Заполнение унифицированных форм

Заполнение унифицированных форм
1 - Рекомендации по составлению графика отпусков
Рекомендации по заполнению табеля учета рабочего времени Т-12 (только для
внебюджетных учреждений)
Рекомендации по составлению штатного расписания
Большинство специалистов по кадрам оформляют кадровые приказы по
унифицированным формам. Бесспорным является тот факт, что для специалистов кадровых
служб применение унифицированных форм имеет ряд существенных преимуществ.
Основное преимущество в том, что у проверяющих органов не возникает лишних претензий
к ведению кадровых документов.
Другое не менее важное преимущество в том, что у сотрудников кадровых служб
сокращается время на составление и оформление документов. Однако, основной проблемой
при работе с унифицированными формами является большое количество вопросов о
порядке заполнения той или иной формы. Полных рекомендаций по их заполнению
действительно нет.
Отсутствие нормативного обоснования и четкой регламентации в трудовых отношениях
означает, что в случае принятия неверного решения, штрафных санкций не избежать.
Внимание,
штраф!
Отсутствие унифицированных форм документов или отсутствие в
унифицированных формах по учету труда и заработной плате необходимых
данных является нарушением законодательства о труде и влечет наложение
административного штрафа:
-на должностных лиц в размере от 1000 руб. до 5000 руб.;
-на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без
образования юридического лица, - от 1000 руб. до 5000 руб. или
административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
-на юридических лиц - от 30 000 руб. до 50 000 руб. или административное
приостановление деятельности на срок до 90 суток (ст.5.27 КоАП РФ).
В справке «Заполнение унифицированных форм» содержатся рекомендации по
заполнению различных кадровых документов в целом и их отдельных граф, которые
основываются на положениях трудового законодательства и сложившейся практики.
Наличие подобных рекомендаций означает, что сотруднику кадровой службы не придется
действовать на свой страх и риск, разбираться в законодательстве и всех его изменений.
При этом выполнение сложной и рутинной работы принесет удовольствие и не займет
много времени.
Необходимо помнить, что отсутствие необходимых данных в документах по учету кадров,
либо неверное заполнение унифицированных форм повышают риск трудового спора между
работником и работодателем.
График отпусков Т-7
Обратите внимание! В графике отпусков не допускается удаление отдельных его
реквизитов. В случае отсутствия сведений по какой-либо из граф, то в ней ставится прочерк.
При необходимости в график отпусков могут вноситься дополнительные реквизиты. При
этом все изначальные реквизиты графика отпусков остаются без изменения (включая код,
номер формы, наименование документа) (Постановление Госкомстата России от 24.03.1999
N 20).
Форматы бланков унифицированных форм являются рекомендуемыми и могут
изменяться, в части расширения и сужения граф и строк.
График отпусков имеет код формы по ОКУД - 0301020.
В поле "Наименование организации" указывается наименование организации в
точном соответствии с учредительными документами организации.
Далее обязательно указывается код организации по Общероссийскому классификатору
предприятий и организаций (ОКПО). Код по ОКПО представляет собой
идентификационный код предприятия или организации, состоящий из 8 цифр.
В поле «Мнение выборного профсоюзного органа» вписывается:
-дата и номер мотивированного мнения выборного профсоюзного органа, в случае,
если такой имеется в организации.
Между наименованием формы документа («ГРАФИК ОТПУСКОВ») и грифом
утверждения в присутствующем поле указываются:
-номер, дата составления графика отпусков;
-год, на который составляется график отпусков.
В случае если график отпусков составляется впервые, как правило ему присваивается N
1, далее может применяться сквозная нумерация.
Обратите внимание! В соответствии со ст. 123 Трудового кодекса РФ график
отпусков должен быть утвержден работодателем не позднее, чем за две недели до
наступления календарного года. То есть примерно 17-18 декабря каждого года.
График отпусков утверждается руководителем организации. В поле «УТВЕРЖДАЮ»
указываются
-должность руководителя организации;
-личная подпись руководителя организации;
-расшифровка подписи (инициалы и фамилия руководителя организации)
-фактическая дата утверждения и подписания руководителем организации графика
отпусков
-графа 2 «Должность (специальность, профессия) по штатному расписанию»
Обратите внимание, наименование должности каждого работника должно быть указано
в точном соответствии с утвержденным штатным расписанием организации.
-В графе 3 "Фамилия, имя, отчество" напротив указанных должностей вписывается
фамилия, имя, отчество каждого работника в организации.
При заполнении графы 4 «Табельный номер» вписывается номер каждого из
сотрудников, присвоенный табелем учета рабочего времени, ведение которого обязательно в
каждой организации.
- В графе 5 "Количество календарных дней" указывается то количество календарных
дней отпуска, которое положено каждому работнику с учетом дополнительных отпусков,
предоставляемых:
работники, занятые на работах с вредными или опасными условиями труда (ст. 117
Трудового кодекса РФ);
работники, имеющие особый характер работы (ст. 118 Трудового кодекса РФ);
работники с ненормированным рабочим днем (ст. 119 Трудового кодекса РФ);
работники, работающие в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях
(ст. 321 Трудового кодекса РФ);
работники, которым предоставление дополнительных отпусков предусмотрено
федеральными законами (например, чернобыльцы (ст.14-22 Закона РСФСР от 15.05.1991 N
1244-1 "О социальной защите граждан, подвергшихся радиации вследствие катастрофы на
Чернобыльской АЭС".
-В графе 1 "Структурное подразделение" указывается наименование структурных
подразделений организации.
Под структурными
подразделениями
следует
понимать
как
филиалы,
представительства, так и отделы, цеха, участки и т.д., а под другой местностью - местность
за пределами административно-территориальных границ соответствующего населенного
пункта.
Как правило, в данной графе указываются все подразделения в иерархической
последовательности, то есть начиная с руководства ("Администрация") и далее по
подчиненности.
Важно: В ст.121 Трудового кодекса РФ указаны периоды которые включаются в стаж,
дающий право на ежегодный основной отпуск.
См справку «Продолжительность ежегодных отпусков различных категорий
работников»
-Графа 6 «Запланированная дата
Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по
истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. Для того, что бы
его использовать, работник должен написать заявление на предоставление отпуска с
указанием даты начала отпуска и его продолжительностью.
Например:
В графике отпусков на 2011 год работнику Иванову предоставлялся отпуск 28
календарных дней на период с 01.07.2011 по 28.07.2011 года. Таким образом, в случае, если у
работника в течение года не было периодов, которые не входят в стаж работы, дающей
право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, то очередной ежегодный
оплачиваемый отпуск работодатель должен предоставить Иванову не позднее 30.06.2012
года.
Важно: О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не
позднее чем за две недели до его начала.
Таким образом, в графе 6 «Запланированная дата» указывается запланированная дата
начала отпуска, вычисленная из показателей предыдущего графика отпусков, или от времени
непрерывной работы у данного работодателя (если работник принят на работу в текущем
году). В случае, если работник написал заявление на другую дату начала отпуска, то
указывается дата, определенная в заявлении работника.
Обратите внимание! В случае если отпуск работника разделен на части и планируется
предоставляться в разные месяцы, фамилию сотрудника необходимо указать в графике
отпусков столько раз, на сколько частей разделен его отпуск.
В процессе составления и утверждения графика отпусков графы 7, 8 и 9 не
заполняются.
-В графе 7 «Фактическая дата» указывается дата фактического ухода в отпуск
работника. Даты, указанные в графах 6 и 7 могут отличаться, в случае, если производился
перенос отпуска. Графа 7 заполняется по факту ухода работника в отпуск, с учетом
перенесения отпуска на другой срок (если такой случай имел место быть).
