РЕГИСТРАЦИЯ ВХОДЯЩИХ, ИСХОДЯЩИХ И ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА К РЕФЕРАТУ По дисциплине документационное обеспечение управления предприятий туриндустрии ВВЕДЕНИЕ Главным моментом в организации документационного обслуживания является рациональная постановка регистрации документов. Все документы организации делятся на три документопотока: входящие (поступающие) документы, т.е. поступающие в организацию; исходящие (отправляемые) документы; внутренние документы. Входящий документ (поступающий документ) – документ, поступивший в учреждение. Исходящий документ (отправляемый документ) – официальный документ, отправляемый из учреждения. Внутренний документ – официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Каждый из документопотоков имеет особенности обработки. Всегда следует помнить о том, что на особенности обработки влияет выбор формы организации работы с документами (централизованный, децентрализованный, смешанный). Цель работы: изучить процессы регистрации входящих, исходящих и внутренних документов. Задачи работы: 1) рассмотреть регистрационный индекс документа, его структуру и правила образования и нанесения; 2) выявить формы регистрации документов, их виды и назначения; 3) изучить регистрационно-контрольные карточки. Основным назначением регистрации является обеспечение доказательства того, что документ был создан или включен в документную систему, а дополнительным назначением – упрощение поиска документа. Регистрация включает краткое описание документа или запись метаданных о документе, а также присвоение документу идентификатора, уникального внутри определенной документной системы. Регистрация формализует включение документа в документную систему. Документы могут быть зарегистрированы в документной системе как централизованно, так и децентрализованно. В электронной среде документные системы могут быть спроектированы так, чтобы регистрировать документы посредством автоматических процессов, не требующих вмешательства сотрудника службы управления документами. Регистрационный индекс При регистрации документов происходит их индексация. То есть каждому документу нужно присвоить цифровое или буквенно-цифровое обозначение (индекс). Индексы необходимы при поиске, учете и систематизации документов. В течение года регистрационный индекс не повторяется. Регистрационный индекс состоит из: порядкового номера документа в пределах определенного массива (например, отдельно нумеруются приказы по основной деятельности и по личному составу, договоры, инструкции и т. п.); условного обозначения структурного подразделения (у структурного подразделения может быть как буквенный – «к», «ок», «о/к», так и цифровой индекс). Например, у приказа о приеме сотрудника на работу может быть номер 134-к, где 134 – порядковый номер документа, а «к» – обозначение структурного подразделения. Кроме того, в регистрационный индекс часто входит номер дела по номенклатуре. У ответа на письмо реквизиты индекса располагаются в обратной последовательности: например, в номере 08-11/144 первым идет цифровой индекс структурного подразделения – 08, затем через дефис номер дела по номенклатуре – 11, от которого наклонной чертой отделен порядковый номер документа – 144. Формы регистрации документов, их виды и назначения Регистрация – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.6 Выбор той или иной формы работы с документами (централизованная, децентрализованная, смешанная) зависит как от особенностей самого предприятия – его масштабов, производственного профиля, подчиненности, так и от позиции руководителей, их приверженности к определенной управленческой философии. Централизованная система предполагает проведение всех регистрационных операций в одном месте (экспедиции, службе ДОУ) или одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации. Децентрализованная система предполагает проведение регистрационных операций в структурных подразделениях (местах составления или исполнения). Характерна для крупных учреждений, а также для организаций с территориально разобщенными структурными подразделениями. Смешанная документов предполагает (как правило, централизованную наиболее важных), регистрацию части другая часть: же расчетно-денежная, плановая, статистическая отчетность, печатные издания – регистрируется в соответствующих структурных (бухгалтерия, финансовый отдел, библиотека). Существуют три вида формы регистрации документов: автоматизированная; журнальная; карточная. подразделениях Наиболее рациональной на сегодняшний день является автоматизированная система регистрации документов на компьютере. Она позволяет, ведя регистрацию на различных рабочих местах, объединить все сведения о документах в единую базу данных, на основе которой можно организовать централизованную информационно-справочную работу и контроль за исполнением документов. Журнальная форма Журнальная система применяется обычно тогда, когда учет документов выступает на первый план, в журналах обычно регистрируются наиболее ценные документы, например паспорта, трудовые книжки, документы об образовании. Журнальная система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными. Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе. Журнальная система регистрации была удобна в организациях до тех пор, пока они получали незначительное количество документов. При большом объеме документооборота журнальная система имеет ряд существенных недостатков. Так как регистрация в журнале ведется в последовательности поступления документов, ее одновременно может вести только один человек, но самый главный недостаток журнальной системы регистрации – это невозможность организовать контроль за сроками исполнения документов и оперативно вести информационно-справочную работу по документам. Регистрационно-контрольные карточки (РКК), заполнявшиеся раньше на пишущих машинках, а в настоящее время изготавливаемые с помощью компьютера, позволяют более оперативно вести информационно-справочную работу и осуществлять контроль за исполнением документов без повторной регистрации. РКК печатается в нескольких экземплярах, что позволяет создать несколько справочных картотек (по вопросам деятельности, по корреспондентам и т.