Создание запросов для новой базы данных

®
®
Учебный курс по Microsoft Access 2010
Создание запросов для новой базы данных
Содержание курса
• Общие сведения: важность запросов
• Урок: включает семь разделов
• Рекомендуемые практические задания
• Контрольные вопросы
• Краткий справочник
Создание запросов для новой базы данных
Общие сведения: важность запросов
В этом курсе рассматривается
создание запросов для базы данных
Access. Запросы — важнейшие
элементы любой базы данных. С их
помощью из нее можно извлечь
осмысленные сведения,
позволяющие ответить на важные
вопросы.
Это четвертый курс в серии для
начинающих пользователей
приложения Access 2010.
Создание запросов для новой базы данных
Цели курса
•
научиться создавать запросы на выборку, возвращающие
данные из одной таблицы, с помощью конструктора
запросов;
•
научиться создавать запросы на выборку,
запрашивающие параметры и возвращающие
соответствующие результаты;
•
научиться вычислять сумму с помощью формулы в
запросе;
•
научиться создавать запросы на выборку, возвращающие
данные из двух таблиц, с помощью мастера запросов;
•
научиться объединять поля с помощью выражения.
Создание запросов для новой базы данных
Использование данных для получения
ответов на вопросы
Стандартные блоки запроса на выборку
Создание запросов для новой базы данных
Предположим, что мы
создали базу данных
для отслеживания
активов. В ней есть
таблицы, отношения и
данные, и следующим
этапом является
создание запросов.
Они помогают
получать ответы на
важные вопросы и
упрощают создание
форм и отчетов.
Использование данных для получения
ответов на вопросы
Точнее говоря, мы
будем создавать
запросы на выборку.
Они извлекают и
обрабатывают данные
и отображают
результаты в виде
таблицы.
Стандартные блоки запроса на выборку
Создание запросов для новой базы данных
Например, чтобы узнать,
к кому следует
обратиться по вопросу
ремонта компьютеров,
можно создать запрос,
который извлекает
соответствующие имена
и номера телефонов.
Использование данных для получения
ответов на вопросы
Стандартные блоки запроса на выборку
Создание запросов для новой базы данных
Именно это
изображено на
рисунке. Запрос
извлекает сведения об
активе из первой
таблицы, имена
технических
специалистов из
второй и выводит
результат в понятном
виде.
Рассмотрим составные
части запроса.
Основы создания запросов на выборку
Базовая процедура создания запроса
Создание запросов для новой базы данных
Запросы на выборку в
приложении Access
можно создавать
двумя основными
способами: с помощью
конструктора запросов
и мастера запросов.
Независимо от того,
какой из способов
используется, для
создания запроса на
выборку необходимо
выполнить несколько
стандартных действий.
Основы создания запросов на выборку
Базовая процедура создания запроса
Создание запросов для новой базы данных
1 Сначала нужно выбрать
источник записей для
запроса. Источником
записей могут быть одна
или несколько таблиц,
один или несколько
запросов либо их
сочетание. На рисунке
показана таблица,
открытая в конструкторе
запросов.
2 В источнике записей
выберите поля, которые
должны быть включены в
запрос. На рисунке
показаны поля в
конструкторе запросов,
однако то же самое можно
сделать и в мастере
запросов.
Основы создания запросов на выборку
3 Добавьте в запросы условия
Базовая процедура создания запроса
сортировки, фильтрации и
другие условия отбора.
Например, при условиях,
показанных на рисунке,
запрос возвратит данные
только для активов,
приобретенных после 1 мая
2010 г. Кроме того, с
помощью условий можно
настроить запрос таким
образом, чтобы перед его
выполнением у пользователя
запрашивались данные (такая
возможность
рассматривается дальше в
этом курсе).
4 Добавив поля и условия
отбора, выполните запрос,
чтобы увидеть, правильные
ли результаты он
возвращает.
Создание запросов для новой базы данных
Способы использования результатов запроса
При выполнении
запроса на выборку
Access выводит
результаты в таблицу.
Результат выполнения
запроса называется
набором записей, и с
ними можно работать
точно так же, как с
таблицей.
Запрос в качестве источника данных для отчета
Создание запросов для новой базы данных
Например, можно
добавлять и изменять
данные, и все внесенные
изменения будут
сохранены в таблицах,
которые послужили
источником записей для
запроса.
