Министерство науки и высшего образования Российской Федерации Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования ТОМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ И РАДИОЭЛЕКТРОНИКИ (ТУСУР) Кафедра автоматизированных систем управления (АСУ) АВТОМАТИЗАЦИЯ УЧЕТА КЛИЕНТОВ ООО «КВАЗАР» Отчет по контрольной работе по дисциплине «Проектный практикум» Выполнил студент гр. *** ФИО 2 сентября 2020 г. Руководитель Доцент каф. АСУ, канд. техн. наук Золотов Сергей Юрьевич « »___________ 2020 г. ТОМСК 2020 2 Содержание Введение ................................................................................................................... 3 1 Описание предметной области ........................................................................... 5 1.1 Общая характеристика и анализ ООО «КВАЗАР» .................................... 5 1.2 Описание организационной структуры управления .................................. 5 1.3 Описание особенностей учета клиентов в компании .............................. 12 1.4 Обзор рынка аналогов автоматизированных систем ............................... 14 1.5 Обоснование выбора стратегии автоматизации .................................... 19 2. Проект решения задач автоматизации ............................................................ 21 2.1 Постановка задачи ....................................................................................... 21 2.2 Функциональная модель системы .............................................................. 22 2.3 Средства реализации ................................................................................... 24 2.4 Проектирование концептуальной модели ................................................. 28 2.5 Проектирование элементов пользовательского приложения ................. 32 Заключение ............................................................................................................ 35 Список литературы ............................................................................................... 36 3 Введение В современном мире информационные технологии прочно закрепились во всех сферах деятельности. Не смотря на это, проблема автоматизации рабочего процесса в нынешних условиях остается одной из самых актуальных. Автоматизация обеспечивает налаживание четкой и быстрой работы, и за счет этого позволяет организации сократить расходы. Внедрение современных технологий позволит повысить эффективность деятельности отдела по работе с клиентами и получить конкурентное преимущество. Сотрудники группы менеджмента и маркетинга расходуют много времени на оформление документов, ведение дел, организацию приема клиентов. Внедрение информационной системы позволит автоматизировать этот участок работы и моет послужить выходом из сложившейся ситуации. Объектом исследования является компания ООО «КВАЗАР». Предметом исследования служит автоматизация учета клиентов компании. Целью данного проекта является проектирование базы данных службы по работе с клиентами. Для этого были поставлены следующие задачи: 1. Охарактеризовать предприятие и подразделение, для которого будет разрабатываться база данных учета работы с клиентами. 2. Рассмотреть средства проектирования и разработки информационных систем и выполнить моделирование основных бизнеспроцессов. 3. Создать проект информационной системы учета работы с клиентами. Данное программное обеспечение будет разрабатываться для довольно крупной компании, которая обслуживает большое число клиентов. Автоматизированная система позволит организовать ведение базы клиентов, контролировать работу и расчет с клиентами. 4 Результатами выполнения данной работы является информационной системы учета клиентов ООО «КВАЗАР». проект 5 1 Описание предметной области 1.1 Общая характеристика и анализ ООО «КВАЗАР» ООО «КВАЗАР» - поставщик и разработчик комплексных инфраструктурных решений для предприятий, таких как: электронная система медицинских осмотров (ЭСМО); системы контроля доступа; информационные системы предприятия; системы управления производственной безопасностью; системы управления здоровьем сотрудников на предприятии. Разработанная компанией Электронная система медицинских осмотров (ЭСМО) позволяет проводить массовые медосмотры в считанные минуты. Система выносит вердикт: может ли сотрудник приступать к рабочим обязанностям. На производственный объект попадают только сотрудники, которые не пребывают в состоянии алкогольного или наркотического опьянения и не имеют медицинских противопоказаний. ЭСМО решает следующие задачи: 1 Оценивает готовность сотрудника к работе на основе проведения медицинских измерений. 2 Формирует заключение о допуске/недопуске к работе в виде записи в электронном журнале медосмотров. 3 Печатает документы (путевой лист, направление к врачу и т.д.) после электронной цифровой подписи медработника. 4 Контролирует доступ в рабочую зону в зависимости от медицинского заключения. 1.2 Описание организационной структуры управления Основой компании является команда разработчиков, которая объединяет людей с различными техническими навыками, работающих над реализацией 6 общего проекта. В команду входят специалисты с самыми разными навыками и способностями, необходимыми для создания программных продуктов. В команду компании входят две группы. 