Лоция Софт

Лоция Софт
LOTSIA PDM PLUS:
электронный архив и
технический документооборот
предприятий
2008 г.
Лоция Софт
Краткая информация о компании «Лоция Софт»
• Независимая компания со 100% российским капиталом
• Более чем десятилетний срок разработки и внедрения систем электронного
архива, документооборота и управления предприятием, поддержки концепции
PLM
• Наиболее авторитетная отечественная компания в области автоматизации
управления информацией и документооборотом на рынках стран СНГ
• Партнерство с компаниями Xerox, Hummingbird, Microsoft, Sybase, Cimmetry
Systems
• Штат компании немногочислен, но состоит только из опытных и
высококвалифицированных специалистов, что позволяет компании быть
мобильной и оперативно учитывать интересы клиентов
• Более 500 предприятий-пользователей из 28 отраслей на территории России и
стран СНГ, Восточной Европы, Ближнего и Среднего Востока, Юго-Восточной
Азии
• Реальное (!) наличие работающих крупных внедрений
• Широкая сбытовая и внедренческая партнерская сеть. Партнер в
Новосибирске – компания «Софт-Компас»
2
© 2008, Лоция Софт
Лоция Софт
Некоторые пользователи
•Горнодобыча и переработка
Титано-магниевый комбинат «АВИСМА»
Комбинат «Североникель»
АО «Ковдорский ГОК»
РАО «Норильский никель»
•Проектные организации и конструкторские бюро
Гипротрубопровод
ТюменНИИгипрогаз
ЮжНИИгипрогаз
ПИ №2
Остров
ТЭРМ
Мосинжпроект
Иркутскжелдорпроект
•Машиностроение
АО «Метровагонмаш»
Машзавод им. Дзержинского
АЭК «Динамо»
Димитровградхиммаш
Пензхиммаш
Маяк
•Авиационно-космический комплекс
СНТК им. Кузнецова
КБ «Южное»
Инструментальный завод - ПМ
•Энергетика
АО НПО «Искра»
Концерн «РОСЭНЕРГОАТОМ»
Энергоатом министерства топлива и энергетики Украины (Объект «Укрытие»)
Кольская АЭС
•Строительство
Межгорсвязьстрой
Поликварт
•Судостроение
Судоремонтный завод «Нерпа»
Мурманское морское пароходство
3
•Нефть и газ
Башнефть
ЛУКОЙЛ-ПермНефть
ЛУКОЙЛ-Пермнефотеоргсинтез
ЛУКОЙЛ-Пермнефтепродукт
ЛУКОЙЛ-Пермь
ЛУКОЙЛ-Адыгея
ЛУКОЙЛ-Астраханьморнефть
ЛУКОЙЛ-Астраханьнефтепродукт
ЛУКОЙЛ-Волгограднефтепереработка
ЛУКОЙЛ-Волгограднефтепродукт
ЛУКОЙЛ-Вологданефтепродукт
ЛУКОЙЛ-Калининградморнефть
ЛУКОЙЛ-Кировнефтепродукт
ЛУКОЙЛ-КогалымАСУнефть
ЛУКОЙЛ-Нижневолжскнефть
ЛУКОЙЛ-Пермнефтепродукт
ЛУКОЙЛ-Челябнефтепродукт
ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь
•Приборостроение и электротехника
АО «Электрощит»
АО «Электромеханика»
Центр Тонких Технологий
РПКБ
РПЗ
НИИ Радиотехнических Измерений
ОАО «Техприбор»
ОАО ЧНППП «Элара»
РНИИ Космического приборостроения
ОАО «ЛОМО»
•Металлургия
НОСТА
•Масс-Медиа
НТВ-Дизайн
•Микробиология и медицина
УГ МПБП
© 2008, Лоция Софт
Лоция Софт
Некоторые пользователи - проектные организации
 ТюменНИИгипрогаз
 ЮжНИИгипрогаз
 Аммофос (проектная часть)
 Ангарский электролизный хим. комбинат
 Аэропроект
 Башнефть
 Белгородоблпроект
 Газпроектинжиниринг
 Гипрококс
 Гипропищепром № 2
 Гипросвязь
 Гипротрубопровод
 Гражданпроект, г. Пенза
 ГСПИ
 Донпроект
 Забайкалжелдорпроект
 Институт «Шельф»
 Институт промышленного проектирования
угольных предприятий
 Иркутскжелдорпроект
 Иркутский промстройпроект
 ИЦЭ Поволжья
 Липецкий ГИПРОМЕЗ
 ЛУКОЙЛ-информ
4
 ЛУКОЙЛ-Нижегороднефтеоргсинтез
