Communication & Visibility Коммуникация и Визуальное Представление Joint Technical Secretariat Совместный Технический Секретариат Overall objective Основная цель “The Beneficiary must take all necessary steps to publicise the fact that the European Union has financed or co-financed the Action.” ’’Бенефициар должен предпринимать все необходимые меры для донесения информации о факте финасирования или со-финансирования ЕС его деятельности.” Beneficiary and project’s partner must take all necessary measures to publicise the fact that the project is co-financed by the Programme (European Union & Russian Federation) Бенефициар и партнеры по проекту должны предпринять все необходимые меры для донесения информации о факте coфинансирования Программой (ЕС и РФ) Main principle Основной принцип The projects are Programme’s best ambassadors Проекты это лицо Программы Main aims Основные цели The main aim of the information and visibility actions shall be: to ensure transparent use of EU funds, Programme cofinancing to increase awareness about the Programme, EU role, funding opportunities and supported projects to promote cross-border cooperation and its results Основные цели информационных мероприятий с применением визуального оформления: Обеспечение прозрачного использования средств Евросоюза, Программного софинансирования; Повышение осведомленности о Программе, роли ЕС, финансовых возможностей и поддерживаемых проектах; Содействие развитию приграничного сотрудничества и его результатов Objectives Цели Guidelines 3.1.4./Руководство 3.1.4. Communication and visibility activities/Мероприятия по Коммуникации (Информационному Сопровождению) и Визуальному Представлению проводятся с целью: ensure smooth operation of the project internaly - efficient communication among the project partners/ обеспечения бесперебойной работы проекта – эффективное взаимодействие между проектными партнерами; make the project activities, achievements and impact visible to the target groups and general public / обеспечения наглядности мероприятий, достижений и результатов проекта для целевых групп и общественности; emphasise the contribution of the Programme to the socio-economic development of the region / акцентирования вклада Программы в социально-экономическое развитие региона. Project documents Проектные документы Full Application Form / Форма Заявки Activities Pack 2/Рабочий пакет2 www.estlatrus.eu » How to Apply » 2nd Call for Proposals www.estlatrus.eu » Как подать » 2й Конкурс проектных заявок Grant Contract / Грант Контракт Article 6 – Visibility www.estlatrus.eu/ Статья 6 – Визуальность www.estlatrus.eu/ Model Partnership Agreement / Партнерское Соглашение point 11. Infomation and publicity measures / пункт 11. Способы Информационного сопровождения и визуального оформления Programme Logo Логотип Программы Full Logo/Полный Логотип EU flag/Флаг Евросоюза Programme logo/Логотип Программы Slogan/Слоган – united by borders объединенные границами Programme logo to download:/ Логотип можно загрузить: http://www.estlatrus.eu/eng/programme/publications_amp_logo/logo Use of Logo I/Использование логотипа I Compulsory/Обязательно • 9 colours/9 цветов Smallest full logo/Минимальный полный логотип - 40x25 mm • Light background suggested Рекомендуется светлый фон • The same size as other logos • Одинаковый размер логотипов • Different sizes/Разные размеры Simplified version/Упрощенная версия - 20x8 mm • Black & white/Черно-белый Programme logo to download/Загрузка логотипа: http://www.estlatrus.eu/eng/programme/publications_amp_logo/logo Use of Logo II Использование логотипа II All communication materials and tools/Все материалы и способы информационного сопровождения Project documents/Документы по проекту Publications/Публикации – on cover or a title page/на обложке или титульной странице Digital info carriers/Цифровые носители – on the front page & packaging/на титульной странице и упаковке Websites/Веб-сайты Infrastructure/Инфраструктура (display panels&commemorative plaques/Информационные стенды & таблички) Equipment / Оборудование Events / Мероприятия Communication tools I Способы Информационного Сопровождения I (Communication and Visibility Guidelines)/(Руководство по Информационному сопровождению и Визуальному оформлению) press releases, press conferences, press visits web-sites, social media e-publications – newsletters, project news and fact sheets photographs пресс-релизы, пресс- display panels & commemorative plaques (if the total информационные contribution from the Programme for infrastructures or construction work exceeds 100 000 EUR) конференции, пресс-визиты веб-сайты, социальные сети эл. публикации информационные бюллетени, новости проекта и инфо-листы фотографии щиты и памятные таблички (если Программное финансирование инфраструктуры или строительных работ превышает 100 000 Евро) Communication tools II Способы Информационного Сопровождения II (Communication and Visibility Guidelines)/(Руководство по Информационному сопровождению и Визуальному оформлению) publications - leaflets, brochures, etc. promotional items banners vehicles, supplies and equipment audio-visual production videos events & visits reporting оthers публикации – лифлеты, брошюры и т.