3_ Лекция №2_Направления и принципы аудита персонала Аудит кадрового потенциала. Аудит функций системы управления персоналом. Аудит организационной структуры и функционального разделения труда в системе управления персоналом. Аудит эффективности управления персоналом. Общие принципы: этика поведения, независимость, профессионализм. Специальные принципы: комплексности, оперативности, перспективности, многоаспектности, согласованности, адаптивности (гибкости), параллельности. В изучаемом модуле будут рассмотрены следующие элементы кадрового анализа и аудита: Классификация и информационная база аудита персонала Анализ списочного состава и структуры персонала по формальным признакам. Анализ обеспеченности персоналом. Анализ системы найма и отбора персонала. Анализ движения кадров. Анализ использования рабочего времени Анализ эффективности труда Исследование социальных аспектов трудовой деятельности. Анализ санитарно-гигиенических производственных и бытовых условий трудовой деятельности Диагностика управленческого, инновационного потенциала персонала организации, его способности к обучению Аудит системы деловой оценки Аудит системы профориентации и адаптации персонала Аудит обучения и развития персонала Аудит системы служебно-профессионального продвижения Анализ системы мотивации и стимулирования труда Анализ документального оформления трудовых отношений Аудит и мониторинг социально-психологической ситуации и организация коммуникации внутри предприятия Аудит системы оплаты труда. Анализ затрат на персонал. Оценка эффективности аудита. Результаты аудита как база для выработки предложений. Аудит персонала (HR-аудит) – комплексный формализованный метод долгосрочного обеспечения эффективности системы управления персоналом, отражающий своими характеристиками требования объективного и профессионального внимания к ситуационным условиям функционирования организации. Аудит персонала - это система консультационной поддержки, аналитической оценки и независимой экспертизы кадрового потенциала организации, которая наряду с финансово-хозяйственным аудитом позволяет выявить соответствие кадрового потенциала организации ее целям и стратегии развития; соответствие деятельности персонала и структур управления организации существующей нормативно-правовой базе; эффективность кадровой работы по решению задач, стоящих перед персоналом организации, ее руководством, отдельными структурными подразделениями; причины возникающих в организации социальных проблем (рисков) и возможные пути их разрешения или снижения их негативного воздействия. Объектом аудита персонала4 является система организации труда персонала, как социотехническая система. Конкретизируется объект аудита персонала в форме системы управления персоналом. Предмет аудита персонала – эффективность деятельности системы управления персоналом организации. Организационно-кадровый аудит – это комплексная и формализованная диагностика соответствия стратегии управления персоналом общей стратегии развития организации. Результаты организационно-кадрового аудита используются для совершенствования системы управления персоналом. Это, в свою очередь, приводит к повышению эффективности функционирования организации в целом.9 Организацию работ по диагностике сферы управления персоналом предприятия можно разделить на внешний и внутренний аудит. Внешний организационно-кадровый аудит (ОКА) проводится с помощью сторонних специалистов или организаций, внутренний – силами работников самой фирмы Пять аспектов формирования организационно-кадрового аудита: причинно-следственный аспект; организационно-технический аспект; социально-психологический аспект; экономический аспект; методологический аспект. На конкретном предприятии может наблюдаться акцентирование на одном или нескольких аспектах проведения ОКА. Главной, глобальной целью аудита персонала является оценка эффективности и производительности деятельности персонала как одного из важнейших факторов, обеспечивающих прибыльность организации. В практике менеджмента аудит персонала является, с одной стороны, способом наблюдения подобно финансовому или бухгалтерскому аудиту, а с другой - инструментом управления, который позволяет решить ту или иную проблему, возникающую в сфере трудовых отношений. Принципы проведения кадрового аудита могут быть представлены следующим образом (рис…) Основные параметры аудита кадровых процессов Таблица 1 Основные параметры аудита по функциям управления персоналом Основные функции Содержание аудита управления персоналом Формирование Оценка текущего состояния кадровой политики, степени кадровой ее согласования с целями организации, стратегией политики ее развития; оценка степени связи кадровой политики организации со спецификой организации и внешними условиями Планирование Оценка наличных ресурсов, целей и перспектив развития персонала организации, будущих потребностей в персонале; анализ штатного расписания, степени его обоснованности; анализ изменений кадрового потенциала организации Использование Анализ уровня занятости персонала; анализ обеспечения персонала стабильности состава работников; изучение занятости женщин, лиц пожилого возраста и других уязвимых слоев населения Наем и отбор Оценка используемых методов найма персонала, источников персонала и путей покрытия потребностей в персонале, стоимости найма; оценка результативности найма, обеспеченности вакансий кандидатами, перспективного списка кандидатов; оценка результативности оценочных процедур; оценка взаимодействия