 Мосинжпроект (идет 3-ий этап внедрения)
 Нефтепродуктпроект
 НИИГражданСельстрой
 НИИК
 НИПИгазпереработка
 НИЦ «НЕФТЕГАЗ»
 Остров Индустрия
 ПИЦ «Североникель»
 ПКФ Концерна «РОСЭНЕРГОАТОМ»
 Поликварт
 Проектный институт № 2
 Росжелдорпроект
 Саратовжелдорпроект
 Северо-Западная инжиниринговая корпорация
 Сибгипротранспуть
 Союздорпроект
 СОЮЗПРОМНИИПРОЕКТ
 Стройтрансгаз
 ТЭРМ
 Якутагропром
 Ярославгражданпроект
© 2008, Лоция Софт
Лоция Софт
Мы гордимся тем, что
в жизни компании «Лоция Софт» наблюдается
ситуация, когда новые пользователи приходят по
рекомендациям пользователей имеющихся (партнеров,
смежников, новых сотрудников…).
Можно смело сказать, что нас рекомендуют друзьям!
5
© 2008, Лоция Софт
Лоция Софт
Компоненты решения Lotsia PLM
Lotsia ERP
Управление
предприятием
“Координатор” WorkFlow
LS Flow
Lotsia WEB
PLM
PLM––Product
ProductLifecycle
LifecycleManagement
Management
Электронный
архив
TDM
PDM
PartY
Lotsia PDM PLUS
PartY PLUS
6
© 2008, Лоция Софт
Лоция Софт
Обобщенные цели внедрения системы электронного
архива и документооборота (ЭДО)
Снижение количества
ошибок при проектировании
Предотвращение повторного
проектирования типовых
изделий и проектов
Снижение затрат на
проведение изменений и
переработку документации
Сокращение сроков
разработки документации и
выхода новой продукции на
рынок
Прохождение сертификации
по ISO 9000
Большая прозрачность
предприятия для руководства
и инвесторов
Повышение
производительности труда
сотрудников без потери
качества
Повышение
конкурентоспособности
предприятия
7
© 2008, Лоция Софт
Лоция Софт
Обобщенные задачи внедрения
системы ЭДО
Создание системы
электронного архива
Создание базы данных по
проектам и продукции
предприятия
Организация
электронного
документооборота
Организация обмена
данными со смежниками
в электронном виде
8
© 2008, Лоция Софт
Лоция Софт
Конкретика:
основная задача производителей документации*
Выпуск документации,
выполненной качественно и в срок
Что мешает?
Вынужденная необходимость вести
разработки с чистого листа**
_______________________________________________________
* как правило, она изложена в документах СМК
** это быстрее, чем найти то, что когда-то было сделано
9
© 2008, Лоция Софт
Лоция Софт
Решение задачи
За счет:
• постоянно формируемой базы знаний (возможность
обращения к опыту старших сотрудников, поиск
аналогов, уменьшение количества разработок с
чистого листа за счет использования аналогов)
• повышения степени контролируемости всех
процессов (управление процессами оборота
документов, обеспечение коллективной работы,
актуальная информация о состоянии разработки
проекта)
10
© 2008, Лоция Софт
Лоция Софт
Постоянно формируемая база знаний
• обеспечивает преемственность знаний, отраженных в
документации, выпущенной опытными сотрудниками
Но в условиях бумажного архива, локального или сетевого
хранения файлов документов:
• не обеспечивается многокритериальный поиск (по
одному, максимум двум полям штампа)
• быстро найдет документ только его автор (и то не факт)
• закрытость документов от смежных подразделений
(особенно, если подразделения могут работать на
конкурентной основе)
11
© 2008, Лоция Софт
Лоция Софт
Что имеем?
