Игорь Павлов Тайм-менеджмент для учителей «ЛитРес: Самиздат» 2016 Павлов И. В. Тайм-менеджмент для учителей / И. В. Павлов — «ЛитРес: Самиздат», 2016 ISBN 978-5-532-04622-1 Практикум предназначен для учителей и преподавателей, которые хотят научиться более эффективно планировать рабочее и личное время, решать поставленные задачи и достигать намеченные цели. Конкретные рекомендации и упражнения, описанные в практикуме, помогут педагогу подобрать для себя наиболее эффективные способы планирования времени и освоить базовые навыки тайм-менеджмента. Для воспитателей, учителей, преподавателей и психологов образовательных учреждений. ISBN 978-5-532-04622-1 © Павлов И. В., 2016 © ЛитРес: Самиздат, 2016 И. В. Павлов, Е. Е. Марченко. «Тайм-менеджмент для учителей» Содержание Пятиминутное введение Что такое «тайм-менеджмент» и зачем он нужен учителю? Про промедление Пять шагов к успеху Как правильно прицелиться Два плана в одном Карл украл у Клары время Если с другом вышел в путь – веселей дорога Как из «надо» сделать «хочу» Отметка для учителя Двухминутное заключение Приложение 5 7 9 11 15 17 20 22 25 27 29 30 4 И. В. Павлов, Е. Е. Марченко. «Тайм-менеджмент для учителей» Пятиминутное введение «Кто время выиграл – всё выиграл в итоге» Мольер В чем проблема? Задумывались ли вы когда-нибудь о том, насколько разумно вам удается распоряжаться личным и рабочим временем, эффективно справляться с ежедневными задачами и успевать осуществлять задуманное? Скорее всего, ваш ответ будет утвердительным. Ведь кто из нас, занятых в системе образования, не сталкивался с проблемами, которые так или иначе упираются в дефицит времени? Кому из нас не приходилось тащить домой на выходные стопки ученических тетрадей, коротать вечера за проверкой контрольных, «развлекаться» в выходные составлением поурочных планов, а в отпуске корпеть над отчетами? Кто из нас ни разу не горел на работе? Иногда, не успевая справляться с ежедневным потоком дел, мы начинаем винить начальство и коллег, отнимающих наше время, или современную школу, которая предъявляет слишком жесткие требования. Изменить последнюю не так просто и не так быстро, как впрочем, своих начальников и коллег, а вот изменить самого себя и научиться более эффективно распоряжаться рабочим временем под силу каждому учителю. Как это сделать? Читайте этот небольшой практикум и упражняйтесь в эффективном планировании времени! Упражнение 1 Вспомните типичные трудности, связанные со временем, которые возникают в вашей работе. Выпишите их на отдельном листе бумаги. Может быть, вы часто не успеваете вовремя проверять тетради учеников или хорошо подготовиться к родительскому собранию? А может, вам не хватает времени на заполнение текущей документации? Запишите как можно больше похожих проблем, с которым вы сталкиваетесь. Этот перечень пригодится вам для дальнейшей работы. Время – это… Раз уж мы заговорили о времени, давайте попробуем разобраться, что оно из себя представляет. Ведь нам надо точно знать, с чем или точнее с недостатком чего мы собираемся бороться. Правда, найти подходящие слова для описания времени не так легко. По этому поводу еще Святой Августин писал: «Что такое время? Если никто меня об этом не спрашивает, я знаю, что такое время. Если бы я захотел объяснить спрашивающему – нет, не знаю». Так и все мы – вроде и имеем какое-то представление о времени, а объяснить себе и другим его толком не можем. Для того, что бы научиться управлять временем, нам все-таки придется приложить силы и попытаться осознать собственные представления о времени. Ведь отношение человека ко времени во многом зависит от того, как он его представляет. Кто-то представляет время в виде песка, просачивающегося сквозь пальцы, или в виде быстротечной реки (как тот Гераклит, который говорил, что «все течет, все меняется, и в одну и ту же реку дважды не войти»). Для кого-то время ассоциируется со стрелкой часов, неумолимо бегущей по кругу. Как бы мы не представляли себе время, у большинства из нас оно ассоциируется с движением и невосполнимой потерей, с чем-то, что невозможно задержать или отложить на черный день. Упражнение 2 Прочитайте несколько высказываний известных мыслителей: 5 И. В. Павлов, Е. Е. Марченко. «Тайм-менеджмент для учителей» – «Если хочешь иметь досуг, не теряй времени даром» (Б. Франклин). – «Ничем не может человек распорядиться в большей степени, чем временем» (Л. Фейербах). – «Только время принадлежит нам» (Сенека). – «Посредственность озабочена тем, как бы убить время, а талант – как бы время использовать» (А. Шопенгауэр). – «Уважайте текущий час и сегодняшний день! Уважайте каждую отдельную минуту, ибо умрет она и никогда не повторится» (Я. Корчак). – «Успевает всюду тот, кто никуда не торопится» (М. Булгаков). – «Ничто не принадлежит нам, одно только время наше» (А. Моруа). – «… время растяжимо. Оно зависит от того, какого рода содержимым Вы наполняете его» (С. Маршак). Как вы считаете, какое представление о времени характерно для каждого из авторов? Относятся ли авторы (и вы сами) ко времени, как к чему-то, что не поддается управлению, или как к тому, что подвластно человеку? Выберите из предложенных или подберите самостоятельно высказывание, которое наиболее близко вашим представлениям о времени. 6 И. В. Павлов, Е. Е. Марченко. «Тайм-менеджмент для учителей» Что такое «тайм-менеджмент» и зачем он нужен учителю? Люди издавна мечтали подчинить себе ход времени, иначе бы произведения об изобретателях машины времени не были бы такими популярными. Но еще задолго до появления фантастической литературы, древние философы и ученые пытались найти «рычаги» управлением временем. В итоги все они рано или поздно приходили к мысли о том, что… Попробуйте сами догадаться, к какому выводу приходили мыслители! Мудрость древних и современные исследования в различных науках заложили систему управления временем, которая получила название тайм-менеджмент или просто ТМ («тайм» – время, «менеджмент» – управление). Но разве можно управлять временем? – этот вопрос, наверное, уже не раз возникал у вас во время чтения. И правда, звучит фантастически. Всем нам еще с детского сада известно, что в сутках ровно 24 часа. И не существует способов остановить время, замедлить его ход или вместить в рабочий день, например, не 8, а 28 или 48 часов. Тогда о каком управлении идет речь? Мы уже говорили о том, что одна из главных характеристик времени заключается в его невосполнимости. Потеряв или потратив впустую минуты или часы своей жизни, мы уже никогда их не вернем. Не имея возможности повлиять на ход времени, мы, однако, вольны наполнить его любым содержанием. Это и имели в виду многие мыслители, когда говорили, что человек способен управлять временем своей жизни. Имея 24 часа в сутках, каждый из нас наполняет их собственным содержанием, проживает по-своему. Грамотно расставляя приоритеты, планируя дела, мудро ставя цели, можно, оказывается, сделать очень многое не то, что за 24 часа, но и за 8 часов рабочего времени. Поэтому сегодня тайм-менеджмент понимается как система управления человеком самим собой с целью гармонизации личной и профессиональной сфер жизни и достижения успеха. Именно в таком смысле мы и будем далее говорить о тайм-менеджменте. Упражнение 3 Выберите на каждое утверждение теста только один вариант ответа: почти никогда – 0 баллов; иногда – 1 балл; часто – 2 балла; почти всегда – 3 балла. Затем подсчитайте общее количество баллов, и вы узнаете, насколько хорошо справляетесь со своей работой и нужен ли вам тайм-менеджмент! Тест: – Свой рабочий день я планирую накануне. – Во время работы я перепоручаю другим все, что только может быть перепоручено. – Я записываю в ежедневнике задачи и цели с указанием сроков их выполнения. – Каждый официальный документ я стараюсь «обрабатывать» за один раз. – Каждый день я составляю список дел, которые упорядочиваю по степени важности. Самые важные дела я выполняю в первую очередь. – Рабочее время я стараюсь освободить от посторонних телефонных разговоров, незапланированных посетителей и собеседников «по интересам». – Рабочее время я стараюсь освободить от посторонних телефонных разговоров, незапланированных посетителей и собеседников «по интересам». 