Деловое письмо

Культура устной и письменной речи. Деловое письмо
ПОНЯТИЕ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА, ВИДЫ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ
ОСНОВНЫЕ РЕКВИЗИТЫ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА
Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 в состав реквизитов бланка входят следующие:
 Государственный герб Российской Федерации или субъекта Российской Федерации. используется
только для организаций государственной формы собственности и регулируется Федеральным конституционным
законом от 25.12.2000 N 2-ФКЗ, а также законодательными и нормативными актами субъектов РФ. Эмблема же
может помещаться на бланках предприятий и организаций всех форм собственности.
 эмблема организации – символическое графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке. Если на бланке есть герб, эмблема не нужна.
 код организации - автора письма – проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД);
 наименование автора письма - это, как правило, организация, от имени которой письмо направляется по тому или иному адресу;
 справочные данные об организации - авторе письма включается в бланк письма для осуществления обратной связи (почтовый адрес, номера телефонов и др.)
 дата – это дата подписания или утверждения документа, оформляется цифровым способом, арабскими цифрами, в одну строку; двумя парами цифр, обозначающими день месяца, месяц и полным написанием
года, например 25.12.2005; при этом не ставится слово "год", буква "г" с точкой или точка, за исключением случая, когда датой заканчивается предложение.
 регистрационный индекс, ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа,
 адресат,
 заголовок к тексту.

ОСОБЕННОСТИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ
Автор письма (реквизит "Наименование организации")
Для того чтобы документ имел юридическую силу, на бланке указываются наименование вышестоящей организации,
если есть отраслевое подчинение, точное (в соответствии с уставом или положением) и полное название организации или
предприятия. Первое характерно для государственных организаций. Если в уставе закреплено сокращенное наименование,
то оно помещается в бланке под полным наименованием и пишется в скобках.
 Реквизит "Справочные данные об организации". Справочные данные об организации необходимы для
почтовой, телеграфной, телефонной, электронной связи с организацией, а также для выполнения расчетно-денежных операций в банке, счет которого указан на документе.
 Реквизит "Регистрационный номер документа" – условное обозначение документа, придаваемое ему при
регистрации.
 Реквизит "Адресат". Письма адресуются организации (в именительном падеже), структурному подразделению (в именительном падеже), должностным или физическим лицам (в дательном падеже).
Администрация Тульской области
Департамент социальной политики
Ведущему специалисту
А.С. Смирнову
При адресовании письма руководителю организации или его заместителю наименование организации входит в состав
наименования должности адресата. Инициалы должностного лица ставятся перед фамилией, например:
Генеральному директору
ЗАО "Стройсервис"
И.Н. Иванову
Адресование письма руководителям структурных подразделений или специалистам начинается с указания наименования организации, например:
ЗАО "Радуга"
1
Начальнику отдела продаж
С.И. Петрову
При обращении к должностному лицу может употребляться специальное слово-обращение (господин, академик, профессор и т.п.). При этом инициалы ставятся после фамилии, например:
Президенту АКБ "Инвесткредит"
г-ну Прохорову Г.А.
Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Адрес не проставляется на письмах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам, например:
Директору ОАО "Янтарь"
О.Н. Петрову
Мира ул., д. 7,
г. Пермь, 413425
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, а затем почтовый адрес, например:
Красновой Ю.И.
Бойцовая ул., д. 5, кв. 3,
г. Химки, Московская обл.,
148012
 Реквизит "Заголовок к тексту". Практически любое письмо должно иметь заголовок. Он составляется исполнителем
после того, как письмо подготовлено. Заголовок обязателен для писем, подготовленных на бланках формата А4. На письмах, имеющих
небольшой по объему текст, подготовленных на бланках формата А5, заголовок не составляется. Основное требование к заголовку
- быть кратким, но точно отражать содержание письма. Заголовок к тексту письма должен отвечать на вопрос: "О
чем?", например:
- Об организации научной конференции
- О нарушении условий договора N 21 от 10.02.2005
- О предоставлении кредита
- Об аренде помещений.
Заголовок располагается над текстом письма под реквизитами бланка. Печатают его без кавычек и без подчеркиваний в одну или несколько строк, длина строки - не более 28 знаков.
 Реквизит "Текст документа" - это основной реквизит документа, придающий ему юридическую силу. Он состоит из 2-х частей: в первой указываются цели и причины (мотивы) создания документа, во второйрешения, выводы, просьбы, предложения автора.
 Реквизит "Подпись" - это реквизит, придающий документу юридическую силу. Как правило, право
подписи является прерогативой руководителя организации или его заместителей. Располагается после текста
письма и ограничивается левым и правым полями. Он состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, его личной подписи и расшифровки подписи. В расшифровке подписи сначала указывают инициалы, затем фамилию, при этом ни скобки, ни косые линии не проставляются.
Служебные письма практически всегда составляются на бланках. В этом случае название организации не
входит в состав должности лица, подписавшего письмо, например:
Директор Н.И. Попов
Однако бывают случаи, когда письма составляются не на бланке (например, письмо подготовлено двумя
организациями), тогда подпись выглядит следующим образом:
Директор ООО "Агат" Н.И. Попов
Вице-президент Л.П. Соколов
Ассоциации предпринимателей
При оформлении письма на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
Если письмо подписывают руководители обеих организаций, т.е. лица, занимающие равные должности, их
подписи располагают на одном уровне, например:
Генеральный директор Председатель правления
ЗАО "Эдельвейс" АБ "Мечта"
________ Н.П. Гришин ________ А.М. Славкин
Несколько подписей могут стоять и под письмом, подготовленным в одной организации. Это касается в основном писем финансового характера. Их подписывают руководитель организации и главный бухгалтер. В этом
случае их подписи располагают в последовательности, соответствующей занимаемым должностям:
Директор К.Т. Морозов
2
Главный бухгалтер Г.И. Федотова

