Законченные делопроизводством дела постоянного и

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ ВОСТОЧНО-КАЗАХСТАНСКОЙ ОБЛАСТИ
ОФОРМЛЕНИЕ И ФОРМИРОВАНИЕ
ДЕЛ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
Лекция для курса повышения квалификации
работников делопроизводства
Автор архивист 2 категории
Л.Потапова
ОДОБРЕНО
протоколом ЭПК
управления архивами
Восточно-Казахстанской области
от_________________№_______
г.Усть-Каменогорск
2005г.
1.ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
С момента заведения и до передачи в ведомственный архив документы хранятся по месту
их оформления в дела (в небольших организациях целесообразно централизованное хранение
дел в службе управления документацией).
Руководители структурных подразделений и сотрудники, ответственные за документацию,
обеспечивают сохранность документов и дел. Дела находятся в рабочих кабинетах или специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах и столах,
элеваторных картотеках, обеспечивающих полную сохранность документов.
В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии
с утвержденной номенклатурой дел, которая помещается на видном месте в каждом структурном подразделении. На корешках обложек дел указываются номера дел по номенклатуре. Хранить дела в рабочих столах запрещается.
Выдача дел сторонним организациям во временное пользование производится с разрешения руководителя организации. На выданное дело производится карта-заместитель дела.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях
и производится с разрешения руководителя организации с обязательным оставлением в деле
заверенной копии документов и акта об изъятии подлинника.
Завершенные дела постоянного и долговременного хранения в течение двух лет остаются в
структурных подразделениях, а затем передаются в ведомственный архив, документы с истекшими сроками хранения включаются в акты о выделении документов и дел к уничтожению.
Подготовка документов для сдачи в ведомственный архив включает: проведение экспертизы ценности документов; формирование и оформление дел; составление описей дел; составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.
На отобранные и оформленные дела работниками структурных подразделений под наблюдением ведомственного архива составляются описи, отдельно на дела постоянного хранения, по
личному составу и иные однотипные дела (научные отчеты по темам, судебные и следственные
дела, рационализаторские предложения и т.п.)
По описям, подготовленным структурными подразделениями, документы передаются в ведомственный архив, где на основе описей структурных подразделений составляются сводные
описи дел организации.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения не подшиваются, листы не нумеруются и находятся в скоросшивателях в подразделениях до истечения сроков хранения.
При необходимости, по согласованию с руководством, они могут быть переданы на временное хранение в ведомственный архив.
2. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ФОРМИРОВАНИЮ ДЕЛ.
Формированием дел называется систематизированная группировка исполненных документов в дела.
Делом является совокупность документов (в отдельных случаях - документ), оформленных
по какому-либо признаку, помещенных в твердую обложку, оформленную по определенным
правилам.
Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в постоянно растущем документном массиве учреждения, организации, предприятия *, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства.
Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных, отраслевых стандартов и других нормативных документов. Группировка документов в дела проводится согласно отметкам исполнителей на документах «в дело №
…, дата и подпись исполнителя» в соответствии с номенклатурой дел. Недооформленные или
неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.
*
далее организации
Не допускается разобщение в делах запросов и ответов, подшивка сопроводительных писем без приложений или без отметок об их местонахождении, подшивка в дела документов,
подлежащих возврату корреспонденту.
Сформированное дело должно содержать не более 250 листов, что составляет 4 см в толщину. При большом объеме документов, относящихся к одному делу, проводят деление комплекса
на самостоятельные тома, части. Или создают новые дела, систематизируя документы по хронологии, вопросному принципу.
Документы группируют в дела по следующим признакам:
1) Номинальный – группировки в дела документов одной разновидности, например: «Отчеты»,
«Протоколы», «Акты» и т.д.;
2) Предметно-вопросный – объединение документов одинакового содержания, например: «Отчеты о прохождении производственной практики», «Акты о нарушении правил техники безопасности» и т.п.;
3) Авторский – группировка документов одного автора, например: «Протоколы Ученого совета», «Решения Акима г.Усть-Каменогорска»;
4) Хронологический – группировка документов за определенный период, например: «Отчеты
за 1991 год», «Сметы расходов на 1991 год»;
5) Корреспондентский – группировка в одном деле переписки с определенным корреспондентом, например: «Переписка с Министерством образования и науки Республики Казахстан»,
«Переписка с ОАО «Казцинк»;
6) Географический – группировка в одном деле переписки или другой группы документов, содержание которых, авторы, корреспонденты связаны с определенной территорией, например: «Отчеты о работе сельхозпредприятий области», «Переписка с учебными заведениями
города»;
При формировании дел, как правило, применяются несколько признаков, например: дело
«Протоколы экспертно-проверочной комиссии Управления архивами Восточно-Казахстанской
области за 1991 г.» сформировано по номинальному, авторскому и хронологическому признакам.
