Проблема, рассматриваемая в рамках моей курсовой работы: проблема организации и контроля исполнения входящей документации. Актуальность рассматриваемой проблемы в условиях современности обостряется целым рядом факторов. В первую очередь – это стремительное разностороннее развитие и прогрессирование конкурентов в условии рынка, ускорение ритма жизни, рост запросов со стороны заказчиков товаров и услуг и ожесточенная борьба за потребителя обуславливают необходимость рационализации бизнес-процессов. Правильное разрешение стратегических важных и тактических задач, во многом, предопределяет жизнеспособность бизнеса. Степень регламентированности и упорядоченности в вопросах документооборота является важным показателем серьезности компании. То, насколько ответственно и педантично организуется документооборот показывает, насколько слажено протекают бизнес-процессы, насколько внутри организации уделяют внимание деталям. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. По мимо всего не четкой единой регламентации. В следствии отсутствия регламента операций при работе с входящей документацией тематические профессиональные сообщества, блоги и чаты пестрят множеством сообщений с просьбами о помощи уст секретарей. Объект: входящие документы организации Предмет: организация обработки, входящей документация внутри организации Цель курсовой работы – изучить и проанализировать организацию обработки входящей корреспонденции Задачами моей курсовой работы выступили: 1. Раскрыть понятие входящей документации, определить ее виды и содержание в документообороте организации; 2. Рассмотреть стадии работы с входящими документами 3. Изучить практические аспекты организации работы с входящими документами в учреждении 4. Изучить способы и форматы регистрации документов; 5. Обозначить методы распределения и контроля за исполнением входящих документов 6. Проследить стадии внутриорганизационного движения входящей документации 7. Проанализировать контроль за исполнением документов. Практическая значимость работы состоит в обобщении накопленного и описанного опыта работы с входящей документацией, а также разработка практических рекомендаций по усовершенствованию документооборота в части учета и распределения входящей корреспонденции внутри организаций Организация работы с документами – это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение). Она состоит из двух основных частей: организация документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов) систематизация архивного хранения документов (организация хранения и использования документов в текущей деятельности) Что же такое входящие документы? Они представляют собой первоисточники информации, отправные точки всех бизнес-процессов в организации. Для эффективной работы с документами должны быть предусмотрены: инструкция по делопроизводству предприятия образцы правильно оформленных документов (на ПК) номенклатура дел предприятия должностные инструкции работников техническое обучение персонала новым технологиям работы с документами методическое руководство со стороны служб делопроизводства информирование руководства о состоянии работы с документами назначение ответственных лиц за организацию делопроизводства в подразделениях Классификация входящих документов настолько разнообразна, что нельзя выделить какую-то одну. Прием и обработка входящих документов осуществляется секретарем референтом или работником службы делопроизводства. Входящие документы могут быть доставлены • по почте; • курьером; • по факсу; • как электронное сообщение. Рассматривая процесс работы с входящими документами, исследователи выделили ряд стадий: предварительное рассмотрение документов службой ДОУ регистрация документов организация движения документов внутри организации (включающая информационно-справочную работу, доведение документов до исполнителей, контроль за их исполнением, а также прохождение согласования и подписания проектов документов) обработка (экспедиционная) исполненных и отправляемых документов Говоря о культуре работы с входящими документами важно отметить характерную черту отечественной практики: она предполагает обязательную регистрацию каждого документа с момента его появления в организации, а также регламентированное (и контролируемое) движение документа вплоть до его исполнения. На слайде представлена схема работы секретаря с документами. Регистрация документа – это фиксация информации, необходимой для учета документа. Этот процесс преследует три основные цели: учет документов; контроль за их исполнением; справочную работу по документам. Документы регистрируются в организации один раз: создаваемые – в день подписания или утверждения, поступающие – в день поступления. Это отражено на слайде, как один из этапов, который реализуется вол время маршрута передвижения входящего документа в организации. Существует три формы карточная и автоматизированная. регистрации документов: журнальная, Порядок регистрации документов зависит от организации делопроизводства