1 Основной состав группы — специалисты, полностью занятые в создании новых программных продуктов: менеджеры проекта; программисты; тестировщики; разработчики документации; инженерные психологи; технологи по разработке ПО; 2 Вспомогательная группа — специалисты, не занимающиеся созданием программ, но, тем не менее, играющие важную роль в реализации проекта: группа менеджмента и маркетинга продукта; специалисты по технической поддержке ПО; администраторы бета-тестирования. Перечисленные функциональные подразделения участвуют в работе над проектом с самого начала. Это позволяет сотрудникам понять суть требований к продукту и принять участие в их критическом анализе, тем лучше подготовятся к исполнению собственной миссии и ощутить свой вклад в успех проекта. Кроме того, чтобы завершить создание продукта в срок, все перечисленные подразделения работают параллельно на протяжении всего цикла разработки. Рассмотрим основные роли и обязанности лидеров функциональных подразделений. Менеджер проекта играет ключевую роль в реализации проекта. Его функционал включает подбор кадров и управление ими, формулирование и исполнение плана проекта, своевременное принятие решений и согласование 7 их с командой, отвечает за соблюдение графика работы над проектом и обязан вносить соответствующие коррективы в случае возникновения проблем, руководит командой, обеспечивает связи между подразделениями, обеспечивает готовность продукта. Среди программистов можно выделить ведущего разработчика (программист), ведущего программиста, отвечающего за реализацию определённой функции, и рядового программиста. Ведущий разработчик - это главный специалист по разработке ПО. В число его обязанностей входит: наблюдение за соблюдением архитектурных и технических спецификаций продукта; подбор ключевых технологических инструментов и стандартов; диагностика и разрешение всех технических проблем; выполнение роли технического инструктора и консультанта для участников проекта; наблюдение и контроль за работой групп разработчиков документации, тестировщиков и технологов; мониторинг состояния (ведение списка обнаруженных ошибок); подбор инструментов разработки, метрик и стандартов и наблюдение за их использованием; программирование. Ведущие программисты, отвечающие за реализацию отдельных функций, отвечают за реализацию отдельных функций продукта, на основе конкретной технологии. Обязанностями ведущих программистов, отвечающих за создание отдельных функций ПО, являются: согласование архитектурных вопросов с коллегами, ответственными за разработку других функций; формулирование требований к функциям и их критический анализ; проектирование функций; 8 снабжение тестировщиков и разработчиков документации техническими материалами; программирование. Рядовые программисты работают над реализацией определённой функции ПО под руководством ведущего программиста, ответственного за эту функцию. Они отвечают за реализацию конкретных аспектов этой функции, например, за «интеграцию в IDE окон X, Y и Z» или «написание для API баз данных методов create, update и delete». В круг их обязанностей входит: реализация функции; её тестирование; исправление ошибок в реализованной функции; помощь техническим писателям в документировании реализованной функции; помощь тестировщикам в испытаниях этой функции. Тестировщики отвечают за составление и исполнение плана тестирования программы, создаваемой в рамках проекта. Чтобы обеспечить истинное партнёрство между теми, кто пишет код и теми, кто его тестирует, роли и обязанности группы тестировщиков «параллельны» обязанностям разработчиков. Ведущий тестировщик отвечает за организацию и исполнение тестирования ПО в период разработки. В его обязанности входит: составление плана тестирования продукта; исполнение плана тестирования; автоматизация испытаний; проведение регрессивного тестирования; выбор инструментов, метрик и стандартов для тестирования. Инженер по автоматизации в основном занимается созданием автоматизированных тестовых заданий согласно плану. Перед инженерами 9 ставится задача по автоматизации тестирования набора функций программы, и они концентрируются на тестировании некоторых частей продукта, работу которых можно описать количественно. Это позволяет им тесно сотрудничать с ведущими специалистами, отвечающими за разработку этих функций. Круг обязанностей инженера по автоматизации более узкий в сравнению с другими участниками группы, так как он должен обеспечить автоматизацию тестирования той или иной функции лишь после завершения программирования. К его обязанностям относятся: планирование испытаний; автоматизация испытаний; оценка и выбор инструментальных средств. Рядовой тестировщик отвечает за исполнение плана тестирования, составленного ведущим тестировщиком. В круг основных обязанностей этого специалиста входит: тестирование программы установки, всех функций и пользовательского интерфейса согласно плану тестирования; проведение автоматизированных испытаний; регистрация результатов автоматизированных испытаний и анализ обнаруженных неполадок; окончательное подтверждение устранения ошибки; подготовка среды для испытаний. Группа разработчиков пользовательской документации обеспечивает пользователя справочными материалами: печатной документацией, электронной справочной системой, обучающими программами и карточками быстрой справки. Ведущий разработчик пользовательской документации отвечает за составление плана создания документации для всего проекта. Опираясь на своё знание продукта и потребностей пользователей и принимая в расчёт доступные ресурсы, он составляет план, регламентирующий виды и сроки 10 создаваемой документации. Ведущий разработчик пользовательской документации отвечает за определение стандартов документации (и участвует в их создании) и следит, чтобы в продукте были отражены самые последние изменения в правилах и технологиях написания технической документации. Рядовой написания и разработчик пользовательской документации производства группа документации, помимо разработчиков пользовательской документации отвечает за удобство в работе и качество