Загрузил ADKrylov

Цифровизация процессов

реклама
Занимаясь цифровизацией процессов, в том числе в области HR, мы всегда анализируем
законодательство и отслеживаем изменения. Удивительно, но иногда документы
в процессе не нужны совсем, и существуют они только потому, что «так исторически
сложилось». Обсудим, насколько реально от них отказаться, если законодательство
позволит?
Заявление о приеме сотрудника на работу
Трудовой кодекс РФ не обязывает работодателя и тем более сотрудника оформлять
заявление о выходе на работу. Если кандидат на должность утвержден руководителем,
то он подписывает трудовой договор, приносит необходимый пакет документов
и в оговоренный день выходит на работу. Заявление о приеме в перечень требуемых
документов не входит, и явной необходимости в нем нет — никаких обязательств оно
не накладывает. То есть это именно тот документ, от которого можно отказаться совсем,
даже не заменяя его на цифровой аналог.
Приказ о приеме на работу
Как правило, приказ создается на основании трудового договора и частично дублирует
его содержание (отдел, должность и т.д.). Приказ подписывается директором
организации, а ознакомление сотрудника с ним происходит под личную подпись. После
соблюдения всех формальностей в личной карточке работника делается отметка.
Для чего на самом деле нужен приказ о приеме на работе? Трудовые отношения
закрепляются в договоре — именно подписанный обеими сторонами трудовой договор
подтверждает, что человека приняли на должность. Никакой приказ работнику не нужен,
зато он, скорее всего, нужен другим отделам — чтобы инициировать работы
по подготовке к выходу нового сотрудника (подготовить место, создать учетную запись
и т.п.). В таком случае официальный бумажный приказ можно было бы заменить:

информационной рассылкой по электронной почте. При этом, конечно, нужно закрепить
новый регламент действий в локальных нормативных актах;

задачей в информационной системе. Как правило, в системе можно построить
непрерывный процесс — как только кандидат и все условия его выхода на работу
утверждены, всем ответственным автоматически уходят задачи, а результат подготовки
всегда можно проконтролировать.
Личная карточка работника
Сведения, которые содержатся в карточке, представляют основную информацию
о работнике и полезны организации. Например, паспортные данные для подготовки
дополнительных соглашений к основному трудовому договору, информация
о занимаемой должности и внутренних переводах для ПФР, сведения для отчетности,
необходимые Росстату.
Да, нужно ознакамливать сотрудника под личную подпись с информацией о приеме,
переводах на другую работу. Однако при переводе сотрудника на новую должность
подписывается дополнительное соглашение. То есть личная подпись сотрудника на самой
карточке избыточна.
Данные о сотрудниках в структурированном виде уже многие компании хранят
в информационной системе, которая помимо прочего обеспечивает выполнение норм
безопасности и контролирует доступ к сведениям. Таким образом, в будущем от ведения
личной карточки на бумаге можно было бы отказаться в пользу цифрового представления
информации.
Заявление о переводе сотрудника
Статья 72.1 Трудового кодекса РФ говорит о том, что перевод на другую работу
допускается только с письменного согласия работника. В первую очередь, конечно, под
письменным согласием понимают некое заявление. Однако при переходе сотрудника
на новую должность оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору, где
ставятся подписи обеих сторон. К дополнительному соглашению можно в будущем
приложить переписку между руководителем и работником из задачи в информационной
системе или из электронной почты.
Приказ о переводе сотрудника
Как и в случае с приказом о приеме сотрудника на должность, этот документ можно будет
успешно заменить задачей в системе или письмом по электронной почте. Необходимо
только закрепить регламент локальными нормативными актами.
График отпусков
Законодательно график отпусков подписывается руководителем, личные подписи также
ставят и сотрудники. Печать, подписание, ознакомление — обязательные процедуры,
которые повторяются при каждой корректировке графика. Работодатели зачастую
подходят крайне формально к процессу: планируют, печатают, подписывают и знакомят
сотрудников раз в году, а затем корректируют только перед проверкой Роструда.
Фактически график отпусков решает одну важную задачу — планирование отпусков без
пересечений с соблюдением их длительности. Но любому рядовому сотруднику иногда
нужно заглянуть в график, например, чтобы посмотреть, на какие числа можно перенести
планируемый отпуск. Когда такой график составлен на бумаге, ни о какой доступности
информации речи не идет.
Самый простой вариант, который решает проблему доступа, — ведение графика отпусков
в электронном виде. В этом случае руководитель сможет подписывать график
собственной ЭП, а сотрудники — простой ЭП (ПЭП). Главное — отразить регламент
в локальных нормативных актах компании и зафиксировать факт, что простая ЭП
сотрудников будет приравниваться собственноручной подписи. График отпусков для
просмотра можно опубликовать на общем корпоративном портале.
Возможен и радикальный подход: по сути график — это таблица, которую легко
отобразить единым справочником в информационной системе. Преимуществ у такого
способа представления информации достаточно:

легко автоматизировать процессы сбора пожеланий от сотрудников по датам отпусков
(если такая практика принята в организации);

всегда можно проконтролировать выполнение требований законодательства
о длительности отпусков;

просто отслеживать пересечения отпусков сотрудников;

в пару кликов график отпусков выгружается в виде отчета для утверждения
руководителем и ознакомления сотрудников в электронном виде;

можно автоматизировать процесс рассылки уведомлений о приближении отпусков;

обеспечивается доступ сотрудников к данным по их отпускам.
Заявление на отпуск
ТК РФ не требует оформления заявлений на отпуск, однако компании предпочитают
перестраховаться и продолжают эту практику. Однако обосновано лишь заявление
на перенос отпуска — документ становится основанием для изменения дат отпуска
в общем графике.
Приказ о предоставлении отпуска сотруднику
Часто на основе приказа начисляются отпускные и вносятся соответствующие отметки
в личную карточку. Хранение данных об отпусках в структурированном виде
в информационной системе позволяет отказаться от этого документа. Вместе
с напоминанием сотруднику о приближающемся отпуске уведомление может уходить
и в бухгалтерию для начисления отпускных.
Если отказаться от оформления бумажных заявлений на предоставление отпуска
и соответствующих приказов, а график отпусков перевести в цифровой вид, то что
останется и будет впоследствии доказательством того, что сотрудник ходил
в отпуск? Этим доказательством будет уведомление в информационной системе, где
сотрудник подтверждает, что уходит в отпуск в запланированные сроки, или оформляет
заявление на перенос отпуска.
Как оптимизировать кадровый документооборот?
В статье представлены наиболее распространенные кадровые документы, которые
можно было бы легко перевести в цифровой вид или отказаться от них совсем.
Законодательство в области HR активно развивается, тем более сейчас — пандемия очень
четко обозначила пробелы и упущенные возможности.
И пусть изменения в законодательстве и вступление их в силу — процесс нескорый,
но уже сегодня организации могут сделать первые шаги:
1. Проанализировать процессы кадрового делопроизводства;
2. Отказаться от тех документов, которые не нужны вовсе. Так удастся снизить нагрузку
на специалистов по кадрам и работников;
3. Перевести часть документов в электронный вид. Например, графики отпусков, которые
можно вести в виде справочника, а для соблюдения требований законодательства —
распечатывать. В будущем при внесении изменений в законодательство у работодателя
будет готовый инструмент для быстрого перехода на цифровое взаимодействие.
Организации-участники эксперимента Минтруда, который запустили в 2020 году, имеют
более широкие возможности: по итогам проектов будет учитываться их мнение
о доступности перевода тех или иных документов в электронный вид, а также
о вероятности полного отказа от некоторых документов.
Скачать