Внутри дела документы располагаются в определенной последовательности. От выбранной
последовательности расположения документов в деле зависит оперативность поиска необходимых документов, а также раскрытия хода и полноты решения вопросов. Обычно документы
внутри дела располагаются в хронологической последовательности, начиная от более ранних и
кончая более поздними датами. Документы могут быть расположены по порядковым номерам
(приказы, распоряжения, протоколы, решения и др.), но и в этом случае сохраняется хронологическая последовательность решения вопросов. Это относится, например, к переписке, когда
документ-ответ подшивается не по дате регистрации, а вслед за инициативным документом,
или к приложениям, которые, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к соответствующим документам. Если приложение составляет 25 листов и более, то из
него, как правило, формируется отдельный том, а в документе делается об этом соответствующая отметка.
Документы могут размещаться и в алфавитной последовательности. В таком порядке,
например, располагаются предложения, заявления и жалобы граждан. В алфавитном порядке
целесообразно группировать различные опросные анкеты, сводки, отчеты, поступающие от
подведомственных предприятий (в алфавитном порядке названий предприятий) и другие документы.
Формирование дел руководства организации проводит, как правило, секретарь - референт
или другой специально назначенный работник службы делопроизводства под непосредственным контролем руководителя предприятия.
Работа по формированию дел состоит из следующих операций:
- распределение исполненных документов по делам в соответствии с номенклатурой дел;
- расположение документов внутри дела в определенной последовательности;
- оформление обложки;
Эти операции выполняются в течение года, что ускоряет и облегчает работу с документами
в службах документационного обеспечения управления (ДОУ) и других структурных подразделениях организаций, также и при последующем их хранении в ведомственном архиве.
В организациях формирование дел осуществляется централизованно или децентрализованно. В первом случае дела формируются только службой ДОУ, во втором – всеми структурными
подразделениями организации. Формирование дел в структурных подразделениях осуществляется с помощью лиц, ответственных за документацию либо исполнителей, ведущих определенный круг вопросов в своем структурном подразделении, методическое руководство за правильностью формирования дел обеспечивает служба ДОУ и ведомственный архив, а при необходимости и соответствующего государственного архива. Правильность формирования дел достигается соблюдением ряда правил, положений.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
- в дело помещаются исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с
наименованиями дел по номенклатуре;
- документы, подшитые в дела должны являться подлинниками или заверенными копиями;
- в дела формируются документы одного календарного года, за исключением переходящих,
судебных, личных дел, документов органов представительной власти, других выборных органов, которые группируются за период их созыва, документов учебных заведений, формирующихся в дела за учебный год; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.;
- документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела отдельно.
Например, не следует хранить в делах оригиналы и копии документов (исключением являются особо ценные документы), годовые и квартальные планы работы и так далее, поскольку эти документы имеют различные сроки хранения;
- в дело включается только один экземпляр документа;
- в дело не включаются документы, подлежащие возврату, черновики, рабочие варианты
(проекты) документов, размноженные копии. Исключение составляют черновые и дублетные материалы особо ценных документов, копии, которые имеют резолюции, визы, пометки, являющиеся дополнением к основному документу;
- внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию
последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в
хронологическом порядке (входящие – по датам поступления, исходящие – по датам отправления) или по алфавиту авторов или корреспондентов;
3. ГРУППИРОВКА В ДЕЛА ОТДЕЛЬНЫХ КАТЕГОРИЙ ДОКУМЕНТОВ.
Распорядительные документы формируются в отдельные дела по названиям или видам
(приказы, распоряжения, указания, решения), которые уточняются авторской принадлежностью
(приказы министерства, приказы организации и т.д.).
Приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение,
премирование и т.д.) группировать в самостоятельные дела. Приказы и распоряжения об отпусках и командировках, назначении дежурных, взысканиях, группируются в обособленное дело с
временным сроком хранения (3 года);
Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами как приложения к ним, группируются вместе с распорядительными документами. Если же при их
утверждении распорядительные документы не издавались, то эти документы формируются в
самостоятельные дела.
Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации.
Протоколы формируются в дела с учетом авторского признака (протоколы коллегии; протоколы совещаний у директора; протоколы профсоюзного собрания и т.д.). Протоколы группируются, как правило, вместе с документами, на основании которых они готовились (повестка
дня, доклады, проекты решений и т.д.). Эти документы помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов. При значительном объеме таких документов их формируют в отдельное дело по номерам протоколов и в последовательности решения вопросов.
Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 25 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.
Стенограммы заседаний, как правило, формируются в отдельные дела.
Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлению деятельности организации.
Планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки формируются в дела отдельно от проектов этих документов и расчетов по ним. Плановые, отчетные документы хранятся в делах того
года, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления и поступления, например: отчет за 1996 г., составленный в 1997 г., должен быть подшит в дело 1996, а
не 1997 года; план на 1998 г., составленный в 1997 г., - в дела 1998 года. Перспективные планы
относятся к начальному году их действия, отчеты о выполнении перспективных планов – к последнему году действия плана, например: перспективный план развития на 1991-1993 г.г. помещается в документы 1991 года, а отчет о его выполнении – в документы 1993 года. Коррективы к перспективному плану развития относятся к тому году, на который они составлены.
Бизнес-планы хранятся в делах того года, с которого они действуют.
Документы в отчетах необходимо располагать в систематическом порядке. Так, документы
отчета о финансовой деятельности предприятия, состоящие из баланса, пояснительной записки
и приложений к нему, располагаются в следующем порядке: вначале пояснительная записка к
отчету, затем баланс и в конце - приложения. Последовательность приложений определяется
последовательностью статей баланса или соответствующими ссылками в пояснительной записке.
Статистическая документация, образующаяся в управленческой деятельности, группируется самостоятельно или в одном деле с другими документами по данному вопросу. Например, к
отчету предприятия по основной деятельности за 1996 г. прилагаются формы статистической
отчетности, характеризующие деятельность данного предприятия по основной деятельности.
Письма, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организаций и все документы по
их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в
хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом.
При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также в
пределах учебного года, срока созыва и т.д.;
Контракты предприятия делятся на две группы, хранящихся в разных делах. Первую
группу составляют коммерческие контракты между предприятиями, вторую – трудовые контракты (договоры) с работниками.
Коммерческие контракты формируются в хронологическом порядке. Трудовые контракты
(договоры) включаются в состав личных дел работников организации. В том случае, когда личные дела не заводятся, контракты формируются в отдельное дело по алфавиту.
Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке в следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме
на работу, направление, представление; анкета, листок по учету кадров; автобиография, документы об образовании, трудовой контракт (договор), выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении (копии записок о приеме на работу, о переводе, увольнении); дополнение
к личному листку по учету поощрений; справки и другие документы, относящиеся к данному
лицу (кроме справок с места жительства, о состоянии здоровья и других документов второстепенного значения, которые группируются отдельно от личных дел). Копии приказов о наложении взысканий, о поощрениях, изменении фамилий в связи с внесением этих записей в дополнение к личному листку по учету кадров в личное дело не помещают.
Лицевые счета рабочих и служащих группируют в самостоятельные дела в пределах года и
располагают по алфавиту.
Документы подведомственных организаций (планы, отчеты, сводки, обзоры, справки, докладные записки и т.п.), поступающие в вышестоящие организации, группируются, как правило, в самостоятельные дела по каждой организации.
4.ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ.
Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
после окончания календарного года, в котором они были заведены, подлежат оформлению для
подготовке их к передаче в ведомственный архив.
Если в организации существует ведомственный архив, то оформление дел проводится работниками службы делопроизводства организации и структурных подразделений при методической помощи и под контролем ведомственного архива.
В зависимости от срока хранения дел проводится их полное или частичное оформление.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по
личному составу ( 75 лет).
