Потоковый ввод документов

Системы потокового ввода
документов и данных.
Обработка первичных
бухгалтерских документов.
Ольга Морозова
Управляющий по корпоративным проектам
ABBYY Россия
Группа компаний ABBYY
ABBYY Headquarters/ ABBYY Russia
Moscow
ABBYY Europe UK
Fremont
ABBYY USA
ABBYY Europe GmbH
Munich, Germany
ABBYY Ukraine
Kiev
ABBYY Japan
Tokio
Головной офис ABBYY
(Россия, Москва)
ABBYY Europe UK
(Великобритания, Бишопс Стортфорд)
ABBYY USA
(США, Фримонт, Калифорния)
ABBYY Украина
(Украина, Киев)
ABBYY Europe
(Германия, Мюнхен)
ABBYY Россия
(Москва)
ABBYY Japan
(Япония, Токио)
ABBYY российские программы с мировым именем
Продукты ABBYY
5 основных линеек продуктов ABBYY
ABBYY FineReader OCR
ABBYY FlexiCapture/FormReader
ABBYY Recognition Server
Продукты для разработчиков (SDK)
ABBYY Lingvo
20 миллионов человек используют продукты
ABBYY во всем мире.*
5 миллионов россиян используют электронные
словари ABBYY Lingvo*
*(согласно внутренним исследованиям)
ABBYY российские программы с мировым именем
Задача массового ввода данных
Ввод и хранение: ручной вариант
 ручной труд по вводу данных
 хранение данных без привязки к фото-копии документа
 большие затраты на хранение и поиск документов
Ввод и хранение: автоматизированный вариант
 автоматизированный ввод данных и копий документов в
СЭД, ЭА
 в одном потоке документы+данные
 доступ к данным и копиям документов: быстрый, удаленный,
одновременный
 в несколько раз более эффективное решение по сравнению с
ручным вводом
ABBYY российские программы с мировым именем
Виды документов с точки зрения их ввода



Структурированные документы – формы
Слабоструктурированные документы – гибкие формы
Неструктурированные документы
ABBYY российские программы с мировым именем
Структурированные документы - формы
Формы с фиксированной
разметкой
(т.н. «машиночитаемые»):





для сбора данных
совпадают на просвет
заполняются от руки
Примеры:




заявления
обращения
жалобы
анкеты
ABBYY российские программы с мировым именем
Слабо-структурированные документы

Гибкие формы:




представлены данные и текст
одинаковые данные, разное
расположение
разные источники
Примеры:





приказы и распоряжения
служебные записки
счета-фактуры
платежные поручения
акты выполненных работ
ABBYY российские программы с мировым именем
Неструктурированные документы

Текстовые документы:


изображения и полный текст
для электронных архивов и
систем документооборота
представлены данные и текст
Примеры:



договоры
письма
журнальные статьи
ABBYY российские программы с мировым именем
Потоковый ввод документов
ABBYY российские программы с мировым именем
Технологии ABBYY
для потокового ввода документов
Технологии ABBYY позволяют реализовать два
сценария потокового ввода документов:


индивидуальный
централизованный
ABBYY российские программы с мировым именем
Индивидуальный ввод документов



Функциональное решение, легкое в развертывании и использовании.
Возврат инвестиций до 1 года.
Идеально подходит для малого и среднего бизнеса,
рабочих групп и отделов
ABBYY российские программы с мировым именем
ABBYY FlexiCapture 8.0: общая точка входа
ABBYY российские программы с мировым именем
Централизованный ввод документов
ABBYY российские программы с мировым именем
Как работает Recognition Server 2.0


Процесс обработки (Workflow) - сценарий обработки документов, при
настройке которого задаются приоритеты выполнения,
входящая/исходящая папки, параметры обработки, расписание,
приоритеты.
Сервер осуществляет несколько процессов по обработке и распознаванию
одновременно.
ABBYY российские программы с мировым именем
Потоковый ввод документов средствами
ABBYY Recognition Server 2.0

Разделение документов по:




Количеству страниц
Пустым страницам
Штрих-кодам на страницах
Объединение нескольких файлов из
разных подпапок в один документ
ABBYY российские программы с мировым именем
ABBYY FormReader 6.5 Enterprise Edition
Удаленные точки сканирования
Центр обработки данных
ABBYY российские программы с мировым именем
Обработка первичной бухгалтерской
документации