д. рекламные материалы баннеры транспортные средства, расходники и оборудование аудио-визуальная продукция видео мероприятия и визиты отчеты другое Press releases/Пресс-релизы Press release should incorporate: Пресс-релизы должны содержать: the Programme logo the Programme statement Программа приграничного сотрудничества Эстония-Латвия-Россия в рамках Европейского инструмента соседства и партнерства 2007-2013 оказывает финансовую поддержку совместно проводимым мероприятиям по развитию приграничного региона с целью улучшения конкурентоспособности региона за счет использования его потенциала и благоприятного географического положения на территории ЕС и Российской Федерации. Сайт Программы www.estlatrus.eu “Estonia – Latvia – Russia Cross Border Cooperation Programme within the European Neighbourhood and Partnership Instrument 2007-2013 financially supports joint cross border development activities for the improvement of the region’s competitiveness by utilising its potential and beneficial location on the crossroads between the EU and Russian Federation. The Programme web-site is www.estlatrus.eu.” it should be mentioned that the funding was provided by the Programme the amount of Programme cofinancing in euro and in the local currency The press release should be sent at least initiating and finalising the project, as well as prior any major activity, event, news, result of the project. The press release should not be longer than one A4 page. логотип Программы определение Программы информацию о том, что финансирование обеспечивается Программой бюджет Программного софинансирования в евро и местной валюте Пресс-релиз должен быть выпущен, по крайней мере, в начале и в конце проекта, также как и перед основными мероприятиями и результатами проекта. Пресс-релиз не должен превышать размер одного листа формата А4 Press conferences Пресс конференции Invitations to the press conferences and materials distributed to the journalists should bear: the Programme logo general statement about the Programme The small Programme flag should be displayed at the press conference and preliminary obtained from the JTS or ordered. The EU flag should be displayed if other flags or symbols being displayed. The JMA and JTS should be informed well in advance about planned press conferences Приглашения на прессконференции и материалы, распространяемые журналистам, должны содержать : Логотип Программы Общее определение Программы Флаг Программы, предварительно полученный от СТС или заказанный, должен быть представлен на пресс-конференции. Флаг ЕС должен быть размещен в случае, если выставлены др. флаги или символы. СУО и СТС должны быть предварительно извещены о запланированных прессконференциях. Press visits/Пресс визиты Group visits by journalists to the project sites may offer additional visibility opportunities. Such visits should be well-timed and focus on tangible achievements The JMA and JTS should be informed well in advance about such planned visits Участие журналистских групп в мероприятиях проекта может представлять для проекта дополнительные возможности по доведению информации о проекте до широкой общественности. Участие журналистов должно быть спланировано и их внимание сфокусировано на видимых результатах СУО и СТС должны быть заранее проинформированы о подобных запланированных визитах. Leaflets, brochures and newsletters Лифлеты, брошюры и информационные бюллетени the full set Programme Logo/Логотип Программы полностью the cover must carry the disclaimer/на обложке необходимо расположить дисклеймер (заявление об ограничении ответственности) “This publication has been produced with the financial assistance of the Estonia – Latvia – Russia Cross Border Cooperation Programme within European Neighbourhood and Partnership Instrument 2007 – 2013. The contents of this document are the sole responsibility of <Beneficiary’s or project partner's name> and can under no circumstances be regarded as reflecting the position of the Programme, Programme participating countries, alongside with the European Union.”