Способы использования результатов запроса
Запрос в качестве источника данных для отчета
Кроме того, набор записей
можно использовать как
источник данных для
форм, отчетов и даже
других запросов.
Например, если
необходим отчет по
компьютерам, требующим
замены, можно создать
запрос, который
возвращает нужные
данные, и быстро создать
отчет на его основе.
Это показано на рисунке.
Запрос возвращает
только те записи, в
которых актив помечен
как подлежащий
списанию.
Создание запросов для новой базы данных
Способы использования результатов запроса
Запрос в качестве источника данных для отчета
В последних двух курсах
этой серии рассматриваются
процедуры создания форм
и отчетов, в которых
запросы служат
источниками данных. Пока
что запомните, что наборы
записей, в отличие от
таблиц, не существуют
физически в базе данных.
Вместо этого запрос просто
сохраняется в приложении
Access, и после его
выполнения только
выдается соответствующий
набор записей.
Теперь создадим запрос.
Воспользуемся для этого
конструктором запросов.
Создание запросов для новой базы данных
Запрос к одному источнику записей
В конструкторе
запросов можно
наиболее гибко
настраивать запросы
на выборку. Кроме
того, с его помощью
легко создать запрос,
источником записей
для которого является
одна таблица.
Использование конструктора запросов
Создание запросов для новой базы данных
Например, запросы
такого типа удобны для
просмотра списка
активов и дат их
приобретения.
Запрос к одному источнику записей
Ниже все это описано
более подробно.
1 На вкладке Создание в
группе Запросы
нажмите кнопку
Конструктор запросов.
Откроется диалоговое
окно Добавление
таблицы. На ленте также
появится вкладка
Конструктор.
Использование конструктора запросов
Создание запросов для новой базы данных
2 В диалоговом окне
выберите источник
записей. При этом
можно использовать
сочетание таблиц и
запросов; выбранные
компоненты появятся в
верхней части
конструктора.
Запрос к одному источнику записей
Использование конструктора запросов
3 В источнике записей
дважды щелкните поля,
которые требуется
включить в набор
записей (результаты).
Выбранные поля
появятся в нижней
части конструктора.
4 Добавив все
необходимые поля,
откройте вкладку
Конструктор и в
группе Результаты
нажмите кнопку
Выполнить.
Набор записей
появится в виде
таблицы.
Создание запросов для новой базы данных
Настройка запроса для ввода данных
Запрос, созданный с
использованием
инструкций в
предыдущем разделе,
может возвратить
большой объем данных.
Ограничить его можно с
помощью параметра.
Использование условий в запросе
Создание запросов для новой базы данных
Проще говоря, если в
запросе есть параметры,
они должны быть
введены перед его
выполнением. Это во
многом похоже на то, как
если бы в запрос был
встроен фильтр.
Настройка запроса для ввода данных
Ниже описано, как
использовать
параметры в запросе.
Использование условий в запросе
Создание запросов для новой базы данных
1 Откройте запрос в
конструкторе и введите
параметр в строке
Условие отбора для поля,
по которому требуется
выполнить фильтрацию.
Например, можно задать
условие, показанное на
рисунке.
2 При выполнении запроса
в соответствии с условием
будет предложено ввести
начальную и конечную
даты, и будут возвращены
только те записи, которые
попадают в указанный
диапазон.
Использование формул в запросе
Использование функций в запросе
Создание запросов для новой базы данных
Изменить условия
отбора в запросе
также можно, добавив
в него функцию.
Например, чтобы
узнать, сколько
компания потратила на
офисную мебель в
прошлом году, можно
добавить в запрос
агрегатную функцию и
получить в результатах
сумму значений.
Использование формул в запросе
1 Откройте запрос в
режиме конструктора.
2 На вкладке Конструктор
в группе Показать или
скрыть нажмите кнопку
Итоги. В конструкторе
появится строка
Групповая операция.
Использование функций в запросе
3 В поле, в котором
требуется использовать
функцию, щелкните
строку Групповая
операция и выберите
функцию в списке.
4 При выполнении
запроса в результаты
будет включен итог
вычисления.
Создание запросов для новой базы данных
Запрос с несколькими источниками записей
Создание запроса к нескольким источникам с
помощью мастера запросов
В качестве источника
записей для нового запроса
можно использовать
несколько таблиц или
других запросов. В
действительности запросы к
несколькими источникам
записей используются
гораздо чаще, чем запросы
к одному источнику.
