Когда: Первый вторник месяца. Кто проводит: Исполнительный директор или (при отсутствии) руководитель компании. Кто присутствует: Руководитель компании; Исполнительный директор (менеджер по развитию); Финансовый директор (главный бухгалтер); Менеджеры по продажам; Технолог; Руководитель отдела логистики. ТЕХНОЛОГИЯ ОРГАНИЗАЦИИ ПЕРИОДИЧЕСКИХ СОВЕЩАНИЙ Обязательные документы: Все отчеты предоставляются в распечатанном виде. Предоставляет Бухгалтер: Отчет по продажам за месяц. Руководитель отдела продаж: Отчет по продажам по каждому менеджеру (сводный за месяц). Технолог: Статистика по рекламациям, относительно прошлых месяцев. Имеет при себе каждый участник: список вопросов и текущих проблем от каждого участника; ежедневник для записи заданий и принятых решений; 1–2 идеи, как улучшить процессы в компании, как продавать больше, как улучшить сервис. ТЕХНОЛОГИЯ ОРГАНИЗАЦИИ ПЕРИОДИЧЕСКИХ СОВЕЩАНИЙ Перед началом собрания исполнительный директор или руководитель компании контролирует наличие обязательных документов. 3.2. Порядок проведения Цель…. Кто присутствует … Руководитель компании: Высказывает свое мнение по прошлому месяцу, определяет направления развития компании, доносит мнение учредителей. Обсуждает важные вопросы на свой взгляд. Ставит задачи, сроки выполнения (дедлайны) и назначает ответственных. ТЕХНОЛОГИЯ ОРГАНИЗАЦИИ ПЕРИОДИЧЕСКИХ СОВЕЩАНИЙ Финансовый директор (главный бухгалтер): На стол кладется сводный отчет по объему продаж за месяц,% прибыли, отчет о расходах, отчет о кредиторской и дебиторской задолженности + сравнение с задолженностью за прошлый месяц. Дебиторская задолженность более 6 месяцев. Какие мероприятия можно провести, чтобы снизить расходы. Отдел продаж: На стол кладутся сводный Отчет по менеджерам, Отчет по продажам, Отчет по активности, данные по конверсии. ТЕХНОЛОГИЯ ОРГАНИЗАЦИИ ПЕРИОДИЧЕСКИХ СОВЕЩАНИЙ определяется возможность развития новых каналов сбыта; определяется возможность производства новых продуктов, на основании спроса; каналы привлечения клиентов в процентном соотношении от объема продаж с клиентов на каждый канал (15 % контекстная реклама, 55 % холодные звонки, 20 % реактивация, 10 % рекомендации); количество новых клиентов за месяц (Отдел Активных продаж); количество развитых клиентов, которые перешли из категории С в В и из В в А (Клиентский отдел); какое количество постоянных клиентов, количество клиентов категории А, В и С (Клиентский отдел); количество реактивированных клиентов и их объем продаж за месяц. (Отдел активных продаж); анализ конкурентов: цены, продукты, специальные предложения (offers); какие мероприятия проводились по развитию отдела продаж: книги, тренинги, курсы и тд. Что внедрили? Как повлияло на продажи? ТЕХНОЛОГИЯ ОРГАНИЗАЦИИ ПЕРИОДИЧЕСКИХ СОВЕЩАНИЙ Технолог: На стол кладется статистика по рекламациям и анкеты обратной связи с отрицательными отзывами. Определяется причина появления отрицательного отзыва, устанавливается ответственный и определяется мера воздействия; контролируются расходы на рекламацию. Имеет при себе каждый участник: список вопросов и текущих проблем от каждого участника; ежедневник для записи заданий и принятых решений; 1–2 идеи как улучшить процессы в компании, как продавать больше, как улучшить сервис. перед началом собрания исполнительный директор или руководитель компании контролирует наличие обязательных документов. 