-В графе 8 «Основание (документ)» раздела «перенесение отпуска» указывается
реквизиты заявления работника, а также иных документов, свидетельствующих о причинах
переноса отпуска, с указанием даты предполагаемого отпуска. Случаи, при которых по
заявлению работника при которых ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен
или перенесен на другой срок определены в ст. 124 Трудового кодекса РФ.
-В графе 9 «дата предполагаемого отпуска» раздела «перенесение отпуска»
необходимо вписать дату, указанную в заявлении работника о переносе отпуска.
-Графа 10 «Примечание» заполняется в случае перенесения отпуска работника по
инициативе работодателя. Причины для переноса отпуска по инициативе работодателя:
-отпуск данного работника в текущем рабочем году неблагоприятно отразится на
нормальном ходе работы организации (ч. 3 ст. 124 Трудового кодекса РФ);
-необходимость отзыва сотрудника из отпуска (ч. 2 ст. 125 Трудового кодекса РФ).
В данном случае руководитель организации должен издать приказ о переносе отпуска
или отзыве из него, а работник - письменное согласие.
Обратите внимание! При заполнении формы № Т-7 «График отпусков» не
допускается исправление ошибок с помощью корректирующего или другого средства.
Настоящая форма распространена на организации (независимо от формы
собственности), осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации.
т Табель учета рабочего времени Т-12
-Условные обозначения явки, неявки, причин неявки работника на работу и другие
обозначения рабочего времени
Табель учета рабочего времени применяется для учета времени, фактически
отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, для контроля за
соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных
об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической
отчетности по труду
Табель учета рабочего времени ведется в течение всего рабочего месяца, в конце
месяца в нем подводятся итоги по количеству часов, отработанных каждым работником.
В соответствии с ст. 91 Трудового кодекса РФ работодатель обязан вести учет
времени, фактически отработанного каждым работником.
Внимание,
штраф!
Невыполнение работодателем
обязанности
ведения
учета
времени,
фактически отработанного каждым работником является нарушением
законодательства о труде и влечет наложение административного штрафа:
-на должностных лиц в размере от 1000 руб. до 5000 руб.;
-на лиц,
осуществляющих
предпринимательскую
деятельность
без
образования юридического лица, - от 1000 руб. до 5000 руб. или
административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
-на юридических лиц - от 30000 руб. до 50000 руб. или административное
приостановление деятельности на срок до 90 суток (ст.5.27 КоАП РФ).
Формы N Т-12 и N Т-13 практически не отличаются по составу реквизитов, поэтому
заполнение граф табеля будет рассматриваться на примере формы - N Т-12
В табеле учета рабочего времени ввод данных производится по дням.
Все виды рабочего времени (общее отработанное время, ночные, сверхурочные часы)
указываются в едином табеле для каждого структурного подразделения.
Обратите внимание! В табеле учета рабочего времени не допускается удаление
отдельных его реквизитов. В случае отсутствия сведений по какой-либо из граф, то в ней
ставится прочерк. При необходимости в табель учета рабочего времени могут вноситься
дополнительные реквизиты. При этом все изначальные реквизиты табеля учета рабочего
времени N Т-12 остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование
документа) (Постановление Госкомстата России от 24.03.1999 N 20).
Форматы бланков унифицированных форм являются рекомендуемыми и могут
изменяться, в части расширения и сужения граф и строк.
Табель учета рабочего времени N Т-12 имеет код формы по ОКУД - 0301007.
Табель учета рабочего времени N Т-13 имеет код формы по ОКУД - 0301008.
В поле "Наименование организации" указывается наименование организации в
точном соответствии с учредительными документами организации, далее указывается
наименование структурного подразделения, в случае если таковой имеется.
Далее обязательно указывается код организации по Общероссийскому классификатору
предприятий и организаций (ОКПО). Код по ОКПО представляет собой
идентификационный код предприятия или организации, состоящий из 8 цифр.
