Отражение бизнес

Петренко Ф.
Отражение бизнес-процессов
http://quality.eup.ru/DOCUM/graph.html#001
Диаграмма отображает процесс в привязке к организационной структуре.





Подразделения показываются в левой части диаграммы.
Все действия фиксируются слева направо в порядке их осуществления.
Подразделения должны быть упорядочены таким образом, чтобы
максимально облегчить понимание их взаимодействия. Например, если
процесс начинается в отделе А, потом переходит в отдел Б (путем
передачи некоторого бумажного документа), а затем в отдел В (путем
телефонного звонка), то следует расположить отдел А наверху
диаграммы, под ним - отдел Б и в самом низу - отдел В.
Количество блоков на диаграмме не должно превышать 30.
Перечень используемых символов:
1.
Начало процесса.
2.
Конец процесса.
3.
Ручной процесс.
4.
Автоматизированный процесс. Блок этого типа должен обязательно
иметь связь с блоком типа 7 с указанием соответствующей подсистемы и т. д.
5.
Бумажный документ. В каждом блоке этого типа, помимо названия,
должен быть обязательно указан код печатного документа. В отдельной
таблице, прилагаемой к диаграмме, по коду должны восстанавливаться
шаблон и процедуры заполнения печатной формы.
При правильном документообороте все бумажные документы в том или ином виде
архивируются.
6.
Ручной (с клавиатуры, сканера) ввод данных в автоматизированную
систему. Блок этого типа должен обязательно иметь связь с блоком типа 7 с
указанием соответствующей подсистемы и т. д.
7.
Автоматизированная система, электронное хранилище данных. В
тексте блока такого типа обязательно должно быть указано название Модуля,
Подсистемы, Системы и т. д.
8.
Решение (выбор). Текст в этом блоке должен предполагать ответы
<Да> или <Нет>. Отступление допускается, если при этом вопрос и варианты
ответов становятся более понятными (например, возможен вопрос: <Как
клиент оплачивает заказ?> - и варианты ответа: <Наличными>, <Через
банк>).
9.
Архив. Значок размещается в том подразделении, где ведется архив.
10.
Соединитель страниц. Если символ находится в конце страницы, он
должен содержать номер следующей страницы. Если значок расположен в
начале - указывается номер предыдущей страницы.
11.
Соединитель с другим процессом. Должен содержать код процесса
(указывается в заголовке диаграммы перед именем процесса).




Каждый раз, когда процесс переходит из одного подразделения в
другое, должен указываться способ передачи и носитель информации,
инициирующей продолжение процесса в следующем подразделении.
Передаваемая информация может быть бумажной (символ 5),
электронной (символ 7), устной и др. Если информация устная,
специальный символ не используется, но обязательно делается
соответствующая запись над стрелкой.
Передаваемая информация всегда изображается в том подразделении,
куда она передается.
Каждый процесс должен иметь начало и конец (или несколько начал и
концов).
Рекомендуется избегать использования блоков выбора (символ 8). Если
в результате выбора процесс распадается на два частично или
полностью независимых подпроцесса, рекомендуется изображать их
как два отдельных процесса.


2.1.
Ветвь процесса, рассматриваемая как основная или предпочтительная,
должна быть выделена более толстой линией, чем остальные ветви.
Стрелка, обозначающая продолжение процесса, должна исходить из
стороны символа, противоположной входящей стрелке. Для основной
ветви входящая стрелка может располагаться только с левой стороны
символа.
Название и реквизиты
Заголовок диаграммы размещается в верхней части диаграммы, посередине, и
формируется согласно следующей структуре:
<XYY>. <Функция - Область - Метод - Е>.





XYY Ц буквенно-цифровой код процесса, X Ц буква, YY Ц двузначное
число.
Функция Ц базовая бизнес-функция, например: Продажа,
Администрация, Производство, Закупка и т. д.
Область Ц товарное направление, бизнес-область, канал
распространения и т. д.
Метод Ц способ доставки, оплаты и т. д.
Е Ц необходимые уровни Подметодов.
Образец заголовка: S12. Sales Ц gases Ц centralized delivery Ц depots.
Диаграмма должна иметь следующие реквизиты:




2.2.
имя компании-клиента (указывается в левом верхнем углу);
имя компании-автора (в правом верхнем углу);
имя файла (в левом нижнем углу);
дата (в правом нижнем углу).
3. Программное обеспечение
Рекомендуемое ПО: Optima! Express 2.0 или Visio 2000.
2.3.
4. Примеры диаграмм
Нижеследующея диаграмма не является диаграммой реального процесса на работающем
предприятии, но позволяет лучше понять описанные выше методы и приемы.
2.4.
5. Комментарии
Описанная методика составления диаграмм позволяет легко контролировать правильность
отражения процессов. Например:
Известно, что при оптовой продаже товаров выписывается накладная и счет-фактура
клиенту. Для проверки, на любой диаграмме, отражающей продажу товаров оптом,
достаточно найти печатные формы, расположенные в подразделении <Клиент>. Если там
нет накладной и счета-фактуры, значит где-то в описании процесса допущена ошибка.
2.5.
Об авторе
Федор Петренко - заместитель начальника отдела системного анализа группы компаний
НЭКС, автор проекта по комплексной автоматизации российских предприятий шведского
газового концерна АГА, ведет активную практику в области управленческого
консультирования и внедрения КИС, e-mail: fpetrenko@rbcmail.ru.