7 И. В. Павлов, Е. Е. Марченко. «Тайм-менеджмент для учителей» – Дневную нагрузку я стараюсь распределять в зависимости от моей работоспособности и привычного режима дня. – В рабочем плане я всегда оставляю «окна» для выполнения неожиданных и незапланированных дел и решения «горящих» задач. – В первую очередь я стараюсь концентрироваться на самых важных проблемах и задачах. – Я умею говорить «нет» людям, отнимающим у меня время от выполнения важных дел. Итак, если вы набрали от 0 до 15 баллов – не хотим вас расстраивать, но, кажется, вы не очень успешно планируете свое рабочее время, часто оказываетесь во власти внешних обстоятельств. Тайм-менеджмент вам просто необходим! 16-20 баллов – вероятно, вы пытаетесь овладеть своим временем, но не всегда достаточно последовательны. Тайм-менеджмент поможет вам научиться делать этого гораздо лучше. 21-25 баллов – у вас достаточно хорошо получается планировать рабочее время и справляться с нагрузкой. Тайм-менеджмент поможет вам сделать этот процесс еще более эффективным и приятным. 26-30 баллов – вы просто образец человека, который умеет рационально планироваться рабочие будни и не страдает дефицитом времени. Узнав больше о тайм-менеджменте, вы еще раз убедитесь в том, что все делаете правильно, или откроете для себя новые возможности в управлении врем… т.е. самим собой! Упражнение 4 Вернитесь к упражнению 1. Вспомните, что вы уже делали для того, чтобы справиться с данными трудностями. Насколько вам это удавалось? Подумайте, можно ли еще что-то предпринять? Размышляя над этим, не забывайте, что рабочему времени не следует приносить в жертву личное. Чуть позже мы поговорим о конкретных способах эффективного планирования времени. 8 И. В. Павлов, Е. Е. Марченко. «Тайм-менеджмент для учителей» Про промедление «Промедление смерти подобно» Петр Великий Тише едешь – дальше будешь? Обычно мы любим повторять своим ученикам: «Сделай дело – гуляй смело!» и «Не откладывай на завтра то, что можно сделать сегодня». Но, положа руку на сердце, можем ли мы сказать, что сами всегда руководствуемся в работе этими принципами? Чаще мы следуем принципам «Тише едешь – дальше будешь» или «Работа – не волк… » и не спешим решать текущие задачи. А в итоге иной раз даже с места не можем сдвинуться. Поэтому сейчас мы поговорим о том, почему иногда медлим, не успеваем вовремя выполнять дела и решать рабочие задачи. Другими словами, речь пойдет о промедлении, которому все мы в той или иной степени подвержены. Промедлением называется поведение, когда мы откладываем «на завтра» выполнение важных дел, никак не можем их начать, а вместо этого занимаемся какими-то посторонними мелочами. Из-за промедления в первую очередь страдаем мы сами. Затянув с выполнением какого-либо дела, потом наспех его доделываем, уже не задумываясь о качестве. Либо вовсе не успеваем выполнить работу в отведенные сроки. При этом мы испытываем всю гамму отрицательных чувств: раздражение, страх, отчаяние, вину и стыд. Упражнение 5 Загляните в приложение и прочитайте «Дневники промедлителя». Случалось ли нечто похожее с вами? Какие рабочие дела чаще всего вы склонны затягивать и откладывать? К каким последствиям приводила ваша медлительность? Какие из записанных вами в упражнении 1 проблем могли быть связанны с промедлением? Унесённые промедлением Все начинается с постановки задачи, которую мы ставим перед собой, или нам ее «спускают» сверху. Например: провести родительское собрание, подготовить классный час, разработать маршрут экскурсии или написать отчет. По поводу каждой задачи мы можем испытывать разные эмоции. Иногда мы беремся за дело с энтузиазмом и вдохновением (особенно, если перед нами стоят привлекательные задачи), как в «Дневнике промедлителя № 2». А иногда новая задача кажется нам сущим наказанием, как в «Дневнике промедлителя № 1». В любом случае, хотим мы того или нет, у нас появляется дело. Назовем его основным делом. Как правило, мы беремся за дело с мыслью о том, что ни в коем случае не станем медлить как в прошлый раз. Наученные горьким опытом, мы уверенны, что закончим его вовремя. Поэтому назначаем для себя сроки выполнения и с чувством некоторого удовлетворения… откладываем пока в сторону. Нам кажется, что впереди достаточно времени. «Я подумаю об этом завтра» – как говорила героиня Вивьен Ли из фильма «Унесенные ветром». Время идет, а мы все никак не можем приступить к основному делу. Попутно у нас появляется масса других более или менее значительных дел, которые притягивают к себе внимание. Мы начинаем понемногу беспокоиться о том, что не справимся вовремя. Думаем, что пора бы приложить усилия и взяться за выполнения основной задачи. Страх не успеть завладевает нами. Мы можем представлять себе ужасные последствия своей медлительности, испытывать чувство вины и хвататься за… любые мелкие дела, лишь бы еще немного оттянуть момент выполнения основного дела. Это помогает утешиться мыслью о том, что мы хоть что-то делаем, а не бездельничаем. 9 И. В. Павлов, Е. Е. Марченко. «Тайм-менеджмент для учителей» Одновременно и неожиданно могут возникнуть другие серьезные и не требующие отлагательств дела. И тогда мы виним себя, что затянули с первым делом, потому что к этому времени могли бы его выполнить и приступить к решению других задач. А теперь приходится разрываться. Сроки выполнения основного дела поджимают. Мы начинаем паниковать и сомневаться в своих способностях. Дальнейший сценарий нашего поведения может иметь два варианта. И только один из них, да и то, очень условно, заканчивается «хэппи-эндом». Вариант первый: мы понимаем, что дело провалено и окончательно разочаровываемся в себе. А раз так, то уже нет смысла суетиться. Мы вовсе отстраняемся, готовые понести заслуженное наказание. Или начинаем искать виновных, которые помешали нам все сделать вовремя. Списываем неудачу на какие-то обстоятельства (болезнь бабушки, потоп в квартире), которые нередко попросту выдумываем. Откровенно говоря, выкручиваемся, как только можем. При этом на душе у нас все равно скребут кошки. Вариант второй: мы понимаем, что больше нельзя ни минуты медлить и спешно беремся за выполнение основного дела. У нас открывается второе дыхание, и дело наконец-то сдвигается с мертвой точки. Мы испытываем облегчение и кое-как успеваем сдать работу вовремя. Естественно, о ее качестве речь уже не идет. Ведь сделанное наспех, как заметил более 2000 лет назад Сократ, редко бывает хорошо сделано. Сдав работу, мы глубоко вздыхаем и торжественно клянемся себе никогда больше не откладывать и не медлить! Сама мысль о том, чтобы пережить все эти неприятные чувства заново, пугает нас. А потом наступает это самое будущее и… все начинается сначала. Оказывается, порочный круг промедления разорвать не очень-то легко, как в известной шутке: «Завтра я перестану откладывать дела на завтра». Так и живем завтрашним днем, ждем каких-то благоприятных обстоятельств, подходящего настроения или просто понедельника, чтобы приступить к работе. Но еще И. Тургенев по этому поводу говорил, что слово «завтра» придумано для детей и нерешительных людей. Наверное, каждый из собственного опыта знает, что промедление чаще всего оборачивается в итоге своей полной противоположностью – спешкой. А ведь многие из нас давно привыкли жить в этих двух крайностях. Нередко нам кажется, что можно все успеть, лишь «прибавив обороты» в последний момент, ускорив шаг, пожертвовав несколькими ночами и обеденными перерывами. Но излишняя торопливость, – предостерегал У. Шекспир, – точно так же, как и медлительность, ведет к печальному концу. Об этом написал замечательное стихотворение и Евгений Евтушенко: «Проклятье века – это спешка, И человек, стирая пот, По жизни мечется, как пешка, Попав затравлено в цейтнот…» Стало быть, спешка – не самый лучший способ все успевать. Тогда как же бороться с промедлением? По сути, все следующие разделы данного практикума посвящены тому, как научиться выполнять дела вовремя. Упражнение 6 Чтобы вы посоветовали героиням «Дневников»? Какие советы вы прямо сейчас можете дать самому себе, чтобы не поддаваться промедлению? Запишите их на отдельном листе бумаги и повесьте на рабочем месте! 