Коучинг-студія Організація діловодства та архівного зберігання документів в закладах дошкільної освіти Коучинг Коучинг (англ. coaching) — метод тренинга, в процессе которого человек, называющийся «коуч», помогает обучающемуся достичь некой жизненной или профессиональной цели. В отличие от менторства, коучинг сфокусирован на достижении чётко определённых целей вместо общего развития План роботи коучинг-студії Час проведен. 10:00 -10:10 10:10 -10:15 10:15 – 10:35 10:35 – 11:20 11:20 – 11:30 11:30 – 12:00 Зміст роботи 1. Організаційний блок. Реєстрація учасників заходу Відповідальний Кізлевич В.В. Відкриття коучинг-студії, постановка мети та завдань 2. Теоретично-практичний блок. Воркшоп-презентація «Впорядкування річної циклограми наказів керівника закладу дошкільної освіти» Сальникова О.О. Фахова майстерня «Порядок роботи з документами від їх створення до передавання на зберігання в архів» Кізлевич В.В. 3. Презентаційний блок Методичне мейкерство «Інноваційний підхід впровадження STREAM-освіти» 4. Рефлексійний блок. «Управлінське віче»: обговорення результатів заходу. Підбиття підсумків, обмін досвідом, пропозиції Здоровцова Н.В. Кізлевич В.В. Сальникова О.О. Воркшоп-презентація: «Впорядкування річної циклограми наказів керівника закладу дошкільної освіти» Воркшоп – обучающее мероприятие (наравне с семинарами, курсами, мастерскими), на котором участники получают знания самостоятельно. Дословный перевод термина – «рабочая мастерская». Основные отличия воркшопа от мероприятий другого типа – высокая интенсивность группового взаимодействия, активность и самостоятельность участников, актуальный опыт и личное переживание. Эксперт, ведущий, руководитель воркшопа помогает участникам определить цель, задачи высокопродуктивной мастерской, подбирает методы и приемы для активного исследования. Участники мероприятия используют личный опыт и профессиональные знания и умения, имеющиеся у них по теме воркшопа. Они делятся ими с другими участниками мероприятия. Ведущий умело контролирует процесс, направляет деятельность группы. Фахова майстерня: Порядок роботи з документами в закладах освіти від їх створення в діловодстві до передання на зберігання в архів План роботи майстерні: 1. Як впорядкувати документи та опрацювати їх належним чином, у відповідності до законодавства. 2. Як відібрати документи, терміни збереження яких закінчився, для того, щоб знищити. 3. Як правильно оформити усі документи про знищення. 4. Як підготувати описи, акти, іншу документацію за підсумками впорядкування для експертної комісії архівного відділу ХМР. З чого розпочати??? 1. Розділити документи на групи Справи до ліквідації організації Справи з особового складу Справи тривалого зберігання (від 11 років) Справи тимчасового зберігання (до 10 років) Групи документів • Справи до ліквідації організації • Справи з особового складу • Справи тимчасового зберігання (до 10 років) • Справи тривалого зберігання (понад 10 років) НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ* на 2013 рік КОМУНАЛЬНОГО ЗАКЛАДУ «ДОШКІЛЬНИЙ НАВЧАЛЬНИЙ ЗАКЛАД (ЯСЛА – САДОК) № 78 ХАРКІВСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ» Індекс справи Заголовок справи (тому, частини) Кількість справ (томів, частин) Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за Переліком Примітка 1 2 3 4 5 01-03 01-04 01-06 01-07 До ліквідації Статут, положення дошкільного навчального закладу та зміни до них, свідоцтво про державну реєстрацію юридичної особи, довідка з єдиного державного реєстру підприємств та організацій України (ЄДРПОУ) Накази завідувача дошкільного закладу з основної діяльності навчального Інструкція з питань діловодства у дошкільному навчальному закладі Колективний договір, укладений між адміністрацією дошкільного навчального закладу та трудовим колективом 01-09 Концепція розвитку дошкільного закладу. Програми розвитку закладу 01-14 Протоколи загальних зборів (конференцій) колективу дошкільного навчального закладу та батьків, або осіб, що їх замінюють Приймально-здавальні акти з усіма додатками, складені в разі зміни керівника дошкільного навчального закладу 01-17 01-21 01-22 навчального Документи (копії наказів, копії розпоряджень, доповіді, звіти) щодо виконання державних цільових, регіональних і місцевих програм в галузі освіти Документи (атестати, протоколи, рішення, звіти, книги реєстрації тощо) з державної атестації дошкільного навчального закладу Надіслані до відома – доки не мине потреба До ліквідації організації1. ст. 30 1 До ліквідації організації1. ст. 16-а До ліквідації організації, ст. 20-а До ліквідації організації ст.. 395-а До ліквідації організації До ліквідації організації До ліквідації організації ст. 45-а До ліквідації організації ст. 148-б 1 До ліквідації організації ст. 48 Надіслані до відома – 1 р. після заміни новими ст.12-а Документи, що відносяться до справ з особового складу Книга обліку та руху трудових книжок Накази завідувача з особового складу Особові справи звільнених працівників Особові картки звільнених працівників Журнал працівників обліку особових справ Особовий склад 08-03 Накази завідувача дошкільного навчального закладу з кадрових питань 08-07 Особові справи (заяви, анкети, автобіографії, копії і витяги з наказів при прийняття, переміщення, звільнення, оголошення подяк, характеристики, листки з обліку кадрів тощо) працівників закладу 08-08 Трудові книжки працівників дошкільного закладу 08-11 Документи (подання, звіти, характеристики тощо) про подання на нагородження працівників державними, відомчими, регіональними нагородами 08-16 Журнал обліку особових справ працівників дошкільного навчального закладу 08-18 Журнал реєстрації наказів завідувача дошкільного навчального закладу з кадрових питань 08-20 Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них 75 років ст. 16 б 75 років1 ст.493в До запитання, не затребувані не менше 50 років ст. 508 75 років ст. 654б 75 років ст. 528 75 років ст. 121б 50 років ст.530-а 1 Після звільнення 01-05 01-08 01-10 01-11 01-12 01-13 01-16 01-18 01-19 01-20 01-23 01-24 01-25 01-27 01-28 Тимчасового до 10 Накази завідувача дошкільного навчального закладу з адміністративно-господарських питань Правила внутрішнього трудового розпорядку Доручення органів місцевого самоврядування, нарад керівників, документи з виконання доручень Протоколи виробничих нарад дошкільного навчального закладу Протоколи нарад при завідувачеві дошкільного навчального закладу Протоколи засідань педагогічної ради дошкільного навчального закладу Протоколи засідань батьківського комітету (ради) дошкільного закладу Приймально-здавальні акти з усіма додатками, складені в разі тимчасової зміни посадових та матеріальних осіб Паспорт санітарно-технічного стану дошкільного навчального закладу Документи (протоколи, акти, доповідні записки, звіти, довідки) про перевірку виконання колективного договору Документи (акти, доповідні записки, довідки) тематичних та контрольних перевірок окремих напрямів діяльності дошкільного навчального закладу Документи (аналітичні огляди, довідки, доповідні записки, аналізи) про стан роботи з розгляду пропозицій, заяв, скарг громадян Звернення (пропозиції, заяви, скарги) громадян Листування з організаціями та основної діяльності Контрольно-візитаційна книга установами 01-35 Книга обліку наслідків внутрішнього контролю завідувача Журнал реєстрації наказів завідувача дошкільного навчального закладу з адміністративно-господарських питань Журнал обліку особистого прийому громадян 01-36 Журнал реєстрації вхідної документації 01-37 Журнал реєстрації закладом Журнал реєстрації 01-29 01-34 01-38 5 років ст.16-в 1 рік1 ст. 397 10 р.1 ст. 6-а документів, телеграм, створених телефонограм, 5 років ст. 13 5 років ст. 13 10 років ст. 14-а 10 років ст. 14-а 3 роки1 ст.45-б 1 р1 ст. 541 10 років ст. 396 1 Після заміни новими Надіслані до відома – 1 р. після заміни новими 1 1 Після заміни посадових відповідальних осіб 1 Після заміни новими 5 років ст. 77 5 років ст. 83-а 5 років1 ст.82-б з 5 років ст. 23 3 роки після закінчення книги 5 років 5 років ст.121 в 3 роки ст. 125 3 роки ст. 122 3 роки ст. 122 1 рік 1 У разі неодноразового звернення – 5 р. після останнього розгляду Строк зберігання встановлено на засіданні ЕПК Держархіву Харківської області (прот. від 23.02.2012 № 2) Наказ Міністерства освіти і науки України від 23.06.2000. №240 Тривалого від 10 років 02-01 Накази завідувача дошкільного навчального закладу щодо руху дітей 02-17 Журнал реєстрації наказів завідувача дошкільного закладу щодо руху дітей 04-07 Акти розслідування нещасних випадків з дітьми 75 років ст. 16-б 75 років ст. 16-б 45 років1 ст.453 