Tempus IB JEP_26239_2005 “ECDL for Ukrainian Administrators” Урок 1: Основные навыки Вы приобретете основные навыки работы с базами данных Ms Access 1 Базы данных Tempus IB JEP_26239_2005 “ECDL for Ukrainian Administrators” Введение Базы данных 2 Основное преимущество баз данных – хранение огромных объемов информации Осознание необходимости сохранения целостности этой информации Tempus IB JEP_26239_2005 “ECDL for Ukrainian Administrators” Сейчас Вы изучите Базы данных 3 Понятие базы данных - 10мин Понятие организации базы данных: таблицы, записи, поля, виды данных, свойства поля - 20мин Понятие первичного ключа - 5мин Понятие индексирования - 5мин Понятие цели связывания таблиц базы данных - 5мин Понятие необходимости ввода правил, для обеспечения достоверности связи таблиц - 2мин Запуск (завершение работы) программы управления базой данных - 8мин Открытие, вход в уже существующую (ранее созданную) базу данных - 5мин Tempus IB JEP_26239_2005 “ECDL for Ukrainian Administrators” Сейчас Вы изучите Базы данных 4 Создание новой базы данных Сохранение базы данных в заданном месте на диске Использование справочной системы Завершение работы с базой данных Изменение параметров просмотра таблиц, форм и отчетов Изменение режима отображения встроенной панели инструментов - 12мин - 5мин - 8мин - 2мин - 8мин - 5мин Tempus IB JEP_26239_2005 “ECDL for Ukrainian Administrators” Понятие базы данных Базы данных 5 База данных – это общее хранилище данных по определенной теме и соответствующих им объектов. Объекты базы данных – это таблицы, запросы, формы, отчеты и т.д. Одна база данных может включать в себя сотни объектов. Хранение информации в базе данных облегчает доступ к этой информации, ее поиск и извлечение. Tempus IB JEP_26239_2005 “ECDL for Ukrainian Administrators” Понятие организации базы данных: таблицы, записи, поля, виды данных, свойства поля Базы данных 6 Таблица – это объект, в котором непосредственно хранятся исходные данные, необходимые пользователю. В таблицах информация организована в виде записей (строк) и полей (столбцов) В каждом поле (столбце) хранятся данные одного определенного типа (текст, число, дата/время, счетчик, логическое выражение, гиперссылка и т.д.) и определенной длины. Поле имеет свое имя, которое указывает на хранящуюся в нем информацию. Каждая запись (строка) рассматривается как одно целое и содержит все поля таблицы. Tempus IB JEP_26239_2005 “ECDL for Ukrainian Administrators” Понятие организации базы данных: таблицы, записи, поля, виды данных, свойства поля Базы данных Имя поля Поле Запись 7 Tempus IB JEP_26239_2005 “ECDL for Ukrainian Administrators” Понятие первичного ключа Базы данных 8 Уникальное ключевое поле (первичный ключ) – это поле, информация в котором не может повторяться (чаще всего это счетчик). Установка первичного ключа позволяет сделать каждую запись в таблице уникальной. Каждая таблица должна содержать один или несколько первичных ключей. Это необходимо для сохранения целостности данных. Tempus IB JEP_26239_2005 “ECDL for Ukrainian Administrators” Понятие индексирования Базы данных 9 При помощи индексов ускоряется сортировка и поиск записей. Индексы таблиц Microsoft Access используются так же, как и предметные указатели в книгах: при поиске данных выполняется их поиск в индексе. Индексы можно создавать по одному или нескольким полям. Составные индексы позволяют пользователю различать записи, в которых первые поля могут иметь одинаковые значения. Tempus IB JEP_26239_2005 “ECDL for Ukrainian Administrators” Понятие цели связывания таблиц и необходимости ввода правил, для обеспечения достоверности Базы данных 10 В Access можно установить не только связи между таблицами, но и правила, которые также помогут поддерживать корректность связей между таблицами и целостность информации. Например, в отсутствии таких правил, если мы удалим из базы данных какого-либо работника, но оставим, например, его паспортные данные и данные о заработной плате, то последствия могут быть плачевными. Поэтому, когда создаем связи между таблицами, об этих правилах также нельзя забывать. Tempus IB