Полное оформление предусматривает:
1) Подшивку или переплет дела;
2) Нумерацию листов в деле;
3) Составление заверительной надписи;
4) При необходимости, составление внутренней описи;
5) Оформление обложки дела (вынесение названия организации, даты дела, заголовка дела и т.д.);
Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению, т.е. дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, заверительные надписи не составлять;
1) Подшивка (переплет) дела.
Документы, сформированные в дело, подшиваются в твердую обложку в четыре прокола
суровыми нитками или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех
документов, дат, виз и резолюций на них.
Предварительно перед подшивкой проверяется целостность листов, при необходимости
подклеиваются, подрезаются поврежденные листы. Документы нестандартного формата складываются так, чтобы его можно было свободно развернуть.
При подшивке в начале и в конце дела прикладываются чистые листы бумаги. Металлические скрепки, булавки во избежание порчи документов из дел удаляются. Для прочности подшивки дела в скоросшиватель используется картонная планка шириной11-13 мм (приложение
1, рис1). Подшиваются документы за левую кромку поля, не задевая текста. Если текст расположен слишком близко к левой кромке поля, то такой лист наращивается. Если это невозможно
из-за двухстороннего расположения текста, то лист переворачивается на 90 градусов и подшивается за верхний край.
При наличии в деле особо ценных документов, а также невостребованных личных документов (трудовых книжек, паспортов и др.) эти документы вкладываются в конверт, который
подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов на них составляется
отдельная внутренняя опись.
Если дело представляет собой книгу или журнал, где документы сброшюрованы из листов
бумаги А3, А4, А5, сложенных пополам, то такая книга или журнал подшивается внутри дела,
проколы делаются через середину (приложение 1, рис2).
Если в деле большое количество листов (более 200), лучше подшивку производить за верхнюю и нижнюю обложки. В этом случае планка не нужна.
В конце каждого дела подшиваются листы для заверительной надписи.
2) Нумерация листов.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами простым карандашом валовой нумерацией в
правом верхнем углу, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или
части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы,
представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом
верхнем углу.
Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, подшитый за середину,
подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями и т.п.)
нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы) то каждый из них нумеруется отдельно.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она
соответствует порядковому расположению листов в деле.
Перенумерация производится в случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации
листов дела. Старые номера зачеркиваются одной чертой и рядом ставится новый номер листа;
в конце дела ставится новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их ведомственным архивом к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов.
3) Составление заверительной надписи.
Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется
заверительная надпись дела. Заверительная надпись составляется для учета количества листов
в деле на отдельном листе-заверителе, в книгах -на оборотной стороне последнего чистого листа (или подклеивается чистый лист), в картотеках на отдельном чистом листе формата карточки. Заверительная надпись составляется по установленной форме (приложение 2). Запрещается
выносить заверительную надпись на обложку дела или на чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за
верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела.
В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество пронумерованных
листов дела и отдельно через знак «плюс» количество листов внутренней описи (при ее наличии).
В заверительной надписи оговариваются следующие особенности нумерации документов
дела:
- наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров;
- номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет;
- номера крупноформатных листов;
- номера конвертов с вложениями и количество вложенных в него листов;
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи,
должности и даты составления.
Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных
документов копиями, присоединение новых документов и т.д.) отмечаются в заверительной
надписи со ссылкой на соответствующий акт.
Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10
лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные,
личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении
ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения и т.д.). составляется
внутренняя опись документов дела.
Внутреннюю опись необходимо также составлять в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидности документов, заголовки которых не
раскрывают конкретное содержание документов.
Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется инструкцией
по ведению делопроизводства в организации, а также специальными инструкциями и положениями.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе с указанием порядковых номеров дел,
их индексов, даты, заголовков и номеров листов дел, на которых расположен каждый документ.
К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в ее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи,
должности и даты составления описи.
Если дело переплетено или подшито без внутренней описи документов, то составленная по
установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
4) Оформление обложки дела.