Реквизит "Печать" - реквизит, придающий документу юридическую силу. Наличие печати обязательно не на всех документах. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах,
удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
В государственных учреждениях применяют гербовую печать организации и печать структурного подразделения (например, печать
отдела кадров), в негосударственных организациях - приравненную к гербовой фирменную круглую печать организации. Каждая организация на основании действующего законодательства и других нормативных актов должна разработать перечень своих документов, на которых обязательно ставится печать.
В деловой переписке печати используются достаточно редко. Заверения подлинности требуют письма финансового характера. Всегда заверяются печатью гарантийные письма. Для удостоверения прочих писем достаточно наличия бланка и подписи компетентного лица.
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал конец наименования должности
лица, подписывающего документ (захватывать начало подписи не следует, так как в некоторых случаях необходимо четкое различение подписи для ее дальнейшей идентификации).

Отметка об исполнителе - включает в себя фамилию и номер телефона или фамилию, имя, отчество и номер телефона специалиста, который непосредственно готовил документ, а значит, и хорошо разбирается
в проблеме, например:
Михайлов
123 45 67
или:
Михайлов Иван Сергеевич
123 45 67
Отметка об исполнителе размещается в левом нижнем углу на лицевой или оборотной стороне последнего
листа письма.
ВИДЫ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ
1) По тематическому признаку:
Коммерческие – используются при подготовке к заключению коммерческой сделки, а также при выполнении
условий договоров:
 Оферта (письмо-предложение) – заявление лица о желании заключить сделку с указанием конкретных
условий сделки;
 Письмо-запрос – обращение одной стороны к другой о желании заключить сделку, как правило, без указания условий сделки либо уточнить какой-то вопрос при осуществлении сделки;
 Рекламация (письмо-претензия)- претензии к стороне сделки, которая нарушила принятые на себя по
договору обязательства, и требование возмещение убытков.
Некоммерческие (собственно деловые письма) – используются при решении различных организационных, правовых вопросов, экономических взаимоотношений:
 Благодарственное письмо – содержит выражение благодарности по какому-то поводу;
 гарантийное письмо – содержит в себе подтверждение определенных обязательств;
 информационное письмо (письмо-извещение, письмо-сообщение, письмо-уведомление) - предполагает
информирование о каких-то событиях либо фактах, которые составляют интерес либо могут заинтересовать адресата;
 письмо-напоминание - содержит напоминание о выполнении договоренностей, обязательств и меры, которые будут приняты в случае их невыполнения;
 письмо-подтверждение – содержит подтверждение получения какого-товара, согласия с чем-либо, какогото факта и т.п.;
 письмо-поздравление – содержит поздравление по какому-то поводу;
 письмо-приглашение – содержит приглашение на какое-то мероприятие;
 письмо-просьба – содержит просьбу совершить либо прекратить какое-то действие, побудить к действию
и т.п.;
 письмо-соболезнование – содержит сочувствие по какому-то поводу;
 сопроводительное письмо – составляется для сообщения адресату о направлении каких-то сопроводительных документов, материальных ценностей и т.п.
2)По функциональному признаку:
 письма-ответы – ответы на инициативные письма;
 инициативные письма – составляются по инициативе адресанта с определенной целью;
3