организации со службами трудоустройства, учебными заведениями, местными органами власти, конкурирующими организациями Деловая оценка Анализ используемых форм деловой оценки персонала, персонала периодичности ее проведения, представляемых результатов и решений, принимаемых по ее результатам Профориентация Анализ используемых методов профориентации и адаптации, и адаптация оценка их эффективности (количество увольняемых персонала работников среди вновь нанятых, конфликты в подразделениях новичков); выявление и диагностика проблем, возникающих в период адаптации Обучение персонала Анализ целей и используемых форм обучения, их соответствия целям организации; изучение содержания и продолжительности обучения; оценка персонала, прошедшего обучение; оценка эффективности обучения, фактических результатов Работа Анализ и проектирование управленческой деятельности с кадровым в организации; оценка управленческого потенциала резервом и определение потребности в подготовке кадрового резерва; оценка методов работы с кадровым резервом СлужебноАнализ системы продвижения персонала в организации; профессиональное анализ схем замещения должностей; анализ реализации продвижение, плана кадрового роста; оценка результативности методов деловая карьера планирования карьеры персонала Организация Анализ условий труда, техники безопасности и охраны трудовой труда; анализ состояния нормирования труда деятельности в организации; оценка эффективности организации рабочих персонала мест, распределения работ; анализ вложений финансовых средств в эту сферу и оценка полученных результатов Мотивация Анализ используемых форм и систем стимулирования, их и стимулирование связи с мотивацией персонала; анализ уровня и структуры труда оплаты труда; оценка соответствия разработанных принципов, структуры оплаты труда целям организации Трудовые Диагностика социально-психологического климата, оценка отношения уровня социальной напряженности в организации, в коллективе сопротивления переменам; диагностика организационной культуры, типа управленческой команды, оценка уровня соответствия целям и специфики организации Составляющими кадрового аудита являются следующие элементы. 1) Аудит процессов Менеджеру по персоналу, проводящему кадровый аудит, важно понять, какие направления деятельности и с какой эффективностью осуществляются в организации. Следующий этап в проведении кадрового аудита связан с необходимостью формирования прогноза кадрового потенциала, оценкой будущего соответствия кадровых процессов стратегии и целям развития организации. Для этого разрабатывается система индикаторов и строится механизм мониторинга кадровых процессов. Среди процессов, существенно влияющих на формирование кадрового потенциала, выделяют следующие: процесс профессионального развития; процессы внутрифирменной коммуникации; процессы управления. Процесс профессионального развития, в зависимости от технологии, принятой в организации, может проходить по принципиально разным схемам: организация может быть заинтересована в специализации своих сотрудников, требуя от них углубления своих знаний и навыков в конкретных направлениях деятельности; организация может быть заинтересована в развитии профессионализма персонала, повышении его способности работать в разных областях, умении менять сферу деятельности, работать на стыке нескольких новых направлений, т. е. в развитии универсализма сотрудников; негативным полюсом профессионального развития могут стать процессы депрофессионализации, потери профессиональных навыков и профессиональной этики, которые характерны для некоторых сотрудников. Для того чтобы оценить преобладающие тенденции в области кадровых процессов, рекомендуется проанализировать следующие индикаторы процессов профессионализации: преобладание специализации или универсализации; баланс между технологичностью и креативностью, т.е. использованием описанных и формализованных способов решения задач или необходимостью выработки новых, творческих решений сложных проблем, не имеющих стандартных вариантов их решений; способы взаимодействия различных исполнителей в ходе трудового процесса, которые могут происходить либо на основаниях кооперации, либо на основаниях конкуренции. Анализ процесса внутрифирменной коммуникации дает возможность оценить характерные для организации схемы общения, области и принципы, лежащие в основе формирования корпоративной культуры и философии фирмы. Для того чтобы охарактеризовать коммуникацию в организации, следует проанализировать: схемы передачи информации, существующие технологии и схемы обратной связи, преобладание трансляционных схем или схем партнерского взаимодействия; существующие нормы в области внутрифирменной коммуникации, оценить степень его формализованности или спонтанности; 2) Набор персонала Описание способов распространения информации о потребности в персонале, используемых способов набора. Оценка результативности набора (финансовой и качественной). Оценка перспективного списка кандидатов на работу, обеспеченности вакансий кандидатами 3) Отбор персонала Оценка результативности разработанной программы оценочных процедур. Анализ изменений кадрового потенциала организации 4) разработка системы стимулирования Анализ структуры оплаты труда, доли базовой и премиальной ставок, наличие схем, персонифицирующих выплаты в соответствии с эффективностью. Оценка соответствия разработанных принципов, структуры зарплаты и льгот условиям на рынке труда, производительности и прибыльности организации. Проведение сравнительных