ПО. Технологи по разработке ПО обеспечивают работу базовых служб, необходимых для поддержания работоспособности принятой модели разработки ПО. У технолога по созданию ПО три основные обязанности: создание и сопровождение подходящей среды для сборки продукта; создание и сопровождение процедуры установки; сопровождение и администрирование систем управления исходным текстом. Группа менеджмента и маркетинга продукта играет две роли; первая — сбор информации, а вторая — её выдача. В рамках первой роли группа менеджмента и маркетинга продукта определяет приоритетные сегменты рынка, экономические и потребительские требования к продукту, ведет работу с клиентами. Наличие у разработчиков ясных, сжатых, реальных и обоснованных экономических требований к продукту имеет решающее значение для его успеха. В дополнение к сбору сведений о необходимой функциональности продукта в обязанности этой группы входит формулирование требований к комплектности продукта, установочной программе, лицензированию и документированию. С другой стороны, группа менеджмента и маркетинга помогает 11 техническим подразделения представить продукт за пределами компании. Сюда относится реклама, обучение и оснащение необходимыми средствами специалистов по сбыту, аналитические совещания, пресс-релизы и брифинги, а также новости, публикуемые в Web. Технические группы полагаются на группу менеджмента и маркетинга в распространении информации о своей работе; поддержка этой группы необходима, чтобы начать проект и обеспечить его успех на рынке. Сотрудничество и командный дух в работе этих подразделений имеет решающее значение. Чем теснее они сотрудничают, чем в большей степени они единомышленники и чувствуют себя единым целым, тем больше шансов, что коррективы будут вноситься быстро и эффективно, повышая тем самым шансы на успех. Между прочим, с отправкой программы заказчику работа над проектом не заканчивается. Проект можно считать завершённым, лишь когда продукт принесёт запланированную прибыль и решит поставленные перед ним экономические задачи. В конечном счёте успех определяется не фактом сдачи проекта, но завоеванием рынка. Группа технической поддержки специалисту по технической поддержке приходится чаще всех контактировать с клиентами после выхода продукта. Он изо дня в день является представителем группы разработчиков перед клиентами. Этот специалист играет очень важную и ценную роль не только для клиентов, но и для разработчиков. В частности, разработчики рассчитывают на помощь группы технической поддержки в решении следующих задач: формулирование требований к функциям программы с целью облегчения её технической поддержки в дальнейшем; привлечение внимания разработчиков к важным проблемам с качеством и реализацией функций во время бета-тестирования продукта и после его выхода; 12 предоставление статистики поступающих обращений за технической поддержкой (упорядоченной по типу и степени серьёзности проблемы, а также по числу обращений) и демонстрация необходимости исправлений или изменений программы; помощь в решении проблем с пользовательским интерфейсом путём проверки ранних версий (альфа-версий) продукта, при заминках с тестированием и при исправлении ошибок — здесь группа технической поддержки выступает в роли независимого эксперта. Администратор программы бета-тестирования отвечает за планирование, управление и исполнение программы бета-тестировaния. Основные обязанности администратора программы бета-тестирования: поиск, проверка квалификации и привлечение кандидатов в бетатестеры; распространение инструкций и ПО среди бета-тестеров; рассылка кандидатам в бета-тестеры анкет и других необходимых материалов; опубликование результатов бета-тестирования внутри группы; постепенное усовершенствование процесса бета-тестирования. 1.3 Описание особенностей учета клиентов в компании Работу с клиентами компании осуществляет группа менеджмента и маркетинга. Компания работает с большим числом клиентов, потому для нее задача автоматизации Использование автоматизировать информации. ведения современных процесс базы клиентов компьютерных обработки все является актуальной. технологий время растущих позволит массивов 13 Клиенты – основа любого бизнеса, а работа с клиентами – одна из самых важных частей процесса продаж, в том числе и программных комплексов. На сегодняшний день в компании отсутствует единая система ведения базы клиентов, происходит заполнение большого числа разных электронных таблиц, отчеты приходится каждый раз переделывать после обновлении сведений, а это создаёт определенные трудности в работе. Из-за больших объемов ручной работы возникают следующие проблемы: низкий уровень учета работы и расчетов с клиентами; некорректный вывод отчетов; замедление работы в целом. С помощью автоматизации возможно решение всех вышеперечисленных проблем. База данных, осуществляющая запись клиентов, которая ведётся в программном продукте, учитывает все возможные нюансы – адреса, контактную информацию, задачи работы, историю общения и т.п. Мощный функционал по обработке базы, предоставляемый программами, обеспечивает проведение финансовой аналитики клиентской базы, широкого спектра планирования взаимодействий с клиентами и прогнозирования продаж. Некоторые программы поддерживают сетевое взаимодействие, позволяя коллективу менеджеров совместными усилиями осуществлять работу с клиентами максимально эффективно. Ведение базы клиентов в современных автоматизированных системах позволяет: планировать и координировать взаимодействия с клиентами; собирать и систематизировать в базе данных сведения о клиентах; контролировать нестандартных сделок; проведение долгосрочных, сложных, 14 анализировать ход заключения сделок с клиентами и ведения текущих проектов; формализовать каждый из процессов, ориентированных на клиентские каналы; интегрировать клиентские данные в учетные и финансовые системы, вести учет и контроль сделок по каждому из контрагентов; классифицировать клиентские запросы и потребности по типам сделок; вести каталог услуг и продуктов компании; анализировать по базе процесс продаж [10]. 