письма, требующие ответа (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба,
письмо-обращение);
 письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, сопроводительное письмо, письмо-подтверждение).
3)По признаку получателя:
 циркулярные письма – письма, адресованные нескольким получателям одновременно;
 обычные письма - адресованные одному конкретному получателю.
4)По композиционному признаку:
 одноаспектные – рассматривают один вопрос;
 многоаспектные – затрагивают несколько вопросов одновременно.
5)По структуре:
 регламентированные – составляются по определенному установленному образцу;
 нерегламентированные – содержат авторский текст и составляются в свободной форме, не имеют установленного образца.
6)По форме отправления:
 конвертные – отправленные с помощью почты в конверте;
 электронные – отправленные в электронном виде на e-mail;
 факсовые – отправленные по факсу
Языковые формулы официальных документов
Языковые формулы – это устойчивые (стандартизированные, шаблонные) языковые обороты, используемые в регулярно повторяющихся ситуациях делового общения.
Языковые формулы заголовков к тексту
Предлог О + существительное в предлож- О проведении научно-технической экспертизы…
ном падеже
По вопросу О + существительное в пред- По вопросу об организации помощи многодетным семьям
ложном падеже
Касательно + существительное в роди- Касательно заказа…
тельном падеже
Языковые формулы обращения
Уважаемый господин (должность)
Уважаемый господин Иванов!
Уважаемый Иван Иванович!
Языковые формулы, используемые для выражения
мотивов создания документа
В соответствии с ранее достигнутой договоренностью..
В соответствии с письмом заказчика…
В ответ на Ваш запрос сообщаем…
Согласно решению Департамента образования…
В подтверждение нашего телефонного разговора…
Ссылаясь на Ваше гарантийное письмо…
причин создания документа
Ввиду чрезвычайных обстоятельств…
Учитывая повышение спрос на продукцию Вашего предприятия…
В связи с проведением совместного семинара..
В связи с нарушением срока поставки товара…
В связи с тяжелым материальным положением…
цели создания документа
В целях усиления охраны…
В целях обмена опытом направляем в Ваш адрес…
В целях согласования сроков проведения конференции…
Во исполнение приказа ректора университета…
Для согласования ряда спорных вопросов…
Для согласования кандидатур…
сообщения, уведомления
4
Сообщаем, что…
Информируем Вас о том, что…уведомляем Вас о…
Организация извещает о …
Считаем необходимым поставить Вас в известность…Довожу до Вашего сведения, что…
распоряжения, приказа
Назначить на должность…
Утвердить решение Ученого совета …
Обязать руководителей структурных подразделений…
Создать комиссию в составе…
Возложить ответственность за обеспечение порядка проживания студентов…
Назначить расследование по факту…
предложения
В ответ на Ваш запрос наша фирма может предложить Вам….
Предлагаем рассмотреть возможность сотрудничества в области…
По Вашей просьбе посылаем Вам прайс-лист нашей компании и предлагаем ознакомиться с…
отказа от предложения
К сожалению, мы не можем предоставить Вам имеющуюся у нас информацию по причине…
Ваш проект отклонен по следующим причинам…
Присланная Вами смета расходов на … не может быть утверждена в силу…
Несмотря на предпринятые нами усилия, Ваше предложение не может быть реализовано в установленный
Вами срок…
В настоящее время наша организация не имеет возможности заключить договор о…
обещания, гарантии
Гарантируем, что…
Оплата гарантируется…
Конфиденциальность информации гарантируется…
Соответствующие меры будут приняты…
напоминания, предупреждения
Напоминаем Вам, что в соответствии с достигнутыми договорённостями Вы должны…
Напоминаем, что Ваша задолженность по оплате составляет…
Уведомляем Вас о том, что срок сдачи объекта истекает…
Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что…
просьбы
Обращаемся к Вам с просьбой…
Просим изыскать возможность положительного решения вопроса о …
Просим направить в адрес нашей организации сведения о…
Просим выслать каталоги Ваших изделий…
Просим принять меры…
Прошу разрешить мне отсутствовать на рабочем месте… в связи с …
Прошу принять меня на работу… на должность…
приглашения
Приглашаем Вас принять участие в…
