ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ Т 1 ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ Уставы Положения Инструкции 2 УСТАВ Устав – это правовой акт, определяющий права, функции, структуру организации в сфере государственной, коммерческой или общественной деятельности. Оформляется на стандартных листах бумаги. 3 ОСНОВНЫЕ ВИДЫ УСТАВОВ Устав государственной организации (утверждается вышестоящим органом – министерством, комитетом); Устав муниципальной организации (утверждается городской или районной администрацией); Устав коммерческой организации (утверждается общим собранием (учредителями, собственниками имущества) и регистрируется государственным органом (регистрационной палатой); Устав общественной организации (утверждается общим собранием (съездом) участников организации. 4 ПОЛОЖЕНИЯ, ИНСТРУКЦИИ Положение – нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, права и обязанности организации, структурного подразделения, коллегиального органа (комиссии). Инструкция – нормативный акт, регулирующий организационные, производственные, финансовые и иные вопросы деятельности организаций, предприятий и должностных лиц. 5 ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ Это нормативный документ, в котором определены функции, права, обязанности и ответственность сотрудника предприятия. На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой договор с работником. Должностная инструкция: разрабатывается руководителем структурного подразделения; визируется юрисконсультом и кадровой службой; утверждается руководителем или заместителем директора, курирующим это подразделение, или вводится приказом. 6 ПРИКАЗ КАК РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЙ ВИД Это правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения производственных задач 7 ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ Протоколы Акты Докладные и служебные записки Справки Письма и др. 8 ПРОТОКОЛ Это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и коллегиального принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях. Датой протокола является дата проведения собрания, заседания. 9 Образец полного протокола 10 АКТ Это документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий конкретные факты или действия Разновидности актов: акт приемки-передачи оборудования; акт обследования места происшествия; акт списания материальных ценностей; акт проверки; 11 Образец акта 12 ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Это документ, адресованный руководству, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладная записка может быть внешней и внутренней. Служебная записка – документ, адресованный руководителю предприятия или структурного подразделения, используемый для решения производственных вопросов, как правило, внутри организации, предприятия, учреждения. 13 Образец внутренней докладной записки 14 СПРАВКА Это документ, содержащий описание и (или) подтверждение фактов, событий. 15 ВИДЫ СПРАВОК Справки, подтверждающие работу (учебу), оплату труда, место проживания и т.п., составляются по запросам граждан. Справки по производственным вопросам, составляются по запросу руководства: - внешние составляются по запросу вышестоящей организации; - внутренние составляются по запросу руководства своей организации. 16 ПИСЬМО Это обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т.д. Письма оформляются на бланке письма. Проекты писем готовятся исполнителями по поручению руководства организации, предприятия, учреждения 17 ПО СОДЕРЖАНИЮ И НАЗНАЧЕНИЮ ПИСЬМА МОГУТ БЫТЬ: инструкционные гарантийные информационные рекламные коммерческие рекламационные письма-запросы письма-приглашения и др. 18 Образец исходящего письма – просьбы 19 Образец входящего письмаответа 20 ПРИКАЗ «_____»________ 200_ г. №________ О составлении сводной номенклатуры дел института В связи с регистрацией 24 мая 2007 года в Едином государственном реестре юридических лиц Министерства юстиции ПМР новой редакции Устава ГОУ «ПГИРО», на основании приказа от 30.05.2007 года № 76 «А» о введении в действие Устава ГОУ «ПГИРО» с 01.06.2007 года , в целях упорядочения деятельности института для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения, п р и к а з ы в а ю: 1.Лицам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях, в срок до 25 июня 2007 года сдать помощнику ректора И.В.Павловой, проект номенклатуры дел структурного подразделения, подписанный руководителем структурного подразделения, согласованный с архивной службой института. 2. Ответственной за ведение общего делопроизводства в институте И.В.Павловой представить сводную номенклатуру дел ГОУ «ПГИРО» на утверждение ректору в срок до 01 июля 2007 года. 3.Ответственному лицу за ведение архива института К.И.Малахивской согласовать сводную номенклатуру дел в Государственном архивном управлении ПМР. 4.Контроль за исполнением приказа оставляю за собой. Ректор Малахивская 46216 подпись М.Я.Макарова Визы (на оборотной стороне) 21 СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО По характеру информации письма имеют много разновидностей: Сопроводительное письмо; Письмо-просьба; Письмо-запрос; Письмо-ответ; Письмо-сообщение; Письмо-подтверждение; Гарантийное письмо; Письмо-извещение; Письмо-приглашение; Письмо-предложение; Письмо-напоминание; Письмо-требование; Письмо-благодарность; Письмо-поздравление… АКТ Реквизиты: Наименование организации – автора документа; Наименование вида документа - А К Т; Дата, номер; Заголовок; Место издание; Текст; Гриф утверждения; Подпись. 24