1.4 Обзор рынка аналогов автоматизированных систем Клиентская база – это, безусловно, самые важные сведения в деятельности каждой фирмы, и именно хранение данных о каждом партнере, контрагенте, заказчике или клиенте и заключенных сделках является важнейшей задачей и острой необходимостью для любой современной организации. Сегодня каждой фирме доступно большое количество простых и довольно удобных программ для учета клиентов, которые интегрированы в CRM-системы. Их можно скачать в интернете, установить и работать в них, выплачивая разработчикам определенную сумму абонентской платы. Основные возможности, которые можно реализовать в этих программах, это: запись истории сотрудничества с каждый клиентом и контрагентом, включая все звонки, встречи, проекты, отправленные сообщения и т.д.; составление задач для сотрудников фирмы, контроль их выполнения (к примеру, план – обзвон 200 потенциальных клиентов в неделю); 15 создание документов напрямую из карточки клиента (к примеру, автоматическое составление уникального торгового предложения по шаблону с указанием реквизитов фирмы-заказчика); email-рассылки для клиентов из базы данных; построение воронок продаж (в зависимости от необходимости можно настроить построение воронки продаж по клиентам, по количеству заказов, объему продаж и т.д.); отслеживание конверсии (сколько «холодных» звонков было сделано и каков процент из потенциальных покупателей «превратились» в клиентов и заказчиков фирмы, работа какого менеджера является наиболее эффективной – всю эту информацию можно получить при использовании специальной программы по учету клиентов); звонки клиентам непосредственно из программы (если в нее интегрирована IP-телефония). Все данные в таких программах можно сортировать, фильтровать по необходимым параметрам (сегмент рынка, количество заказанных товаров, размер фирмы), настраивать количество и вид полей, и, при необходимости, печатать списки прямо из программы, выгружать их в другие системы [10]. Рассмотрим некоторые программы, представленные на рынке, и их возможности для реализации поставленной задачи. 1 АС «Учет клиентов». Учет клиентов от компании «Простой софт» – это современная, простая и удобная система для управления отношениями с клиентами [11]. Обеспечивает ведение базы данных и учет клиентов (организаций и лиц), выставленных им счетов, заключенных с ними договоров (сделок), других документов, продуктов (товаров и услуг), сотрудников. Программа предназначена для автоматизации деятельности отдела продаж, финансового отдела и других задач, которые можно гибко настроить. 16 «Учет клиентов» - относится к классу Customer Relationship Management (CRM-система). Программа учета заявок, использующая CRMстратегию, позволит выявить наиболее «доходных» клиентов, научиться более эффективному менеджменту и предотвратить уход главных клиентов к конкурентам. Основные возможности программы: 1 Учет клиентов. Программа позволяет вести базу клиентов, договоров, контактов, оформлять продажи, вести контроль финансов, анализировать работу сотрудников. 2 Совместная работа по сети. Программа позволяет работать в сетевом режиме, настраивать доступ сотрудников с помощью гибкой системы разграничения прав доступа. 3 Различные виды отчетов. Анализ работы предприятия и деятельности сотрудников. Отчеты можно выгружать в MS Word/Excel. 4 Экспорт и импорт данных. Возможность импортирта базы контактов из Excel и выгрузки данных в различные форматы. 5 Гибкая настройка программы позволяет изменить программу и базу под нужды предприятия. Существует возможность изменения таблиц, полей, отчетов и др. 6 Мощная система фильтрации. Для поиска данных по базе, предназначена система фильтрации по любым полям. Стоимость полной сетевой версии без ограничений составляет 29900 руб. Бесплатная поддержка и обновление предоставляется на 1 год, после чего требуется дополнительная оплата. 2 АС «Программа учета клиентов». «Программа учета клиентов» от YuKoSoft [12] входит в комплекс программ, основанный на едином базовом модуле-конструкторе. Этот конструктор представляет из себя универсальную платформу на основе которой разрабатываются конфигурации для автоматизации практически 17 любого малого и среднего бизнеса где происходит взаимодействие с клиентами по методологии CRM. Конфигурация это отдельный файл базы данных который можно открыть в программе. Конфигурации можно менять и гибко настраивать под нужды конкретной организации или можно создать абсолютно новую конфигурацию для автоматизации уникального бизнес процесса. Ключевые возможности платформы: учет клиентов. расписание записи клиентов. учет заказов клиентов. учет продаж услуг и товаров. ведение базы поставщиков, сервисных организаций и прочих контрагентов. ведение справочника товаров и услуг с разделением по категориям. Прайс-листы. получение изображения с WEB камеры. поддержка работы со сканером штрих-кодов. Поиск записей в базе по штрих-коду. многопользовательская работа с программой. Единая база данных. гибкое разграничение прав доступа для пользователей системы. изменение структуры таблиц базы данных. Добавление новых свойств и удаление ненужных. Переименование свойств. редактор дизайна форм. Перетаскивание полей в любое место, создание своего вида формы. редактор печатных форм. Создание своих печатных форм. Возможности модуля учета клиентов: учет клиентов юридических и физических лиц. учет контактных лиц клиентов. Учет контактов с клиентами. 