Приглашаем Вас стать участником…
Просим принять участие в проведении…
Языковые формулы заключительной части
Надеемся получить ответ в ближайшее время…
Надеемся, что наша просьба будет выполнена…
Надеемся на продолжение сотрудничества..
Ожидаем Вашего согласия…
Убедительно просим Вас не задерживать ответ…
Заранее благодарны…
С уважением, … (подпись)
Цель
Выбор языковых моделей
Тип документа
Языковая модель
5
Информативная
Служебная записка
Информационное письмо
Сопроводительное письмо и т.д.
Побудительная
Приказ
Распоряжение
Указание
Решение
Постановление
Договор
Правовая
Доверенность
Справка
Инициирующая
под- Гарантийное письмо
держание отношений
Письмо-просьба
Выражающая
преду- Письмо-напоминание
преждение, требование,
отказ, приглашение
Письмо-требование (рекламация)
Письмо-ответ
Довожу до Вашего сведения…
Извещаем Вас о том, что…
Информируем Вас о…
Сообщаю..
Уведомляем, что…
В связи с … приказываю…
Назначить исполняющим обязанности…
Ужесточить контроль за сроками исполнения договора…
Обязать всех сотрудников…
Фирма… в лице… обязуется…
(наименование сторон) заключили договор о
нижеследующем…
… обязуется осуществлять …
Я, нижеподписавшийся, доверяю…
Дана в том, что …действительно работает
в …(является студентом)…
Фирма … гарантирует…
Гарантируем оплату счета..
Прошу рассмотреть мое заявление(вопрос о)
Просим сообщить…
Напоминаем, что…
Вынуждены выразить несогласие с качеством поставляемого товара…
Предъявляем претензию к..
Ваши рекомендации приняты к сведению..
Договор не может быть заключен в силу следующих причин…
ПРИМЕРЫ КОММЕРЧЕСКИХ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ
 ОФЕРТА (ПИСЬМО-ПРЕДЛОЖЕНИЕ)– заявление лица о желании заключить сделку с указанием
конкретных условий сделки. Является предварительной стадией заключения договора. Лицо, делающее предложение, называют оферентом, принимающее – акцептантом. Предложение, сделанное неопределенному кругу
людей, называется публичной офертой (РЕКЛАМА).
Как написать оферту (письмо-предложение)
Письмо-предложение пишется
 в ответ на письмо-запрос или
 по инициативе отправителя.
Составляется оферта в письменном виде или устно: по телефону, при переговорах между сторонами сделки.
Оформить оферту можно в виде проекта договора, который одна сторона сделки направляет другой.
В письме-ответе вторая сторона или соглашается (что называется акцептом), либо вносит свои изменения
или дополнения, либо отказывает принять предложенные условия.
6
Принятием предложения является заключение контракта либо выдача заказа. В случае отказа переписка
между сторонами продолжается до тех пор, пока не будет достигнута окончательная договоренность.
Структура написания оферты соответствует общей структуре делового письма:
 шапка – должность, ФИО получателя и наименование организации;
 номер и дата регистрации письма;
 заголовок («О …»);
 обращение (в случае необходимости);
 текст оферты– здесь излагается само предложение и указываются основные условия сделки: «Предлагаем
Вам заключить договор …», «В ответ на Ваш запрос от …», «Компания «Х» предлагает Вашему вниманию …»,
«Рады предложить Вам …», «Качество товара соответствует действующим стандартам, приложенному сертификату, образцам, высланным Вам ранее..», «Настоящее предложение действительно до…» и т.п.;
 подпись отправителя – руководителя организации либо уполномоченного лица с указанием его должности и ФИО.
Оферта. Образец (форма)
(предложение заключить договор)
______________________________________________
(должность адресата – кому предназначена оферта)
______________________________________________
(наименование организации)
« »___________ 20__ г. № ____
О заключении договора
Предлагаем Вам заключить договор о
_____________________________________________________________________
на следующих условиях:
1) __________________________________________________________________;
2) __________________________________________________________________;
3) __________________________________________________________________.
Ждем Вашего ответа до “___” _______________ 20 __ г.
С уважением,
____________________
должность адресанта
наименование организации
____________________
подпись адресанта
М.П.
____________________
ФИО адресанта