Реальное положение дел, т.е. проблема поиска аналогов и закрытости
документов от смежных подразделений прямо влияют на сроки разработки
(пока найдем…, пока сделаем «с нуля»…) и на скорость повышения качества
документации (пока придумаем как сделать…) даже в условиях
автоматизированного проектирования в среде САПР. И это осознают почти все
руководители.
В то же время:
• руководители очень неохотно играют роль организатора в деле исправления
ситуации (большая головная боль, «на мой век хватит»…)
• кадровые проблемы в ряде регионов заставляют руководство сквозь пальцы
смотреть на сложившуюся ситуацию (опытные сотрудники уйдут к
конкурентам…)
12
© 2008, Лоция Софт
Лоция Софт
Вопрос: «что делать»?
Мы отвечаем:
двигаться в направлении автоматизации
процедур управления документацией, не забывая
о том, что построение электронного архива
может быть только первым шагом, а дальше –
электронный документооборот – большой и
очень важный элемент управления
документацией и жизнью предприятия!
13
© 2008, Лоция Софт
Лоция Софт
Почему мы отвечаем именно так?
Потому что на свою чашу весов мы кладем не голые
амбиции, а мировой практический опыт, в частности
знания и ОПЫТ наших сотрудников, партнеров,
клиентов, а самое главное – РЕАЛЬНЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ
внедрений!
НО!
Очень важно произвести оценку соотношения
текущих и грядущих затрат различных ресурсов
на реализацию и поддержку внедряемого
программного продукта – т.е. проблема выбора
программы и ее поставщика
14
© 2008, Лоция Софт
Лоция Софт
Итак,
Lotsia PDM PLUS
для чего нужна и что «умеет»?
15
© 2008, Лоция Софт
Лоция Софт
Lotsia PDM PLUS
• мощная система управления информацией - информационная
поддержка на всех этапах ЖЦ проекта или изделия
• позволяет охватить все виды и этапы работ с документацией:
корреспонденция, управленческий документооборот, договорная
работа, технический документооборот, передача документации
заказчику, архивное хранение, авторский надзор, сопровождение,
внесение изменений…
• независимая от САПР и офисных приложений, но
интегрированная с ними
• обеспечивает автоматизацию прохождения документов между
участниками бизнес-процессов и контроль исполнения
• гибкая, открытая, легко интегрируемая и ИЗНАЧАЛЬНО
ФУНКЦИОНАЛЬНАЯ, т.е. более простая и дешевая во
внедрении в владении
• поддерживает территориально-распределенную среду
16
предприятий, репликацию данных,
работу через Web © 2008, Лоция Софт
Лоция Софт
Lotsia PDM PLUS
Что дает руководителю?
Гарантию сохранности информации, быстрый
доступ к ней, различные аналитические срезы.
Что дает исполнителю?
Избавление от рутинных операций,
многокритериальный поиск, использование
наработок, повышение производительности
труда.
17
© 2008, Лоция Софт
Лоция Софт
Рассмотрим подробнее…
18
© 2008, Лоция Софт
Лоция Софт
Информационное наполнение
Структуры проектов и изделий могут быть привязаны к требуемым стандартам
(СПДС, ЕСКД…), но при этом остаются гибкими. Формировать структуры
могут сотрудники руководящих уровней (интерфейс это позволяет), а
исполнители обеспечат наполнение проектов и изделий рабочими
документами
19
© 2008, Лоция Софт
Адаптация интерфейса
к уровню пользователей
Лоция Софт
Примеры интерфейсов добавления
новых позиций
Добавление
строительного
чертежа
Добавление
документа по
выбору
Добавление
сборочной
единицы
20
© 2008, Лоция Софт
Лоция Софт
Минимизация ошибок ввода. Однократность ввода
Минимизация ошибок ввода информации за счет:
• широкого использования классификаторов и справочников (марки чертежей,
ЕСКД…)
Однократность ввода информации за счет:
• наследования ранее введенной информации
(например, формирование обозначений ПСД и КД)
21
© 2008, Лоция Софт
Лоция Софт
Карточкам документов соответствуют файлы защищенного
электронного архива
Поддерживается:
• единичный и пакетный
импорт, в т.ч. со сканеров
• версионность
• предпросмотр эскизов
• опциональный
встраиваемый просмотр и
аннотирование AutoVue
• шаблоны документов
• копирование документов
22
© 2008, Лоция Софт
Лоция Софт
Поиск информации, в том числе документов
Используются различные поисковые механизмы и интерфейсы:
• список последних объектов
• поисковые таблицы
• поисковые формы
• сохраненные запросы
• собственные подборки
• собственные SQL-запросы
23
© 2008, Лоция Софт
Лоция Софт
Что можно сделать с найденной информацией, документом?