18 работа как с локальной offline базой так и с online базой через интернет ведение журнала событий и запланированных дел с автоматическим напоминанием. создание договоров. Учет сроков окончания договоров. Формирование печатной формы договора. выставление счета по договору или напрямую клиенту. Формирование печатной формы счета на оплату и счет-фактуры. прием платежей по счетам. Частичная оплата счета. Оплата счета несколькими платежами. ведение справочника товаров и услуг с разделением по категориям. Прайс-листы. многопользовательская работа с программой. Единая база данных. изменение структуры таблиц базы данных. Добавление новых свойств и удаление ненужных. Переименование свойств. редактор дизайна форм. Перетаскивание полей в любое место, создание своего вида формы. редактор печатных форм. Создание своих печатных форм. получение изображения с WEB камеры. Программа прекрасно подходит для выставления счетов клиентам, для составления договоров и отслеживания сроков их выполнения и продления. Данная программа не является полностью законченным решением. Это только пример возможной конфигурации. Во всех организациях своя специфика ведения дел и программу можно доработать под нужды конкретной организации убрав ненужный функционал и добавив недостающий. Можно изменить виды таблиц и карточных форм, добавить новые справочники и таблицы, создать печатные формы по образцам и т.д. Цена полной версии программы с годовым обслуживанием – 20000 р. 19 Недостатком является универсальность и необходимость дополнительной настройки для потребностей конкретной компании. 3 CRM ПРОСТОЙ БИЗНЕС. «Простой бизнес» – программа для автоматизации компании [13]. CRM-система «Простой бизнес» поможет вывести управление взаимоотношениями с клиентами и процессом продаж товаров или услуг на новый уровень. Возможности CRM для управления клиентами: ведение клиентской базы (учет клиентов); напоминания о звонках; звонки клиентам по IP-телефонии; SMS и e-mail рассылки, факс прямо из клиентской базы; автоматические шаблоны документов; воронка продаж, отчеты по продажам; подключение заявок с сайта к CRM-системе; добавление клиента по входящему письму или звонку; создание нового дела по клиенту прямо в его карточке. Стоимость коробочной версии составляет 29000 руб., абонентская плата при неограниченном доступе – 1900 руб/мес. 1.5 Обоснование выбора стратегии автоматизации Были рассмотрены некоторые системы, представленные на рынке. Одним из основных недостатков рассмотренных систем является прямая зависимость от разработчиков ППО. Известно, что, по мере углубления изучения документации на программное обеспечение, по мере работы пользователя с программным обеспечением возникают желания внесения изменений в программное обеспечение. Появляется необходимость в решении дополнительных задач, которые способно разрешить программное 20 обеспечение того или иного пакета, но первоначально эта возможность не заложена (так как на момент приобретения программного продукта решать возникшие задачи не требовалось). Вследствие того, что внесение изменений в некоторое ППО не представляется возможным, а в большинстве случаев изменение возможно только разработчиком ПО (например, изменение алгоритмов работы процессов, возложение на ППО дополнительных задач), возникают дополнительные расходы. В большинстве случаев, затраты на изменение ППО сопоставимы со стоимостью данного программного обеспечения. Вышеуказанные причины влекут за собой возникновение необходимости разработки программного обеспечения силами предприятия. Преимущества собственной разработки заключается в возможности оперативного расширения возможностей программного продукта, а также внесение изменений в алгоритмы ППО. 21 2. Проект решения задач автоматизации 2.1 Постановка задачи Назначение и область применения Программа предназначена для автоматизации учета клиентов ООО «КВАЗАР». Входные документы: сведения о клиентах (название, вид деятельности, контактные данные, банковские реквизиты); каталог программных продуктов; сведения о сотрудниках; сведения о договорах с клиентами; сведения о программных продуктах клиентов; Выходные документы: отчет о договорах с клиентами; отчет о реализации программных продуктов за период; отчет о реализация программных продуктов сотрудниками; отчет об открытых договорах. Программа должна обеспечивать возможность выполнения перечисленных ниже функций: хранение сведений о клиентах; хранение сведений о программных продуктах компании; хранение сведений о договорах с клиентами; учет реализации программных продуктов; возможность просматривать информацию (историю) по каждому клиенту, по каждому продукту; формирование отчета о договорах клиентов; формирование отчета о реализации программных продуктов за период; 22 формирование отчета о реализации программных продуктов сотрудниками; формирование отчета об открытых договорах. 2.2 Функциональная модель системы Цель создания информационной системы – автоматизация учета клиентов ООО «КВАЗАР». Задачи информационной системы: 1 Автоматизация регистрации данных клиентов. В информационной системе необходимо хранить данные клиентов компании. Эти данные используются в дальнейшем при ведении базы договоров и учете реализации программных продуктов. 2 Автоматизация учета договоров с клиентами. В информационной системе необходимо хранить сведения о договорах с клиентами. Эти данные используются в дальнейшем при учете реализации программных продуктов. 