10 И. В. Павлов, Е. Е. Марченко. «Тайм-менеджмент для учителей» Пять шагов к успеху «Дорогу осилит идущий» Сенека Итак, мы решили раз и навсегда покончить с промедлением и научиться управлять собой. В каком направлении нам двигаться? Как не потеряться в потоке дел? Несколько простых шагов помогут вырваться из порочного круга промедления и достичь профессионального УСПЕХА: → Шаг 1: Узнайте причины своего промедления и начните работу именно с них. → Шаг 2: Ставьте правильные цели и грамотно планируйте работу. → Шаг 3: Перестаньте потворствовать «похитителям времени». → Шаг 4: Если какое-то дело вам не нравится, найдите источники вдохновения. → Шаг 5: Хотя бы раз в день оценивайте эффективность потраченного времени. Зри в корень Только что мы говорили о том, что первым шагом на пути к преодолению промедления является осознание его причин. Почему же мы вновь и вновь оказываемся в ловушке промедления, если понимаем, что так работать больше нельзя? Чаще всего промедление – это защитное поведение, способ отгородиться от неприятных дел и обязанностей. Оно создает некий защитный буфер между нами и непривлекательными делами. И пусть мы понимаем, что потом нам все равно придется выполнить задание, главное – сейчас мы можем об этом не думать. Чем негативнее мы относимся к работе или отдельным обязанностям, тем чаще можем поддаваться промедлению. Нередко мы откладываем дела и потому, что не хотим выглядеть в глазах коллег трудоголиками и «исполнителями». В нашей культуре популярен образ пассивного русского человека, который делает все буквально в последний момент. Как сказал однажды о наших соотечественниках Отто фон Бисмарк: «Русские долго запрягают, но быстро едут». Отклонившись от этого культурного стандарта, мы рискуем прослыть «рвачами». А кто из нас хочет собственноручно приклеить себе такой ярлык? Что еще заставляет нас откладывать дела – так это неуверенность в себе и сомнение в собственных способностях. Страх не справиться парализует еще до того, как мы приступим к заданию. Например, если мы боимся, что не сумеем хорошо провести родительское собрание, то осознанно или нет, будем откладывать подготовку до последнего. Хотя есть и те, кто наоборот предпочитает особенно тщательно и заблаговременно готовиться к мероприятиям или выполнять задачи, в которых чувствует себя неуверенно. И, конечно же, к промедлению приводит наша общая неорганизованность, пассивность, не умение грамотно планировать текущие дела и все «раскладывать по полочкам». Это одна из самых главных причин того, почему мы ничего не успеваем делать вовремя. 11 И. В. Павлов, Е. Е. Марченко. «Тайм-менеджмент для учителей» Когда таких причин несколько, промедление становится не просто привычкой, а настоящим образом жизни (см. рисунок). Но, как и с любой вредной привычкой, с промедлением бороться можно. А образ жизни всегда можно изменить, было бы желание. Поэтому посмотрите на рисунок, где изображены основные причины промедления и способы их преодоления. Так как наш практикум посвящен тайм-менеджменту, то дальше мы будем осваивать навыки эффективного планирования и самомотивации. Что касается третьей и четвертой причин промедления, то о них вам следует поразмышлять самостоятельно. Упражнение 7 Вернитесь к приложению. Подумайте, какие причины лежат в основе промедления авторов дневников? Вспомните одно из последних дел, с выполнением которого вы сами затянули или опоздали. Поразмышляйте над тем, по каким причинам это случилось. В первую очередь попытайтесь осознать то, что зависело от вас, а не от внешних обстоятельств или других людей. Все идет по плану! Первый шаг сделан. Уверенной поступью мы движемся навстречу будущему успеху. Но, как учил Махатма Ганди, «Если ты хочешь перемен в будущем – стань этой переменой в настоящем». Поэтому, не откладывая в долгий ящик, давайте сделаем второй шаг. Сейчас мы хотели бы предложить вам научиться мудрой постановке целей и грамотному планированию. Научиться планированию – значит научиться определять очередность дел. Чтобы решить, чему уделить внимание в первую очередь, что сделать потом, а на что вообще не тратить время и силы, – надо понять, с каким «делом» мы имеем дело. Давайте попробуем все разложить по полочкам! Для этого каждое занятие надо оценить по нескольким шкалам: Обязательные – необязательные В зависимости от должности у каждого из нас есть профессиональные обязанности (заполнение журнала, проведение собраний). Они называются так, потому что мы, не зависимо от желания, обязаны их выполнять. Кроме того, у нас есть необязательные дела. Они появлятся по нашей личной инициативе, с подачи учеников и их родителей (экскурсия в музей, совместный поход), коллег (празднование Дня учителя, конкурс ораторского искусства между классами) или же попросту спускаются нам «сверху» (предложение принять участие в конкурсе «Учитель года»). Важные – неважные Важность дела зависит от наших ценностей и того значения, которое приобретают эти дела в конкретной ситуации. Л. Зайверт, автор книги «Если спешишь – не торопись» очень точно подметил, что «в действительности не существует проблем со временем, но лишь про12 И. В. Павлов, Е. Е. Марченко. «Тайм-менеджмент для учителей» блемы с приоритетами: успешный тайм-менеджмент – это последовательный менеджмент приоритетов». Расставить приоритеты и определить важность дел можно, ответив на простой вопрос: «А почему именно это сейчас для меня важно?» Например, разговор «по душам» с нарушителем дисциплины важен для решения проблемы мирным путем. Проведение мероприятия, предложенного ребятами, важно для установления доверительных и уважительных отношений c классом. Так как у всех нас ценности отличаются, важность одного и того же дела для каждого будет различной. То, что один учитель посчитает крайне важным, другому может показаться лишь напрасной тратой времени. Срочные – несрочные Срочными являются те дела, выполнения которых в самое ближайшее время от нас требуют другие люди или обстоятельства (подготовка заданий для «Брейн-ринга» на завтра; встреча с родителями Иванова после уроков). Если же на данный момент время терпит, значит, дело несрочное. Хотя, согласитесь, что несрочные дела становятся очень даже срочными, если мы слишком затянем с их выполнением. Жёсткие – гибкие Жёсткими называются дела, выполнение которых привязано к конкретному времени. А гибкими – дела, которые можно сделать в любой момент. Почему жёсткие дела планируются с точностью до минуты? Потому что в этих делах мы действительно зависим от других людей или обстоятельств. Так, например, встречу с известным деятелем можно провести только в те дни, когда он будет свободен. Праздничный вечер, приуроченный к Дню учителя, будет нелогичным переносить на следующий месяц. А вот уборку в кабинете или информационный час по общим вопросам мы планируем сами и при необходимости можем без потерь передвинуть на несколько дней или даже недель. Коллективные дела, в отличие от «единоличных», всегда требуют согласования планов других людей, поэтому они характеризуются достаточно высокой «жёсткостью». Большие – маленькие Масштабность дела зависит от того, сколько времени и сил оно требует для выполнения. В нашей работе можно найти и большие дела-валуны, которые невозможно одолеть за раз или в одиночку (составление портфолио), дела поменьше (отбор заданий для контрольной работы) и маленькие дела-песчинки, c которыми мы справляемся одним махом (написание объявления о мероприятии). Хотя здесь все достаточно относительно. То, что кому-то кажется маленькой мухой, другой может раздуть до целого слона. И наоборот. Приятные – неприятные Согласитесь, что есть дела, одна мысль о которых вызывает у нас самые неприятные ощущения. Сталкиваясь с ними, мы восклицаем: «Что угодно, только не это», «Ну вот, опять», «Я этого не переживу!». Для кого-то нет занятия более неприятного, чем подготовка отчета о работе с родителями. Другому не нравится выступать перед большой аудиторией. Что касается предпочтений – и они очень индивидуальны. При распределении дел особенно важно учитывать «вкусы» друг друга. Несмотря на то, что шкал для оценки несколько, в тайм-менеджменте действует простое правило «края»: в первую очередь мы планируем те дела, которые ближе к полюсам: «Обязательные», «Важные», «Срочные», «Большие» и… «Неприятные». «Почему неприятные дела следует планировать в первую очередь», – спросите вы? Потому что мы осознанно или неосознанно ищем все возможные поводы оттянуть или увильнуть от неприятных занятий. Зная свои слабые места, стоит предусмотрительно усилить бдительность при планировании.