В поле «Номер документа» проставляется порядковый номер табеля учета рабочего
времени, который составляется ежемесячно.
В поле "дата составления" табеля учета рабочего времени указывается последнее
число отчетного месяца.
В поле «Отчетный период» указывается первое и последнее числа соответствующего
отчетного месяца. Например: с 01.03.2012 по 31.03.2012
Обратите внимание! На первой странице табеля учета рабочего времени формы N Т-12
приведены буквенные и цифровые показатели условных обозначений:
-рабочего времени;
-времени отпусков;
-причин отсутствия на рабочем месте
Заполнение граф табеля учета рабочего времени Т-12
В графе «Номер по порядку» проставляется нумерация - 1,2,3 и так далее по порядку.
В графу «Фамилия, инициалы, должность специальность, профессия» вносятся данные
о сотрудниках в точном соответствии со штатным расписанием.
«Табельный номер» присваивается каждому работнику на весь период трудовой
деятельности у данного работодателя
Графа «Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца» В табеле учета
рабочего времени присутствуют ячейки с числами месяца. В них вписываются буквенные
обозначения явки, неявки и другие обозначения рабочего времени работника на работу (см.
первая страница Табеля учета рабочего времени формы N Т-12).
Обратите внимание! Ячейки, обозначенного числами месяца разделены на 2 клетки
(верхняя и нижняя). В верхней клетке вписывается буквенные обозначения явки или неявки
работника на работу, в нижней клетке вписывается количество отработанных часов за день
(смену).
В графе «Итого отработано за I половину месяца» в верхней клетке вписывается
суммарное количество отработанных дней за первую половину отчетного месяца, в нижней
клетке вписывается суммарное количество отработанных часов за первую половину
отчетного месяца
По этой же схеме заполняется вторая половина месяца и графа «Итого отработано за
II половину месяца»
В графе 8 «дней» раздела «Итого отработано за месяц» указывается суммарное
количество отработанных дней за весь месяц, путем сложения граф 5 и 7.
В графе 9 «всего» раздела «Итого отработано за месяц» рассчитывается количество
отработанных часов работником за отчетный месяц. При этом отработанные дни у
работников могут быть одинаковые, а количество часов разное. Это происходит потому, что
для некоторых категорий работников устанавливается сокращенный рабочий день,
сокращенная продолжительность рабочего времени.
Более подробно см. справку «Сокращенная продолжительность рабочего времени»
Важно: Графа «Всего» включает в себя общее суммарное число отработанных часов,
которые далее распределяются по подразделам «сверхурочные», «ночные», «выходные,
праздничные», при этом количество часов из данных подразделов отмечаются также и в
нижних клетках, предназначенных для учета отработанных часов, графы «Отметки о явках
и неявках на работу по числам месяца».
В графе 10 «сверхурочные» указывается число часов, отработанных сверхурочно, то
есть больше установленной для данного работника нормы рабочего времени. При этом число
сверхурочных часов входит в общее число отработанного времени в часах, указанных в
графе «Всего» Сверхурочные часы, при их наличии отмечаются также и в нижних клетках,
предназначенных для учета отработанных часов, графы «Отметки о явках и неявках на
работу по числам месяца».
По этой же схеме заполняются графы 11 и 12.
Графа 13 предназначена для учета иного вида отработанного времени (например, часы
выхода на работу в связи с отзывом работника из отпуска)
Графа 14 «Количество неявок, дней (часов)» заполняется путем сложения дней (часов)
когда работник фактически не работал и не находился на рабочем месте, при этом отмечены
специальными буквенными обозначениями в графе «Отметки о явках и неявках на работу
по числам месяца». Данная графа также разделена на 2 ячейки, предназначенные для учета
неотработанных дней (верхняя клетка) и часов (нижняя клетка).
В графе 15 «Код» раздела «Из них по причинам» указывается буквенный (верхняя
клетка) и цифровой код (нижняя клетка) причины неявки работника на работу. Условные
обозначения причины неявки также указаны на первой странице Табеля учета рабочего
времени формы.
