Работа секретаря с конфиденциальной информацией. Вопросы: 1. Понятие конфиденциальной информации. 2. Защита конфиденциальной информации. 3. Организация конфиденциального делопроизводства Литература: 1. Алексенцев А.И. Понятие и сфера действия 2. 3. 4. 5. 6. 7. конфиденциального делопроизводства.// Секретарь – референт № 1, 2002. // www.profir.ru Алексенцев А.И. Условия хранения конфиденциальных документов. // Секретарь-референт № 2. 2004// www.profir.ru Алексенцев А.И. Конфиденциальное делопроизводство.// Секретарское дело. 2004. № 8-9. С. 109-191. Ищейнов В.Я. Некоторые правовые аспекты коммерческой тайны.//Секретарское дело. 2005. №1. С. 55-57. Панкратьев В.В. Организация конфиденциального делопроизводства //www.security.strongdisk.ru Пшенко А.В. Особенности работы с отдельными видами документов. Документы ограниченного доступа. // Секретарское дело. 2004. № 8-9. С. 51-55. Сабынин В. Организация конфиденциального делопроизводства – начало обеспечения безопасности информации в фирме.// Информост-радиоэлектроника и телекоммуникации, № 4(17), 2001 1. Понятие конфиденциальной информации. Руководителем организации определяются: состав и объем сведений, составляющих конфиденциальную информацию; сроки конфиденциальности; порядок защиты и доступа к конфиденциальной информации; правила использования конфиденциальной информации (только руководитель организации может привлечь специалистов-аналитиков для проведения работы с документами, имеющими гриф ограничения доступа). Секретарь должен знать, какая информация согласно законодательству РФ, никогда не является конфиденциальной и какая может быть руководством организации отнесена к коммерческой тайне, а также какими методами необходимо осуществлять защиту конфиденциальности. Конфиденциальная информация - документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации. (ст. 2 ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" от 20.02.95 г. N 24 – ФЗ; ст. 2 ФЗ "Об участии в международном информационном обмене" от 4.07.96 г. N 85 ФЗ). Коммерческая тайна (КТ) - научно-техническая, коммерческая, организационная или иная используемая в предпринимательской деятельности информация, которая обладает реальной или потенциальной экономической ценностью и не является общеизвестной. Она не может быть получена законным образом лицами, которые способны получить экономическую выгоду от ее разглашения или использования. Сведения, относящиеся к коммерческой тайне. Сведения КТ организации можно условно разделить на два крупных блока: 1. научно-техническая (технологическая) информация; 2. деловая информация. Научно-техническая информация, представляющая коммерческую тайну, включает: сведения о конструкциях машин и оборудования, чертежи, схемы; используемые материалы; рецептуры; методы и способы производства; новые технологии; направления модернизации известных технологий, процессов и оборудования; программное обеспечение ПК, пароли, ключи, коды и процедуры доступа к информации; сведения об организации системы безопасности в фирме, офисе, организации. Деловая информация, представляющая коммерческую тайну, включает: сведения о финансовой стороне деятельности организации; сведения о наиболее выгодных формах использования денежных средств, ценных бумаг, акций; сведения о размере прибыли, себестоимости произведенной продукции; планы развития организации (тактические и стратегические); планы и объемы реализации продукции; анализ конкурентоспособности производимой продукции, эффективность импорта и экспорта, предполагаемое время выхода на рынок; планы рекламной деятельности; списки торговых и других клиентов, представителей, посредников, конкурентов, сведения о взаимоотношениях с ними, их финансовом положении, проводимых операциях и объемах, условиях действующих и заключаемых контрактов; структура и методы управления, связи внутри фирмы и вне ее, распределение обязанностей и их содержание кадровый состав и его формирование; сведения из деловой переписки Приложение к приказу директора АО «Круг и К» от 00.00.2004 №___ ПЕРЕЧЕНЬ сведений, составляющих коммерческую тайну АО «Круг и К» Размер кредитов, которые взяла или собирается взять фирма Объем производства продукции (в месяц, квартал, год). Наименования фирм-контрагентов. Размер прибыли, получаемой за месяц, квартал, год. Разработка фирмы (технические задания, научно-технические отчеты и т.