А для чего, собственно, искали? 
При наличии соответствующих прав доступа можно:
• просмотреть
• распечатать
• отложить в свою подборку
• сформировать выходную форму, отчет
• использовать в качестве аналога, предварительно скопировав
• заимствовать – использовать в другом проекте без изменения
• изменить – запустить процедуру проведения изменения
• посмотреть историю изменений (соблюдение ISO 9000)
• сравнить с другим документом, проектом
• переслать ссылку другому пользователю
• и т.д…
24
© 2008, Лоция Софт
Лоция Софт
Как отображается (найденная) информация
• в богатых возможностями экранных
формах
• в различных отчетах
• в телах документов (в файлах)
25
© 2008, Лоция Софт
Лоция Софт
Информация в Lotsia PDM PLUS защищена от
несанкционированного доступа
• РЕАЛЬНОЕ разграничение прав доступа к объектам, файлам
документов и версий
• возможность динамического назначения прав
• наличие шаблонов прав
• прозрачно для конечного пользователя
26
© 2008, Лоция Софт
Лоция Софт
Электронный документооборот
Электронный документооборот - способ организации
работы с документами, когда основная масса
документов используется в электронном виде и
хранится централизованно в электронных хранилищах
(архивах).
После ввода в эксплуатацию электронного архива,
рекомендуется, не останавливаясь на достигнутом,
переходить к поэтапной автоматизации маршрутизации
электронных документов и контроля их исполнения.
Иначе можно «застрять» на этапе электронного архива.
27
© 2008, Лоция Софт
Лоция Софт
Однако, для перехода к электронному документообороту
нужны определенные предпосылки
• наличие (хотя бы частично) централизованных
хранилищ электронных документов
• наличие (хотя бы частично) регламентов работы с
документами или устойчивых процессов
• раздражающе низкая информативность текущих
документальных процессов (непонятно где и как давно
находится документ, каков его статус…)
• изготовление неразумно большого числа бумажных
копий электронных документов для внутреннего
оборота
Очевидно, что документооборот внутренних
документов вполне может быть полностью
безбумажным!
28
© 2008, Лоция Софт
Лоция Софт
Маршрутизация бизнес-процессов
• визуальное составление маршрутов любой сложности, в том числе
распараллеливание. Устойчивая повторяемость (соблюдение ISO 9000)
• маршрутизация как документов, так и заданий (потоков работ)
• динамическое назначение прав доступа по ходу процесса
• контроль исполнения и список текущих задач
• система напоминаний
29
© 2008, Лоция Софт
Лоция Софт
Подписание документов
• оформление карточек документов электронными подписями
• возможность интеграции с системами ЭЦП
30
© 2008, Лоция Софт
Лоция Софт
и еще...
31
© 2008, Лоция Софт
Лоция Софт
Комплектация и экспорт комплектов документов
Условия отбора документов:
• по типам документов
• по атрибутам
• по приложениям
• и т.д.
