Доклад 2 Автоматизация бизнес-процессов с помощью систем электронного документооборота

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего образования
«Псковский государственный университет»
Доклад на тему
Автоматизация бизнес-процессов с помощью систем электронного
документооборота
Выполнил
Студент
Медведев И.Н.
Проверил
Преподаватель
Алексеев А.С.
Псков
2022
1. Бизнес-процесс
1.1 Понятие бизнес-процесс
Бизнес-процесс (БП) - совокупность разных видов деятельности, в
рамках которой «на входе» определяются один или более видов ресурсов,
нужных для реализации БП, а «на выходе» создаются продукт или услуга,
представляющие ценность для потребителя.
Бизнес-процесс (БП) включает в себя взаимосвязанные действия,
которые реализуют одну (или несколько) из бизнес-целей компании в
информационной системе компании.
Можно привести следующие определения бизнес-процесса.
Бизнес-процесс — это:

процесс из последовательности операций на предприятии,
которые направлены на преобразование неких входных информационноматериальных потоков с целью получения результатов, представляющих
ценность для клиента;

процесс
создания
добавленной
стоимости
продукции,
удовлетворяющей при этом потребностям клиента;

совокупность взаимосвязанных функций, которые имеют один
или более входов и выходов и завершаются созданием продукта,
необходимого клиенту;

упорядоченный процесс преобразования множества входов во
множество выходов, который реализует бизнес-функцию предприятия;

набор последовательных действий, которые приводят к
решению определенной предпринимательской задачи.
1.2
Основные
обеспечения управления
принципы
автоматизации
документационного
Использование компьютеров для оформления, хранения и передачи
документов привело к появлению электронного документа (ЭД). Электронные
документы зависят от технологии, формата и стандарта его создания.
Структура ЭД состоит из двух частей: общей (содержание документа и
информация об адресате) и особенной (электронная цифровая подпись).
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – реквизит электронного документа,
защищенный от подделки, полученный в результате криптографического
преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной
подписи. Ключ электронной подписи позволяет установить отсутствие
утраты, искажения или подделки информации в электронном документе, а
также подделки подписи обладателя электронной цифровой подписи. В
соответствии с законом ЭД на машиночитаемом носителе приравнивается к
документу на бумажном носителе и имеет одинаковую с ним юридическую
силу.
Одной из важнейших составляющих корпоративной информационной
системы является система электронного управления документами (ЭУД).
Организация работы с документами – это составная часть процессов
управления и принятия решений, существенно влияющая на оперативность и
качество управления. Документы поступают в организацию, создаются
сотрудниками,
передаются
для
согласования
или
исполнения
из
подразделения в подразделение, поступают к руководству для принятия
решения или утверждения и отправляются из организации.
Системы электронного управления документами (ЭУД) обеспечивают
процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов
документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над
потоками документов в организации.
Системы ЭУД включают:
1) системы электронного документирования (делопроизводства);
2) системы электронного документооборота;
3) корпоративные системы электронного управления документами.
Если положить в основу классификации роль документа в системе, то
можно выделить два класса систем. К одному из них причислим так
называемые корпоративные (или универсальные) системы управления
документами (Enterprise Document Management System – EDMS), к другому –
специализированные системы управления документами, ориентированные в
основном на автоматизацию делопроизводственных процедур.
С документами любого содержания необходимо выполнять некоторые
действия:
принимать
и
отправлять,
регистрировать,
передавать
по
назначению, контролировать ход исполнения, накладывать резолюции.
Специализированные системы (а практически все отечественные разработки в
этом сегменте относятся к данному классу) как раз и предназначены для
решения таких задач, например для автоматизации делопроизводственной
деятельности предприятия.
Корпоративные системы управления документами – это, по сути,
платформы для создания различных решений, ориентированных на обработку
документов. Специализированные решения, в свою очередь, ориентированы
на решение конкретных задач, таких как автоматизация традиционного
отечественного делопроизводства, и внедряются они на ограниченном числе
рабочих мест. При этом специализированные системы не предназначены для
решения задач, связанных с содержательной частью документа.
1.3 Формы автоматизации регистрации документов
Автоматизированные системы регистрации документов делятся на два
класса. К первому относятся системы управления электронными архивами. Их
основные функции: регистрация новых документов, хранение, поиск и их
извлечение с целью передачи в приложения, умеющие с ними работать.
Ко второму классу относятся системы управления электронным
документооборотом (СУЭД, DMS (Document Management System)). На них
возложены функции управления документами на пути прохождения от одного
пользователя – должностного лица к другому с возможностью контроля их
перемещения с фиксацией всех изменений и сопровождающих резолюций. Из
важнейших характеристик СУЭД наиболее значимыми для пользователя
являются следующие:

Программная платформа (система, обеспечивающая хранение и
поиск документов, а также система обмена сообщениями. В настоящее время
используется архитектура "клиент /сервер");

Поддержка распределенной обработки информации;

Возможности
масштабирования
(набор
поддерживаемых
платформ; максимальное число пользователей; число уровней вложенности
структур);