В графе 16 «Количество дней (часов)» раздела «Из них по причинам» указывается
суммарное количество дней (верхняя клетка) и часов (нижняя клетка) неявки работника на
работу. Цифровые данные для заполнения этой графы указаны в графе «Отметки о явках и
неявках на работу по числам месяца», где указаны дни и часы неявки работника на работу.
Графа 17 «Количество выходных и праздничных дней» заполняется путем сложения
выходных дней для каждого работника и общих для всех праздничных дней. Выходные дни
для каждого работника могут быть различными, так как в организации возможно
установление разных режимов рабочего времени.
Табели учета рабочего времени составляются в единственном экземпляре
уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем структурного подразделения,
работником кадровой службы, передаются в бухгалтерию, для дальнейшего заполнения для
расчета с персоналом по оплате труда.
1 Условные обозначения явки, неявки, причин неявки работника на работу и другие
обозначения рабочего времени
Код
Временная нетрудоспособность (кроме случаев,
предусмотренных кодом "Т") с назначением пособия
согласно законодательству
буквенный
цифровой
Б
19
Временная нетрудоспособность без назначения пособия в
случаях, предусмотренных законодательством
Т
20
Сокращенная продолжительность рабочего времени
против нормальной продолжительности рабочего дня в
случаях, предусмотренных законодательством
ЛЧ
21
Время вынужденного прогула в случае признания
увольнения, перевода на другую работу или отстранения
от работы незаконными с восстановлением на прежней
работе
ПВ
22
Невыходы на время исполнения государственных или
общественных обязанностей согласно законодательству
Г
23
Прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных
причин в течение времени, установленного
законодательством)
ПР
24
Продолжительность работы в режиме неполного рабочего
времени по инициативе работодателя в случаях,
предусмотренных законодательством
НС
25
В
26
Дополнительные выходные дни (оплачиваемые)
ОВ
27
Дополнительные выходные дни (без сохранения
заработной платы)
НВ
28
Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных
законом)
ЗБ
29
Неявки по невыясненным причинам (до выяснения
обстоятельств)
НН
30
Время простоя по вине работодателя
РП
31
Время простоя по причинам, не зависящим от
работодателя и работника
НП
32
Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие
праздничные дни
Время простоя по вине работника
ВП
33
Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой
(пособием) в соответствии с законодательством
НО
34
Отстранение от работы (недопущение к работе) по
причинам, предусмотренным законодательством, без
начисления заработной платы
НБ
35
Время приостановки работы в случае задержки выплаты
заработной платы
НЗ
36
Код
буквенный
цифрово
й
Продолжительность работы в дневное время
Я
01
Продолжительность работы в ночное время
Н
02
РП*
03
С
04
ВМ
05
К
06
Повышение квалификации с отрывом от работы
ПК
07
Повышение квалификации с отрывом от работы в другой
местности
ПМ
08
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск
ОТ
09
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск
ОД
10
У
11
Сокращенная продолжительность рабочего времени для
обучающихся без отрыва от производства с частичным
сохранением заработной платы
УВ
12
Дополнительный отпуск, в связи с обучением без
сохранения заработной платы
УД
13
Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с
усыновлением новорожденного ребенка)
Р
14
Продолжительность работы в выходные и нерабочие,
праздничные дни
Продолжительность сверхурочной работы
Продолжительность работы вахтовым методом
Служебная командировка
Дополнительный отпуск в связи с обучением с
сохранением среднего заработка работникам,
совмещающим работу с обучением
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста
трех лет
ОЖ
15
Отпуск без сохранения заработной платы,
предоставленный работнику по разрешению работодателя
ДО
16
Отпуск без сохранения заработной платы в случаях,
предусмотренных законодательством
ОЗ
17
Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения
заработной платы
ДБ
18