исследований, определение эффективной системы вознаграждения 5) Адаптация персонала 5) Адаптация персонала Описание используемых процедур адаптации, оценка их эффективности (количество работников, увольняемых в течение полугода, одного года, конфликты в подразделениях новичков). Описание проблем, возникающих в период адаптации 6) Обучение персонала Анализ целей и используемых форм обучения. Оценка количества прошедших обучение (по темам). Анализ процесса сбора и распространения в организации информации о программах обучения. Анализ системы оценки эффективности обучения (выделение параметров оценки: с точки зрения затрат, количества персонала, практической ориентированности программ, фактических результатов, изменения мотивации к труду и социальнопсихологического климата и т. д.) 7) Оценка трудовой деятельности Анализ аттестации, периодичности ее проведения, представляемых результатов и решений, принимаемых по результатам аттестации 8) Повышение, понижение, перевод, увольнение Оценка эффективности используемой системы кадрового мониторинга, адаптация компьютерных методов кадрового мониторинга. Оценка результативности методов планирования карьеры 9) Подготовка руководящих кадров Анализ и проектирование управленческой деятельности в организации. Оценка управленческого потенциала и определение потребности в подготовке управленческого персонала 10) Мониторинг социально-психологической ситуации и организация коммуникации внутри предприятия Диагностика кадровых процессов и социально-психологического климата, оценка уровня социальной напряженности в организации. Диагностика организационной культуры, типа управленческой команды, оценка уровня их соответствия другим элементам организации (целям, структуре, технологии, финансам, системе управления, кадровому составу). Определение потребности в подготовке и реализации программ развития внутриорганизационной коммуникации - доминирующие темы, по поводу которых разворачивается общение, степень фиксации на предмете деятельности, возможность выхода за рамки непосредственной деятельности и ориентация на удовлетворение интересов партнеров. Анализ процессов управления организацией позволяет оценить тенденции развития системы управления и позицию персонала по отношению к процедурам принятия управленческих решений. Отправной точкой аудита персонала является анализ и оценка кадрового состава. Проводя организационно-кадровый аудит, менеджер по персоналу должен решить важный вопрос: обладает ли организация достаточным человеческим ресурсом функционирования и изменения, способен ли персонал работать достаточно эффективно и в соответствии с выбранной стратегией? Для этого надо оценить фактический состав персонала, а также особенности самого персонала, наличие профессионально важных качеств и характеристик. Оценка кадрового состава должна включать: оценку укомплектованности кадрового состава в целом и по уровням управления, включая оценку обеспеченности персоналом всего технологического процесса; оценку соответствия уровня подготовленности персонала требованиям деятельности; анализ структуры кадрового состава в соответствии с требованиями технологии и классификатором должностей; анализ структуры кадрового состава по социально-демографическим характеристикам; оценку текучести кадров. Аудит кадрового состава и кадрового потенциала позволяет выявить: уровень кадровой обеспеченности и потребность в персонале; качественную структуру управленческого персонала (ролевая и психологическая структуры); потребности в обучении; стили управления; социально-психологический климат; инновационный потенциал; основные источники сопротивления изменениям; распределение персонала в рамках организации (по уровням иерархии и функциональным направлениям). Итак, опыт передовых предприятий показывает, что использование методов, приемов, отработанных и проверенных процедур кадрового аудита весьма существенно помогает в процессе управления персоналом эффективно реализовывать стратегию и миссию организации. Общие принципы организационно-кадрового аудита в системе управления персоналом: Прозрачности. Для своевременного принятия управленческих решений требуется постоянная координация аудиторского потока информации в системе управления персоналом организации. Все информационные потоки должны быть прозрачными. Комплексного подхода. Качественные управленческие решения могут быть приняты только при комплексном подходе. Комплексный подход в кадровом аудите предполагает многофакторный учет различных показателей и их моделирование. Перспективности. Контроль за целевой ориентацией при достижении стратегических целей организации и системы управления персоналом. Любое решение и действие оценивается в первую очередь с позиций его соответствия стратегическим программам развития организации. Фиксирования информации. В специфике проведения кадрового аудита информация представляется в виде письменных сообщений с предварительной оценкой их значимости. Документирование и фиксирование информации позволяет в любой момент проконтролировать входящие и исходящие потоки. Объективности. Принцип объективности создает реальные условия для постоянного выявления и внедрения нового, прогрессивного в практику конкретной организации с учетом специфики и возможностей, обеспечивая рост и развитие. Своевременности. Управленческие решения в системе управления персоналом должны приниматься своевременно. Чем продолжительнее время принятия решения, тем ниже возможность достижения миссии и стратегических целей.