04-10 Журнал реєстрації нещасних випадків, що сталися з вихованцями дошкільного навчального закладу 05-04 Документи (відомості, звіти, довідки тощо) про нещасні випадки та травматизм в дошкільному навчальному закладі 45 років1 Ст.477 05-07 Акти розслідування нещасних випадків з працівниками дошкільного навчального закладу 45 років1 ст.453 05-11 Журнал реєстрації осіб, постраждалих від нещасних випадків на виробництві 45 років Ст.4771 45 років1 ст.453 Повязані із значними матеріальними збитками. людськими жертвами – 75 р. 1 Після закінчення журналу 1 1 Пов’язані із значними матеріальними збитками та людськими жертвами – 75 р. 1 Пов’язані із значними матеріальними збитками та людськими жертвами – 75 р. 1 Після закінчення журналу 2.Розібрати документи за роками в межах групи 1967 1968 … 2012 3. Оформлення документів • Справи до • Опис №1 справ до ліквідації організації • Справи з особового складу • Справи тимчасового зберігання • Справи тривалого зберігання ліквідації • Опис №1-ос справ з особового складу • Акт№1 про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду. • Опис №1-ос справ з особового складу 4.Оформлення супроводжувальних документів 1. Титульні листи описів справ 2. Передмови 3. Історична довідка 4. Протокол ЕК 5. Лист голові ЕК АВ ХМР 5. Підготовка документів до архівного зберігання Повне оформлення - для справ постійного зберігання, з особового складу та справ до ліквідації організації : Оформлення обкладинки; Складання внутрішнього опису документів справи; Переплетення або підшивання; Нумерація аркушів; Складання засвідчувального напису. 5. Підготовка документів до архівного зберігання Часткове (неповне) оформлення для справ тимчасового зберігання: документи залишають в скоросшивателях; Аркуші не нумеруються; Описи на справи та засвідчувальні написи не складаються. 6. Підсумковий запис про категорії та кількість справ, заведених у 2019 році У тому числі За термінами зберігання усього Таких, що переходять Справи до ліквідації організації Справи з особового складу Тривалого (понад 10 років) Тимчасового (до 10 років) Разом З позначкою ЕПК Закон України Про Національний архівний фонд та архівні установи від 24.12.1993 №3814-XІІ (із змінами). https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/3814-12 Положення 1. Типове положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затверджене наказом Міністерства юстиції України від 19.06.2013 № 1227/5 (із змінами). https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1062-13 Правила 1. Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджені наказом державного комітету архівів України від 16.03.2001 №16. (втратили чинність) Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 (із змінами). https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15 Правила 2. Правила роботи архівних установ України, затверджені наказом міністерства юстиції України від 08.04.2013 №656/5. https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0584-13 Порядки 1. Порядок утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затверджений постановою кабінету Міністрів України від 08.08.2007 №1004. https://www.kmu.gov.ua/ua/npas/88789152 2. Порядок віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних, їх обліку та зберігання, затверджений постановою кабінету Міністрів України від 08.08.2007 №1004. https://www.kmu.gov.ua/ua/npas/88789958 3. Порядок заповнення паспорта архівного підрозділу установи, організації, підприємства. Методичні рекомендації Державної архівної служби України. http://cdago.gov.ua/index.php?option=com_content&view=art icle&id=743 Переліки 1. Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 №578/5. http://search.ligazakon.ua/l_doc2.nsf/link1/RE20884.html 2. Перелік документів, що створюються під час діяльності Державної архівної служби України, державних та інших архівних установ України, спеціальних установ страхового фонду документації, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства юстиції України 18.11.2013 № 2433/5. https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1963-13 Інструкції Примірна інструкція з діловодства у дошкільних навчальних закладах, затверджена наказом Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України від 01.10.2012 № 1059. Питання??? Дякуємо за співпрацю! Управлінське Віче
