ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 1. Требования к составлению и оформлению документов Слово «документ» означает в переводе с латинского «свидетельство», «способ доказательства». Документ – это материальный объект с закрепленной на нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. В настоящее время любой управленческий документ должен: -быть составленным по установленной форме, соответствовать действующим стандартам, - издаваться соответствующим компетентным органом, предприятием, организацией, которым такое право предоставляется законом или соответствующими учредительными документами; - издаваться во исполнение норм права и не противоречить им. Существуют единые требования и правила оформления документов управления независимо от того: - государственное предприятие или коммерческое; - каким видом деятельности занимается предприятие; - как ведется делопроизводство (традиционным способом или на основе современно информационной технологии). НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ 1. Государственная система документального обеспечения управления. 2. ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. 2. Унификация и стандартизация в делопроизводстве общероссийскому классификатору управленческой документации ОК 011-93 в настоящее время в стране действуют следующие унифицированные системы управленческой документации: Документирование – регламентированной процесс записи (фиксации) информации на различных носителях по установленным правилам, обеспечивающий ее юридическую силу. Виды документов и их классификация Классификация документов – это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия Дело – это совокупность документов или документ по одному вопросу, помещенных в твердую обложку, соответствующим разом оформленную. 1. По месту составления документы классифицируют на внутренние и внешние. 2. По содержанию различают простые документы, затрагивающие один вопрос, и сложные, содержание несколько вопросов 3.По форме документы бывают типовые, индивидуальные и трафаретные. 4. По срокам исполнения документы подразделяются на срочнее и несрочные. 5. По происхождению документы бывают служебные и личные 6. По виду оформления документы подразделяются на подлинники (оригиналы), копии, выписки и дубликаты. 7. По средствам фиксации (запечатления) информации документы делятся на письменные, графические, фото-и кинодокументы, акустические. 3. Основные требования к реквизитам. Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами формуляр документа — это совокупность реквизитов документа, расположенных в определенной последовательности; 30 реквизитов. РЕКВИЗИТЫ Реквизит 01 - Государственный герб РФ 01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; РЕКВИЗИТЫ 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (новый); 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (новый); 07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; РЕКВИЗИТЫ 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа; РЕКВИЗИТЫ 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа; РЕКВИЗИТЫ 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись; 23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 -оттиск печати; РЕКВИЗИТЫ 26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе; 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 - отметка о поступлении документа в организацию; 30 - идентификатор электронной копии документа. Вопросы к лекции 1.В каком ГОСТе прописаны требования к оформлению организационно-распорядительной документации 2.Какие варианты расположения реквизитов установлены стандартом. 3.В каком случае при ведении служебной переписки используются двуязычные бланки? 4.Сколько реквизитов используется при составлении документов? 5. формуляр документа — это…