Открытость архитектуры и возможность интеграции с другими
приложениями;

Широкий выбор типов документов, с которыми работает система
(форматы документов; поддержка работы с составными документами и
несколькими версиями документа; связи документов (один документ может
быть ответом на другой или может быть порожден при исполнении
предыдущего документа); совместное использование электронных и обычных
(бумажных) документов);

Возможность коллективной работы группы исполнителей над
одним (или несколькими) документами;

Возможность работы по "свободной" схеме (без жесткой фиксации
маршрутов);

Возможности контроля за прохождением документов;

Наличие системы оповещения должностных лиц;

Возможность настройки системы под нужды конкретного
заказчика (например, набор реквизитов регистрационной карточки, объем
вносимой в базу информации);

Наличие средств регламентации доступа и криптозащиты;

Наличие средств оповещения о нарушениях в регламенте
прохождения документов;

Ориентированность
на
отечественную
концепцию
документооборота.
С точки зрения системы автоматизации регистрации документов,
документ, как правило, распадается на тело документа – файл (файлы), вся
содержательная работа с которым обычно ведется вне рамок системы
делопроизводства, и регистрационную карточку, содержащую все реквизиты
документа, с которой собственно и идет работа. Файлов может и не
существовать,
документ
может
оставаться
в
бумажной
форме.
Компьютеризация делопроизводственных процессов позволила заменить
ручную карточную форму регистрации документов на современную
автоматизированную.
Компьютерная регистрация документов позволяет:

Внести
значительно
больше
сведений
о
документах,
учитывающих специфику организации;

Организовать децентрализованную регистрацию документов
непосредственно в структурных подразделениях с объединением сведений в
документах в единой базе данных организации:

Организовать на основе базы данных информационно-справочную
работу;

Организовать эффективный контроль исполнения документов.
С внедрением автоматизированных систем регистрации документов
значительно расширились возможности информационно – справочного
обеспечения. Автоматизированная система позволяет находить справки по
любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку
документа. Процесс регистрации позволяет создать базу данных о документах
и
тем
самым
заложить основы
информационно-поисковой
системы
организации по всем документам. В настоящее время во многих организациях
внедряется или уже действует автоматизированный контроль за исполнением
документов. Постановка документа на контроль происходит автоматически
при заполнении соответствующего поля. Текущий контроль осуществляется
путем вызова на экран и распечатки списка документов.
1.4
Функции
систем
автоматизации
делопроизводства
и
документооборота
Изучая основные функции систем автоматизации делопроизводства,
можно выделить некий минимальный набор характеристик, которым должна
соответствовать
полноценная
система
автоматической
регистрации
документов. В первую очередь это возможность создания документа.
Документ может создаваться либо самостоятельно в соответствующем
редакторе (текстовом, графическом), либо на основе подготовленных
шаблонов. Система обеспечивает автоматическую регистрацию документа.
Для каждого учетного документа формируется регистрационно-контрольная
карточка, в которую заносятся сведения о документе. Система может
регистрировать как созданные непосредственно в ней документы, так и
импортированные извне. Система поддерживает технологии регистрации,
обработки и контроля распорядительных документов:

внешних – постановлений, указов, распоряжений вышестоящих
организаций;

внутренних – протоколов, приказов, распоряжений.
Поддерживается
регистрационными
возможность
карточками
установления
документов,
ссылок
связанных
между
тематически,
отменяющих или дополняющих друг друга, повторными и т.д. Работая с
документом, всегда можно просмотреть всю переписку по вопросу, ее
историю, разосланные копии карточек по другим подразделениям, имея
мгновенный доступ к каждой интересующей карточке.
Движение документов, ввод резолюций и замечаний. Механизм
движения документов обеспечивает обработку и передачу документов между
пользователями системы. При этом основанием для автоматической передачи
документа от одного должностного лица другому является факт вынесения
резолюции или факт оформления отчета об исполнении документа.
Маршрутизация движения документа может быть жестко заданной или
может задаваться пользователем. Путь прохождения документа с момента
передачи его руководителю на первичное рассмотрение до списания в дело
фиксируется в зоне исполнителей регистрационной карточки.
Поддержка вложенных подсистем. В систему делопроизводства
организации входят подсистемы подразделений со своими функциями (учет,
контроль, движение документов и др.)
Отслеживание версий одного документа. При совместной работе
нескольких пользователей над одним документом, много времени и сил
отнимает проблема "версий" и проблема "копий и оригиналов". Учет
номерных документов, формирование отчетности.
Пользователю предоставляется возможность для формирования запроса
на поиск документа или группы документов, зарегистрированных в системе.
Возможность поиска документа по различным критериям. Поиск документа
может осуществляться по реквизитам, по теме, по указанным заранее
ключевым словам. Существует возможность поиска документов по контексту,
то есть по полному значению текстового поля или по отдельным словам или
их частям.
Ведение и автоматическое обновление словарей и справочников. К
справочникам системы относятся:
o
пользователи,
o
подразделения,
o
организации,
o
граждане,
o
тематические рубрикаторы документов,
o
стандартные тексты,
o
номенклатуры дел,
o
грифы доступа,
o
списки рассылки.
В некоторых системах можно самостоятельно создавать новые таблицы
справочников.
В системе предусмотрена электронная подпись документов и резолюций
на
документы.
При
необходимости
возможно
делегирование
права
подписания одного документа или настройка автоматического делегирования
для всех документов, поступающих на подпись к руководителю.
Защита информации. Каждое рабочее место может быть защищено
паролем от попытки несанкционированного доступа к информации и
выполнения действий от лица пользователя. При этом система должна
соответствовать
существующей
делопроизводственной
практике,
поддерживать полный жизненный цикл документа в организации: от его
первичной регистрации до списания в дело.
Создание систем делопроизводства для организаций, имеющих особые
требования по защите информации, проводятся с учетом того, что необходимо
обеспечить совместимость системы с любыми специальными средствами
защиты информации, что позволит согласовать ее использование с уже
действующими стандартами безопасности.
1.5
Вопросы
практического
применения
систем
автоматизации
делопроизводства и документооборота на современном этапе
Внедрение
АС
ДОУ
имеет
следующие
ярко
выраженные
положительные стороны:

