документным фондом - Институт развития образования

ГАОУ ДПО СО «Институт развития образования»
Библиотечно-информационный центр
Теоретические подходы к
пониманию документного
фонда
2011
Понятийный аппарат

Информационные
ресурсы
организованных для эффективного
информации.
совокупность
данных,
получения достоверной
(ГОСТ 7.0-99 «Информационно-библиотечная деятельность, библиография.
Термины и определения»)


Документные ресурсы - вид информационных ресурсов,
представляющий совокупность отдельных документов, массивов
документов в информационных системах.
(ГОСТ 7.0-99 «Информационно-библиотечная деятельность, библиография.
Термины и определения»)
Документ - материальный носитель с зафиксированной на нем в
любой форме информацией в виде текста, звукозаписи,
изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты,
позволяющие его идентифицировать, и предназначен для
передачи во времени и в пространстве в целях общественного
использования и хранения.
(ФЗ от 29 декабря 1994 г. N 77-ФЗ
«Об обязательном экземпляре документов» с изм. от 11 июля 2011г.)
Понятийный аппарат
Документный
ресурс
(по Ю.Н.Столярову)
Документный
поток
Первичный
документопоток
Документные
массивы
Вторичный
документопоток
Понятийный аппарат

Документный поток - организованное множество
документов
(первичных
и/или
вторичных),
функционирующих (создаваемых, распространяемых и
используемых) в социальной среде.
(Кушнаренко Н.Н. Документоведение : учеб. –
Киев : Знания, 2000. – С.133.)

Первичный документопоток – это направленное
движение в пространстве и во времени первичных
документов, являющихся непосредственным результатом
профессиональной
деятельности
создателей
информации.
(Морева О.Н. Документные фонды библиотек и
информационных служб. – СПб. : Профессия, 2010. – С.12.)

Вторичный
документопоток
является
библиографической моделью первичного документного
потока и позволяет распознавать связи между
документами первичного потока.
(Морева О.Н. Документные фонды библиотек и
информационных служб. – СПб. : Профессия, 2010. – С.13.)
Понятийный аппарат


Документные массивы – это определенные
неизменные во времени множества документов,
организованные как единое целое, сохраняемые
в некотором ограниченном пространстве для
последующего использования.
Высокоорганизованный, жестко упорядоченный
документный
ресурс
принято
называть
документным фондом.
(Морева О.Н. Документные фонды библиотек и
информационных служб. – СПб. : Профессия, 2010. – С.13.)
Понятийный аппарат

Библиотечный
фонд
совокупность
документов различного назначения и статуса,
организационно и функционально связанных
между
собой,
подлежащих
учету,
комплектованию, хранению и использованию в
целях библиотечного обслуживания населения.
(ФЗ от 29 декабря 1994 г. № 78-ФЗ
«О библиотечном деле» с изм. от 27 декабря 2009 г.)

Библиотечный
фонд
упорядоченная
совокупность
документов,
формируемая
библиотекой для хранения и предоставления во
временное пользование читателям и абонентам.
(Инструкция об учете библиотечного фонда :
прил. к приказу Минкультуры России от 02.12.98 г. № 590)
Понятие и признаки документного фонда

Документный фонд – это
систематизированное
собрание
документов,
формируемое
в
соответствии
с
целями
владельца
и
предназначенное
для
удовлетворения каких-либо
информационных
потребностей.
(Морева О.Н. Документные фонды
библиотек и информационных служб. –
СПб. : Профессия, 2010. – С.18.)
Признаки
документного фонда
Наличие
множества документов
Упорядоченность
документов
Целенаправленность
и профильность фонда
Готовность
к использованию
Свойства документного фонда (ДФ)
Свойства
ДФ
Информативность
Обновляемость,
динамичность,
открытость
Целостность
Самоорганизация,
гибкость,
эластичность
Стохастичность
(вероятностный
характер)
Управляемость,
регулируемость
Статичность,
устойчивость
Надежность
Полнота
охвата документов
по профилю ДФ
Доступность
Безотказность
функционирования
Долговечность
Ремонтопригодность
Функции документного фонда




кумулятивная
–
собирание,
сосредоточение, накапливание документов
в фонде;
мемориальная
–
функции
памяти,
сохранения документов и информации;
утилитарная – функция использования,
выдачи документов из фонда;
информативная
–
функция
предоставления
информации
из
документов.
Структура документного фонда
1-й уровень
2-й уровень
3-й уровень
4-й уровень
При проектировании структуры ДФ
необходимо учитывать следующие
факторы:

Видовой состав документов

Структура информационных запросов
потребителей

Особенности контингента пользователей

Формы информационного обслуживания

Планировка помещений
Взаимосвязи документного фонда в
системе библиотеки
Документный фонд
Справочно-поисковый
аппарат
Пользователи
Материально-техническая
база
Персонал
Моделирование
документного фонда
Понятийный аппарат
Моделирование документного фонда – это
установление параметров и воспроизведение
строения
фонда
с
целью
изучения,
экспериментирования,
прогнозирования
и
оптимизации его состава.
Целью технологического процесса моделирования
является
определение
границ
фонда,
его
характеристик,
параметров,
касающихся
его
профиля, объема, структуры, оптимальных для
данного фонда в данных условиях
Конечным результатом процесса моделирования
являются модели документного фонда, всесторонне
отражающие желаемое состояние данного фонда.
Понятийный аппарат

Модель документного фонда – его
идеальный условный образ, отражающий
реальное или желаемое состояние фонда
в виде словесного описания, схемы,
статистического показателя, норматива,
библиографического указателя и в других
формах.
Модель библиотечного фонда

