Бизнес-процессы для жизни в оранжевом_25.06.2015
реклама
БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ ДЛЯ ЖИЗНИ Проектная команда: Д.Федулкин, О.Климочкина, А.Коваленко, Е.Романова, С.Мальченко, Т.Борисихина, О.Максимова, Н.Сивашева, Е.Артюхова О ЧЕМ НАШЕ ВЫСТУПЛЕНИЕ Как пройти бизнес-процесс и не сойти с ума? Возможные решения проблемы и их позитивные эффекты Бизнес-процесс, работающий, как часы – наша цель Три веселых кейса Что и когда мы сделаем 2 БИЗНЕС-ПРОЦЕСС В НИУ ВШЭ Вызовы Решения Большой массив разрозненной информации Неясность БП для пользователей Интерактивные визуальные схемы БП Перегруженность некоторых БП операциями Оптимизация части БП Негативные последствия Типовые универсальные решения визуализации Позитивные эффекты Затраты времени на изучение и адаптацию к БП Смена парадигмы с «изучить» на «воспользоваться» Издержки на исправление ошибок при прохождении БП Сокращение числа ошибок и ресурсов на их устранение Создание правовых рисков Профилактика возникновения правовых рисков и их минимизация 3 ЦЕЛЬ ПРОЕКТА (4 ЭЛЕМЕНТА) Мы хотим сделать бизнеспроцесс Быстрым Доступным Последовател ьным Эффективным 4 ГРАНИЦЫ ПРОЕКТА 3 проблемных кейса БП Кейс • • Почему выбран ? БП «Конкурс ППС» БП «Договор»* • • Отсутствие четкого понимания прохождения всех этапов БП. Ошибки, порождающие цикличность БП. Актуальность (соисполнительские договоры ~10 % всех договоров с ЕП; от 20 до 30 % стоимостного объема договоров с ЕП) Ужесточение законодательных требований и санкций. • • Вовлеченность большого числа претендентов (внутренних и внешних) Рост жалоб претендентов на этапе участия в конкурсе и по его результатам БП «Командировка» • • • • Продолжительный срок оформления отчетных документов: до нескольких дней и даже месяцев; Часовые очереди для сдачи авансового отчета Рост числа командировок за счет личных средств (отказ от официального пути); Известный «болезненный» БП в НИУ ВШЭ *рамки: головной (основной) и соисполнительский договоры В чьих интересах? 5 Администраторы Научно-педагогические работники РЕЗУЛЬТАТОМ ПРОЕКТА СТАНУТ 1. 2. 3. •Интерактивная, масштабируемая схема полного цикла оформления и сопровождения исполнительских и соисполнительских договоров •Представление схемы на портале НИУ ВШЭ •Задел для последующей оптимизации БП •Блок-схема процесса предварительного рассмотрения документов на конкурс ППС («Понятный регламент») •Представление схемы на странице конкурса ППС •Блок-схема оптимизированного БП «Командировка» •Проект локального нормативного акта о служебных командировках (в оптимизированном варианте) •Проект ТЗ на автоматизацию БП «Командировка» 6 ПРИНЦИПЫ, НА КОТОРЫЕ МЫ ОРИЕНТИРУЕМСЯ Необходимость •Повышение конкурентноспособности и эффективности работы НИУ ВШЭ •Соответствие целям НИУ ВШЭ Ориентация на «клиента» •Минимизация времени на понимание, прохождение и обслуживание •Удовлетворенность пользователя Простота и доступность •Простое и ясное описание •Четкость и ясность процедур, сроков, ролей пользователей Гибкость •Быстрая «точная настройка» под изменения внешних и внутренних требований •Вариативность принятия решений Универсальность и адаптивность •Отсутствие «незаменимых сотрудников» (недопустимость построения БП под определенных лиц) •Быстрая возможность адаптации новых сотрудников Экономичность •Максимальное сокращение чрезмерных и ошибочных операций •Сокращение негативных финансовых последствий 7 ПЛАН-ГРАФИК ПРОЕКТА Стадия Июнь Июль Август Сентябрь Октябрь Ноябрь Декабрь Январь 2016 г 20162018 гг. 1. Анализ и упорядочение информации, выделение ключевых мест, обсуждение «узких мест» среди участников проекта и отдельных экспертов 2. Создание проектов схем БП «Договор» , «Конкурс ППС», «Командировки» 3. Обсуждение созданных проектов схем с заинтересованными экспертами 4. Корректировка проектов схем по итогам обсуждения 5. Размещение схем БП Конкурс ППС» на портале НИУ ВШЭ, в Окнах роста и т.п. 6. Подготовка проектов ЛНА для БП «Командировка» 7. Защита проекта 8. Размещение схем на портале НИУ ВШЭ, в Окнах роста и т.п., принятие ЛНА для БП «Договор» и «Командировка» 8 ВЫВОДЫ Выстроить эффективный бизнес-процесс возможно! Простота и прозрачность Последовательность, прозрачность, доступность – ключ к успеху! Гибкость 9 Простота и прозрачность МЫ ВЕРИМ В СЕБЯ И ХОТИМ ИЗМЕНИТЬ ЖИЗНЬ В НИУ ВШЭ К ЛУЧШЕМУ! ВЫ С НАМИ? 10
