Тема 6 Исправление ошибок в регистрах бухгалтерского учета

Исправление ошибок в регистрах бухгалтерского учета
В соответствии с требованиями Федерального закона «О бухгалтерском
учете»
правильность
отражения
хозяйственных
операций
в
регистрах
бухгалтерского учета должны обеспечивать лица, составившие и подписавшие
их. При хранении регистров бухгалтерского учета не должно допускаться
несанкционированных исправлений.
Применяются три способа исправления записей в регистрах бухгалтерского
учета: корректурный способ, дополнительная и
сторнировочная записи.
Использование того или иного способа зависит от времени выявления ошибки и ее
характера.
Корректурный способ применяется, когда неверная запись (ошибка) обнаружена в
течение учетного периода (до составления отчетности) и только в одном регистре, т.е.
не затронута корреспонденция счетов.
Ошибки в учетных регистрах исправляются следующим образом: зачеркивается
неправильный текст и суммы, и над зачеркнутым (или рядом с ним) надписываются
верный текст и суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы
можно было прочитать исправленное.
Если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправления
делаются на каждом экземпляре в отдельности.
Другие способы исправления - дополнительная и сторнировочная записи
применяются, если ошибка обнаружена после составления отчетности (баланса)
или затрагивает два регистра, т.е. произошла неверная повторная запись суммы
или корреспонденция счетов. Тот или иной способ применяется в случаях, если:
- в регистрах отражена сумма меньшая, чем правильная, то используют
способ дополнительной записи;
- в регистрах отражена сумма большая, чем правильная, то используют
способ сторнировочной записи.
Внесение исправлений методом дополнительной записи (дополнительных
проводок) осуществляется в два этапа:
1) определяется сумма, на которую необходимо сделать корректировочную
запись;
2) производится запись этой суммы в регистры бухгалтерского учета.
Недостающая сумма вписывается в регистры в той же корреспонденции счетов,
что и исправляемая сумма. Недостающая сумма определяется как разница между
правильной суммой и суммой ранее записанной (ошибочной). Таким образом,
получается вторая, или дополнительная, проводка, так как новая сумма дополняет
записанную ранее.
Сторнировочная запись применяется в нескольких случаях:
1) когда неверно записанная сумма больше, чем правильная;
2) когда неверно указана корреспонденция счетов;
3) когда первоначальная запись в корреспонденции счетов и по сумме была
оформлена
правильно,
но
цель
данной
записи,
а,
следовательно, и
хозяйственной операции не была достигнута.
В первом случае сторнировочная запись осуществляется в два этапа:
а) аннулируется предыдущая неверная запись;
б) производится правильная запись в учетные регистры.
Аннулирование предыдущей неправильной записи производится следующим
образом: данная запись повторяется в той же сумме, в той же корреспонденции счетов
и в тех же регистрах, но красным цветом (или обводится в прямоугольник).
Затем в регистры бухгалтерского учета заносится правильная сумма в той же
корреспонденции.
Рассмотрим второй случай применения сторнировочной записи - ошибка
допущена не только в записи суммы, но была неверно определена и
корреспонденция счетов.
В этом случае порядок выполнения сторнировочной записи такой:
а) неправильная запись аннулируется полностью - повторяются и сумма, и
корреспонденция счетов красным цветом;
б) производится запись правильной суммы в правильной корреспонденции
обычным способом.
Третий случай применения сторнировочной записи - первоначальная запись
была полностью верной на момент ее внесения, но затем сумма оказалась больше,
чем фактическая. Такая ситуация встречается достаточно часто, например, когда
материалы, отпущенные в производство, были израсходованы не полностью. Для
приведения в соответствие предыдущей записи по отпуску материалов с их
фактическим расходом необходимо сделать корректировку методом «красное
сторно». Для этого также аннулируется предыдущая сумма и затем записывается
новая, правильная.
Преимущества методов дополнительной и сторнировочной записей заключаются в
том, что исправления могут быть внесены как до составления отчетности (до
окончания учетного периода), так и после ее составления (после отчетного периода).
Требования к формам бухгалтерских регистров
Формы регистров бухгалтерского учета разрабатываются и рекомендуются
Министерством финансов Российской Федерации, органами, которым по закону
предоставлено право регулирования бухгалтерского учета, федеральными органами
исполнительной власти, а также организациями при соблюдении методических
принципов ведения бухгалтерского учета.
Бухгалтерские
регистры
создаются
на
бланках
типовых
и
типовых
межведомственных форм, разрабатываемых и утверждаемых Минфином РФ, а также на
бланках
специализированных
форм,
разрабатываемых
и
утверждаемых
соответствующими ведомствами. Такие регистры носят регламентирующий характер и
называются обязательными.
Возможно применение форм, разработанных непосредственно на предприятиях и
используемых для группировки данных, выборки и др. Такие регистры носят
вспомогательный характер и используются для справочных и других целей
преимущественно для ведения внутрифирменного (управленческого) учета.
К обязательным относятся бланки следующих регистров: счетоводства
(журналы-ордера,
мемориальные
ордера,
карточки);
отчетности;
форм,
составляемых для налоговой инспекции, органов социального страхования,
Госкомстата РФ, финансово-кредитных учреждений и др.
Бухгалтерские регистры для придания им юридической силы должны
содержать следующие обязательные реквизиты:
- наименование формы (регистра), код формы;
- дату составления;
- наименование предприятия, его принадлежность и подчиненность;
- измерители хозяйственных операций (в количественном и стоимостном
выражении);
- указание должностных лиц, ответственных за составление регистров, их
подписи.
Информация о хозяйственных операциях, произведенных организацией за
определенный период времени (месяц, квартал, полугодие, год), из учетных
регистров переносится в бухгалтерские отчеты, порядок составления которых
установлен инструкциями Министерства финансов РФ.
Порядок составления учетных регистров и их хранение
Работы по составлению учетных регистров носят циклический характер и
регламентируются графиком, который утверждается руководителем предприятия.
В графике определяются сроки сдачи первичных учетных документов, сроки
изготовления регистров и ответственные исполнители.
Работа по графику способствует улучшению организации всего процесса
бухгалтерского
учета,
своевременному
представлению
промежуточной
(месячной, квартальной) и годовой отчетности.
Работники предприятия (начальники цехов, мастера, табельщики, работники
финансового и других отделов, кладовщики, подотчетные лица, работники
бухгалтерии и др.) составляют и представляют документы, относящиеся к сфере
их деятельности, по графику документооборота.
Ответственность за соблюдение графика сдачи документов и составление
регистров, а также за качество документов и достоверность содержащихся в них
данных несут лица, составившие и подписавшие эти документы. Контроль за
выполнением графика сдачи документов и составления регистров бухгалтерского
учета по предприятию осуществляет главный бухгалтер.