Во всех подразделениях и в организации в целом вводится
унифицированная, формализованная и строго регламентированная технология
делопроизводства.

Появляется
документам
и
возможность
исполнителям,
ответить
осуществлять
на
любой
анализ
и
вопрос
по
управление
документационной деятельностью.

Ускоряется прохождение документов по организации, особенно
при организации электронного документооборота.

Снижается трудоемкость делопроизводственных операций.
В традиционной практике документы в подразделения организации
направляются от руководителя организации к руководителю подразделения до
конкретных исполнителей. Это позволяет руководителю каждого уровня
эффективно контролировать деятельность своих сотрудников, однако
длинные и зачастую формальные цепочки резко снижают эффективность
управления. Правильно построенная АС ДОУ позволяет направлять
документы непосредственно лицам, которые будут исполнять поручения, при
этом руководители сохраняют полный контроль, как за прохождением самого
поручения, так и за его исполнением. Правильно построенная система будет
работать как с данными о прохождении и исполнении документов так и с
самими электронными документами, к которым эти данные относятся.
АС ДОУ позволяет организовать нормальную работу с документами
всех сотрудников независимо от местонахождения их рабочих мест.
Использование
средств
автоматизации
делопроизводства
способно
обеспечить экономию трудовых и материальных затрат на работу с
документами. Эффект за счет унификации документационной деятельности
организации
и
уменьшение
зависимости
от
индивидуального
технологического опыта персонала; сокращение временных циклов работы с
документами и создание единого документального пространства, и полный
контроль за регистрацией и движением документов и исполнительской
дисциплиной.
Основными
Ускоренное
плюсами
прохождение
автоматизации
документов
по
документооборота
организации
и
является
снижение
трудоемкости делопроизводственных операций
2. Эффективность автоматизации документооборота
Эффект от внедрения автоматизированной системы электронного
документооборота складывается из двух основных частей:
Рис. 4. График эффективности внедрения СЭД
К первой группе эффектов относятся:

Экономия средств (благодаря использованию более дешевой
технологии обработки документов в электронной форме): на расходные
материалы (бумагу), на оборудование (копировально-множительную технику
и др.), на доставку информации в бумажном виде; на хранение бумажных
документов (в т.ч. физическое освобождение места).

Экономия рабочего времени сотрудников:
на ручную обработку данных и выполнение обслуживающих функций
(передача, копирование и пр.); на прохождение документов; на поиск нужных
документов; на повторное использование документов.
Ко второй группе эффектов (неисчисляемых) относятся:

Ускорение прохождения документов и предоставления услуг
связано со своевременностью и оперативностью принятия решений в случаях,
когда ситуация зависит от информации, содержащейся в документе.
Значительно ускоряются процессы коллективной работы с документами
(согласования и утверждения и т.п.);

Оптимизация бизнес-процессов, связанных с документооборотом,
повышение
их
прозрачности
и
улучшение
контроля
за
всеми
информационными потоками и процессами в организации. Современные
технологии позволяют централизованно отслеживать ход всего процесса
работы с документами, осуществлять контроль исполнительской дисциплины,
систематизировать и анализировать результаты контроля и тем самым
выявлять проблемы и принимать меры для совершенствования системы
управления;

Повышение качества работы с информацией, возможность
выполнения новых типов или способов выполнения работ. С внедрением
системы электронного документооборота пользователям становится доступна
более широкая область применения информации документов, возрастает
востребованность данных, влияющих на принятие решений, что, в свою
очередь, приводит к улучшению работы организации;

масштабах
Формирование
единого
распределенных
информационного
организаций.
пространства
Современная
в
система
документооборота должна решить проблему географической удаленности
людей (например, сотрудников филиалов или дочерних организаций) и
обеспечивать возможность их совместной работы в рамках единой
инфраструктуры;

Развитие корпоративной культуры, стимулируемое применением
современных
технологий
для
коллективной
работы
сотрудников
и
предоставляемых ими информационных и коммуникационных возможностей.