3 Автоматизация учета реализации программных продуктов. Необходимо хранить все сведения по реализации продуктов. Эти сведения используются при контроле расчетов и для подготовки отчетов. Информационная система учета состоит из трех подсистем. Подсистема А1 «Подсистема регистрации данных клиентов» предназначена для ввода, хранения и выдачи сведений о клиентах компании и заключенных договорах. Данные клиента вводятся менеджером при первичной регистрации клиента. Введенные данные используются в дальнейшем для учета реализации программных продуктов, оказания услуг и расчетов с клиентами. Подсистема А2 «Подсистема регистрации договоров» предназначена для учета договоров с клиентами. При ведении договоров используются 23 данные клиента. Сведения о договоре используются в дальнейшем при учете реализации программных продуктов. Подсистема А3 «Подсистема учета реализации программных продуктов» предназначена для хранения сведений по реализации продуктов. Эти сведения используются при контроле расчетов и для подготовки отчетов. Список пользователей ИС: менеджер по работе с клиентами; руководитель подразделения; бухгалтер. Функциональная модель информационной системы представлена на рисунках 2.1, 2.2. Рисунок 2.1 –Контекстная диаграмма информационной системы 24 Рисунок 2.2 – Диаграмма первого уровня 2.3 Средства реализации Для осуществления автоматизации учета клиентов ООО «КВАЗАР» было решено разработать программно-информационное обеспечение, для полноценного использования и достоверного хранения информации которого, необходимо спроектировать базу данных. Проектирование и разработку базы данных мы будем осуществлять с помощью программного продукта компании Microsoft – Microsoft Access 2007. Данное программное обеспечение является очень удобным и функциональным средством для проектирования и разработки баз данных, не требующее специальных знаний. Microsoft Access – это самая популярная сегодня настольная система управления базами данных. Ее успех можно связывать с включением ее в богатое окружение продуктов семейства Microsoft Office. Для оптимального функционирования базы персональный компьютер следующей конфигурации: данных требуется 25 Процессор с тактовой частотой 1,6 ГГц или более быстрый. 1 ГБ ОЗУ (1,5 ГБ в виртуальной машине). 10 ГБ свободного места на жестком диске. Жесткий диск со скоростью 5400 оборотов в минуту. Видеокарта с поддержкой DirectX 9 и разрешением 1024 x 768 или более высоким. В настоящее время существует множество систем управления базами данных (СУБД). Среди них программа Microsoft Access 2007 занимает одно из первых мест по популярности. Причина этого заключается в том, что данная программа входит в состав пакета Microsoft Office, то есть хорошо интегрирована с другими популярными продуктами фирмы Microsoft. Это означает, что Access подходит для решения задач если не большинства, то, по крайней мере, значительной части пользователей. Данная СУБД предназначена для хранения и поиска данных, представления информации в удобном виде и автоматизации часто повторяющихся операций (таких, как ведение счетов, учет, планирование и т.п.). Access позволяет просто и удобно вводить данные через формы, а также осуществлять обработку данных и выдачу сложных отчетов. Несомненным достоинством Access является также то, что эта программа создавалась сразу для Windows и поэтому не содержит в себе ограничений, обусловленных «наследством MS-DOS». Пользователи Microsoft Access могут получить информацию об этой программе разными способами, например, прочтя руководство или просмотрев встроенный справочник. При работе с Access создаются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы. Таблица - это набор записей (строк таблицы), состоящих из отдельных полей (колонок таблицы), в которых хранится информация и составляющая, собственно, содержание базы данных. Таблицы являются основной формой 26 представления информации, содержащейся в базе данных. Без таблицы нельзя спроектировать формуляр, на базе таблиц составляются запросы и отчеты. Тип данных определяет, какого вида данные допускается вводить в поле. Запросы служат для селекции и фильтрации набора данных. Они позволяют выбрать из базы только необходимую информацию, т.е. ту, которая соответствует определенному критерию (условию) и нужна для решения конкретной задачи. При каждом выполнении запроса он строится вновь на основе «свежих» табличных данных. Наиболее часто используемым запросом является запрос на выборку. Формы – одно из основных средств для работы с базами данных в Access - используются для ввода новых записей (строк таблиц), просмотра и редактирования уже имеющихся данных, задания параметров запросов и вывода ответов на них. Отчет - информация, оформленная в соответствии с определенными спецификациями. Отчет позволяет извлекать и представлять данные как значимую информацию. Достоинство Access – возможность определения параметров макрокоманд в режиме диалога. Макросом называют набор из одной или более макрокоманд, выполняющих определенные операции, такие как открытие форм или печать отчетов. Макросы могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых задач. Например, при нажатии пользователем кнопки можно запустить макрос, который распечатает отчет. Макросы во многих случаях очень удобны и позволяют быстро добиться желаемого результата. Access хранит все таблицы и базы данных, а также другие объекты в одном файле. 27 Среди средств, которые предлагает система управления базами данных Access необходимо отметить возможность динамического обмена данными между Access и другими приложениями, которые поддерживают эту технологию. Также имеется возможность применения технологии ActiveX, позволяющей использовать разработчику в своем программном продукте не только, те объекты, которые свойственны данному приложению (в частности, Access), но и объекты других приложений (например, Excel или Word). Весьма удобной возможностью является то, что пользователь при обработке данных может работать не только с базой данных обрабатываемого в Access формата, но и экспортировать данные других систем управления базами данных, имеющие совершенно другой формат представления, в частности, формат FoxPro, Paradox т.