ПИСЬМО-ЗАПРОС – это коммерческое деловое письмо, которое составляется с целью получения
необходимой информации от адресата по поводу какого-то вопроса: узнать подробно характеристики товара,
условия поставки, уточнить его наличие, сроки поставки, способ доставки, получить прайс-лист, каталоги и образцы продукции и т.п.
При составлении данного вида делового письма желательно в подробностях изложить суть вопроса с целью экономии времени получателя на составление письма-ответа и ускорение его получения.
Как написать письмо-запрос
Структура:

реквизиты получателя и отправителя;

дата документа и исходящий номер (письмо-запрос может быть письмом-ответом, в таком
случае необходимо также указать номер и дату документа, на который отвечают);

заголовок (должен отражать суть вопроса);

обращение;

цель письма;
7




суть вопроса (просьба что-то выслать, сообщить и т.п.);
выражение надежды на сотрудничество;
благодарность;
подпись отправителя (должность, ФИО, подпись).
Письмо-запрос обычно подписывает руководитель организации либо уполномоченное лицо. Оформление
письма осуществляется на фирменном бланке организации.
Как и письмо-просьба, письмо-запрос требует ответа.
ООО «Аква»
Россия, г. Москва,
ул. Советская, 137
Тел. (095) 111 11 00
Факс (095) 111 11 01
Генеральному директору
ООО «Контур-Аква»
Е. В. Шишкину
01.03.09 № 125
на № 121 от 17.12.12
О ценах фильтров
Уважаемый Евгений Владимирович!
Благодарим Вас за предложение от 15 ноября о фильтрах АкваРос. Мы весьма заинтересованы в приобретении партии этих фильтров, но нам хотелось бы получить более подробную информацию о ценах на все
фильтры, имеющиеся в наличии, в связи с этим просим выслать прайс-лист на продукцию.
Выражаем надежду на дальнейшее сотрудничество. Заранее благодарны Вам за ответ.
С уважением,
Директор
ООО «Аква»