п.) и контрольную картотеку. Один из экземпляров карточки можно передавать вместе с документом в структурное подразделение, где документ будет исполняться, что позволяет устранить его повторную регистрацию в подразделениях. Карточки удобны при наличии больших массивов документов разных видов. Форма регистрационной карточки может быть определена самим учреждением и записывается в инструкции по делопроизводству. Как правило, таких карточек заполняется как минимум две (см. рис. 1). Рисунок 1 – Пример регистрационно-контрольные карточки Наиболее рациональной является сегодня регистрация документов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится форма карточки (экранная форма РКК) с аналогичными полями и в нее заносятся сведения о документе. Карточку на документ можно заполнить сначала не полностью, до передачи документа руководителю, т.е. без резолюции, срока исполнения и исполнителя. После рассмотрения документа руководителем карточка дозаполняется, т.е. эти сведения вносятся в нее. Бланки карточек желательно изготавливать типографским способом на плотной бумаге формата А5 (148х210 мм) или А6 (105х148 мм). (см. рис. 1). Таблица 1 – Правила заполнения основных реквизитов регистрационной карточки Реквизиты Автор (корреспондент) Название вида документа Дата документа Индекс документа Дата поступления Индекс поступления Заголовок документа или краткое содержание Резолюция Срок исполнения Отметка об исполнении Отметка о направлении документа в дело Пояснения по заполнению При регистрации поступающего документа записывается название организации (лица) - автора документа. При регистрации отправляемых документов записывается название организации (лица) - корреспондента. Допускается применение сокращенного названия организации. Заполняется в соответствии с названием вида регистрируемого документа. При регистрации писем графа не заполняется. Дата, присвоенная документу организацией - автором: число, месяц, год - тремя парами арабских цифр. Индекс, присвоенный документу организацией-автором, переносится с поступившего или отправляемого документа Дата поступления документа в министерство переносится с регистрационного штампа. Индекс, присвоенный документу министерствомполучателем, переносится из регистрационного штампа. После исполнения документа дополняется номером дела по номенклатуре дел или другими индексами. Переносится заголовок, сформулированный на документе. Переносится с документа основное содержание поручения, автор и дата резолюции, исполнитель. Проставляется число, месяц, год - тремя парами арабских цифр. При регистрации отправляемого инициативного документа записывается дата ожидаемого ответа. Краткая запись решения вопроса по существу или дата и индекс ответного документа. Индекс дела, в которое подшит документ, в соответствии с номенклатурой дел ("В дело N..."), дата, подпись ответственного исполнителя. При карточной системе регистрации для присвоения регистрационных номеров используется нумерационный бланк – лист бумаги формата А4 с проставленными на нем порядковыми номерами. Нумерационные бланки оформляют для каждого регистрационного массива (отдельно для входящих, исходящих и каждой разновидности внутренних документов). Присвоенный документу порядковый номер вычеркивается из нумерационного бланка. ЗАКЛЮЧЕНИЕ Регистрация документов – это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. В связи с компьютеризации современными общества и тенденциями производства информатизации использование и средств автоматизации делопроизводства способно обеспечить экономию трудовых и материальных затрат на работу с документами; эффект за счет унификации документационной деятельности организации и уменьшение зависимости от индивидуального технологического опыта персонала; сокращение временных циклов работы с документами и создание единого документального пространства, и полный контроль за регистрацией и движением документов и исполнительской дисциплиной. Таким образом, в ходе работы был рассмотрен регистрационный индекс документа. Значение данного реквизита заключается в том, что индекс фиксирует факт его создания, отправления или получения, придает документу юридическую силу, и организация, создавшая, получившая или отправившая документ, становится ответственной за него. Выявлены формы регистрации документов, их виды и назначения. В настоящее время используют существует три формы регистрации: журнальная; карточная; электронная. Журнальную регистрацию целесообразно применять, когда количество обрабатываемых документов невелико (500 – 600 документов в год или 15 – 20 в день). Ее отличительной особенностью является то, что запись сведений о документах ведется в хронологической последовательности. А также, были изучены регистрационно-контрольные карточки и правила заполнения основных реквизитов регистрационной карточки, которые позволяют более оперативно вести информационно-справочную работу и осуществлять регистрации. контроль за исполнением документов без повторной БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Введен 29.05.2015. – М.: Изд-во стандартов, 2016. – 20 с. 2 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Введен 08.12.2016. – М.: Изд-во стандартов, 2016. – 20 с. 3 Быкова, Т. А. Делопроизводство / Т. А. Быкова, Л. В. Санкина, Л. М. Вялова. – М. : МЦФР, 2006. – 558 с. 4 Новикова М.М Документационное обеспечение управления / М.М Новикова. – М.: Ось-89, 2006. – 144 с.