в целом, то есть от того, какая система делопроизводства сложилась в организации: централизованная, децентрализованная или смешанная. Однако документы при этом могут быть достаточно важными, необходимыми для решения серьезных вопросов, которыми занимается данное подразделение. Кроме того, полученные документы могут быть связаны с иными документами по данному вопросу деятельности. Все это требует учета документов, контроля за их исполнением, возможности обращения к данной информации после окончания работы с документами. Обратим внимание на схему работы с входящими документами, представленную на слайде. При рассмотрении поступившего документа учитываются: важность его содержания; сложность и новизна поставленных вопросов; авторство, т.е. общественное положение лица, автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества; реальная срочность исполнения документа; вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и др. 3 К руководителю должны поступать только документы, касающиеся основных вопросов деятельности организации, по принципиальным вопросам или несущие новую информацию, распорядительные документы вышестоящих организаций. Основная информация о поступившем документе, вносимая в регистрационную форму: ● дата поступления документа; ● индекс и дата, указанные на документе отправителем; ● наименование корреспондента; ● вид документа (приказ, инструкция, требование, запрос и т.п.); ● краткое содержание. После того, как документ возвращается в отдел, занимающийся документооборотом от непосредственного исполнителя или ответственного, который был непосредственным получателем документационной корреспонденции и принимал решения исходя из ее содержания, сам документ помещают в архив, а в журнале учета или программе электронного документооборота делаются соответствующие пометки с указанием исполнителя и решением по документам. Исполнение документа (слайд 18) Под исполнением понимают решение поставленных в документе вопросов. Так, исполнением приказа вышестоящей организации может быть проведение каких-либо мероприятий, пересмотр порядка ведения определенных процессов. Выполнение жалобы гражданина подразумевает проверку изложенных фактов. Как правило, итогом исполнения документа является ответ. Контроль - это проверка качества и своевременность исполнения решений распоряжений различных уровней управляющей системы, строгости соблюдения технических, экономических, организационных нормативов, выполнение плановых мероприятий, соблюдение трудовой дисциплины. Основными задачами подразделения, имеющих достаточно важное значение, зафиксированных указаний группы контроля за исполнением документов являются: отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов руководства; обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, и доведение этих сведений до руководства в удобном формализованном виде; выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины. Технология ведения контроля за исполнением документов включает в себя следующие этапы: получение данных постановки документа на контроль; фиксация всех поставленных на контроль документов, указаний, поручений, заданий руководства, которая проводится в процессе регистрации; проверка своевременного доведения контрольного документа до всех исполнителей и напоминание об установленном сроке исполнения; получение информации о ходе исполнения и регулирование при необходимости хода исполнения: корректировка данных о контролируемых документах при изменении сроков исполнения, передача документа от исполнителя к исполнителю, из подразделения в подразделение; напоминание исполнителям и руководителям подразделений о наличии неисполненных документов и поручений; информирование руководителей (подразделений и организации) о состоянии и ходе исполнения документов; снятие документа с контроля с одновременной проверкой правильности его оформления в части соответствия подписей их расшифровкам, соответствия подписи на ответном документе, подписи в резолюции на контрольном документе и др.; внесение данных об исполнении документа; обобщение результатов контроля исполнения, составление аналитических справок (сводок) о состоянии исполнительской дисциплины по организации в целом, по структурным подразделениям, специалистам, видам документов и другим аспектам, доведение их до руководителя. В завершение своего выступления мне хотелось подвести итог проделанной работы и на основании обобщенного изученного материала и после детального ознакомления с колоссальным опытом разнообразных предприятий и организаций хотелось бы дать рекомендации, которые часто игнорируются работодателями. На мой взгляд совершенствование делопроизводства в области входящих документов в первую очередь должно заключаться в: • использовать возможности локальной сети предприятия; • организации согласованной работы и четкого учета входящих документов и путей их перераспределения, а также результатов их исполнений. • заменять традиционные документ электронными, где это возможно.