Автоматическое
формирование
гипертекстового
описания проекта
32
© 2008, Лоция Софт
Лоция Софт
Интеграция Lotsia PDM PLUS с САПР
Интерфейсы к различным САПР перехватывают команды САПР и
позволяют:
• открывать, сохранять, подключать файлы и документы
электронного архива Lotsia PDM PLUS
• поддерживать версионность документов из среды САПР
• автоматически сохранять изменения в архив
• корректно обрабатывать внешние ссылки
• поддерживать работу с 3D моделями (импорт структуры сборки)
• автоматически помещать в архив порождаемые файлы (чертежи,
сечения, разрезы, preview и т.п.)
• проводить двустороннюю синхронизацию атрибутов (поддержка
одной точки ввода)
• использовать любое количество разных САПР
33
© 2008, Лоция Софт
Лоция Софт
Интеграция Lotsia PDM PLUS с САПР (пример интерфейса)
34
© 2008, Лоция Софт
Лоция Софт
LOTSIA PDM PLUS:
офисный документооборот
предприятий
Лоция Софт
Близость к руководству
Офисный документооборот тесно связан с
документооборотом техническим. Используя
Lotsia PDM PLUS для автоматизации офисного
документооборота (канцелярия, ОРД):
• расширяем круг реально автоматизированных
задач
• или стартуем с этой области внедрения Lotsia
PDM PLUS, как с наиболее близкой
руководству и персоналу
36
© 2008, Лоция Софт
Лоция Софт
Что можно реализовать?
Полноценную систему автоматизации:
• учета и прохождения входящей и исходящей
корреспонденции (включая историю переписки);
• учета и прохождения ОРД (приказы, распоряжения,
служебные записки…);
• учета и подготовки совещаний,
интегрированную со сканерами, электронной почтой,
поддерживающей ГСДОУ и внутренние регламенты (в
том числе номенклатуры дел) и развивающуюся
БЕЗ ДОПОЛНИТЕЛЬНЫХ ИНВЕСТИЦИЙ
37
© 2008, Лоция Софт
Лоция Софт
Учет корреспонденции
Входящая и исходящая
корреспонденция может
учитываться (одновременно!) в
двух разрезах: в разрезе
канцелярии и в разрезе проектов.
При этом ссылочный механизм
полностью исключает
избыточность информации –
каждое письмо существует в
системе в единственном
экземпляре
38
© 2008, Лоция Софт
Лоция Софт
Учет корреспонденции
Автоматическая и
полуавтоматическая
регистрация, в т.ч. напрямую из
MS Word, с TWAIN сканеров,
из «горячих» папок, факсовых
программ, история переписки,
поддержка единых
многозадачных справочников
(контрагенты…)
39
© 2008, Лоция Софт
Лоция Софт
Учет корреспонденции
Любые, гибко настраиваемые, маршруты прохождения
корреспонденции, простановка резолюций,
контроль сроков
исполнения
40
© 2008, Лоция Софт
Лоция Софт
Учет ОРД
учет и прохождение ОРД (приказы, распоряжения,
служебные записки…):
• структурирование документов – сроки, исполнители и
контроль по каждому пункту;
• беспрецедентной гибкости маршруты прохождения;
• поддержка перепоручений (цепочки порождаемых
документов);
• прослеживаемость связи со смежными задачами;
• использование любых структур документов в качестве
справочников для заполнения полей карточек
(поддержка одной точки ввода)
41
© 2008, Лоция Софт
Лоция Софт
Учет и подготовка совещаний
• ведение и согласование повестки дня
• список докладчиков
• решения общие или в отдельности по каждому
пункту
• протокол совещания
• запись в личные календари пользователей
• возможность организации системы
напоминаний
42
© 2008, Лоция Софт
Лоция Софт
LOTSIA PDM PLUS:
автоматизация решения смежных задач.
Организация единого информационного
пространства предприятий и организаций
Лоция Софт
Lotsia PDM Plus беспрецедентна по своей гибкости.
Мы к этому стремились и мы сделали это!!!