Чижиков
Е.И. Чижиков
РЕКЛАМАЦИЯ (ПИСЬМО-ПРЕТЕНЗИЯ)- претензии к стороне сделки, которая нарушила принятые
на себя по договору обязательства, и требование возмещение убытков.
Составление рекламационного письма целесообразно в следующих случаях:
 при несоответствии качества товара условиям договора, государственным стандартам, техническим условиям;
 при несоответствии количества товара условиям договора;
 при несогласованном изменении цены.
В договоре купли-продажи, о выполнении работ должен присутствовать раздел о порядке предъявления и способах регулирования претензий.
Рекламация обычно состоит из 3 частей:
1) основания для предъявления претензии
2) доказательства (акт экспертизы, акт приемки и т.д.)
3) конкретные требования стороны, предъявляющей претензию (например, замена некачественного
товара качественным, уценка и т.д.)
Языковые формулы:
 мы официально заявляем Вам рекламацию на …
 к сожалению, мы должны поставить Вас в известность, что …
 К сожалению, условия нашего контракта не выполнены…
 При приемке товара были обнаружены следующие недостатки…
 При вскрытии ящиков оказалось, что количество товара не соответствует заявленному в
накладной…
 Сумма причиненного ущерба составляет…
8
 Это дает нам право возвратить товар, требованть возмещения убытков, обратиться в арбитражный суд…
 Надеемся, что Вы с должным вниманием отнесетесь к нашей рекламации и незамедлительно
сообщите нам о своем решении.
Претензионное письмо содержит следующие данные:
дата и номер исходящего документа;
наименование стороны, которой предъявляется претензия (наименование организации);
наименование документа (ПРЕТЕНЗИЯ), номер;
основание – номер и дата документа: договора, гарантийного письма, который регулирует отношения между сторонами, накладной, по которой был выдан товар, счета и т.п.;
 наименование товара;
 количество товара;
 основания для предъявления претензий (что конкретно нарушено);
 доказательства нанесенного ущерба;
 требования по возмещению убытка (сумма претензии);
 доказательные документы – приложения к письму: акт приемки товара, акт рекламации, товаротранспортная накладная и прочее.
При получении отказа в удовлетворении требований или истечении установленного срока на рассмотрение претензии (в основном один месяц) необходимо в установленном порядке (общий срок исковой
давности - 3 года) заявить иск в арбитражный суд.




НЕКОММЕРЧЕСКИЕ (собственно деловые письма) – используются при решении различных организационных,
правовых вопросов, экономических взаимоотношений:
 благодарственное письмо – содержит выражение благодарности по какому-то поводу;
1.
Шапка документа.
Необязательный элемент благодарственного письма – пишется в случае необходимости. Размещается
шапка в верхнем правом углу листа. В ней указываются данные человека либо организации, которой выражается
благодарность: должность, наименование организации, фамилия и инициалы человека.
2.
Обращение.
Указывается ФИО человека, в случае если письмо адресовано какому-то конкретному лицу.
3.
Текст благодарственного письма.
Слова благодарности. Языковые формулы: «Позвольте выразить искреннюю благодарность», «Выражаем глубокую признательность…», «Выражаем благодарность…» и т.п.).
4.
Подпись.
В нижнем левом углу листа ставится подпись лица, которое выражает благодарность, указывается его
должность и ФИО.

гарантийное письмо – содержит в себе подтверждение определенных обязательств;
Бланк гарантийного письма содержит следующие реквизиты:

номер и дата исходящего документа;

получатель письма (адресат) - название организации и ФИО должностного лица, которому оно адресовано. Обычно гарантийное письмо составляется на имя руководителя компании;

наименование документа - заголовок «Гарантийное письмо» писать необязательно, можно просто
указать тему письма;

текст письма – здесь указывают, какие обязательства, в каком объеме и в какие сроки организация
обязуется исполнить. Текст гарантийного письма может содержать следующие формулировки:
- Гарантируем...
- Настоящим письмом гарантируем...
- Компания "Х" гарантирует...
- Своевременную и полную оплату гарантируем...
- Настоящим гарантируем...
Также в тексте письма адресант указывает свои банковские реквизиты, может разместить ссылку на
договор, в гарантийном письме на оплату - прописать размер штрафа при нарушении обязательств;
9