3.3. Протокол проведения собрания 3.3.1. Утвердить форму 3.3.2. Заполняет секретарь СПЕЦИФИКА ОРГАНИЗАЦИИ ПРОЕКТНЫХ СОВЕЩАНИЙ Проект – это уникальная, имеющая начало и конец, последовательность операций, направленная на достижение определенного результата, выраженного в материальной или нематериальной форме. Атрибуты проекта Цели Задачи Объем Ресурсы Бюджет Риски Продолжительность Результат СПЕЦИФИКА ОРГАНИЗАЦИИ ПРОЕКТНЫХ СОВЕЩАНИЙ «Предпроектный этап (Подготовка)» (цели проекта, оптимизация обсуждения проекта, оценка того, что мы делаем сами, что отдаем на аутсорсинг, что закупаем, оценка затрат, управление рисками, требования); «Оценка» (организация проекта, люди в проекте, документация, анализ прибылей и убытков, первое совещание, делегирование полномочий); «Выбор» (планирование проекта, программное обеспечение проекта, время и цели, выбор подрядчика, выбор системы, выбор стратегии реализации, переговоры); «Определение и выполнение» (контроль и руководство проектом, коммуникация и технологии переговоров, управление конфликтами и изменениями, прототипы и тесты, кризисы проекта или «Что же случилось?», мотивация); «Завершение» (презентация, завершение, управление знаниями, личностное суждение, сохранение опыта). СПЕЦИФИКА ОРГАНИЗАЦИИ ПРОЕКТНЫХ СОВЕЩАНИЙ Примеры документов по проекту Цели проекта Журнал обязанностей Договоры Структурный план проекта Графики сроков и хода работ Бюджетный и финансовый план Внутренние поручения Планы периодических отчетов Протоколы Специальные отчеты СПЕЦИФИКА ОРГАНИЗАЦИИ ПРОЕКТНЫХ СОВЕЩАНИЙ Запросы, заказы, счета, переписка с третьими лицами Презентации у заказчика Конструкционные схемы Справочники продуктов Протоколы испытаний, просмотров/предварительных просмотров Отчеты о приобретенных знаниях/опыте (ноу-хау) Конструкторская документация Технологическая документация СПЕЦИФИКА ОРГАНИЗАЦИИ ПРОЕКТНЫХ СОВЕЩАНИЙ Проектная документация Требования; Предложения поставщиков; Техническое задание; План проекта; Договор; Устав проекта; Отчет о ходе проекта; Бюджет проекта; Оценка результатов после завершения; Гарантия и поддержка; Обзор по завершению проекта. СПЕЦИФИКА ОРГАНИЗАЦИИ ПРОЕКТНЫХ СОВЕЩАНИЙ План совещания: название темы совещания; дата и время (начало, конец), место; имена председателя и участников (при необходимости, кто-то может участвовать не все время); перечень пунктов повестки дня в порядке их обсуждения (с указанием приоритетов и необходимого времени на обсуждение); информация, лежащая в основе обсуждения темы (отчеты, документы о принятии решений, статистика и пр.); заявки; СПЕЦИФИКА ОРГАНИЗАЦИИ ПРОЕКТНЫХ СОВЕЩАНИЙ доклады приглашенных гостей; открытые вопросы прежних совещаний; дата, подпись; перечень приложений. Тема совещания содержит главную цель совещания, то, что должно быть достигнуто на совещании. Пункта «разное» в повестке дня быть не должно! СПЕЦИФИКА ОРГАНИЗАЦИИ ПРОЕКТНЫХ СОВЕЩАНИЙ Ситуация. Во время совещания по статусу проекта все участники разговаривают одновременно, обсуждаются все вопросы подряд. Какое правило проведения эффективных совещаний не было соблюдено? A. Обозначить цель совещания. B. Определить вопросы для обсуждения и разослать повестку. C. Составить протокол встречи. D. Получить подтверждение от участников о возможности присутствия. СПЕЦИФИКА ОРГАНИЗАЦИИ ПРОЕКТНЫХ СОВЕЩАНИЙ Причины неэффективности проектных совещаний Неясные или ложные цели совещания; Неподготовленность; Отсутствие или несоблюдение регламента; Избыточное число участников; Отсутствие повестки дня; Отсутствие протокола; Отсутствие контроля за исполнением принятых решений; Слабое руководство; Необязательность присутствия; Игнорирование установленных процедур. СПЕЦИФИКА ОРГАНИЗАЦИИ ПРОЕКТНЫХ СОВЕЩАНИЙ Jira – мощный онлайн сервис, позволяющий командам-разработчикам планировать проекты, назначать исполнителей задач, выставлять приоритеты и дедлайны. Slack – web-сервис (также доступны приложения для десктопа, iOS и Android) для создания чатов и отдельных групп для ведения обсуждений с командой, клиентами или пользователями. GanttPro – диаграмма Ганта, позволяющая планировать и управлять проектами онлайн, визуализировать процессы, создавать задачи и назначать их участникам, выставлять дедлайны и процент завершения отдельных задач и проекта в целом, добавлять вехи, а также делиться созданным графиком Ганта с командой и с клиентами с правом просмотра или редактирования СПЕЦИФИКА ОРГАНИЗАЦИИ ПРОЕКТНЫХ СОВЕЩАНИЙ Smartsheet – ветеран на рынке сервисов для управления проектами. Позволяет создавать графики Ганта для своих проектов, ставить задачи и назначать их участникам проекта, устанавливать дедлайны и следить за ходом выполнения, прикреплять файлы. MS Project – гигант на рынке управления проектами, в основе которого лежит диаграмма Ганта, позволяющий планировать проекты и управлять ресурсами, планировать сценарии «что если», а также устанавливать и следить за дедлайнами и прогрессом. СПЕЦИФИКА ОРГАНИЗАЦИИ ПРОЕКТНЫХ СОВЕЩАНИЙ Basecamp – один из самых популярный онлайн-сервисов для совместной работы над проектами, позволяющий делиться документами, вести обсуждения с командой, создавать to-do листы и добавлять комментарии к задачам, посылать и принимать электронную почту. Asana–web - приложение, также доступное на iOS и Android, позволяющее назначать задачи, выставлять приоритеты и дедлайны, следить за статусом выполнения задач и статусом проекта в целом. Trello – популярный онлайн-сервис, позволяющий систематизировать ваши задачи, to-do листы, обсуждения и идеи на одной доске. Bitrix24 –сервис, включающий в себя таск-менеджмент, планирование проектов и времени их выполнения, визуализацию информации на календаре, возможность делиться документами, создавать виртуальные рабочие группы и получать уведомления СПЕЦИФИКА ОРГАНИЗАЦИИ ПРОЕКТНЫХ СОВЕЩАНИЙ Типичные проблемы команды проекта Команда не мотивирована на результат. Атмосфера внутри команды. Соперничество внутри команды. Отсутствие обмена информацией внутри команды. Отсутствие четкого целеполагания внутри команды. Нежелание принимать на себя ответственность членами команды. Отсутствие четких входящих целей. Групповое единомыслие. Определение личного вклада каждого члена. ОСОБЕННОСТИ ПРОВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЙ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ВИДЕОКОНФЕРЕНЦСВЯЗИ Главное преимущество ВКС - повышение эффективности и продуктивности, основное средство улучшения качества и расширения возможностей коммуникации и совместной работы сотрудников, заказчиков и партнеров по бизнесу. рекомендуется проводить во второй половине рабочего дня; четкое определение даты и времени (периодичность); не должны быть продолжительными, поэтому их проведение целесообразно, когда требуется оперативно сообщить всем участникам об имеющихся для них задачах и сроках решения. ОСОБЕННОСТИ ПРОВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЙ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ВИДЕОКОНФЕРЕНЦСВЯЗИ телефонный разговор 20% видеоконференция 60% личное общение 80% ОСОБЕННОСТИ ПРОВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЙ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ВИДЕОКОНФЕРЕНЦСВЯЗИ Решения для ВКС различают: по назначению (внутреннее, внешнее использование), по типу (персональные, групповые), по виду (точка — точка и многоточечные), по реализации (аппаратные и программные), по используемым протоколам, по стоимости. ОСОБЕННОСТИ ПРОВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЙ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ВИДЕОКОНФЕРЕНЦСВЯЗИ Может быть организовано посредством телекоммуникационной связи и с использованием специальных компьютерных программ: Meetyoo.com Apache OpenMeetings Cisco WebEx GoToMeeting Avaya Aura Conferencing Polycom BlueJeans.com; BigBlueButton Skype; Zoiper Trello Ero Google Forms Survio MS Lync Server TrueConf Server ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ЗАОЧНЫХ ЗАСЕДАНИЙ Решение о проведении заочного заседания может принять руководитель. При проведении заочного заседания секретарь рассылает всем членам заседания на адреса электронной почты повестку заседания и все необходимые материалы. Члены заседания направляют на адрес электронной почты секретаря ответы по повестке заседания. На каждый из пунктов повестки заседания члены заседаний дают ответ. Члены заседания могут сопроводить свои ответы комментариями. Ответ должен содержать одну из формулировок: • «Согласовано»; • «Не согласовано»; • Предложить свой вариант решения. ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ЗАОЧНЫХ ЗАСЕДАНИЙ Секретарь заседания учитывает поступившие ответы, как голоса при заочном голосовании. Если ответ от члена совещания не поступил, то считается, что он не участвовал в заочном заседании. Секретарь заседания устанавливает срок предоставления ответов по повестке заседания (он должен быть не более 3 рабочих дней). Срок предоставления ответов может быть изменен Председателем заседания. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ КОЛЛЕГИАЛЬНЫХ ОРГАНОВ Коллегиальные органы управления – это собрание экспертов различного профиля, которые в ходе дискуссии с учетом опыта и знаний каждого в отдельности приходят к общему мнению. Классификация коллегиальных органов: по наименованию (комитеты, комиссии, советы) по формату: • постоянно действующие; • временно действующие для выполнения конкретной задачи по периодичности заседаний: • минимальное количество заседаний в год по юридической значимости: • образованные в соответствии с законодательством; • образованные по решению организации; ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ КОЛЛЕГИАЛЬНЫХ ОРГАНОВ по управленческой практике: – коллегиальный совещательный орган. Его цель – изучение какого-либо вопроса и представление заключения по нему. Например, комиссия по экспертизе ценности документов; – коллегиальный орган, осуществляющий контроль. В данном случае речь идет о коллегиальном органе, который не только дает экспертную оценку по тому или иному вопросу, но и координирует эти вопросы. Например, экспертная комиссия по защите информации; проектный комитет; – коллегиальный орган, уполномоченный принимать решения. На заседании сразу принимаются решения. Например, комитет по бюджету, комитет по инвестициям. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ КОЛЛЕГИАЛЬНЫХ ОРГАНОВ Регламентация деятельности коллегиального органа – Положение о коллегиальном органе. Структура положения: общие положения, нормативные ссылки, термины и определения, цели и функции, состав, полномочия, порядок работы, контроль исполнения поручений, результаты работы. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ КОЛЛЕГИАЛЬНЫХ ОРГАНОВ Раздел Полномочия Обязанности и права членов Комитета: • участвовать в заседаниях Комитета и в выработке его решений; • выполнять решения Комитета и поручения Председателя комитета; • вносить предложения о включении в повестку дня вопросов, относящихся к компетенции Комитета, и по порядку проведения заседания Комитета; • представлять документы на заседания Комитета и вносить предложения о внесении изменений в проекты документов, рассматриваемых Комитетом; • голосовать на заседаниях Комитета; • получать в установленном порядке необходимую информацию и документы от структурных подразделений и должностных лиц Компании по вопросам, относящимся к компетенции Комитета; • участвовать в заседаниях Комитета и в выработке решений; • выполнять решения Комитета и поручения Председателя комитета. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ КОЛЛЕГИАЛЬНЫХ ОРГАНОВ Секретарем коллегиального органа может вестись реестр поручений ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ КОЛЛЕГИАЛЬНЫХ ОРГАНОВ Автоматизация организации совещаний в СЭД подготовка шаблона (включаются постоянные участники и документы); актуализация данных для конкретного совещания; формирование повестки дня; рассылка участникам приглашений повесткой и другими материалы для встречи; фиксация результатов рассмотрения вопросов повестки; создание поручений с указанием конкретных задач и сроков; формирование протокола совещания; согласование протокола с участниками. подготовка сводных отчетов для контроля исполнения поручений