Возможна организация управления информацией и работами
практически для любых смежных задач, например:
• автоматизация отдела автоматизации (заявки…);
• учет и паспортизация имущества;
• облегченный вариант управления ресурсами;
• архив стандартов и других нормативных документов;
• голосования;
• различные автоматические и полуавтоматические рассылки
информации (дни рождения, напоминания…);
• полноценный справочник по сотрудникам предприятия;
• и так далее…
Почти на любой вопрос «можно ли…» мы отвечаем: «можно»
Lotsia PDM Plus – послушный инструмент в ВАШИХ РУКАХ
44
© 2008, Лоция Софт
Лоция Софт
Справочник предприятия
45
© 2008, Лоция Софт
Лоция Софт
•
•
•
•
Напоминания
напоминания по ходу процессов (приближение сроков…)
глобальные напоминания (автоматический мониторинг сроков)
напоминания по событиям календаря
персональные напоминания
46
© 2008, Лоция Софт
Лоция Софт
Пример функции оповещения
(оповещение о памятных датах )
47
© 2008, Лоция Софт
Лоция Софт
Голосования
48
© 2008, Лоция Софт
Лоция Софт
Внедрение
Этап 1. Предпроектное обследование
Создание совместной рабочей группы по внедрению системы
приказом по предприятию. Рекомендуемый состав группы:
• руководитель, авторитетный и наделенный полномочиями
(тем же приказом), достаточными, чтобы его не «посылали»;
• один-два сотрудника, знающие предметную область;
• один-два сотрудника ИТ-отдела, которым предстоит
сопровождать будущую систему;
• представитель компании-внедренца.
Определение перечня обследуемых подразделений, в
соответствии с перечнем подлежащих автоматизации задач.
Например, не имеет смысла специально посещать отдел
изысканий, если решается только задача автоматизации
управления офисным документооборотом.
49
© 2008, Лоция Софт
Лоция Софт
Внедрение
Составление и согласование графика посещения подразделений. Посещения
могут быть ежедневные (одно, два или три подразделения в день с тем,
чтобы осталось время на обработку результатов по свежим следам).
Обследование предприятия (посещение подразделений) сотрудниками
компании-внедренца в сопровождении одного из членов рабочей группы.
Рекомендуется по каждому посещенному подразделению оформлять и
подписывать протокол обследования. Это, впоследствии, может
сэкономить довольно много времени за счет распараллеливания работ –
пока ведется обследование следующих подразделений, предыдущие уже
согласовываются. Потом останется только слить все воедино и можно
будет избежать согласования всего большого документа.
Результат этапа: пояснительная записка по результатам обследования,
включающая выявленные проблемные стороны и рекомендации по их
устранению, описание рекомендуемых для автоматизации бизнеспроцессов на естественном и понятном языке обычных схем.
50
© 2008, Лоция Софт
Лоция Софт
Внедрение
Этап 2. Составление технического задания.
Глубокую степень детализации однозначно рекомендовать нельзя, поскольку
конкретное решение о способе реализации той или иной процедуры
принимается по ходу творческого процесса выполнения настроек.
Глубокая детализация имеет тот плюс, что выполнять настройку по
детальному ТЗ может оказаться проще, но трудозатраты и стоимость
разработки такого ТЗ гораздо выше. Кроме того, если в процессе
выполнения настроек будут выявлены неудобности для конечного
пользователя, ТЗ придется переделывать и пересогласовывать.
Фактически, поскольку речь идет о настройке, т.е. адаптации системы,
подробное ТЗ может соответствовать техническому проекту, поэтому нет
особого смысла закладываться на отдельный этап технического
проектирования.
Результат этапа: согласованное членами рабочей группы и утвержденное
руководителем предприятия техническое задание на базовую настройку
автоматизированной системы на базе Lotsia PDM Plus.
51
© 2008, Лоция Софт
Лоция Софт
Внедрение
Этап 3. Выполнение базовых настроек Lotsia PDM Plus согласно
утвержденному ТЗ.
Другими словами – адаптация Lotsia PDM Plus для решения
поставленных задач.
Разработка настроек для импорта унаследованных данных (+/сам импорт).
Разработка описания настройки и рабочих инструкций
пользователей.
Обучение администраторов заказчика по готовой настройке
(может быть выполнено перед этапом 1 – тогда будущих
администраторов следует включить в рабочую группу).
Результат этапа: базовая настройка Lotsia PDM Plus, готовая к
загрузке в БД заказчика.