/Публикация выпущена при финансовой поддержке Программы приграничного сотрудничества Эстония-Латвия-Россия в рамках Европейского инструмента соседства и партнерства 2007-2013. Содержание данного документа является предметом ответственности исключительно {Название Бенефициара или партнера} и ни в коей мере не является отражением позиции Программы, а также участвующих в Программе стран и Евросоюза.” the general statement of the Programme/общее определение Программы “Estonia – Latvia – Russia Cross Border Cooperation Programme within the European Neighbourhood and Partnership Instrument 2007-2013 financially supports joint cross border development activities for the improvement of the region’s competitiveness by utilising its potential and beneficial location on the crossroads between the EU and Russian Federation. The Programme web-site is www.estlatrus.eu.” /Программа приграничного сотрудничества Эстония-Латвия-Россия в рамках Европейского инструмента соседства и партнерства 2007-2013 оказывает финансовую поддержку совместно проводимым мероприятиям по развитию приграничного региона с целью улучшения конкурентоспособности региона за счет использования его потенциала и благоприятного географического положения на территории ЕС и Российской Федерации. Сайт Программы www.estlatrus.eu the project details – name of the organisation, address, telephone, fax and e-mail info/детали проекта- название организации, адрес, телефон, факс и эл.почта Website/Веб-сайт the full set Programme Logo the disclaimer on the homepage or the window with the article about project “This website has been produced with the financial assistance of the Estonia – Latvia – Russia Cross Border Cooperation Programme within European Neighbourhood and Partnership Instrument 2007 – 2013. The contents of this document are the sole responsibility of <Beneficiary’s or project partner's name> and can under no circumstances be regarded as reflecting the position of the Programme, Programme participating countries, alongside with the European Union.” link to the Programme website link to the EuropeAid Cooperation Office webpage Логотип Программы полностью дисклеймер на домашней странице или на странице со статьей/информацией о проекте “Этот сайт был разработан при финансовой поддержке Программы приграничного сотрудничества Эстония-Латвия-Россия в рамках Европейского инструмента соседства и партнерства 2007-2013. Содержание данного документа является предметом ответственности исключительно {Название Бенефициара или партнера} и ни в коей мере не является отражением позиции Программы, а также участвующих в Программе стран и Евросоюза.” ссылка на сайт Программы ссылка на сайт EuropeAid Cooperation Office Display panels Информационные щиты (стенды) should incorporate: the Programme logo, which shall cover at least 50% of the area of the display panel a phrase “This project is co-financed by the Estonia – Latvia – Russia Cross Border Cooperation Programme within European Neighbourhood and Partnership Instrument 2007 – 2013” Name of the Beneficiary, title of the project start/end time of the project minimum size 1,500 x 1,000 mm должны содержать: Логотип Программы, который занимает по крайней мере 50% площади информационного стенда фразу “Этот проект софинансируется Программой приграничного сотрудничества Эстония-Латвия-Россия в рамках Европейского Инструмента Соседства и Партнерства 2007-2013” Наименование Бенефициара, название проекта начало/окончание проекта мин. размер 1500х1000 мм Display panel Информационный щит (стенд) ANNEX 4.2 Информационный стенд для России Display panel template for Russia [ЛОГОТИП ПРОЕКТА И/ИЛИ ЛОГОТИПЫ БЕНЕФИЦИАРОВ И ПАРТНЕРОВ ПРОЕКТА] Этот проект софинансируется Программой приграничного сотрудничества Эстония-Латвия-Россия в рамках Европейского инструмента соседства и партнерства 2007-2013 Бенефициар и название проекта Проект введен в действие с хх.хх.хххх по хх.хх.