Электронный архив документов

Оцифровка документов с
помощью программных
продуктов
ABBYY
Завалены кипами бумаг?
Выход – оцифровка документов!
Программные продукты компании ABBYY
для решения проблемы:
Задача массового ввода данных
Ввод и хранение: ручной вариант
 Ручной труд по вводу данных
 Хранение данных без привязки к фото-копии документа
 Большие затраты на хранение и поиск документов
 Качество введенных данных зависит от квалификации оператора
Ввод и хранение: автоматизированный вариант
 Автоматизированный ввод данных и копий документов в СЭД, ЭА
 В одном потоке документы + данные
 Доступ к данным и копиям документов: быстрый, удаленный,
одновременный
 Минимизация «человеческого фактора»
ABBYY Recognition Server и ABBYY FlexiCapture могут
обрабатывать и извлекать и систематизировать данные из
любых типов документов в любую базу данных.
Удостоверения личности
Платежные поручения
Анкеты, заявления, опросные листы,
заполненные от руки
Счета-фактуры, счета.
Входящая корреспонденция – письма, договора и т.д.
Интерфейс верификации данных
Печатный текст
Рукописный текст
ABBYY Recognition Server
Распознавание и преобразование PDF-документов
 для архивации
 управления документами
 систем управления знаниями
Хранилище
Recognition Server
Точное сохранение изначального
вида документа
Изображение
Редактируемый текст
Масштабируется для любого объема документов
Гибкая настройка входных
и выходных данных
Просто использовать —
дистанционно
Интернет
Почтовый
клиент
Браузер
API для интеграции с любыми системами
Системы управления
корпоративными
знаниями
Системы электронного
документооборота
Системы на базе
SharePoint
Архивы
Внедрение системы потокового ввода
данных и обработки документов компании
ABBYY на примере ОАО «Альфа-Банк»
География решения
 Более 200 точек создания электронных образов документов
 Более 600 пользователей комплекса по всей стране
 Доступ пользователей к БД документов в режиме реального времени 7 дней в неделю
Электронный архив. Результаты проекта.
Схема процесса
Доставка в центр
сканирования
Оригиналы документов
Распознавание
Сканирование
документов
ABBYY
Верификация
Импорт Эл. копий
документов
Верификация
Пользователи электронного архива документов
FormReader 6.5
Enterprise Edition
Экспорт документов из
ABBYY в IBM DB2 CM
IBM DB2
Content Manager
Электронный архив
документов
Корректировка
Электронный архив документов
До….
Архив документов
Пересылка документов в
центральный офис Банка из
региональных отделений Банка
7 дней
Разбор документов, составление
описей, регистрация, передача на
хранение
8-40 дней
Каталогизация документов, и
осуществление архивного
хранения
40-60 дней
После…
Пересылка документов в
центральный офис Банка из
региональных отделений Банка
7 дней
Разбор документов, создание
электронных копий документов,
экспорт в ЭАД, каталогизация дел
для архивного хранения.
7-14 дней
Осуществление архивного
хранения.
Электронный архив документов
Поиск \ Предоставление копий документов
Составление запросов-нарядов
на предоставление копий
документов. Отправка сводного
запроса на электронную почту
службы Архива Банка.
До 1го дня
Самостоятельный поиск
документов клиентов в в ЭАД
Банка. Печать требуемых копий
документов.
Режим:
В режиме реального времени
Поиск документов в Архиве Банка,
создание копий, отправка копий
документов запросившему
сотруднику.
20 минут.
Режим 8 на 5 MSK
После…
Повторное размещение документов
в Архив в соответствии с реестром
До…
1 день
Автоматизация кредитного процесса.
Принятие решение о выдаче кредита
До…
Пересылка анкеты-заявления из
региональных отделений Банка в
точку обработки.
1-7 дней
Разбор документов, выполнение
проверок, ввод данных, отправка
документов обратно в случае
неполноты или некорректности
представленных данных,
определение кода продута.
7-15 дней
Выполнение проверок,
принятие решения о выдачи
кредита, оформление выдачи
кредита, подтверждение
дохода
15-30 дней
Автоматизация кредитного процесса.
Принятие решение о выдаче кредита
Сканирование и пересылка анкетызаявления на получение кредита в
Центр обработки.
15 минут
Распознавание данных, ввод,
выполнение необходимых
проверок, подтверждение дохода,
автоматическое определение
продукта.
2 часа
После…
Выполнение проверок,
принятие решения о
выдачи кредита,
оформление выдачи
кредита.
до 3 дней
Электронный архив. Результаты проекта.
Сокращение временных затрат на работу с документами
100%
100%
100%
27%
4%
Время размещения документов в
архив
Время поиска документов в архиве
3%
Время предоставления копии
документа из архива
Автоматизация кредитного процесса
Стоимость процесса обработки кредитных заявок
100%
100%
100%
63%
60%
59%
41%
40%
37%
2007
2008
Стоимость содержания кредитного процесса при старой технологии
Стоимость содержания кредитного процесса при новой технологии
Экономия
2009
Федеральная налоговая служба
Российской Федерации.
«…Специализированный программно-технический комплекс
автоматизированного ввода документов сложной
структуры снизил остроту проблему ввода и обработки
больших объемов данных.
Технологии от ABBYY открывают принципиально новые
возможности для федеральных органов налоговой полиции
по вводу и обработке больших объёмов документов…»
Министерство образования
Российской Федерации
«…Обработка более 5 000 000 бланков Единого
Государственного Экзамена с 800 пунктов приема экзамена по
РФ в течение 15 дней…»
Федеральное управление по
техническому регулированию и
метрологии.
Только за один первый год выполнения проекта было
распознано, загружено в базу данных и переведено с
помощью словаря ABBYY Lingvo около 2900 российских и
более 1400 международных стандартов общим объёмом около
90 тысяч страниц.
Киевская городская администрация.
Главный информационновычислительный центр
«…Автоматизация прошла для нас
максимально безболезненно.
Система ABBYY FormReader легко
интегрировалась в существующую в
ГИВЦ КГА информационную систему...
…Благодаря системе проверки
контрольных сумм, появилась
возможность быстрой и удобной
проверки неверно заполненных
квитанций (48%), исключение
человеческого фактора при
обработке документов…»
Пенсионный фонд Российской
Федерации
«…Гигантский объём – около 150 000 000 бланков по закону
должен быть обработан за 2 первых месяца года.
…Машинистка в среднем делает 1-2 ошибки в каждой анкете, и
тратит 3-5 минут на её ввод. ABBYY FormReader делает 1-2
ошибки на 100 анкет (т.е. в 50-100 раз меньше, чем
профессиональная машинистка) и вводит одну анкету за 13
секунд…»
Департамент Здравоохранения
г. Москвы. Отдел мониторинга
здоровья населения.
«…Для обработки результатов диспансеризации почти 2 000 000
человек (более 100 информационных показателей)
используется только сервер сканирования, сервер распознавания,
сканер и 11 рабочих мест для верификации. Подобная
комплектация, по оценкам ОМЗН, позволяет обрабатывать
до
10 000 карт в день…»
Предприятие теплоснабжения
Kauno energija, Литва.
«…Каждый месяц работникам предприятия приходится
обрабатывать более чем 10 000 двусторонних бланков.
Причем ввод документов должен проводиться в ограниченное
время - в течение одной недели.
Ранее ручной ввод данных с бланков не только занимал
недопустимо много времени, но подчас приводил и к ошибкам. В
настоящее время использование ABBYY FormReader обеспечивает
АО «Kauno energija» возможность вовремя, без каких-либо
задержек, предоставлять клиентам все финансовые документы,
необходимые для своевременной оплаты оказываемых услуг…»
Успешные проекты ABBYY:

