руководителем проекта - Портал органов власти Ярославской

ПРАВИТЕЛЬСТВО
ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ
Корпоративный университет
Проектное управление в органах
исполнительной власти Ярославской области.
Формирование и оформление проектной
документации.
апрель 2015
г. Ярославль
Администратор проекта – должностное
исполнительной власти, отвечающее за:
лицо
органа
 организацию процесса планирования проекта,
 подготовку отчетности по проекту (организация сбора отчетности,
подготовка отчетности для руководства),
 сопровождение
согласования
и
ведение
проектной
документации (в т.ч. согласование проектной документации с
заинтересованными сторонами проекта, корректировка проектной документации
по утвержденным запросам на изменения),
 организацию совещаний по проекту, ведение протоколов,
 ведение архива проекта,
 оказание иной административной поддержки
руководителю проекта
Инициация
После утверждения Губернатором области
перечня проектов на год
руководитель проекта
в течение 30 дней
Планирование
Исполнение
Контроль реализации и
управление изменениям
Завершение
паспорт проекта
 разрабатывает
 согласовывает с проектным офисом
 обеспечивает утверждение
куратором/отраслевым экспертным
советом
 направляет копию в проектный офис
межфункциональную группу управления
проектом (МФГ)
 формирует
 согласовывает с проектным офисом
Инициация проекта
Предложения по составу МФГ от представителей
заинтересованных сторон проекта:
• должностных лиц / организаций, реализующих проект
• от должностных лиц / организаций, влияющих на
достижение результата
• от юридических / физических лиц, заинтересованных в
результатах проекта
Согласовать с функциональными
руководителями кандидатуры членов МФГ
Инициация проекта
Разработка паспорта проекта
• измеримые и конкретные цель проекта и его
результат (результаты);
SMART
S – конкретность,
M – измеримость,
A – значимость,
R – реалистичность,
T – определенность во времени
• исполнители проекта
• назначение руководителя /
администратора /
координатора проекта
Установочное совещание МФГ
• Не позднее 3-х рабочих дней после утверждения
паспорта проекта
• Организует руководитель проекта совместно с
координатором проекта
• Участвуют члены МФГ управления проектом и
функциональные руководители
• Информация об основных параметрах проекта
(целях, сроках, бюджете), плане работы МФГ.
Планирование реализации проекта
Не планировать ничего - значит планировать провал
Помните, что каждая минута, потраченная на планирование,
экономит десять минут вашего труда. Брайан Трейси
Чтобы выполнить большой и важный труд, необходимы две
вещи: ясный план и ограниченное время. Элберт Хаббард
Человек, имеющий цель и план ее осуществления, всегда
находит возможности для ее реализации.
Наполеон Хилл
Люди не планируют неудачи,
они просто неудачно планируют
Инициация
Планирование
Планирование проекта осуществляется
руководителем проекта,
администратором проекта
и привлеченными ими участниками
проекта
• Мозговой штурм
• Планирование по аналогам
• Привлечение экспертов
Исполнение
План-график проекта составляется не
позднее 10 рабочих дней с даты
проведения установочного заседания
МФГ
Контроль реализации и
управление изменениям
При разработке плана-графика проекта
 разделение проекта на мероприятия
 выделение контрольных событий
- не менее 1 контрольного события в
месяц по каждой группе
взаимосвязанных мероприятий, либо по
каждому самостоятельному
мероприятию, не входящему ни в одну
из групп
Завершение
Определения и
структурирования
перечня работ
Понимания задач
исполнителем
СДР необходима для:
Создания
структуры
отчетности
Обеспечения
эффективного
управления
проектом
Основные задачи СДР:
- «разбить» (декомпозировать) большое, сложное и непонятное на
маленькие, простые и понятные компоненты
- обеспечить планирование всех необходимых работ проекта
- обеспечить отсутствие работ, не связанных с реализацией проекта
ПРОЕКТ
Мероприятие 1
Мероприятие 2
1.1.
2.1.
1.2.
2.2.
1.3.
2.3.
Мероприятие 3
Принципы создания СДР
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Все работы включаются в СДР
Составляется коллективно
При разработке СДР не определяются: сроки, стоимости,
ресурсы и т.п.
Верхние уровни являются основными составляющими или
этапами проекта
Дочерний элемент должен иметь только одного родителя
Детализируется до тех пор, пока все заинтересованные
стороны проекта не будут удовлетворены. Глубина
декомпозиции должна быть такой, чтобы элементарные
задачи были понятны исполнителю
Самым нижним уровнем является уровень группы работ
или операций, который используется для разработки
календарного графика и планирования затрат
У каждого пакета работ (мероприятия) нижнего уровня СДР
обязательно должен быть результат.
Планирование реализации проекта
План-график проекта:
• блоки мероприятий, мероприятия,
• контрольные события по проекту,
• связи между ними (пр.: одна работа может начаться только после
выполнения другой) ,
• ответственных исполнителей,
• сроки реализации мероприятий и достижения контрольных событий
выделение контрольных событий:
не менее 1 контрольного события в месяц по каждой группе
взаимосвязанных мероприятий, либо по каждому самостоятельному
мероприятию, не входящему ни в одну из групп
«Дорожная карта» – цепь контрольных событий
Инициация
Планирование
Исполнение проекта
осуществляется исполнителями
мероприятий проекта в соответствии
с утвержденным планом-графиком
проекта
Ежемесячная отчетность о ходе
реализации проекта
Исполнение
Контроль реализации и
управление изменениям
Завершение
Запросы на изменение проекта
• не влияющие на срок, бюджет,
результаты - одобряет
руководитель проекта
• влияющие на срок, бюджет,
результаты – рассматривает
экспертный совет
Актуализированные версии
документов утверждаются в
порядке, предусмотренном для
первичного утверждения
Исполнение, контроль, управление изменениями
В течение 1 рабочего дня после получения отчета от администратора,
руководитель проекта согласует его и направляет по электронной почте
в проектный офис
По решению руководителя проекта, отчет о статусе проекта может
рассматриваться на совещаниях МФГ. Протокол направляется в проектный офис
Если одобрены запросы на изменение проекта, администратор проекта
разрабатывает необходимые актуализированные версии
• паспорта проекта,
• состава МФГ управления проектом,
• плана-графика проекта
Актуализированные документы направляются в проектный офис
Инициация
Планирование
Исполнение
Контроль реализации и Проект может быть завершен
• в связи с наступлением срока
управление изменениям окончания
• досрочно
Завершение
Итоговый отчет и материалы
проекта передаются в проектный
офис и размещаются в архиве
завершенных проектов
Завершение проекта
Проект может быть завершен
в связи с наступлением
срока окончания
в случае досрочного
достижения целей проекта
Решение о досрочном завершении проекта
может быть принято куратором/отраслевым
экспертным советом на основании
информации руководителя проекта и проекта
итогового отчета о реализации проекта,
согласованного с проектным офисом.
Решение фиксируется в протоколе совещания
совета.
досрочно
в случае возникновения
неустранимых условий,
при которых проект не
может продолжаться