Как писал Экклесиаст: «Всему свое время». Теперь вы знаете, чем именно определяется время выполнения дел. Упражнение 8 13 И. В. Павлов, Е. Е. Марченко. «Тайм-менеджмент для учителей» Давайте представим, что нам необходимо внести в план два дела: подготовка к родительскому собранию (обозначено черточкой, см. рисунок на следующей странице), которое должно состояться на следующей неделе, и организация выставки детских работ (обозначено «гантелькой»). Чему же отдать приоритет? Давайте рассуждать так. Является ли собрание обязательным? – Безусловно. А выставка, которой я хочу украсить свой кабинет? Пожалуй, это необязательно. Какое из этих дел важнее? Конечно же, для моей работы и профессиональной репутации крайне важно наладить отношения с родителями. А выставку было бы здорово сделать, чтобы порадовать ребят. Как обстоят дела со сроками? До собрания осталась всего неделя! И дата уже согласована с родителями и психологом. А о планируемой выставке кроме меня пока еще никто не знает. Тем более что к собранию надо и план составить, и речь подготовить, и распечатки сделать…. Эх, а как бы хотелось все-таки заняться выставкой – это действительно мне по душе! А вот собрание… самостоятельно оцените по всем шкалам несколько текущих дел и задач. Затем установите очередность их выполнения. 14 И. В. Павлов, Е. Е. Марченко. «Тайм-менеджмент для учителей» Как правильно прицелиться Итак, приоритеты расставлены. Теперь необходимо сформулировать цели, которые мы хотим достигнуть. Традиционно в тайм-менеджменте этому вопросу уделяется особое внимание. Считается, что эффективной будет та цель, которая сформулирована мудро. Вы скажете, что это требование слишком краткое и обобщенное? Что же, присмотритесь внимательнее и вы увидите, что цель должна быть поставлена: М – Меткой и максимально конкретной, разбитой на отдельные задачи (Что именно мне надо сделать?). У – поддаваться Учету и измерению (Как я узнаю, что все сделано правильно и цель достигнута?). Д – Достижимой в зависимости от конкретной ситуации (Располагаю ли я для этого всем необходимым?). Р – Рациональной в данный момент времени (Почему именно это и именно так я хочу сделать?). О – Определенна по срокам (Когда я должен начать и завершить работу?). Рассмотрим правило МУДРО на уже знакомом примере: нам необходимо провести родительское собрание. Давайте метко сформулируем цель: успешно провести родительское собрание в 7 «Б» классе 14 сентября. Затем мы максимально конкретизируем нашу цель в задачах. У нас их получилось четыре. Для удобства составим вот такую матрицу, где каждая задача подробно проанализирована: И еще несколько полезных советов, которые помогут ставить достижимые цели: 15 И. В. Павлов, Е. Е. Марченко. «Тайм-менеджмент для учителей» – Большую и сложную цель необходимо разбивать на отдельные задачи. Это помогает конкретизировать свой план, избавится от страха, что мы не справимся с такой работой. Бывает и так, что отдельные задачи требует достаточно подробного планирования. Например, «подготовить тезисы своего выступления» превращается в цепочку: «зайти в школьную библиотеку и просмотреть статьи в журналах», «поискать в интернете высказывания известных людей по теме собрания», «собственно составить план выступления», «подготовить краткие тезисы». – На первых этапах освоения тайм-менеджмента при постановке целей желательно довольно подробно прописывать (а не только продумывать) каждую задачу. – В случае планирования стратегически важных дел или сложных занятий, в которых мы не очень хорошо разбираемся, не лишним будет подробное и письменное описание цели по правилу МУДРО. – И, конечно же, не стоит забывать, что в жизни происходят события, на которые мы не можем влиять. Поэтому всегда надо оставлять возможность другого – альтернативного варианта. И быть готовым пересматривать и корректировать свои цели или пути их достижения. Упражнение 9 Попробуйте МУДРО спланировать те цели, которые в данный момент времени наиболее актуальны для вас. 16 И. В. Павлов, Е. Е. Марченко. «Тайм-менеджмент для учителей» Два плана в одном Но что делать, когда перед нами стоит сразу несколько целей, каждая из которых раскрывается веером задач? Как не запутаться? Нам нужен план. От планирования нам никуда не деться, если мы хотим научиться эффективно распределять время между различными обязанностями и рабочими делами. Поэтому сейчас мы попробуем разобраться в том, какие способы планирования существуют. Стройся в линию! Обычно, когда мы говорим о плане и планировании, то имеем в виду четкую последовательность дел. Это так называемое линейное планирование, которое очень похоже на обычное расписание или график. При таком подходе для выполнения каждой задачи мы назначаем определенное время. Вот самый простой пример линейного планирования начала дня: 7.00 – подъем, 7.10 – окончательный подъем! 7.15 – холодный душ, 7.25 – зарядка, 7.35 – завтрак, 8.00 – проверка электронной почты и т.д. Но бывает и так, что неожиданно подворачивается удобный момент сделать что-то, что было запланировано на другое время, или вовсе не числилось в наших планах. Например, мы планировали на следующей неделе после родительского собрания поговорить с родителями Петрова и Васечкина, но сегодня неожиданно встретили их в школьном коридоре. Согласитесь, было бы жаль упустить такой момент, особенно, если в это время мы более-менее свободны. Или другой пример: мы хотим напомнить коллеге о том, чтобы она принесла нам книгу, но планировать сделать это в какое-то конкретное время нет смысла. Поэтому мы думаем так: «Если я сегодня встречу ее в школе, то напомню ей о книге». Такой способ планирования называется гибким, потому что планируемые дела не привязаны жестко ко времени и срокам. Будь гибким! Если при линейном планировании порядок решения задач устанавливается в определенной хронологической последовательности и привязывается к определенному времени, то при гибком планировании решение задач привязывается к определенным обстоятельствам: «Если встречу родителей Петрова и Васечкина, обязательно с ними переговорю», «Когда буду в учительской, спрошу у Ивановой про книгу», «Если на следующей неделе у меня будет «форточка», займусь в это время документацией» и т.д. Интересно, а какой вид планирования чаще используете вы? На самом деле оба вида планирования прекрасно дополняют друг друга. При этом каждый из них имеет как свои недостатки, так и преимущества. Линейное планирование подходит для фиксации больших, важных и обязательных дел, которые зависят от сроков или конкретного времени – имеют «жёсткий» характер. Оно помогает не забыть о важных делах, отследить расход времени и эффективность достигнутых целей. Таким образом можно планировать свои дела на день, неделю, месяц или год. Но, если весь день расписать по часам и минутам, вряд ли выиграешь время. Как говорил Маленький Принц из сказки А. Экзюпери: «Если идти все время прямо, да прямо – далеко не уйдешь». Когда мы слепо следуем расписанному плану, не хотим перенести, поменять местами, или пропустить какие-то дела – «застряв» на одном из них, можем упустить возможности решить другие задачи. Ведь бывает так, что какое-то дело ну никак сейчас не идет, хоть и было запланировано на это время. Так может быть, есть смысл перенести его и не тратить драгоценное время, пытаясь «прошибить стену». Гибкое планирование удобно для маленьких и несрочных задач, которые жестко не привязаны к определенному времени и не сильно зависят от сроков – имеют «гибкий» характер. Оно подходит и для решения жестко запланированных больших задач, если наступает для них 17 И. В. Павлов, Е. Е. Марченко. «Тайм-менеджмент для учителей» подходящий момент. Но дольше, чем на неделю, планировать что-то таким образом сложно. На рисунке показано, как в обычном ежедневнике или записной книжке можно совместить оба вида планирования. Достаточно разделить страницу на две половинки: одна – для линейного планирования, вторая – для гибкого. При этом следует придерживаться нескольких несложных правил эффективного планирования: – Определяйте вид планируемых