Модель БФ
организации
является
основой
его

Модель БФ – ориентир для принятия
управленческих решений
Технология и принципы формирования
библиотечного фонда
1. Моделирование
7. Использование
6. Хранение
2. Комплектование
8. Управление
5. Размещение и расстановка
в фондохранилище
на полках/по отделам
3. Учет
4. Обработка
научная и техническая
Блок-схема технологического цикла формирования БФ
Основные
параметры
библиотечного
фонда, отражаемые в модели









Функциональный
Читательская ориентация
Тематический
Документно-типологический
Документно-видовой
Языковой
Хронологический
Географический
Количественный
Общий алгоритм процесса моделирования
1.
Сбор и анализ исходной информации
2.
Составление проектов моделей
3.
Обсуждение моделей
4.
Утверждение моделей
5.
Текущая актуализация моделей
Виды моделей документного фонда
По целевому назначению выделяют:


Реальные модели (модели-копии)
Идеальные модели (модели-образцы)
Виды и
фонда
типы
моделей
Виды моделей БФ:
Модель-копия
(на
основе
библиотечного
состава
уже
сформированного БФ)
Модель-образец (прогнозирование развития БФ).
Типы моделей БФ:
Описательные,
макетные,
библиографические,
математические,
тематико-типологические.
Виды моделей документного фонда
По способу представления
характеристик фонда выделяют:




описательные (вербальные) модели;
библиографические
(документографические) модели;
тематико-типологические (структурные)
модели;
количественные (математические)
модели.
Хранение документного
фонда
Нормативное регулирование обеспечения
сохранности документного фонда
Целью
процесса
хранения
является
обеспечение
сохранности
документного
фонда.
Сохранность документного фонда становится
конечным результатом процесса хранения.
Нормативное регулирование обеспечения
сохранности документного фонда
Сохранность документа – это состояние документа,
при котором он удерживает свои эксплуатационные
свойства, характеризующие его пригодность для
использования и постоянного хранения.
(ГОСТ 7.48-2002 «Консервация документов»)
К эксплуатационным свойствам документа
относятся:
прочность;
эластичность;
износостойкость;
светоостойкость;
биостойкость;
договечность.
Нормативное регулирование обеспечения
сохранности документного фонда
Однако
сохранность
документного
фонда
предусматривает и обеспечение наличия документа
в фонде, контроль за его местонахождением, защиту
от хищений.
Процесс
«Работа по сохранности
документного фонда»
Подпроцесс
«Консервация документов»
Подпроцесс
«Охрана документов от
хищений и порчи»
Нормативно-регламентирующие документы,
регулирующие деятельность по сохранности
библиотечных фондов
•Технические регламенты;
•межгосударственные и национальные стандарты;
•нормы и правила
- строительные;
- пожарной безопасности;
- санитарно-эпидемиологические.
Нормативно-регламентирующие документы,
регулирующие деятельность по сохранности
библиотечных фондов
Технические регламенты
Согласно
закону
РФ
«О
техническом
регулировании» №160-ФЗ: технический регламент –
это
документ,
который
устанавливает
обязательные для применения и исполнения
требования
к
объектам
технического
регулирования.
Технические
регламенты
являются
главными
нормативно-регламентирующими
документами.
Требования,
закрепленные
в
технических
регламентах, выполняются через стандарты.
Нормативно-регламентирующие документы,
регулирующие деятельность по сохранности
библиотечных фондов
Межгосударственные и национальные стандарты
Стандарт
документ,
в
котором
в
целях
добровольного использования устанавливаются
правила
осуществления
и
характеристики
процессов проектирования, строительства, монтажа,
наладки, эксплуатации, хранения.
В деятельности по сохранности БФ используется
система стандартов по информации, библиотечному и
издательскому делу (СИБИД).
Нормативно-регламентирующие документы,
регулирующие деятельность по сохранности
библиотечных фондов
Строительные нормы и правила устанавливают обязательные
требования, определяющие цели, которые должны быть достигнуты,
и принципы, которыми необходимо руководствоваться в процессе
создания строительной продукции.
Нормы и правила пожарной безопасности устанавливают
требования
пожарной
безопасности,
обязательные
для
применения и исполнения … организациями, независимо от их
организационно-правовых форм и форм собственности, их
должностными лицами … в целях защиты жизни и здоровья граждан,
… государственного или муниципального имущества, охраны
окружающей среды.
Санитарно-эпидемиологические правила и нормы устанавливают
требования по обеспечению … благоприятных условий труда
[человека], его обучения …; оптимально и предельно допустимые
уровни влияния на организм человека факторов среды его обитания
[и т.д.].
Факторы обеспечения безопасности библиотечного
здания и библиотечного фонда
№
п/п
Факторы обеспечения
безопасности
Библиотечное здание
Библиотечный фонд
1
Управленческие факторы
Организационно-техническая
документация (описание систем,
паспорт безопасности здания,
технический паспорт здания и т.п. );
система и структура управления
зданием (службы, специалисты)
Организационно-техническая
документация (положения,
инструкции и т.п.), система и
структура управления БФ
(службы, специалисты,
коллегиальные органы)
2
Организационные факторы
Комплекс мер и мероприятий по
обеспечению функционирования
здания (поддержание систем, ремонт
зданий и т.п.)
Комплекс мер и мероприятий по
обеспечению сохранности фондов
(учет, использования,
копирование и т.п.)
3
Социальные факторы
Внутренние: персонал, посетители.
Внешние: жители населенного пункта
- // -
4
Технологические факторы
Технология оценки состояния здания,
систем и сетей инженернотехнического обеспечения
Технологии процессов
формирования фондов,
обеспечения сохранности фондов
5
Технические факторы
Помещения, сети и системы
инженерно-технического обеспечения
Помещения, сети и системы
инженерно-технического
обеспечения, оборудование
6
Экологические факторы
Сертификационные строительные
материалы, инженерное оборудование
- // -