52
© 2008, Лоция Софт
Лоция Софт
Внедрение
Этап 4. Опытная эксплуатация сотрудниками заказчика базовой
настройки и составление перечня замечаний.
Результат этапа:
• выданный заказчиком исполнителю перечень замечаний (в
рамках ТЗ) для снятия (урегулирования или устранения);
• снятие (урегулирование или устранение) исполнителем
замечаний;
• актуализация описания настройки и рабочих инструкций
пользователей.
Этап 5. Промышленная эксплуатация системы.
Этапы 6 – хх. Дальнейшее развитие системы собственными
силами или с помощью внешних внедренцев.
53
© 2008, Лоция Софт
Лоция Софт
Практика внедрения
Некоторые возникающие ситуации и практика их решения.
Ситуация: пользователи отказываются работать с новой системой (саботаж)
Возможные причины: не была проведена предпроектная подготовка
пользователей (люди вообще не в курсе), в ходе предпроектного
обследования не были проведены беседы с будущими пользователями, их
пожелания не были учтены в ТЗ, настройки системы не соответствуют
реальным процессам, не было проведено обучение пользователей, не
составлены рабочие инструкции, не соблюден принцип этапности и на
пользователей повесили сразу все, не был издан приказ о внедрении, обычное
нежелание, неприятие любых нововведений из за боязни попасть под колпак.
Возможные пути решения: разъяснительная работа, снижение нагрузки за
счет выделения начальных этапов внедрения, поощрение сотрудников,
работающих в системе или наказание не работающих, последние ситуации
решаются чисто административными методами.
54
© 2008, Лоция Софт
Лоция Софт
Практика внедрения
Ситуация: внедряется электронный архив техдокументации. Вместе с бумажными
подлинниками в архив должны передаваться файлы документов. Но передаются не
всегда.
Возможные причины: забывчивость, невнимательность, нежелание отдавать
оригиналы файлов
Возможные пути решения: издание приказа о порядке сдачи документации в архив,
материальное стимулирование – сдача в архив бумаги без файла влечет за собой
удержание с зарплаты
Проблема: соответствие бумажной копии и электронного оригинала
Возможные пути решения: персонализация ответственности, помещение в тело файла
документа специальной метки из Lotsia PDM Plus, которая будет печататься вместе с
документом и помогать идентифицировать соответствие бумажной копии
электронному оригиналу, издание стандарта предприятия о придании статуса
электронных подлинников документам, выпущенным с использованием системе
Lotsia PDM Plus. Дополнительная мера: одна точка печати + оператор печати,
несущий персональную ответственность за печать только утвержденных документов.
55
© 2008, Лоция Софт
Лоция Софт
Практика внедрения
Ситуация: нам необходим электронный архив, но мы финансовые и кадровые
ресурсы сильно ограничены.
Причина: инициатива идет снизу, руководство не видит преимуществ
автоматизации и не выделяет необходимые ресурсы.
Возможный путь решения: приобрести минимум лицензий (2 шт.), сделать
небольшую настройку, обучить одного-двух сотрудников архива.
Ситуация: используется электронный документооборот. Подписали
документы в электроном виде. Распечатали. Снова подписываем, на этот раз
бумагу.
Причина: вынужденная необходимость предоставления заказчикам
документов на твердых носителях.
Возможные пути решения: после подписания электронных подлинников
выполняется пакетная печать подписанных документов, затем все участники
проекта собираются в одном помещении и подписывают комплект бумажных
документов. Другой путь решения – наделенный специальными
полномочиями оператор печати проставляет на распечатанных документах
специальный штамп, подтверждающий статус документа. Но в этой ситуации
нужны специальные договоренности
56 с заказчиками.
© 2008, Лоция Софт
Лоция Софт
Практика внедрения
Вопрос: нужно ли нам приобретать систему электронной цифровой подписи
(ЭЦП) для подписания документов?
Ответ: для подписания внутренних документов – смысла нет никакого, т.к. и
подписание средствами Lotsia PDM Plus и средствами специальных
программа ЭЦП будет являться всего лишь набором символов в базе данных.