задач: обязательные/необязательные, важные/неважные, жесткие/гибкие, большие/маленькие, срочные/несрочные. – Обязательные, важные, большие и срочные дела, которые зависят от конкретных сроков и должны быть привязаны ко времени, планируйте линейно. – Записывайте последовательность выполнения этих дел в своем плане или ежедневнике, указывая конкретное время работы над ними. – Маленькие, не очень важные, не очень срочные и не очень обязательные дела, которые не привязаны к конкретному времени, планируйте гибко. – Записывайте эти задачи в своем плане или ежедневнике в соответствующей колонке. Для гибкого планирования хорошо подходят клейкие стикеры, на которых можно записывать задачи и приклеивать их в свой ежедневник. Выполнив задачу, стикер можно снять. Если же мы решим перенести эту задачу на другой день, стикер легко можно переклеить на другую страницу. – По мере решения задач и выполнения дел, вычеркивайте их из плана или как-то помечайте, что они выполнены. Это важно, так как помогает в конце дня подвести своеобразный итог и увидеть, насколько эффективно мы поработали. – При планировании оставляйте запас времени на неожиданные и спонтанные дела. Четко распланировать весь восьмичасовой рабочий день по минутам не возможно, да и не нужно. Ведь всегда появляются какие-то неожиданные и незапланированные дела, на выполнение которых также необходимо время. Но где его взять, если мы все распишем по мину18 И. В. Павлов, Е. Е. Марченко. «Тайм-менеджмент для учителей» там? Поэтому оставляйте временной резерв на случай приятных и неприятных сюрпризов. Это должно быть около 30 % рабочего времени. – И не забывайте планировать свой отдых и перерывы в работе! Один из ведущих российских специалистов по тайм-менджменту Г. Архангельский настоятельно рекомендует отдыхать не стихийно, как получается, а планировать отдых специально. После больших дел нам необходим большой отдых, а после маленьких – маленький. В любом случае отдыхать надо «ритмично», т.е. через какое-то время работы обязательно делать перерывы. Как часто и насколько долго следует отдыхать, зависит от нашей работоспособности и от того, каким делом мы занимаемся. Кроме традиционного бумажного ежедневника можно использовать для планирования современные компьютерные программы и приложения для смартфонов. Одним из наиболее популярных, удобных и простых в использовании приложений является приложение Google Календарь. Этим приложением можно пользоваться одновременно с компьютера и со смартфона. В таком календаре можно использовать оба вида планирования: линейное и гибкое. При линейном способе планирования для каждого запланированного дела в календаре настраивается день и время, может использоваться звуковое напоминание за определенный интервал времени до начала дела. При гибком способе планирования задачи вносятся в календарь без привязки к конкретному времени, могут легко копироваться на другие дни или переносится. При необходимости можно легко менять для любого дела и задачи день и время выполнения. Это и другие подобные приложения хороши тем, что они всегда находятся под рукой вместе с телефоном, в то время как ежедневник не всегда у нас перед глазами. Поэтому в любой момент можно достать телефон и заглянуть в свой календарь без необходимости вспоминать, где лежит ежедневник. Если вы работаете над каким-то делом или проектом в команде, можно сделать совместный календарь, который будет у каждого на телефоне – таким образом легко составлять общие планы и ориентироваться на них, работая сообща. Упражнение 10 Попробуйте при планировании завтрашнего дня и до конца недели использовать линейный и гибкий подходы. 19 И. В. Павлов, Е. Е. Марченко. «Тайм-менеджмент для учителей» Карл украл у Клары время Наш план составлен и мы рационально распределили рабочее время. Казалось бы, дело осталось за малым – следовать плану. Но вот в конце рабочего дня мы вдруг обнаруживаем, что на осуществление намеченного нам не хватило времени. Как же так, ведь мы все рассчитали и спланировали?! Оказывается, принадлежащее нам время, как и любую другую вещь, могут похитить. Давайте разберемся, кто или что похищает наше время. Одной из типичных причин того, что нам так и не удается осуществить намеченное, является выполнение незапланированных дел. Похитители времени – это неважные занятия, которые мы выполняем, хотя и не планировали этого делать, или выполняем гораздо дольше, чем задумывали. Долгие разговоры «обо всем и ни о чем», выполнение внезапных просьб или поручений (которые на нас кто-то переложил), зависание в интернете, перескакивание с одного занятия на другое – вот они – похитители нашего времени. В одних случаях похитители внедряются в наш график «благодаря» окружающим нас людям, в других – мы сами транжирим свое время. Так или иначе, это происходит из-за того, что мы не умеем эффективно ставить цели, склонны лениться и не умеем в нужный момент себя заставить, а также из-за неспособности говорить «нет» другим людям, в буквальном смысле слова ломающим наши планы. Упражнение 11 Откройте снова приложение и поищите в «Дневниках промедлителя» похитители времени – то, что мешало героиням дневников достичь своих целей и постоянно отвлекало их. Отдельно выделите те похитители времени, которые связанны с самим человеком, и те, которые связаны с другими людьми. Мой ответ – однозначно нет! «Единственные воры, которых в нашем обществе не наказывают – те, что воруют наше время» – говорил Наполеон. Полководец, несомненно, был прав. Ведь большинство людей безнаказанно пользуются нашим неумением говорить «нет». А как с этим обстоят дела у вас? Упражнение 12 Вспомните прошедшую неделю. Всегда ли вам удавалось отказать коллегам (начальству, ученикам или их родителям), если вы понимали, что у вас нет времени или возможности сделать то, о чем вас просят? Бывало ли так, что вам не хватало мужества сказать «нет»? Вероятно, выполняя это задание, у вас возникла мысль о том, что при работе в коллективе невозможно и даже неправильно действовать только по своему плану. Невозможно все время отказывать людям, с которыми мы по большому счету «плывем в одной лодке». И это действительно так. Не стоит бросаться в крайности. Но согласитесь, что планирование вообще было бы невозможным без умения нейтрализовать нападения похитителей времени! Поэтому так важно научиться определять, когда стоит вносить коррективы в планы, а когда этого делать не следует. Для изменения планов есть два веских основания: – Если новое дело является более важным, чем запланированное ранее. Допустим, во время форточки вы планировали проверить тетради. Но один из учеников попросил вас объяснить непонятный ему вопрос по пропущенной теме. 20 И. В. Павлов, Е. Е. Марченко. «Тайм-менеджмент для учителей» – Если есть возможность перенести сроки выполнения уже имеющихся дел. Проверка тетрадей не горит. А вопрос, который непонятен ученику, завтра будет на контрольной работе. В другом случае мы имеем дело с опасными похитителями времени и, осознанно или нет, становимся жертвами самого настоящего ограбления. Вместе с этим, стоит признаться, что в большинстве случаев мы позволяем другим людям похищать наше время не потому, что не можем расставить приоритеты, а потому, что не умеем отказывать. Давайте рассмотрим алгоритм отказа, который поможет нам уверенно обороняться от похитителей, говорить нет и при этом сохранять добрые отношения. Для этого: – Всегда сообщайте человеку, что вы понимаете его ситуацию: «Я знаю, что одному это сделать очень сложно», «Я понимаю, что у вас очень сложный период и много дел». – Демонстрируйте свое расположение к человеку. Многим кажется, что отказ будет воспринят как предательство или показатель плохого отношения: «И мне хотелось бы помочь», «Мне жаль, что все так складывается». – Называйте реальные максимально конкретные и весомые причины своего отказа: «Мне надо завтра сдать отчет, который еще не закончен», «У меня уже назначена важная встреча, которую я не могу перенести на другое время», «Я совсем не разбираюсь в этом». – Не делайте обобщений. Показывайте собеседнику, что вы отказываете не вообще и в принципе, а именно в этой ситуации: «Поэтому сейчас я не могу вам помочь» «К сожалению, сегодня мне придется вам отказать». – Если это возможно и уместно – предлагайте какой-то способ выхода из ситуации: «Если время терпит, я могу помочь завтра», «Думаю, вам стоит обратиться к Н.