Московский индустриальный
банк
«…Благодаря системе ABBYY FlexiCapture, скорость ввода
платёжных документов увеличилась в 8 раз, значительно
улучшилось качество экспортируемых данных.
Затраты на обработку платёжных поручений сократились
минимум в 3 раза…»
Уральский банк
реконструкции и развития
«…Система автоматизированного ввода форм от ABBYY
позволила УБРР вводить клиентские данные (6-ти
страничная рукописная форма) за 2-3 минуты. Далее
информация передаются в скоринговую систему. Благодаря
ABBYY в УБРР можно теперь оформить кредит всего за 15
минут – в 3 раза быстрее, чем раньше!...»
Банк Москвы
«…С момента установки в наших отделениях программных
продуктов ABBYY прошло не так уж много времени, но уже
сейчас можно говорить, что выросла производительность, на
порядок снизились затраты.
Поэтому мы можем говорить, что от сотрудничества с
компанией ABBYY выиграл не только банк, но и все наши
клиенты…»
Внешторгбанк
«…С установкой системы ABBYY FlexiCapture заметно
повысилась эффективность обслуживания юридических лиц.
Система позволяет быстро и качественно контролировать
большее количество платежей. Способ обработки очень
прост. Кроме того, операционисты тратят гораздо меньше
времени на проведение платежей, что позволяет им уделять
больше времени клиенту…»
Сбербанк РФ
«… Для ввода наиболее типичных документов используются
сканеры и ПО компании ABBYY – FlexiCapture. Ежедневно
вводится более 10 000 документов, а общий объём превышает
несколько десятков миллионов документов. Поставки
FlexiCapture в учреждения Сбербанка были начаты ещё в
начале 1998 года, и сегодня уже 350 рабочих мест программы
FlexiCapture установлено более чем в 50 регионах России.
В результате использования FlexiCapture не только
значительно возросла скорость ввода документов, но,
благодаря правилам автоматического контроля, исчезли
ошибки ввода, что особенно важно при работе с денежными
документами…»
ING Bank (EMEA)
«…Благодаря высокой точности и скорости работы системы
ABBYY FormReader, у банка появилась возможность сделать
ввод данных быстрой и удобной процедурой.
Использование ABBYY FormReader предоставило клиентам
банка возможность быстро получить необходимый сервис, а
самому ING Банку значительно снизить расходы, связанные
с эмиссией карт, ведь для ввода данных были задействованы
лишь сканер и пара сотрудников…»
СПАСИБО!

ABBYY Россия
http://www.abbyy.ru