д. Кроме этого, при помощи Access пользователь может обрабатывать базы данных, поддерживающие открытый доступ к данным (стандарт ODBC), в частности, весьма популярных в последнее время серверов баз данных Oracle и SQL Server. При обработке данных в Access используется структурированный язык запросов SQL, который без преувеличения можно назвать стандартным языком баз данных. С его помощью можно выполнять самую разнообразную обработку имеющихся данных, в частности, создавать выборки требуемой структуры, вносить необходимые изменения в имеющиеся базе данных, преобразовывать или удалять таблицы, формировать данные для отчетов и многое другое. Важным преимуществом системы управления базами данных Access является то, что с ее помощью можно разрабатывать системы, которые обрабатывают базу данных и на отдельных компьютерах, и в локальной сети или в Internet, используя режим обработки данных «клиент-сервер». Необходимо также отметить, что Access предоставляет широкие возможности по созданию приложений, связанных с обработкой баз данных. 28 При этом разработчику не обязательно быть программистом высокого класса, а вполне достаточно иметь представление о создании событийных приложений в среде Windows, а также владеть некоторыми навыками программирования на языке Visual Basic. В этом случае разработчик достаточно быстро сможет овладеть навыками по созданию приложений в Access, что позволит выполнять автоматизирование как простых, так и достаточно сложных задач, связанных с обработкой данных. На основе разработанной реляционной модели данных получили шесть таблиц, связанных между собой. Программа представляет собой базу данных, в которую пользователь может вводить информацию. В системе происходит обработка введенной информации. После обработки введенной информации система позволяет пользователю получать соответствующие отчеты и другую необходимую информацию. Проект предусматривает разработку некоторой автоматизированной системы обработки информации, с помощью этой программы пользователь сможет полностью отказаться от бумажной работы. 2.4 Проектирование концептуальной модели На этапе концептуального проектирования выполняется создание концептуальной модели данных на основе представлений о предметной области каждого отдельного типа пользователей. Концептуальная модель представляет собой описание основных сущностей (таблиц) и связей между ними без учета принятой модели БД и синтаксиса целевой СУБД [6]. Выделим следующие сущности. Категория – справочник категорий программных продуктов компании; Программный продукт реализуемых компанией; – справочник программных продуктов, 29 Клиент – справочник организаций - клиентов компании; Сотрудник – сотрудник компании, который ведет работу с договорами клиентов; Договор – соглашение между клиентом и компанией по условиям получения услуг телерадиовещания; Оборудование – набор услуг, объединенных в рамках одного предложения и одного тарифа оплаты; Услуга_пакета – услуга, которая будет предоставляться в рамках данного пакета; Оплата – сведения о поступлении оплат по договору; Цена_пакета – стоимость пакета услуг, может изменяться со временем. Сущности предметной области в процессе деятельности вступают в различные отношения. В естественной речи эти отношения выражаются простыми предложениями. Физическая модель была разработана с учетом выбора СУБД Microsoft Access. Приведем описание таблиц физической модели (табл. 1-19) Таблица 1 - Сотрудник Столбец Код сотрудника ФИО сотрудника Дата рождения Образование Специальность Должность Тип данных Long Integer Text(20) Date/Time Text(20) Text(20) Text(20) Ограничение PK NOT NULL + Text(20) NULL NULL NULL NULL FK Таблица 2 - Клиент Столбец Код клиента ФИО клиента Название организации Телефон Электронная почта Тип данных Long Integer Text(20) Text(20) Text(20) Text(20) Ограничение PK NOT NULL + NULL NULL NULL NULL FK 30 Индекс Номер дома Литера дома Квартира Код улицы Text(20) Text(20) Text(20) Text(20) Long Integer NULL NULL NULL NULL NOT NULL + Таблица 3 –Оборудование клиента Столбец Код оборудования Серийный номер Код клиента Код вида Код организации Код модели Тип данных Long Integer Text(20) Long Integer Long Integer Long Integer Long Integer Ограничение PK FK NOT NULL + NULL NOT NULL + NOT NULL + NOT NULL + NOT NULL + Таблица 4 –Договор Столбец Номер договора Дата заключения Дата завершения Примечания Оценка выполнения Тип данных Long Integer Date/Time Date/Time Text(20) Long Integer Ограничение PK FK NOT NULL + NULL NULL NULL NULL Таблица 5 – Программный продукт Столбец Код продукта Название продукта Стоимость Код категории Тип данных Long Integer Text(20) Long Integer Long Integer Ограничение PK FK NOT NULL + NULL NULL NOT NULL + Таблица 6 – Категория программ Столбец Тип данных Ограничение PK FK Код категории Long Integer NOT NULL + Название категории Text(20) NULL 31 Таблица 7 – Вид оборудования Столбец Код вида Название вида Тип данных Ограничение PK FK Long Integer NOT NULL + Text(20) NULL Таблица 8 – Организация Столбец Код организации Название организации Телефон Индекс Номер дома Литера дома Офис Код улицы Тип данных Long Integer Text(20) Text(20) Text(20) Text(20) Text(20) Text(20) Long Integer Ограничение PK FK NOT NULL + NULL NULL NULL NULL NULL NULL NOT NULL + Таблица 9 – Модель Столбец Код модели Название модели Тип