хххх Project display panel Информационный стенд проекта Beneficiaries and project partners should also produce a display panel with which to promote their Programme cofinanced project at an exhibition or event, or at the entrance of a training centre or office reception. Бенефициары и партнеры проекта должны также производить информационный стенд с тем, чтобы продвигать свой проект, финансируемый Программой, на выставке или мероприятии, у входа в обучающий центр или у приемной стойки. Commemorative plaque Памятная табличка should incorporate: the Programme logo, which shall cover at least 50% of the area of the display panel the phrase “This [name of the structure] was cofinanced by the Estonia – Latvia – Russia Cross Border Cooperation Programme within European Neighbourhood and Partnership Instrument 2007 – 2013” Должна содержать: Логотип Программы, который составляет не менее 50% площади памятной таблички фразу «Этот [название объекта] софинансировался Программой Приграничного сотрудничества ЭстонияЛатвия-Россия в рамках Европейского Инструмента Соседства и Партнерства 2007-2013» the date on which the object was finished Дату завершения объекта minimum size shall be 500 x 300 mm минимальный размер 500 x 300 mm Banners / Баннеры (растяжки) should incorporate: должны содержать: the Programme logo the phrase Логотип Программы фразу “Project is co-financed by the Estonia – Latvia – Russia Cross Border Cooperation Programme within European Neighbourhood and Partnership Instrument 2007 – 2013”. «Проект софинансируется Программой Приграничного сотрудничества ЭстонияЛатвия-Россия в рамках Европейского Инструмента Соседства и Партнерства 2007-2013» Vehicles, supplies, equipment, promotional items Транспортные средства, расходники, оборудование и рекламные материалы should incorporate: the Programme logo the phrase "Provided with the support of the Estonia – Latvia – Russia Cross Border Cooperation Programme within European Neighbourhood and Partnership Instrument 2007 – 2013" in English and in the official language of the respective Participating country stickers (provided by JTS) informational poster can be used (template)! должны содержать: Логотип программы фразу «Приобретены при содействии Программы Приграничного сотрудничества Эстония-ЛатвияРоссия в рамках Европейского Инструмента Соседства и Партнерства 2007-2013» на английском языке и на официальном языке соответствующей страныучастницы стикеры (предоставляются СТС) можно использовать информационный постер Programme Stickers Стикеры (наклейки) Программы • 50 x 90 мм • 25 x 40 мм Programme Video Видео Программы • Available in 4 languages (provided by JTS) • Each partner receives it in USB after the Grant Contract is signed (National Language + English) • To be used at the beginning of EVERY event of the project! ENPI Information Centre placed the Programme’s promotional Video Clip on ENPI tube http://youtu.be/hfAjTiBTVNI Доступно на 4 языках (обеспечено Программой) Каждый партнер получает видео клип на USB флэшкарте после подписания Грант Контракта (на национальном языке и английском) Необходимо показывать клип в начале каждого мероприятия проекта! Информационный Центр ЕИСП загрузил Видео Клип Программы на ENPI tube http://youtu.be/hfAjTiBTVNI Programme Flag I Флаг Программы I • Small Flag (provided by JTS); • Each partner receives it after the Grant Contract is signed; • To be used in EVERY event of the project! Маленький Флаг (предоставляется СТС) Каждый партнер получает флаг после подписания Грант Контракта Должен быть использован на каждом мероприятии проекта! Programme Flag II Флаг Программы II Design of the Programme Flag: • printed on white background (paper or cloth); • fixed on wooden or aluminium tang; • size – 137x280 mm. Дизайн Флага Программы: Отпечатан на белой основе (на бумаге или ткани) закреплен на деревянном или алюминиевом стержне Размер 137х280 мм Reporting Отчет Front cover contain: Name of the project Date of submission The full set Programme Logo Back cover contain: Disclamer “The contents of this publication are the sole responsibility of <name of the author/beneficiary/project partner> and can in no way be taken to reflect the views of the Estonia – Latvia – Russia Cross Border Cooperation Programme within European Neighbourhood and Partnership Instrument 2007 – 2013 and Programme participating countries, alongside with the European Union”. Section of communication activities and their impact should be included. Титульная страница содержит: Наименование проекта Дата подачи Логотип Программы полностью Последняя страница содержит: Дисклеймер “Содержание данной публикации является предметом ответственности исключительно {Название Бенефициара или партнера} и ни в коей мере не является отражением позиции Программы приграничного сотрудничества Эстония-Латвия-Россия в рамках Европейского инструмента соседства и партнерства 20072013., а также участвующих в Программе стран и Евросоюза.” Включить раздел об информационных мероприятиях и результате их воздействия Completion