JEP_26239_2005 “ECDL for Ukrainian Administrators” Базы данных Понятие цели связывания таблиц и необходимости ввода правил, для обеспечения достоверности 11 Tempus IB JEP_26239_2005 “ECDL for Ukrainian Administrators” Запуск (завершение работы) программы управления базой данных С помощью главного меню Пуск Пуск/ Все программы/ Microsoft Office/ Microsoft Office Access 2003 Базы данных 12 Tempus IB JEP_26239_2005 “ECDL for Ukrainian Administrators” Открытие, вход в уже существующую (ранее созданную) базу данных Базы данных 13 Открыть программу управления базой данных/ Горизонтальное меню Файл/ Открыть/. В появившемся окне выбрать необходимую базу данных, нажать кнопку Открыть Tempus IB JEP_26239_2005 “ECDL for Ukrainian Administrators” Открытие, вход в уже существующую (ранее созданную) базу данных Базы данных 14 Открыть программу управления базой данных. На Панели инструментов нажать кнопку Открыть программу управления базой данных. В списке Открыть области задач выбрать имя БД, с которой работали ранее Двойной щелчок левой кнопкой мыши на пиктограмме БД Tempus IB JEP_26239_2005 “ECDL for Ukrainian Administrators” Создание новой базы данных (в заданном месте на диске) 1. Базы данных 2. 15 3. Открыть программу управления базой данных. В меню Файл выбрать команду Создать В области задач в списке Создание выбрать Новая база данных… Выбрать папку, ввести имя новой БД, нажать кнопку Создать Tempus IB JEP_26239_2005 “ECDL for Ukrainian Administrators” Базы данных Создание новой базы данных (в заданном месте на диске) 16 Открыть программу управления базой данных, на Панели инструментов нажать кнопку В папке, где необходимо создать БД, в меню Файл (или в контекстном меню) выбрать команду Создать/ Приложение Microsoft Office Access Tempus IB JEP_26239_2005 “ECDL for Ukrainian Administrators” Использование справочной системы В меню Справка выбрать Справка: Microsoft Office Access. В области задач ввести вопрос, просмотреть результаты поиска На панели инструментов нажать кнопку или клавишу F1 Базы данных 17 Tempus IB JEP_26239_2005 “ECDL for Ukrainian Administrators” Завершение работы с базой данных Базы данных 18 В меню Файл выбрать Выход. Кнопка в строке заголовка. Замечание: Программа Access может работать одновременно только с одной БД, поэтому при открытии новой БД, предыдущая будет закрыта. Tempus IB JEP_26239_2005 “ECDL for Ukrainian Administrators” Базы данных Изменение параметров просмотра таблиц, форм и отчетов (встроенной панели инструментов) В меню Вид выбрать вид отображения объектов: Крупные значки, Мелкие значки, Список, Таблица В окне базы данных на встроенной Панели инструментов нажать кнопку Крупные значки 19 Мелкие значки Список Таблица Tempus IB JEP_26239_2005 “ECDL for Ukrainian Administrators” Изменение параметров просмотра таблиц, форм и отчетов (встроенной панели инструментов) Базы данных 20 В меню Вид выбрать команду Упорядочить значки: По имени, По типу, По дате создания, Автоматически В контекстном меню/ Упорядочить значки: По имени, По типу, По дате создания, Автоматически Tempus IB JEP_26239_2005 “ECDL for Ukrainian Administrators” Базы данных Изменение параметров просмотра таблиц, форм и отчетов (встроенной панели инструментов) Мелкие значки 21 Крупные значки Tempus IB JEP_26239_2005 “ECDL for Ukrainian Administrators” Словарь Базы данных 22 База данных Объект Таблица Поле Запись Первичный ключ Связи Tempus IB JEP_26239_2005 “ECDL for Ukrainian Administrators” Практические задания Базы данных 23 Упражнение 1. Вы откроете уже существующую базу данных Служащие и измените в ней параметры просмотра таблиц, форм и отчетов, просмотрите объекты. Создадите новую базу данных. Tempus IB JEP_26239_2005 “ECDL for Ukrainian Administrators” Базы данных Источники дополнительных сведений 24 Microsoft Access 2003. Русская версия. Практическое пособие. Серия «Шаг за шагом»/ Пер. с англ. – М.: СП ЭКОМ, 2005. Интернет-Университет Информационных Технологий http://www.intuit.ru/department/office/workaccessxp/ Домашняя страница Access - Microsoft Office Online http://office.microsoft.com/ruru/access/FX100487571049.aspx