Н., он помог мне в похожей ситуации». И еще: если вы хотите отказать, говорите четко и уверенно, чтобы ваше «нет» звучало как «однозначно нет», а не как «может быть» и не вызывало сомнений в твердости вашего решения. Упражнение 13 Вернитесь к предыдущему упражнению. Определите, какие люди чаще всего пытаются похитить ваше время. Вспомните, по какому поводу они обычно обращаются к вам. Может, кто-то постоянно просит вас подобрать литературу, подсказать интересную идею для очередного собрания. Или просто предлагает поболтать за чашечкой чая или посплетничать в учительской. Попробуйте мысленно составить ответ, который позволит вам тактично, но уверенно отказать. И, конечно же, в случае попытки «ограбления», тут же примените отработанный прием. 21 И. В. Павлов, Е. Е. Марченко. «Тайм-менеджмент для учителей» Если с другом вышел в путь – веселей дорога «Я сам!» – под таким лозунгом протекает кризис трех лет, когда малыши отвергают любые предложения взрослых о помощи и упорно пытаются все делать самостоятельно. Наблюдая за некоторыми педагогами, можно было бы подумать, что их упрямство и самоотверженное выполнение работы – еще одно проявление затянувшегося кризиса. С той разницей, что детское «я сам» свидетельствует о взрослении и развитии компетентности. А гордое или страдальческое «справлюсь самостоятельно» у педагогов в большинстве случаев говорит о неумении сотрудничать. В этом разделе мы выясним, какое значение для успешного тайм-менеджмента имеет сотрудничество и делегирование обязанностей. Для начала давайте «поговорим по понятиям». Говоря о сотрудничестве, мы имеем в виду совместную работу нескольких человек над одним делом. Делегированием называют полное или частичное перепоручение дел другим людям. Возможно, вы удивитесь, что мы говорим о делегировании в работе учителя. Но как показывает опыт, не только начальники могут давать поручения. Упражнение 14 Какой процент от всей работы вы делаете самостоятельно, совместно с кем-либо или полностью перепоручаете? Вы чаще всего привлекаете помощников, когда: – на этом настаивает начальство; – поджимает время; – человек сам предлагает помощь; – хочется совместить выполнением работы с приятным общением; – у другого человека получится сделать работу лучше или быстрее, чем у меня; – хочется увильнуть от работы за счет других работяг. А теперь подведем итоги. Если вы обращаетесь к сотрудничеству только в крайних ситуациях, считаете, что вам вообще нечего «перепоручать» или делить с коллегами, самостоятельно сражаетесь более чем с 80 % рабочих дел – поздравляем… у вас есть все шансы превратиться в хронического трудоголика и сгореть без остатка! Что вы об этом думаете? Поверьте, будь вы директор, завуч, классный руководитель или рядовой учитель, как минимум, 20% ваших рабочих дел можно разделить с «боевыми товарищами». В работе учителя ежедневно встречаются занятия, которые отнимают немало времени и сил. Например, поиск информации в интернете, подготовка мероприятий, оформление методических материалов и многое-многое другое. Это далеко не всегда важные или требующие каких-то специальных знаний и умений дела. Так почему же мы так редко обращаемся к сотрудничеству, а тем более делегированию? Упражнение 15 Попробуйте самостоятельно указать три довода «за» и три довода «против» совместной работы, полного и частичного делегирования дел. Действительно, сотрудничество имеет немало положительных сторон: позволяет экономить время и силы, более быстро, эффективно и продуктивно (чем при самостоятельном выполнении) решать задачи, создает возможность для общения. В тоже время многих из нас удерживает опасение, а порой и полная уверенность в том, что нам откажут. Что никто не захочет откликнуться на наш призыв о помощи. Не менее весомой причиной может быть опасение за качество результата (а вдруг этот человек не справится? сделает не так, как надо? забудет 22 И. В. Павлов, Е. Е. Марченко. «Тайм-менеджмент для учителей» и подведет меня?). Можно добавить и страх показаться лентяем, желающим выехать за счет стараний других; страх выглядеть хуже на фоне более успешных коллег; неумение ясно выразить свои мысли и просьбу; природную стеснительность и многие-многие другие причины. Не смотря на то, что оказывается так много поводов «против», закон эффективного таймменеджмента гласит: «Один в поле не воин!» В то же время, чтобы не получилось, как в известной басне «Лебедь, рак и щука», работая в «одной связке», надо соблюдать следующие правила: Что можно делать сообща: – Одинаковые дела, которые одновременно есть у разных людей (поиск информации для родительского собрания в параллельных классах). – Сложные, большие дела (организация мероприятий). – Дела творческого характера (написание сценариев). – Неприятные дела, которые мы не очень хотим выполнять (подготовка сводных отчетов). Что нежелательно делать сообща: – Прямые индивидуальные поручения начальства. – Дела, за которые мы несем персональную ответственность. С кем можно сотрудничать: – С людьми, в компетентности которых мы уверены. – С организованными и ответственными людьми, на которых можно положиться. – С кем у нас сложились хорошие доверительные отношения. С кем не стоит сотрудничать: – С теми, в чьем профессионализме мы сомневаемся. – С неорганизованными, безответственными людьми. – С теми, кто не умеет уступать, склонен сплетничать и долго таит обиды. – С людьми, чьему профессиональному успеху мы завидуем, и с теми, кто завидует нам. Как нужно сотрудничать: – Показывать партнёру все выгоды от сотрудничества. – Говорить, почему решили обратиться именно к этому человеку и именно с этим делом. – Выяснять и обсуждать, что может сдерживать, пугать людей в нашем предложении. – Четко формулировать цель (что надо сделать), желаемые способы выполнения (каким образом надо сделать) и сроки выполнения (когда надо начать/завершить работу). – Совместно обсуждать распределение обязанностей и спорные ситуации. – Сделать общий план работы. – Быть готовым менять свое видение ситуации и идти на уступки. – Хвалить и благодарить тех, кто откликнулся на предложение о сотрудничестве. Как нежелательно строить сотрудничество: – Передавать поручения, инструкции через «третьи руки». – Думать, что без объяснений и так всем понятно, что и как надо делать. – Единолично принимать решения («Мы подумали и я решил…»). – Попрекать партнеров в случае ошибки, припоминать неприятные ситуации из прошлого («Вы и в прошлый раз…», «Меня предупреждали, что Вы…»). Если говорить о делегировании, то следует иметь в виду, что возможности полного перепоручения дел в работе учителя ограничены. Делегирование предполагает наличие права 23 И. В. Павлов, Е. Е. Марченко. «Тайм-менеджмент для учителей» давать поручения. Поэтому делегировать какие-то дела (полностью или частично) мы можем только тем, кто находится в нашем «подчинении». Например, другим учителям, если мы руководим методическим объединением или творческой группой; лаборантам, если заведуем кабинетом; учащимся, если являемся классным руководителем. Поручая какие-то задания, стоит помнить, даже если у нас есть на это право, все-таки делегирование ближе к просьбе, чем к приказу. Поэтому в любом случае следует быть тактичными и дружелюбными. Упражнение 16 Подумайте, какие из ваших текущих дел можно было бы сделать в сотрудничестве? Есть ли в вашем коллективе люди, которые раньше оказывали вам помощь по работе? Кто из коллег, учеников, родителей мог бы согласиться поработать вместе с вами? Если желающих нет – подумайте, как заинтересовать людей, которые в принципе могли бы вам помочь. Есть ли у вас какие-то текущие дела, которые можно было бы делегировать? Кому именно и как лучше всего это сделать? Попробуйте реализовать ваше намерение на практике! Возможно, у вас возник вопрос: «Как же так?! Мы узнали о том, как отказывать другим людям, ворующим наше время. А сейчас, оказывается, надо и самим обращаться с просьбами. Не станем ли мы в таком случае сами похитителями чужого времени?» Безусловно, все зависит от того, с каким предложением и в какой момент мы обращаемся за помощью. Если мы не хотим оказаться похитителями, необходимо понять насколько важным для человека является наша просьба. Но не стоит злоупотреблять добрым отношением коллег. И, конечно, надо быть готовым к тому, что в определенным ситуациях нам тоже могут сказать «нет». 