of the project Завершение проекта ! No Programme symbol may be included in any communication tools of the project 6 months after the phase cofinanced by the Programme has finished. ! Через 6 месяцев после завершения фазы финансирования Программой, эмблема Программы не может включаться в какие-либо коммуникационные средства проекта. ! Exception – commemorative plaques (the commemorative plaque installed shall be maintained at least until until 7 years after the receipt of the balance payment) ! Исключение – памятные таблички (Установленная памятная табличка должна сохраняться не менее, 7 лет после получения балансового платежа) How to maximise the impact of communication efforts? Как максимизировать эффект информационных мероприятий? • • • • • Activities need to be timely Information used must be accurate Activities should be coordinated closely with the Programme The right audience(s) should be targeted Messages should interest the target audience(s) Activities should be appropriate in terms of resources spent, timing and expected impact Своевременная организация мероприятий Корректность предоставляемой информации Строгая координация мероприятий с Программой Информация должна быть правильно адресована и интересовать целевую аудиторию Мероприятия должны соответствовать потраченным ресурсам и времени и ожидаемым результатам www.estlatrus.eu www.estlatrus.eu Download Project Implementation Documents - http://www.estlatrus.eu/eng/impleme ntation/2nd_call_for_proposals/guiding _documents All Questions asked during 1st Call for Proposals are published (including those regarding project implementation) subscribe the Programme news learn about the information seminars and register online! Загрузите Документы для осуществления Проекта http://www.estlatrus.eu/eng/implementation/2nd_cal l_for_proposals/guiding_documents Все Вопросы заданные во время 1-го Конкурса Проектных предложений опубликованы (включая те, которые затрагивают реализацию проекта) подпишитесь на новости (News) Программы Узнайте об информационных семинарах и консультациях. Summary / Итоги comply with all visibility requirements co-ordinate project communication activities with already existing organization’s communication activities think about communication in longterm perspective (dissemination of publications, maintenance of web-sites) both internal & external communication is important always use Programme’s title & logo make sure all visual & factual information is correct reflect efficiency of your communication activities in numbers (press releases, articles, audio & video files, publications, website visitors, participants in the events) соответствовать всем требованиям визуального представления скоординировать информационные мероприятия проекта с уже существующими информационными мероприятиями организации продумать информирование в долгосрочной перспективе (распространение публикаций, обеспечение работы веб-сайтов) Важно и внутреннее и внешнее взаимодействие Всегда использовать название и логотип Программы убедитесь в корректности представляемой визуальной и фактической информации измерять эффективность результатов информационных мероприятий в количественном выражении (пресс- релизы, статьи, аудио и видео файлы, публикации, посетители веб-сайта, участники мероприятий) Guidance Documents Руководства Communication and Visibility Manual for European Union External Actions http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/in dex_en.htm Programme’s Guidelines for Grant Applicants Section 3.1.4 - Publicity and Information Requirements www.estlatrus.eu » How to Apply » 2nd Call for Proposals Programme’s Communication and Visibility Guidelines for Calls for Proposals www.estlatrus.eu » How to Apply » 2nd Call for Proposals or Publications &Logo (Programme) Glossary - www.estlatrus.eu » Glossary&Abbreviations, http://www.estlatrus.eu/eng/programme/publications _amp_logo/publications Руководство по Информационному Сопровождению и Визуальному Представлению для внешних проектов Европейского Союза http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_en.htm Руководство Программы для Грант Заявителей Раздел 3.1.4 – Требования по Оповещению Общественности и Информационному сопровождению www.estlatrus.eu » How to Apply » 2nd Call for Proposals Руководство Программы по Информационному Сопровождению и Оповещению Общественности для Конкурсов Проектных предложений www.estlatrus.eu » How to Apply » 2nd Call for Proposals or Publications &Logo (Programme) Словарь терминов www.estlatrus.eu » Glossary&Abbreviations