Работа с документами в библиотеке документов

Инструкция по работе с библиотеками документов
Дирекция корпоративного портала ГУ-ВШЭ
07.09.2005
Оглавление
Создание и добавление документов в библиотеку документов .......................2
Работа с документами в библиотеке документов ....................................................6
Создание и добавление документов в
библиотеку документов
Со страницы http://new.hse.ru/sites/infospace/ зайдите на сайт Вашего подразделения. Если
вы не можете зайти на страницу своего подразделения, просьба сообщить об этом в ДКП
по телефону (095) 925-88-21, 928-30-26, или по электронной почте – helpdeskportal@hse.ru
В открывшемся окне в разделе «Документы» в левом меню страницы кликните на
название библиотеки документов «Загруженные документы».
2
Откроется окно библиотеки документов (см. пример ниже)
При помощи ссылок, находящихся на панели инструментов библиотеки
документов Вы можете создавать новые документы (команда Создать документ, у вас
должен быть установлен MS Office 2003), добавлять в библиотеку с вашего компьютера
уже существующие документы (команда Отправить документ, рекомендуется
использовать эту команду), а также создавать иерархически вложенные папки с
документами (команда Создать папку).
Если Вы хотите создать папку для документов, нажмите на ссылку Создать папку
на панели инструментов. На странице Новая папка введите имя папки. Для создания или
отправки документа в эту папку перейдите в нее, а затем воспользуйтесь ссылками
Создать документ или Отправить документ.
Для того чтобы создать новый документ в библиотеке документов (у вас должен
быть установлен MS Office 2003), выполните следующие действия:
1. Нажмите на ссылку Создать документ на панели инструментов. Если появится
предупреждение о безопасности, нажмите ОК. Откроется приложение,
позволяющее создать документ того типа, который был выбран в качестве шаблона
при создании библиотеки документов.
2. В открывшемся приложении создайте новый документ.
3. Сохраните созданный документ. В случае выбора в качестве шаблона документа
Microsoft Office Word перед Вами появится окно сохранения документа такого
вида:
3
Сохранение документа в библиотеке документов
4. Укажите имя документа в поле Имя файла. Если Вы хотите сохранить документ в
одной из папок, перейдите в нее и после этого сохраните документ.
5. Новый документ отобразится в библиотеке документов при первом обновлении
страницы библиотеки.
Если Вы хотите добавить в библиотеку существующий документ, расположенный
на Вашем компьютере или в любом доступном для Вас месте сети, выполните следующие
действия:
1. Нажмите на ссылку Отправить документ на панели инструментов. Перед Вами
откроется страница отправки документа:
Отправка документа в библиотеку документов
2. В поле Имя введите путь к файлу документа или воспользуйтесь кнопкой Обзор…
и выберите файл.
3. В случае если файл с таким именем уже существует в библиотеке документов, и
установлен флажок в поле Перезаписать существующие файлы?, то
существующий файл будет заменен новым. Если этот флажок снят, то добавить
файл с существующим именем не удастся.
4. Если Вы хотите одновременно добавить несколько файлов, воспользуйтесь
ссылкой Отправить несколько файлов… (она появляется, если у вас установлен
MS Office 2003) В этом случае в том же окне отобразится проводник, в котором Вы
сможете отметить флажками необходимые для помещения в библиотеку
документов файлы. См. ниже пример.
4
Отправка в библиотеку документов нескольких файлов
5. Для того чтобы добавить документы, нажмите на ссылку Сохранить и закрыть на
панели инструментов. Если Вы не хотите добавлять документы, нажмите на ссылку
Вернуться в список.
6. Аналогично добавьте другие документы.
5
Работа с документами в библиотеке
документов
Пример меню библиотеки документов
Если подвести указатель мыши к имени одного из документов и открыть
выпадающее меню, в нем можно увидеть все действия, доступные при работе с
документом в библиотеке документов:
Меню действий с документом
Команда Просмотреть свойства позволяет просмотреть карточку свойств
документа.
Команда Изменить свойства позволяет изменить имя файла, название документа и
другие параметры.
6
Команда Изменить в (Microsoft Office Word) позволяет открыть и изменить
документ в соответствующем приложении MS Office. Для ведения совместной работы с
документом на Вашем компьютере должны быть установлены приложения Microsoft
Office 2003.
При помощи команды Удалить можно удалить документ из библиотеки
документов. Документы удаляются безвозвратно. Типичной для Виндозу «корзины»
для хранения удаленных документов здесь нет.
7