данных Ограничение PK FK Long Integer NOT NULL + Text(20) NULL Таблица 10 - Страна Столбец Код страны Название страны Тип данных Ограничение PK FK Long Integer NOT NULL + Text(20) NULL Таблица 11 - Регион Столбец Код региона Название региона Страна Тип данных Long Integer Text(20) Long Integer Ограничение PK FK NOT NULL + NULL NOT NULL + Таблица 12 – Населенный пункт Столбец Код пункта Название пункта Регион Тип данных Long Integer Text(20) Long Integer Ограничение PK FK NOT NULL + NULL NOT NULL + 32 Таблица 13 – Улица Столбец Код улицы Название улицы Населенный пункт Тип данных Long Integer Text(20) Long Integer Ограничение PK FK NOT NULL + NULL NOT NULL + Схема данных представлена на рис. 2. Рисунок 2.1 – Схема данных 2.5 Проектирование элементов пользовательского приложения Приложение предназначено для автоматизации учета клиентов и выдачи отчетов по различным критериям . В базу данных вносятся сведения о клиентах и договорах. Кроме этого, в справочники вносится нормативно-справочная информация. Для доступа к формам и отчетам используется форма навигации. Форма включает следующие вкладки: 1 Справочники – вкладка, содержащая формы справочников Категорий программ, моделей, видов оборудования, сотрудников (рис. 2.2). 33 2 Клиенты и договоры – вкладка, содержащая формы работы с данными клиентов и договоров (рис. 2.3). 3 Отчеты – вкладка, содержащая отчеты (рис. 2.4). В информационной системе можно подготовить следующие отчеты: Договоры клиентов – содержит сведения о договорах клиентов и их выполнении. Реализация программных продуктов за период – содержит сведения о выполнении работ с группировкой по видам работ. Реализация программных продуктов сотрудниками – содержит сведения о реализация программных продуктов сотрудниками. Открытые договоры – содержит список открытых договоров. Рисунок 2.1 – Вкладка Справочники формы навигации Рисунок 2.2 – Вкладка Клиенты и договоры формы навигации 34 Рисунок 2.3 – Вкладка Отчеты формы навигации Для ввода, просмотра и редактирования данных разработаны пользовательские формы. Форма ускоряет работу с базой данных. Форма в БД - это структурированное интерактивное окно с элементами управления, в котором отображаются поля одной или нескольких таблиц или запросов. 35 Заключение В соответствии с заданием на проектный практикум был рассмотрен процесс учета клиентов группой менеджмента и маркетинга ООО «КВАЗАР». Проанализировав работу по учету клиентов, была разработана база данных, которая обеспечивает работу с данными: ввод, удаление, поиск, распечатка информации о клиента, программных продуктах, реализации, выборку необходимых данных и т.д. База данных представляет собой базу данных MS Access с удобным интерфейсом пользователя в виде форм. Работа с базой данных происходит в диалоговом режиме, который предоставляет пользователю возможность взаимодействовать с хранящейся в системе информацией в режиме реального времени, получая при этом всю необходимую информацию для решения функциональных задач. В данной работе была рассмотрена предметная область, обоснование проектных решений по видам обеспечения, выполнена постановка задачи. Основные сведения о клиентах компании содержатся в таблицах. Для получения информации, интересующей пользователей, были созданы запросы к базе данных и отчеты. База данных для автоматизации учета клиентов компании, разработанная на основании основных этапов и технологий проектирования ИС, повысит эффективность работы предприятия. 36 Список литературы 1 Золотов С.Ю. Проектный практикум: учебное методическое пособие для студентов направления 230700.62 «Прикладная информатика». — Томск: Факультет дистанционного обучения, ТУСУР, 2014. — 26 с. 2 Официальный сайт ООО «КВАЗАР» [Электронный ресурс]. –– Режим доступа: https://www.kvzrm.ru/novaya-glavnaya 3 Электронная система медицинского осмотра (ЭСМО) [Электронный ресурс]. –– Режим доступа: https://www.edsd.ru/elektronnayasistema-prohozhdeniya-meditsinskogo-osmotra 4 Информационные системы в экономике: учебник для студентов вузов / Под ред. Г. А. Титоренко. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ЮНИТИДАНА, 2008. – 463 с. 5 О.В. Сирант, [Электронный Т.А. Коваленко ресурс]. Работа –– с базами Режим данных. доступа: http://www.intuit.ru/department/database/workwdb/ 6 Сибилёв В.Д. Проектирование баз данных: Учеб. Пособие / В.Д. Сибилев. — Томск: ТМЦДО, 2007 — 201 с. 7 Вендров, А.М. CASE-технологии. Современные методы и средства проектирования информационных систем / А.М. Вендров. – М. : Финансы и статистика, 1998 – 176 с. 8 Марка, Д.А. Методология структурного анализа и проектирования SADT / Д.А. Марка, К. МакГоуэн. – М. : МетаТехнология, 1993 – 243 с. 9 Маклаков, С.В. Создание информационных систем с AllFusion Modeling Suite / С.В. Маклаков. – М. : ДИАЛОГ-МИФИ, 2005. – 432 с. 10 Программа для учета клиентов и заказов [Электронный ресурс]. – – Режим доступа: https://www.business.ru/article/685-uchet-klientov-klientskaiabaza#3 37 11 Программа "Учет клиентов" [Электронный ресурс]. –– Режим доступа: http://www.prostoysoft.ru/ClientsCount.htm 12 Учет клиентов [Электронный ресурс]. –– Режим доступа: http://yukosoft.ru/default.aspx 13 CRM ПРОСТОЙ БИЗНЕС [Электронный ресурс]. –– Режим доступа: https://www.prostoy.ru/ 14 Как выбрать систему управления базы данных. [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.getinfo.ru/article896.html 15 Методология [Электронный ресурс]. RAD — – Rapid Application Development Режим доступа: http://life- prog.ru/1_38307_metodologiya-RAD--Rapid-Application-Development.html 16 Интегрированные среды разработки [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://automationlab.ru/index.php/2014-08-25-13-20-03/457-31