подпись – должность, подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия) составителя гарантийного письма.
Образец гарантийного письма
Исх. № 190913-1
от «19» сентября 2013 г.
Директору
ООО «Транстрой»
А.В. Куйбышеву
ООО "Экспедиция", ОГРН 1116511111121, как исполнитель работ на объекте, расположенном по адресу: г.
Москва, ул. Петрозаводская, 25, на основании Договора исполнения работ № 35/2013 от 22 августа 2013 года
(далее - Договор), заключенного с ООО "Транстрой", настоящим письмом гарантирует завершение строительных работ в соответствии со Спецификацией к Договору в срок до 30 декабря 2013 г.
Директор ООО «Экспедиция»
Ермаков
О.И. Ермаков
Оформлять гарантийное письмо желательно на фирменном бланке организации с печатью и подписью руководителя, иногда и бухгалтера в т.ч.
10
РАСПИСКА
Расписка - официальный документ, удостоверяющий получение чего-либо (денег, документов, ценных вещей и т.д.), заверенный подписью получателя.
реквизиты:
1) наименование вида документа;
2) текст, включающий Ф.И.О. дающего расписку, его паспортные данные, наименование учреждения, организации или лица, от которого получено что-либо, точное наименование полученного с указанием количества
или суммы (прописью);
3) подпись получателя;
4) дата оформления доверенности.
Если расписка имеет особо важное значение, то подпись лица, давшего расписку, заверяется в учреждении или у
нотариуса
Образец:
РАСПИСКА
Я, студентка 1 курса юридического факультета ТГУ Сергеева Светлана Сергеевна (паспортные данные), получила со склада типографии ТГУ раздаточные учебные материалы по английскому языку в количестве тридцати экземпляров.
Подпись
15.09.2007
ПРОТОКОЛ
Протокол —документ, в котором фиксируют ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях.
1
Заголовок протокола должен содержать название документа и вводную часть, отражающую повод, по которому
было проведено собрание.
2
Под заголовком укажите дату проведения собрания и адрес, по которому оно происходило, а также количество
присутствующих. Если присутствующие отмечали свое участие согласно явочному листу, то это необходимо
также отразить в протоколе. Отразите форму проведения собрания: по предварительному опросу, явочным порядком с личным присутствием или с использованием комбинированной формы участия.
3
Укажите фамилии, имена и отчества избранных собранием председателя и секретаря, отразите количество голосов, поданных за, против и воздержавшихся по их кандидатурам.
4
Опишите список вопросов, вошедших в повестку дня, начиная с самого насущного, пронумеруйте их. Записи о
выступлениях, прениях и голосовании по каждому вопросу начинайте с его номера. В записи выступлений необходимо указывать только суть представленного доклада. Она должна быть изложена сжато, но в форме, исключающей двоякое толкование. При необходимости текст выступления может быть приложен к протоколу. Все относящиеся к сути выступления, реплики и замечания приведите с указанием фамилий.
5
Запись по каждому вопросу должна заканчиваться принятым решением с указанием результатов голосования.
После текста обсуждения всех вопросов повестки, укажите, что общим решением собрание было объявлено закрытым.
6
Протокол подписывает председатель и секретарь собрания, хранится в архиве организации или у председателя.
11
ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «МАЛЕНЬКИЙ БУБЛИК»
(ОАО «Маленький бублик»)
ПРОТОКОЛ
заседания (его вид)
«_____» __________ 20___ г.
№ _________
г. Омск
Председательствующий – И.М. Загорулько
Секретарь – М.П. Ягодкина
Присутствовали: 16 человек (список прилагается)
или перечислить их в алфавитном порядке
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. Об исполнении сметы расходов за 2010 год.
Доклад заместителя главного бухгалтера Вольской М.С.
2. О …
Доклад начальника отдела информатизации Залихватского Р.Ю.
1. СЛУШАЛИ:
Вольскую М.С. – текст доклада прилагается
ВЫСТУПИЛИ:
Андреянко И.О. – подчеркнула важность…
Вопрос: экономия средств по статье …?
Ответ: да, 3%. (или: за…; против…; воздержался…)
Кузюкина К.У. – текст выступления прилагается
РЕШИЛИ:
1.1.
1.2.
2. СЛУШАЛИ:
Залихватсткого Р.Ю – проинформировал о начале работы …
РЕШИЛИ:
2.1. Принять к сведению и использованию в работе …
2.2. Юридическому отделу (Кукушкин А.П.) доработать проект регламента. Срок – 21.11.2011.
2.3. Завершить … к 30.11.2011. Ответственный – начальник хозяйственного отдела Балалайка С.Р.
Председательствующий
И.М. Загорулько
Секретарь
М.П. Ягодкина
12