Востребованность









Стоимость ручной обработки одного счета-фактуры или накладной –
25 - 200 рублей
Пиковое количество документов в конце месяца приводит к «авралу»
Своевременная отчетность по НДС позволяет оставлять в бизнесе значительную
сумму денежных средств
Одновременно с документом бумажного архива может работать только один
сотрудник бухгалтерии
Невозможность оперативного поиска документов при запросах из налоговых
органов, большие трудозатраты на поиск
Обмен в электронном виде только с 15% поставщиков
20% компаний готовы отказаться от поставщика, если тот не предоставляет
документы своевременно
Риски утери документов
Автоматическая обработка – в 5 раз быстрее и дешевле!
ABBYY российские программы с мировым именем
Ввод счетов-фактур

Структура документов одинаковая, а размещение данных - разное
ABBYY российские программы с мировым именем
Как работает система?
Оператор помещает пачку
счетов-фактур в
автоподатчик сканера и
нажимает на кнопку
«Сканировать».
Дальше ABBYY FlexiCapture все
сделает автоматически:
отсканирует документы, определит
тип документа, выделит нужные
поля, распознает их и
проконтролирует правильность
заполнения.
ABBYY российские программы с мировым именем
Как работает система?
Документы подаются
оператору в
формализованном
виде для
окончательного
подтверждения
правильности ввода и
возможной
коррекции.
Остается нажать кнопку «Экспортировать», чтобы сохранить данные в
ERP или файл, а изображение в электронный архив.
ABBYY российские программы с мировым именем
Результаты в электронном виде
ABBYY российские программы с мировым именем
Эффективность: пример из жизни
Финансовый отдел компании обрабатывает входящие
счета-фактуры в количестве
500 штук в месяц (1-3 страницы)
 Ввод вручную требовал: 1 человек на полную занятость. «Аврал» в
конце месяца.

Ввод с ABBYY FlexiCapture: 1 человек менее чем на 1 неделю в
спокойном режиме.
ABBYY российские программы с мировым именем
Эффект использования системы

Увеличение скорости ввода «первички» -- в 5 раз

Сокращение количества ошибок и раннее обнаружение неверно
оформленных документов

Сокращение суммарных расходов на обработку первичных документов
более чем на 50%

Своевременная отчетность по НДС позволяет оставлять в бизнесе
значительную сумму денежных средств

Снижение риска претензий и штрафных санкций налоговых органов
благодаря автоматической проверке реквизитов организаций и описаний
номенклатур

Архив электронных образов позволит найти и распечатать нужные
документы за считанные секунды или предоставить электронные копии для
отчетности

Срок возврата инвестиций в ABBYY FlexiCapture составляет
от 3 до 6 месяцев
ABBYY российские программы с мировым именем
Обработка клиентских документов
Альфа-Банк
C помощью ABBYY FormReader ежемесячно обрабатывается
около 1,5 миллиона страниц клиентских документов.
Часть анкет розничного блока банка сканируется только
для размещения в архиве (IBM Content Manager).
Все сканирование таких анкет осуществляется в Москве в
едином центре ввода данных. Анкеты же, требующие
быстрой реакции сканируются в регионах и передаются в
виде изображений в центр обработки данных в Москве, где
происходит их дальнейшая обработка и по ним
принимается решение.
Кроме того, посредством ABBYY FormReader
осуществляется потоковый ввод клиентских досье и
расчетных документов корпоративного блока банка для
размещения их в электронном архиве.
ABBYY российские программы с мировым именем
Централизованный ввод документов
Проект «Одно окно» Правительства Москвы
C помощью ABBYY FormReader обрабатываются все
подаваемые гражданами обращения на получение
справок, сертификатов, лицензий, заключений и пр.
Реализация проекта предусматривает установку 573
рабочих мест.
Федеральная служба по финансовому мониторингу
C помощью ABBYY FormReader обрабатываются документы
финансовой отчетности, поступающие от подотчетных
организаций со всей России.
ABBYY российские программы с мировым именем
Спасибо за внимание!
Ольга Морозова
Управляющий по корпоративным проектам
ABBYY Россия
ABBYY российские программы с мировым именем