http://www.estlatrus.eu/eng/programme/publications_amp_logo/ publications To remember Внимание! • If publicity requirements are not fulfilled, the related costs are not eligible for ENPI co-financing! • No information can be made public before the Grant Contract has been signed! • Если требования по информационному сопровождению не выполняются, то соответствующие затраты не являются приемлемыми в рамках софинансирования ЕИСП! • Распространение информации недопустимо до подписания Грант Контракта Importance of internal communication Важность связи внутри проекта • A well organised and managed internal communication is a critical success factor: • Хорошо организованная связь внутри проекта – критически важный фактор достижения успеха: – Поддерживает нацеленность всех партнёров на достижение одной и той же конечной цели – Помогает всем вовлечённым сторонам понимать цели проекта, действия и свою роль – Позволяет отслеживать продвижение проекта, обновлять рабочий план, предвидеть трудности в осуществлении проекта • Хорошая внутренняя связь включает регулярную и эффективную двухстороннюю связь со всеми партнёрами по проекту – Keeps all project partners aimed at the same final goal – Helps all involved parties to understand the project aims and activities and their roles – Allows to monitor project progress, keep the work plan updated, anticipate difficulties in implementation • Good internal communication involves regular and effective two-way communication with all project partners Tips on internal communication procedures Как организовать внутреннее общение • Agree on when and how and on what you and your partners are communicating • Make a format for (monthly) internal reports • Agree on tools that will be used: e-mail, internal newsletters, skype meetings, real meetings • Agree on who is responsible for the website and who and when will do the updates • Согласуйте, когда, как и по поводу чего вы и ваши партнёры поддерживаете связь • Создайте формат для (ежемесячных) внутренних отчетов • Согласуйте средства, которые будете использовать: эл. почта, внутренние бюллетени, совещания по Скайпу, заседания с персональным присутствием • Согласуйте, кто отвечает за сайт, кто и когда будет вносить обновления Tools of internal communication Инструменты внутренней связи Electronic: Email, Intranet, Internal newsletters Электронные: Электронная почта, Внутренняя сеть, Внутренние бюллетени Oral: regular meetings partners; tele conferences Устные: регулярные встречи партнёрами; телеконференции with or your video Written materials: Internal memos, meeting notes, progress reports etc. с вашими или видео Письменные материалы: внутренние памятки, протоколы заседаний, отчёты о продвижении проекта и т. д. Responsibilities Ответственность The leading Partner (coordinator) is responsible for distribution of the information received from the JTS Main Office about - seminars, - publications, - other activties and important events (Annual Event, ECDay etc.) ! Ведущий партнер (координатор) несет ответственность за распространение информации, полученной из Головного офиса СТС, относительно - семинаров, - публикаций, - других мероприятий и важных событий (Ежегодное мероприятие, День Евросоюза etc.) Coordinator keeps in touch with all partners All partners report regularly (monthly) All partners meet regularly Координатор поддерживает контакт со всеми партнерами Все партнеры регулярно (ежемесячно) отчитываются Все партнеры регулярно встречаются Project Managers Проектные менеджеры 269, 470 - Владимир Скороходов 535 - Сергей Баланев 535, 285, 349, 404, 269, 351, 359 – Елена Макарова 465, 291, 448, 320, 499, 310, 227 – Лиина Саар 233, 308, 261, 473, 470, 383, - Илзе Скребеле-Стикане Further Information Дальнейшая информация LATVIA Латвия Vineta Šnore Joint Technical Secretariat Phone: +37167509526 E-mail: vineta.snore@estlatrus.eu ESTONIA Эстония Liane Rosenblatt Branch Office in Tartu only for Lõuna-Eesti and KeskEesti areas Phone: +372 738 6011 E-mail: liane.rosenblatt@estlatrus.eu Artur Viira Branch Office in Jõhvi - only for Kirde-Eesti and Põhja-Eesti areas Phone: + 372 339 5609 E-mail: artur.viira@estlatrus.eu RUSSIA Россия Sergey Balanev Branch Office in St. Petersburg, Russia Phone: + 7 812 325 83 51 E-mail: sergey.balanev@estlatrus.eu Vladimir Skorokhodov Branch Office in St. Petersburg, Leningrad Region, Russia Phone: + 7 812 325 51 84 E-mail: vladimir.skorokhodov@e stlatrus.eu www.estlatrus.eu Anna Filatova Branch Office in Pskov, Russia Phone: + 7 81 12 79 40 54 E-mail: anna.filatova@estlatrus.eu