Оформление документов.

В настоящее время, как правило,
документы выполняются с
помощью компьютерной техники.
1. Рекомендуемый шрифт - Times New Roman,
размер шрифта – 14 пт.-13 пт.,
для таблиц – 12 пт.,
для реквизита «исполнитель» - 11 пт.
2. Междустрочный интервал – одинарный и
полуторный.
3. Отступ для начала абзаца (красная строка) –
1,25 см.
Каждый лист документа,
оформленный как на бланке, так и без
него, как машинописный, так и
рукописный (например, заявление),
должен иметь следующие поля:
левое – 2,5 – 3 см (поле для
подшивки документа в дело);
правое – 1 см;
верхнее – 2 см;
нижнее – 2 см.
Документы печатаются на одной
стороне листа бумаги, исключение
составляют реквизиты «виза
согласования» и «исполнитель», или
специальные бланки документов,
выполненные типографским способом.
При изготовлении документов на 2-х
и более страницах вторую и
последующие страницы нумеруют.
Номера страниц проставляют посередине
верхнего поля листа.
В документах допустим минимум
выделений шрифта: жирный, курсив,
подчёркивание, прописные буквы.
Допустимо выделять наименования
вида документа, отдельные элементы
реквизитов (например, ПРИКАЗЫВАЮ,
УТВЕРЖДАЮ, СОГЛАСОВАНО и т.п.)
Реквизит «Подпись» не может
отделяться от основного текста менее чем
двумя, и более чем тремя межстрочными
интервалами, а тем более переноситься
на отдельный лист документа.
. Расположение реквизитов на бланках
документов должно соответствовать
требованиям ГОСТ Р 6.30-2003
Печатают ПРОПИСНЫМИ
БУКВАМИ и располагают в
центре страницы на продольных
бланках и от границы левого
поля на угловых бланках
Общие правила
оформления
реквизитов
Реквизит
01
Государственный герб РФ
Реквизит
02
Герб субъекта РФ
Реквизит
03
Эмблема организации или
товарный знак
Эмблема организации - это
символическое графическое изображение. В
качестве эмблемы, как правило,
используется товарный знак. Эмблема
должна быть зарегистрирована в
установленном порядке - не допускается
изображать на бланке эмблемы, товарные
знаки, не зарегистрированные официально.
Эмблема не воспроизводится также при
изображении на бланке документа герба.
Реквизит
04
Код организации
Согласно Общероссийскому
классификатору предприятий и
организаций (ОКПО) код имеют все
зарегистрированные организации. Он
может быть проставлен на бланках
документов при их изготовлении и
является своеобразным подтверждением
правомочности организации - автора
документа.
Реквизит
05
Основной государственный
регистрационный номер
(ОГРН) юридического лица
Реквизит
06
Идентификационный номер
налогоплательщика / код
причины постановки на учет
(ИНН / КПП)
Реквизит
07
Код формы документа
Реквизит
08
Наименование организации
Если организация имеет вышестоящую
организацию, то ее наименование обозначается над
наименованием организации.
Все наименования даются в именительном
падеже:
Министерство образования Российской Федерации
Оренбургский государственный университет
Реквизит
09
Справочные данные об
организации
Реквизит присутствует только в бланках писем и
включает: почтовый адрес; номера телефонов и
другие сведения по усмотрению организации
(номера факсов, телексов, расчетных счетов в
банке, адрес электронной почты и др.).
Реквизит
10
Наименование вида
документа
Данный реквизит является одним из важнейших,
поскольку позволяет судить о назначении
документа, определяет состав реквизитов и
структуру текста. Наименование вида документа
проставляется на всех документах, за исключением
писем, и печатается прописными буквами: ПРИКАЗ,
РАСПОРЯЖЕНИЕ, АКТ и т.п.
Реквизит
11
Дата документа
Реквизит
12
Регистрационный номер
документа
Регистрационный номер - это цифровое или
буквенно-цифровое обозначение, под которым
документ введен в информационно-поисковую
систему.
Регистрационный номер документа
проставляется на уровне даты. Как правило, на
бланках документов место для написания даты и
регистрационного номера обозначается следующим
образом:
___________ № ________
Реквизит
13
Ссылка на регистрационный
номер и дату документа
Этот реквизит проставляется только на ответных
письмах. Дата и регистрационный номер
переносятся из инициативного письма.
Оформляется реквизит следующим образом:
На № 02-13/36 от 10.04.2004.
Реквизит
14
Место составления или
издания документа
Реквизит
15
Адресат
Адресатом документа может быть организация,
структурное подразделение, должностное или
физическое лицо.
Реквизит
16
Гриф утверждения
Утверждение - способ удостоверения документа и
придания ему юридической силы. Утверждаются,
как правило, организационно-правовые документы
(устав, положение, инструкция, штатное расписание
и др.), плановые и отчетные документы, некоторые
финансовые документы, некоторые акты и др.
Реквизит
17
Резолюция
Резолюция составляется руководителем при
рассмотрении поступивших или внутренних
документов для организации их исполнения. Она
представляет решение должностного лица по
затронутому в документе вопросу. Резолюция
является основой организации исполнения
документа, она конкретизирует исполнителя. К
резолюции традиционно предъявляется требование
четкости, ясности, конкретности в формулировке
порядка и характера исполнения документа.
Резолюция пишется от руки на первом листе
поступившего документа под реквизитом
«Адресат».
Реквизит
18
Заголовок к тексту
Заголовок к тексту - это реквизит, выражающий в
краткой форме основное содержание документа.
Заголовок позволяет быстро определить степень
информативности документа, его важность или
срочность, помогает ориентироваться в содержании
документа при его получении, рассмотрении.
Реквизит
19
Отметка о контроле
Реквизит
20
Текст документа
Реквизит
21
Отметка о наличии
приложения
Реквизит
22
Подпись
Реквизит
23
Гриф согласования
Реквизит
24
Визы согласования
Реквизит
25
Оттиск печати
Заверение документов печатью организации особый способ удостоверения их подлинности,
подтверждения их юридической силы. Оттиск
печати проставляется на подлинных документах,
удостоверяющих права должностных лиц, факты
расхода денежных средств и материальных
ценностей, на расчетно-платежных документах,
удостоверениях, доверенностях, на многих
организационных документах.
Реквизит
26
Отметка о заверении копии
Реквизит
27
Отметка об исполнителе
Отметка об исполнителе содержит информацию
о должностном лице, которое подготовило
документ.
Реквизит
28
Отметка об исполнении
документа и направлении
его в дело
Этот реквизит наносится на документ от руки
после его исполнения и является свидетельством
завершения работы над ним
Реквизит
29
Отметка о поступлении
документа в организацию
Канцелярия ОГУ
13.04.2004 № 356
Реквизит
30
Идентификатор
электронной копии
документа
Реквизит предназначен для
автоматизированного поиска и контроля
информации.
С:\Отдел кадров \ Приказы \ Увольнение \
Петров