Юридическая ответственность за управление документами и тенденции к её усилению Храмцовская Наталья Александровна к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», эксперт ИСО, член МСА 12 сентября 2013 года Russian Enterprise Content Summit 2013 1 Текущие тенденции 12 сентября 2013 года Продолжается наведение порядка в экономической деятельности страны Сказываются результаты инициатив «открытого правительства» и возможности современных технологий Документы – и ключевой инструмент деловой деятельности, и важнейший инструмент контроля Усиливаются законодательнонормативные требования и наказания за их невыполнение Russian Enterprise Content Summit 2013 2 Особенности менталитета коммерческих организаций Принятие решений на основе анализа рисков, иными словами: Если суровое требование не подкрепляется не менее суровыми наказаниями за его неисполнение, то его можно игнорировать Если наказания реальные и существенные, то организации к соответствующим требованиям относятся серьезно и предпринимают меры по минимизации своих рисков 12 сентября 2013 года Russian Enterprise Content Summit 2013 3 Роль судебной практики в условиях быстрых законодательных и технологических перемен Закон всегда консервативен, всегда отстает от жизни – однако при смене технологий каждые несколько лет это отставание становится тормозящим фактором Появляются большие «серые зоны», либо вообще не регулируемые законодательством, либо такие, что в этих сферах деятельности законодательство допускает неоднозначное толкование Суды вырабатывают единообразные трактовки спорных положений законодательства в серых зонах, а сложившаяся судебная практика затем постепенно кодифицируется Россия пришла к прецедентному праву 12 сентября 2013 года Russian Enterprise Content Summit 2013 4 Кто устанавливает правила игры? Это не Росархив и ВНИИДАД, а регуляторы«тяжеловесы», такие как ФАС, Банк России, ФНС и др. Сравните штрафы: – Росархив – ФСФР – 500 рублей – от 200 тысяч рублей Редко и несильно наказывают за нарушения правил делопроизводства и/или несоблюдение установленных перечнями сроков хранения как таковые Сурово наказываются ошибки в делопроизводстве, если они нанесли ущерб деловой деятельности, повлекли за собой нарушения корпоративного, налогового и др. законодательства 12 сентября 2013 года Russian Enterprise Content Summit 2013 5 Ужесточение административной ответственности Введение новых видов административных правонарушений и новых штрафов Увеличение существующих штрафов (а также введение «оборотных» штрафов) Субсидиарная ответственность руководителей К контролю над делопроизводством подключаются регуляторы- «тяжеловесы» (Банк России, ФАС, ФНС и др.) 12 сентября 2013 года Russian Enterprise Content Summit 2013 6 Ответственность за несохранение и непредставление документов Ст.13.25 «Нарушение требований законодательства о хранении документов» « … штраф на должностных лиц в размере от двух тысяч пятисот до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от двухсот тысяч до трехсот тысяч рублей» введена Федеральным законом от 09.02.2009 № 9-ФЗ В сочетании со ст. 19.5. «Невыполнение в срок законного предписания …» «штрафа на должностных лиц в размере от двадцати тысяч до тридцати тысяч рублей; на юридических лиц - от пятисот тысяч до семисот тысяч рублей» 12 сентября 2013 года Russian Enterprise Content Summit 2013 7 Арбитражная практика – штрафуют: За несохранение бухгалтерских документов – 200 тыс. руб. (Дело № А32-4676/2010-51/155-74АЖ) За неопечатанный конверт с бюллетенями – 200 тыс. руб. (Дело № А65-7550/2010-С A3-44 ) За хранение документа не по месту нахождения АО – 200 тыс. руб. (Дело № А12-630/2012) – 500 тыс. руб. (Дело № А65-16109/2009) За утрату документов по выпуску ценных бумаг – 200 тыс. руб. (Дела А40-131882/10-144-837, А40-131880/10-119826, А40-63884/11, А41-36828/10, А40-140533/10-92-914) За утрату годового отчета по итогам 2006 года, протоколов общих собраний акционеров с протоколами счетной комиссии – 200 тыс. руб. (дело №Russian А23-573/2011) 12 сентября 2013 года Enterprise Content Summit 2013 8 Субсидиарная ответственность руководителей при отсутствии документов Кредитная организация – «документы бухгалтерского учета и (или) отчетности, а также иные документы, которые отражают экономическую деятельность кредитной организации и обязанность по подготовке, составлению или хранению которых установлена законодательством РФ» Остальные организации – «документы бухгалтерского учета и (или) отчетности, обязанность по сбору, составлению, ведению и хранению которых установлена законодательством РФ» 12 сентября 2013 года Russian Enterprise Content Summit 2013 9 Арбитражная практика Документы уничтожены вследствие аварии (прорыва горячей воды) – 85 млн. рублей (закон на момент возбуждения дела о банкротстве в законную силу не вступил) (дело № А569570/2009) Не передал бухгалтерские документы конкурсному управляющему – – – – – 2 млн. руб. (дело № А12-11328/2009) 7,2 млн. руб. (дело № А70-1367/2010) 7,3 млн. руб. (дело № А46-22676/2009) 13 млн. руб. (дело № А27-22130/2009). 304 млн. руб. (дело № №А46-8908/2009) 12 сентября 2013 года Russian Enterprise Content Summit 2013 10 Выводы В обозримом будущем «закручивание гаек» продолжится, в т.ч. И из0за экономических проблем Хорошее управление документами – не самоцель. Его задача – способствовать эффективной деловой деятельности организации, исполнению законодательно-нормативных требований, обеспечивать защиту прав организации и других заинтересованных сторон Плохое управление документами с каждым годом обходится все дороже … 12 сентября 2013 года Russian Enterprise Content Summit 2013 11 Приглашаю Вас на мой блог: http://rusrim.blogspot.com/ 12 сентября 2013 года Russian Enterprise Content Summit 2013 12