24 И. В. Павлов, Е. Е. Марченко. «Тайм-менеджмент для учителей» Как из «надо» сделать «хочу» Эффективное планирование – это не только мудрая постановка целей и составление правильных планов, но и собственно осуществление запланированного. Поэтому каждому, кто решил освоить тайм-менеджмент, предстоит научиться работать со своими мотивами и научиться вдохновлять себя на выполнение обязательных сложных или просто неприятных, но уже запланированных дел. Для этого следует понять, как работают наши мотивы. А работают они, образно говоря, по принципу весов. Представьте себе весы с двумя чашами. На одной чаще находятся мотивы, которые побуждают наши действия (мотивы «за» дело). А на другой – мотивы, которые действуют «против» осуществления намеченных планов. Давайте обратимся к конкретной ситуации. Например, к подготовке какого-нибудь отчета. С одной стороны – всем хорошо известное «это надо сделать», а с другой – «это скучно», «это займет несколько часов», «надо убрать в кабинете», «хочется отдохнуть» и так далее. В зависимости от того, какой значимостью обладают те или иные мотивы, и сколько их оказывается на весах, та или иная чаша перевешивает. Если мы хотим довести дело до конца и осуществить задуманное, необходимо, чтобы перевесила первая чаша. Этого можно добиться двумя способами: увеличить вес чаши «за дело» и/или уменьшить вес противоположной чаши. Если же мы хотим сдержать себя от каких-то действий, мы будем действовать наоборот. Найти наиболее эффективный лично для вас способ, как себя мотивировать, поможет следующее упражнение. Упражнение 17 Прочитайте предложенный список: – чувство долга и ответственности; – желание «оставить след» в жизни других людей; – поддержание хороших отношений с окружающими; – стремление к самореализации и самосовершенствованию; – стремление к победе, азарт; – получение внимания; – получение похвалы от других людей; – признание своей значимости, умелости другими людьми; – стремление быть лучшим; – материальное вознаграждение; – страх наказания, взыскания; Это мотивы, которые могут побуждать нас к выполнению разных дел. Если вы знаете еще какие-нибудь мотивы, помогающие в работе – допишите их. Если какие-то из них совсем не подходят для вас – вычеркните их. Далее пронумеруйте все мотивы по степени их действенности лично для вас, обозначив единицей самый действенный мотив. Как же мы можем использовать наиболее значимые для нас мотивы в работе? В этом нам поможет воображение. Известно, что представление возможных последствий своего бездействия и положительных результатов работы позволяет собрать волю в кулак и взяться за дело. Упражнение 18 25 И. В. Павлов, Е. Е. Марченко. «Тайм-менеджмент для учителей» Выберите какое-нибудь дело, заниматься которым вам совсем не хочется, но надо. Подумайте и закончите предложение «Если я не выполню эту работу, то…», ориентируясь на следующие вопросы: – Что обо мне могут подумать коллеги? Укажите конкретных людей и их возможные мысли. – Что я буду чувствовать, когда меня вызовет начальник по поводу невыполненной работы? Что он мне скажет? В зависимости от того, какие мотивы вы отметили в предыдущем упражнении, запишите максимальное число вариантов. Например, если вы отметили мотив долга, может получиться «я подведу своих коллег, которые на меня рассчитывают». Если среди важных мотивов оказался страх взыскания – «меня могут лишить премии». Теперь опишите, какие позитивные результаты ваш ждут, если вы справитесь с заданием вовремя. Придумайте для себя маленький приз, награду за своевременное выполнение задания. Пусть это будет то, что доставляет вам наибольшее удовольствие (любимое лакомство, встреча с друзьями, или поход в кино и т.д.). А теперь закройте глаза и представьте максимально конкретно и живописно все описанные выше ситуации и свое переживания по их поводу. Что еще, кроме представления возможных последствий, может помочь нам справляться с ленью? Постарайтесь, чтобы любая работа завершалась на чем-то приятном. Это особенно важно при выполнении сложных и продолжительных дел. Если вас преследуют неудачи и хочется все бросить – сконцентрируйтесь на каком-то позитивном моменте, поставьте точку…и сделайте небольшой перерыв. А потом с новыми силами приступайте к работе. Не оставляйте сложные и неприятные дела на полдороги. Даже, если время терпит и можно отложить работу, все равно старайтесь доводить до логического конца хотя бы отдельные задачи. Как известно «одна голова – хорошо, а две – еще лучше». Поэтому старайтесь на скучную и масштабную работу находить себе компаньонов. Заручайтесь поддержкой людей, с которыми вам нравится общаться. Совсем не обязательно, чтобы они разделили с вами выполнение задания. Вполне может хватить и того, что коллеги периодически будут вас подбадривать, обсуждать с вами сложные вопросы и возникающие трудности, что-то советовать или по-дружески контролировать. Бывает и так, что некоторые обязательные дела кажутся нам бессмысленными. Что же делать в таком случае? Как бы банально это не прозвучало, надо искать хоть какой-нибудь смысл даже в самых бессмысленных занятиях. Без этого нам не удастся мотивировать себя на работу. Например, нам поручили провести «воспитательную работу» с родителями одного из проблемных учеников. Но родители не хотят идти на контакт и считают, что все делают правильно. По опыту коллег мы знаем, что любые разговоры с ними бесполезны. Какой смысл тратить время на эту затею? Только лишь ради «галочки»? Наша задача – найти в этом смысл. Какой? Что, как не это задание, поможет нам научиться контролировать эмоции и сохранять спокойствие в любых ситуациях? Нет лучшей школы самообладания, чем общение с трудными родителями проблемных детей! Смысл найден и можно приступать к работе. И так, вы знаете, как подобрать «волшебный ключик» к своим мотивам и вдохновению. Используйте его прямо сейчас, чтобы не попасть в ловушку промедления и не откладывать на завтра то, что можно сделать сегодня. 26 И. В. Павлов, Е. Е. Марченко. «Тайм-менеджмент для учителей» Отметка для учителя Проделав довольно долгий путь в освоении законов тайм-менеджмента, мы приблизились к последнему шагу. Нам предстоит оценить, насколько грамотно мы определили приоритеты, поставили цели и распланировали рабочее время. Кто, как не учителя, должны знать о важности самоконтроля и самооценки в любом деле! Но как часто и каким образом нам следует контролировать и оценивать самого себя? Есть несколько вариантов. Можно проверять совпадение реального положения дел и наших планов уже после того, как все сроки вышли, или работа была завершена. Правда, в таком случае мы обнаруживаем допущенные ошибки постфактум, когда ничего исправить уже нельзя. Единственное, что нам остается – это сделать выводы на будущее. Более эффективным будет устраивать себе проверку в процессе выполнения дел. Как минимум это стоит делать один раз в день. Ежедневная проверка позволяет максимально оперативно проводить «работу над ошибками» и корректировать текущие планы. Как часто мы, уходя с работы, или перед сном, прокручиваем в уме прошедший день. Чтобы при этом не растекаться «мыслью по древу», нам необходимы четкие параметры для оценки. Давайте попробуем использовать легко запоминающийся и простой способ. Он включает семь параметров. Название каждого параметра начинается с первой буквы определенного дня недели и содержит вопрос, ответив на который, можно определить, достигли ли мы успеха и все ли успели сделать так, как планировали: Похитители времени: – Что и кто похищал мое время? Важные дела: – Что было сделано для решения важных дел? Сотрудничество и делегирование: – Были ли использованы все возможности для сотрудничества? – Что и кому мне удалось делегировать? Частично сделанные дела: – Какие дела не были завершены и почему? – Что надо доделать? Промедление: – Случалось ли промедление? – Почему так произошло? Спешка: – Была ли спешка? – Из-за чего? Вывод и работа над ошибками: – Какой вывод я могу сделать по итогам контроля? – В какой мере были реализованы правила