Для подписания документов, передающихся во внешние организации –
возможно да. Но это влечет дополнительные расходы на программное,
техническое и организационное обеспечение и зависит от готовности
внешних организаций принимать документы без «живых» подписей.
57
© 2008, Лоция Софт
Лоция Софт
Опыт внедрения
ТюменНИИгипрогаз: «По функциональности и масштабности реализации являет
собой прецедент не только в отрасли, но и среди всех проектно-конструкторских фирм
России». «Может быть рекомендована в качестве образца для реализации
технического документооборота во всех проектных институтах ОАО «Газпром».
«…уменьшение влияния человеческого фактора на принятие решения».
Пензхиммаш: «Эффективность достигнута за счет снижения общехозяйственных
расходов…, общецеховых расходов…, уменьшения остатков ТМЦ на складах…».
«Коэффициент опережения роста производительности труда от фонда оплаты
труда:… 1,26».
ЭЛАРА: «Достигнута контролируемость и прозрачность бизнес-процессов». «Срок
согласования ОРД сократился до 3-5 дней». «Централизованное хранение
электронных копий и доступность их 24 часа в сутки 7 дней в неделю исключает
необходимость изготавливать и хранить бумажные копии документов у
исполнителей».
РПЗ: «Внедрение PartY PLUS позволило сократить затраты на прохождение
документов по цепочке утверждений при разработке, изменении и аннулировании
технологического процесса почти в 8 раз».
58
© 2008, Лоция Софт
Лоция Софт
Базовые настройки
• Проектная организация
• Машиностроение (приборостроение)
• Канцелярия, ОРД и управление совещаниями
• Управление имуществом
• CRM (управление отношениями с клиентами)
59
© 2008, Лоция Софт
Лоция Софт
Преимущества системы Lotsia PDM PLUS
• Ориентация не на управление документами, как таковыми, а
на управление информацией (в том числе и о документах…)
• Переносимость, гибкость и реальная масштабируемость
• Хранение тел документов на защищенных файл-серверах
• Открытость, наличие API в базовой поставке, мощные
средства импорта данных
• Независима от САПР, но интегрирована с ними
• Невысокая цена и полностью рабочее решение
• Встроенные средства предопределенной маршрутизации
• Уникальные функциональные возможности
• Возможность доработки под конкретного заказчика
• Более 500 организаций-пользователей из 28 отраслей
• Динамичное развитие системы и надежность поставщика
решения – 11 лет на рынке
• Реальное (!) наличие крупных работающих внедрений
60
© 2008, Лоция Софт
Лоция Софт
Отраслевые решения
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Проектные организации
Нефтегазовая отрасль
Приборостроение
Машиностроение
Авиационно-космический
комплекс
Энергетика
Горнодобыча и
переработка
Судостроение
Металлургия
Строительство
Швейная
промышленность
Биотехнологии
Деревообработка
Стекольная
промышленность
Холдинги
Торговля
Масс-медиа…
Распределение пользователей по отраслям
Ав иакосмос
Биотехнологии
Горнодобыча и переработка
Д ерев ообработка
Масс-медиа
Машиностроение
Металлу ргия
Нефтегазов ая отрасль
Приборостроение
Проектные организации
Стекольная промышленность
Строительств о
Су достроение
Торгов ля
Транспортное машиностроение и
ав томобилестроение
Химическая промышленность
Многопрофильные холдинги
Шв ейная промышленность
Электротехника и электроника
61
© 2008, Лоция Софт
Энергетика
Лоция Софт
Для Вас:
• дополнительная информация по системам
Lotsia PDM PLUS и Lotsia ERP в открытом
доступе на www.lotsia.com и www.lplm.ru
• форум на www.lplm.ru
• ежегодные осенние конференции по
использованию решений Lotsia PLM (не
забудьте зарегистрироваться!)
• материалы ежегодных конференций на
www.lplm.ru
• партнерская сеть и техническая поддержка в
регионах
62
© 2008, Лоция Софт
Лоция Софт
Спасибо за внимание!
http://www.lotsia.com
http://www.lplm.ru
63
© 2008, Лоция Софт