На обложке дела указывается:
- наименование организации и ее непосредственная подчиненность;
- наименование структурного подразделения;
- индекс дела;
- заголовок дела;
- аннотация к документам (для ОЦД);
- дата дела;
- количество листов в деле;
- срок хранения дела;
- архивный шифр;
При оформлении обложки дел наименование организации указывается полностью, в имени
тельном падеже, с указанием полного наименования организации, которой она непосредственно
подчинена (также в именительном падеже) (приложение 3). Если организация или вышестоящая организация имеют официально-принятые сокращенные наименования, то они указываются в скобках после полного наименования.
При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (структурное подразделение), на обложке дописывается новое наименование этой организации или организации-преемника (структурного подразделения), а прежнее заключается в скобках.
Заголовок дела переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения и уточнения (проставляются номера приказов, протоколов и т.п.).
В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома
(части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).
В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность
документов в заголовке не оговаривается.
. Подписи на обложках дел следует производить четко, светостойкими чернилами, наклеивать
на обложку дела листок с напечатанным текстом названия организации запрещается
5) Даты дела.
На обложке дела обязательно указывается дата дела – год(ы) заведения и окончания дела в
делопроизводстве.
Если в дело включены документы (например, приложения и т.п.), дата которых не совпадает с датой дела, то под датой с новой строчки делается об этом запись: «В деле имеются документы за … год».
В таких документах, как планы, отчеты, даты не выносятся, т.к. они отражены в заголовке
дел, например: бухгалтерский отчет за 1991 г., план работы колледжа на 1991 г.
Датой дел, содержащих распорядительную, творческую и иную документацию (доклады,
письма, стенограммы и т.д.), для которой точная датировка имеет важное значение, а также для
дел, состоящих из нескольких томов, являются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
В журнале приказов, распоряжений и т.п. датой будут точные календарные даты первой и
последней записи в журнале. Протоколы заседаний –даты первого и последнего протоколов.
При обозначении даты сначала ставится число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами, например: 9 мая 1945 г..
При обозначении даты документа допускается ее сокращенное цифровое написание, в том
случае если это не приводит к неоднозначности толкования даты, например: 09.05.45..
Если дата документа или отдельные ее элементы определяются приблизительно, на основании анализа содержания документа, то пределы колебания оговариваются, а дата или отдельные ее элементы заключаются в квадратные скобки. Полные или отдельные ее элементы, не абсолютно достоверные, сопровождаются вопросительным знаком (например: [не ранее апреля
1961 г.]; [не ранее апреля-не позднее мая 1940 г.]; [не ранее25] июня 1958 г.; 15 [января] 1964 г.;
26 августа [1980 г.]; [22 сентября 1952 г.?].
Обязательными реквизитами обложки дела является указание количества листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и срока хранения дела (на делах
постоянного хранения пишется: “Хранить постоянно”), который переносится на обложку дела
из соответствующей номенклатуры дел организации после сверки его по ведомственному перечню документов с указанием сроков их хранения.
Приложение 1
3
4
5
2
1
6
Рис.1
Рис.2
Приложение 2
Лист-заверитель дела №_________________________
В деле подшито (вложено) и пронумеровано________________________________листа(ов)
(цифрами и прописью)
в том числе: литерные листы_____________________________________________________;
пропущенные номера__________________________________________+ листов внутренней
описи___________________________________________________________________________
Особенности физического состояния и формирования
дела
1
Наименование должности лица,
составившего заверительную надпись
Номера листов
2
подпись
Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210-297 мм)
Приложение 3
Профессионально-техническая школа № 15
Департамент образования Восточно-Казахстанской области
г.Усть-Каменогорск
Восточно-Казахстанская область
Бухгалтерия
Приказы по основной деятельности
Начато: 3 января 2000 г.
Окончено: 29 декабря 2000 г.
ФОНД__________
ОПИСЬ__________
ДЕЛО___________
На 225 листах
Срок хранения: постоянно
Список использованной литературы:
1. Основные правила документирования и управления документацией в объединениях (предприятиях), учреждениях и организациях всех организационно-правовых форм Республики
Казахстан. (Алма-Ата, 1992 г.);
2. Основные правила работы ведомственных архивов. (Москва, 1986г.);
3. Справочник по делопроизводству и основам работы на компьютере. (Москва - СанПетербург, 1997 г.);
4. Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия.(Москва, 1999 г.);
5. Обучение секретарскому делу.(Москва, 1989 г.);