Например, запросы с
несколькими источниками
позволяют получить ответ
на вопрос о том, какие
активы получены от тех или
иных поставщиков.
Создавать запросы с
несколькими источниками
проще всего с помощью
мастера запросов
(особенно для новых
пользователей Access).
Создание запросов для новой базы данных
Запрос с несколькими источниками записей
1 На вкладке Создание в
группе Запросы
нажмите кнопку Мастер
запросов.
Создание запроса к нескольким источникам с
помощью мастера запросов
Создание запросов для новой базы данных
2 Выполните
предлагаемые
мастером действия. В
ходе их выполнения
выберите таблицы и
поля, которые нужно
использовать в
качестве источника
записей, а также...
3 Привойте запросу
описательное имя (не
используйте в нем
пробелы).
Рекомендуемые практические
задания
1. Создание запроса на выборку из одной таблицы.
2. Создание запроса, предлагающего ввести данные
(добавление параметра).
3. Добавление вычисляемого поля в запрос.
4. Настройка формата вычисляемого поля.
5. Создание запроса на основе нескольких таблиц.
6. Объединение полей в выражении.
Интерактивные практические задания (требуется
приложение Access 2010)
Создание запросов для новой базы данных
Контрольный вопрос 1
Что необходимо выбрать при первом создании
запроса? (Выберите один ответ.)
1. Источник записей.
2. Системную таблицу.
3. Набор записей.
Создание запросов для новой базы данных
Контрольный вопрос 1
Что необходимо выбрать при первом создании
запроса?
Ответ
1. Источник записей.
Источником записей может быть сочетание таблиц и
запросов.
Создание запросов для новой базы данных
Контрольный вопрос 2
Для чего используются условия в запросе? (Выберите
один ответ.)
1. Для правильного форматиования данных.
2. Для добавления формул в таблицу.
3. Для фильтрации и сортировки результатов,
возвращаемых запросом, и для их уточнения иными
способами.
Создание запросов для новой базы данных
Контрольный вопрос 2
Для чего используются условия в запросе?
Ответ
3. Для фильтрации и сортировки результатов,
возвращаемых запросом, и для их уточнения
иными способами.
Условия могут быть довольно эффективным средством.
Например, с их помощью можно найти записи людей,
которые живут в определенном городе и родились в
указанный период.
Создание запросов для новой базы данных
Контрольный вопрос 3
Какое условие должно выполняться для таблиц, которые
используются в качестве одного источника записей?
(Выберите один ответ.)
1. Они должны быть открыты в режиме таблицы.
2. Они должны быть задействованы в отношении.
3. Они не должны служить источником записей для
другого запроса.
Создание запросов для новой базы данных
Контрольный вопрос 3
Какое условие должно выполняться для таблиц, которые
используются в качестве одного источника записей?
Ответ
2. Они должны быть задействованы в отношении.
Если таблицы не задействованы в отношении, запрос
возвращает все данные из каждой из них, а такой
результат почти никогда не имеет смысла.
Создание запросов для новой базы данных
Контрольный вопрос 4
Что представляет собой выражение? (Выберите один
ответ.)
1. Формулу, которая хранится в одной или нескольких
таблицах базы данных.
2. Формулу, которая просто рассчитывает даты.
3. Объект, который используется для выполнения
вычислений и других задач, таких как проверка
данных.
Создание запросов для новой базы данных
Контрольный вопрос 4
Что представляет собой выражение?
Ответ
3. Объект, который используется для выполнения
вычислений и других задач, таких как проверка
данных.
В этом курсе мы рассмотрели несколько способов
использования выражений. В кратком справочнике, ссылка
на который есть в конце курса, можно найти много
дополнительных сведений.
Создание запросов для новой базы данных
Контрольный вопрос 5
Этот курс содержит все необходимые сведения о запросах.
(Выберите один ответ.)
1. Верно.
2. Неверно.
Создание запросов для новой базы данных
Контрольный вопрос 5
Этот курс содержит все необходимые сведения о
запросах.
Ответ
2. Неверно.
В кратком справочнике, ссылка на который приведена
на следующем слайде, можно найти много
дополнительных сведений.
Создание запросов для новой базы данных
Краткий справочник
Сводные сведения о задачах, рассматриваемых в этом
курсе, см. в кратком справочнике.
Создание запросов для новой базы данных