Тема 15. Проблема выбора и оптимизации аппаратно-программных комплексов и эффективность документооборота Автоматизация документооборота необходима для формирования целостной картины происходящего на предприятии слаженной работы всех подразделений улучшения качества обслуживания клиентов эффективного использования людских, коммуникационных, инвестиционных и других производственных ресурсов Типовая система документооборота может включать в себя автоматизацию следующих функций Ведение справочника фирмы. База приказов и распоряжений служит для хранения внутренней нормативно-распорядительной информации. Контроль поручений позволяет руководителям подразделений отдавать поручения сотрудникам и эффективно контролировать их выполнение. База внешних контактов организуется для ведения справочника организаций-контрагентов, с которыми ведется деловая переписка. База юридических документов может хранить юридические и другие нормативные акты. База новостей – централизованное хранилище данных по интересующей организацию тематике. Внедрение системы: обеспечит слаженную работу всех подразделений; упростит работу с документами, повысит ее эффективность; повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов; повысит оперативность доступа к информации; позволит разграничить права доступа сотрудников к информации. Требования к СУД Система управления документооборотом и архивирования должна использовать технические и базовые программные средства, используемые в организации (сохранить ранние инвестиции). В случае разработки не российскими производителями, система должна иметь хорошую поддержку в России. Система управления документооборотом, содержит в себе формализованную организационно-штатную структуру организации, порождает и сопровождает документ, обеспечивает его упорядоченное сохранение, доступ к нему, маршрутизацию документов, работ и ресурсов, обеспечивает контроль исполнительской дисциплины. Требования к СУД Доступ в систему управления документооборотом должен осуществляться на основе ролевого признака. Роль - набор элементарных бизнесфункций, выполняемых сотрудником. Фактически, роль - это детально формализованная должностная инструкция. Документ, поступающий в систему, должен быть маршрутизирован (направлен) к исполнителям с помощью системы маршрутизации (work flow). Требования к СУД Документооборот сочетает в себе традиционное делопроизводство и безбумажные технологии работы с документами. Документ в системе документооборота должен атрибутироваться в учетной карточке, в которую заносят тип, дату создания и изменения, автора, категорию учета, ключевые слова, краткое содержание, а также иную информацию, включаемую по желанию пользователя. Требования к СУД Система управления документооборотом в сочетании с архивной системой должна поддерживать полнотекстовый поиск, учитывающий морфологию русского языка. Система управления документооборотом должна быть совместима с используемыми в организации программными и аппаратными средствами. Наряду с транспортной средой, организующей информационное взаимодействие различных подразделений организации и обеспечивающей совместную работу различных технических и программных средств, необходимо спроектировать и реализовать систему обращения документов как в отдельно взятом предприятии, так и в корпорации (отрасли) в целом. Требования к СУД Проектируемая система должна обеспечивать документарное обеспечение работающих предприятий с учетом традиций организации, ее структуры и используемых технологий. Интерфейсные формы (экранная графика) должны быть просты, интуитивно понятны неподготовленному пользователю. Реализация системы управления документооборотом должна быть модифицируема силами эксплуатационного персонала. СЭД должна решать следующие задачи: документирование (подготовка, оформление, согласование, утверждение и выпуск документов); обеспечение документооборота организации (регистрация и движение документов и их проектов, контроль исполнения поручений по обработке документов, списание в дело и поиск документов); архивное хранение (обеспечение поиска, выполнение правил хранения, использования и уничтожения архивных документов). При анализе тех или иных АИС ДОУ нужно не упускать из поля зрения следующее: учитывает ли система технологии ведения делопроизводства и документооборота, принятые на предприятии; поддерживает ли оборот документов, представленных как в бумажной, так и в электронной форме; обладает ли достаточной функциональной полнотой; имеет ли приемлемые эксплуатационные характеристики. Требования к фирмеразработчике: давно ли и достаточно ли глубоко она специализируется в данной предметной области; сколько ее систем успешно эксплуатируется и каковы отзывы клиентов; достаточно ли развиты каналы сопровождения системы ("горячая линия", консультации, как в офисе фирмы, так и выездные, службы внедрения и т. д.); каковы перспективы развития продукта. Критерии оценки АИС ДОУ Учет технологии ведения делопроизводства, документооборота и управления предприятием; Поддержка бумажного и электронного документооборота; Функциональная полнота системы; Эксплуатационные характеристики; АИС ДОУ должна обеспечивать выполнение таких основных функций, как регистрация входящей, исходящей и внутренней документации; направление документов исполнителям вместе с поручениями по ним и контроль за ходом исполнения поручений; списание документов в дело; передача дел в архив предприятия и ведение архива; рассылка исходящей корреспонденции; подготовка проектов документов и поручений и проведение процедур их согласования и утверждения; поиск по любому сочетанию параметров и выдача разнообразных сводок и отчетов Качества системы, влияющие на эксплуатационные характеристики: простота ввода в действие; масштабируемость; разграничение доступа пользователей и обеспечение защиты от несанкционированного обращения к документам и функциям системы; важность протоколирования работы; адаптируемость; наличие механизмов администрирования и обеспечения надежности. АИС ДОУ, представленные на российском рынке системы, разработанные российскими фирмами на базе промышленных СУБД («Дело» компании "Электронные офисные системы", LanDocs от ЛАНИТ, OPTIMA-WorkFlow производства «Оптимы», «Кодекс» Центра компьютерных разработок, «Золушка» Научно-технологического центра Института развития Москвы и др.); русифицированные версии популярных западных продуктов (Documentum 4i компании Documentum, DOCS Open фирмы Hummindbird, Lotus Domino/Notes корпорации IBM, DocuLive концерна Siemens и т. д.); системы, созданные российскими фирмами на платформе Lotus Notes (CompanyMedia компании «Интер-Траст», «БОСС-Референт» фирмы «Ай-Ти», «Эскадо» от «Интерпроком ЛАН» и др.).