эффективного тайм-менеджмента? – Какие коррективы надо внести в мои планы? Упражнение 19 Проанализируйте и оцените свой сегодняшний рабочий день по предложенным выше критериям. Можете поставить себе символическую отметку: 5 – я сделал все, что на сегодня планировал, и даже сверх того! 4 – я сделал все, что на сегодня планировал; 3 – я успел сделать большую половину запланированных дел; 27 И. В. Павлов, Е. Е. Марченко. «Тайм-менеджмент для учителей» 2 – я успел сделать кое-что из запланированного; 1 – мне удалось сделать хоть что-то; 0 – кажется, сегодня не мой день… 28 И. В. Павлов, Е. Е. Марченко. «Тайм-менеджмент для учителей» Двухминутное заключение «Глупо строить планы на всю жизнь, не будучи господином даже завтрашнего дня» Сенека Надеемся, вам удалось найти несколько часов на прочтение нашего практикума и выполнение упражнений. И хочется верить, что это была не напрасная трата времени. Возможно, теперь вы станете более тщательно определять приоритеты и формулировать цели, планировать дела и контролировать процесс их выполнения. Маленький путь в пять шагов, который мы проделали вместе, привел нас к… самим себе. То, что вначале казалось вопросом управления временем, в итоге оказалось вопросом управления самим собой. Перефразируя известную поговорку, можно с уверенностью сказать, что спасение утопающего в потоке дел – дело рук самого утопающего. Сейчас вам может показаться, что все проблемы со временем мигом будут решены, стоит только начать следовать описанным правилам эффективного тайм-менеджмента. Но не стоит забывать, что жизнь гораздо сложнее любых схем и не всегда подчиняется перечню правил. Поэтому, возможно, в своей работе вы еще не раз столкнетесь с теми или иными трудностями. Некоторые из нас, зная «как надо», продолжают делать «как привыкли» и работать по накатанной. На то, чтобы измениться, любому человеку необходимо время. А это еще один из главных принципов тайм-менеджмента – не пытаться проводить революционные перемены за полдня! Менять образ жизни и свои привычки следует постепенно, плавно перестраиваясь и помогая перестроиться на наш «лад» своим коллегам, ученикам, близким людям. Главное при этом – не сбиться с пути, ведущему к профессиональному успеху, секрет которого кроется в нашей самоорганизации и отличной успеваемости. 29 И. В. Павлов, Е. Е. Марченко. «Тайм-менеджмент для учителей» Приложение «Дневник промедлителя № 1» Понедельник Только что сказали всем 10 классам в следующий понедельник провести родительские собрания. Ух, как я это ненавижу! Снова придется думать, чем бы развлечь этих мамаш. Может пригласить психолога, чтобы выступил? А что! Отличная идея! Остается только решить, чем их занять еще минут 30-40. Ну, ладно, я подумаю об этом завтра или послезавтра, ведь время еще есть. Главное не затягивать с подготовкой, а то получится, как в прошлый раз – сочиняла свою речь ночью прямо накануне собрания. Вторник Отвела два урока и пошла домой. Весь день голова была забита срочными делами: что подарить Ниночке на День рожденья, как провести отпуск, куда отправить детей на лето, что приготовить мужу на ужин. Ужас! Больше нет сил ни о чем думать. Иду спать! Среда Сегодня всех «обрадовали» – к нам едет ревизор! Такой ревизор, что даже Гоголь отдыхает! Вся документация к пятнице должна быть в полном порядке, а у меня планы уроков до сих пор не написаны . Да и к собранию надо подготовиться, а я даже еще не садилась . Нужно срочно что-то делать! Думала провести с родителями деловую игру, но вряд ли уже успею ее подготовить. Придется ограничиться выступлением психолога и сбором денег на ремонт . Четверг Обстоятельства меняются, и кажется, в лучшую сторону. По последним слухам, проверка отменяется, так что можно расслабиться . Но планы уроков я все же решила написать на всякий случай. Вообще столько дел вдруг появилось ниоткуда! Надо бы подготовить маршрут экскурсии на следующий месяц, пересадить цветы в классе, навести порядок на рабочем столе. Пока это не сделаю, все равно ведь не смогу думать о собрании. Не забыть бы только поговорить с психологом! Пятница Уже почти конец недели, а я все еще в прострации насчет собрания! А вдруг я не успею подготовить свое выступление, и не буду знать, о чем с ними говорить? Вот засада! Сходила к психологу, но её не оказалось на месте. Но хоть что-то сделала, и то хорошо! Суббота Послезавтра собрание! С-О-Б-Р-А-Н-И-Е! Блин, как я могла снова дотянуть до последнего момента?! Ведь каждый раз говорю себе: не тяни, делай всё вовремя! Эх, сама виновата… Столько времени зря потеряла С психологом не договорилась, свое выступление не подготовила. Теперь или отменяй родительское собрание и потом выслушивай от завуча… или угробь все воскресенье на его подготовку?! Да уж, выбор не из приятных Воскресенье Боже, спасибо тебе за Интернет! Весь день просидела за компьютером, даже собаку некогда было выгулять, не то, что детей Составляла план выступления, искала мате30 И. В. Павлов, Е. Е. Марченко. «Тайм-менеджмент для учителей» риал. Нашла интересные формы проведения родительских собраний. Было бы побольше время, могла бы действительно подготовить что-то интересное и полезное… Понедельник Ну, всё! Дело сделано, гуляй Вася! Даже психолога успела поймать утром и уговорить придти на собрание, хоть рабочий день у нее сегодня только до обеда. Немного стыдно перед ней за то, что не предупредила заранее А так все прошло не то, чтобы плохо, но чувство какое-то отвратительное… В следующий раз ни в коем случае не затягивать! Сл ышишь?! НЕ ЗАТЯГИВАТЬ!!! «Дневник промедлителя № 2» Понедельник Сегодня на педсовете сказали, чтобы в субботу мы провели информационный час со своими классами, посвященный «Дню Святого Валентина». Короче, нужно будет деткам про любовь рассказать. Хотя, какие они детки – 11 класс уже Придумаю что-нибудь интересненькое для них! В любом случае, это повеселее, чем говорить с ребятами о патриотизме или экологии Поищу завтра что-нибудь по теме в Интернете, а может какой-нибудь тренинг придумаю или конкурс валентинок! Вторник Сегодня позвонила подруга – пригласила в гости. Отлично провели время У нее новая любовь – он такой милашка! Кстати, про любовь… Мне ж на субботу надо готовить, так сказать, мероприятие. Время вроде еще есть, но мало ли что, так что займусь этим прямо с завтрашнего дня! Среда Весь день была на работе – уроки, уроки, уроки, плюс еще совещание и проверка тетрадей Еле-еле ноги домой приволокла, так что не только про любовь, но и вообще ни про что думать не хочется! Кажется, я засыпаю на ходу… Четверг Так, проснись и пой! Послезавтра тебе о любви с детками разговоры вести, а у тебя ни плана, ни идей! А вдруг тебе придет на мероприятие завуч, а ты облажаешься?! Тогда придется признаваться уже ей в любви, чтобы выговор не получить Поэтому давай посмотрим, что ты сегодня сделала: посидела в Интернете Вконтакте, нашла старую подругу на Одноклассниках, навела порядок на рабочем столе, расставила по местам книги, даже вытерла пыль с антресоли. Но все равно, пока не ответила бы на все электронные письма и не разгребла бы стол, не смогла бы думать о любви. Так что первый шаг был сделан! Пятница Сегодня дети меня спросили: «Вы нам приготовили на завтра что-то интересненькое?». Ага, ждите-надейтесь! Мне бы хоть что-то успеть набросать Помню, где-то у меня валялась брошюра о СПИДе и профилактике ранних сексуальных отношений. Найти бы ее, да и прочитать им. Пусть знают, что секс – это не только удовольствие. А то всё любовь у них на уме. Любовь – это зло, вот так! Суббота 31 И. В. Павлов, Е. Е. Марченко. «Тайм-менеджмент для учителей» Утром еще успела кое-что почитать и порыться в Интернете. Оказывается, подростковая любовь – это так интересно И почему только я раньше не взялась за эту тему! Вот бы я их удивила, а то думают, что я ничего в их любви не понимаю. Через 20 минут начинается мероприятие – в основном придется импровизировать. Надеюсь, ребята простят мою неорганизованность, ведь это в последний раз. В последний раз я делаю что-то в последний раз, да простят мне эту тавтологию! Понедельник Сегодня все классы обязали сделать школьные газеты ко Дню Защитников Отечества. Надо бы с ребятами всех удивить! Но время еще есть, так что я подумаю об этом в конце недели… 32