п.). Распределение прибыли. Цели, задачи и тактики переговоров с деловыми партнерами. Условия коммерческих контрактов, платежей, услуг. Степень заинтересованности в приобретении товара или услуг. Заработная плата сотрудников предприятия. Характер и репутация персонала предприятия. Регионы сбыта продукции. Направления маркетинговых исследований предприятия. Директор Подпись И.О. Фамилия Согласно законодательству РФ не является коммерческой тайной информация: содержащаяся в учредительных документах и документах, дающих право заниматься коммерческой деятельностью; содержащаяся в годовых отчетах, бухгалтерских балансах и других формах бухгалтерской отчетности; связанная с исчислением и уплатой налогов и других обязательных платежей в бюджет; по задолженности работодателей по зарплате и другим социальным выплатам; о наличии свободных рабочих мест; связанная с соблюдением экологического и антимонопольного законодательства; по обеспечению безопасных условий труда. 2. Защита конфиденциальной информации Обеспечение сохранности конфиденциальной информации требует соблюдения следующих условий: определение сведений, составляющих коммерческую тайну организации; обеспечения порядка защиты коммерческой тайны. Основная цель защиты конфиденциальной информации, в том числе коммерческой тайны - предотвратить ее утечку, то есть доступ к конкурентам. Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя: установление правил отнесения информации к конфиденциальным сведениям; разработку инструкций по соблюдению режима конфиденциальности для лиц, допущенных к конфиденциальным сведениям; ограничение доступа к носителям информации, содержащим конфиденциальную информацию; ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учет и сохранность документов, содержащих конфиденциальную информацию; использование организационных, технических и иных средств защиты конфиденциальной информации; осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраны конфиденциальной информации. Допуск работника к конфиденциальной информации осуществляется с его согласия. Работодатель имеет право отказать в приеме на работу тому, кто не хочет брать на себя обязательства по сохранению коммерческой тайны. Как и все сотрудники фирмы, секретарь должен при поступлении на работу подписать индивидуальное обязательство или договор о неразглашении коммерческой тайны и об ответственности за ее сохранность. В таком документе основными являются следующие обязательства: 1. не разглашать сведения, составляющие коммерческую тайну, которые будут доверены или станут известны при исполнении служебных обязанностей, в том числе в течение определенного срока после увольнения из организации; 2. соблюдать доведенные до сведения сотрудника требования по защите коммерческой тайны; 3. не использовать сведения, составляющие коммерческую тайну, без согласия ее владельца; 4. не иметь никаких обязательств перед другими лицами и организациями. Обязательство работника о неразглашении коммерческой тайны и об ответственности за ее сохранность составляется в одном экземпляре и хранится в специальном или личном деле работника не менее пяти лет после его увольнения. Для ограничения доступа к информации, содержащей конфиденциальные сведения, руководитель издает специальный приказ, содержащий: перечень сведений, содержащих КТ организации; меры по охране этих сведений, составляющих КТ; круг лиц, имеющих доступ к работе с документами с грифом «Конфиденциально». Сотрудники организации должны под расписку ознакомиться с приказом и приложениями к нему. По информированности секретарь большинства организаций - второе лицо после руководителя. Секретарь имеет доступ к самым различным источникам информации. Он может ее получать: организуя различные совещания, приемы, переговоры; принимая и обрабатывая корреспонденцию; составляя и контролируя исполнение документов; проводя телефонные переговоры; принимая посетителей и т.д. Секретарь, как и другие сотрудники фирмы, должен сознавать значимость конфиденциальной информации для успешной работы и процветания фирмы, а также знать о приемах и методах, которыми могут воспользоваться конкуренты по сбору такой информации. Делопроизводство с документами, имеющими гриф «КТ» («Конфиденциально»). Приказом руководителя организации назначается должностное лицо (лица), ответственное за учет, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Им может быть сотрудник, для которого работа с документами, имеющими гриф «КТ», является основной служебной обязанностью, или секретарь организации. Эти должностные лица несут персональную ответственность за утерю документов с грифом «КТ» или утечку информации из них. Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, имеют специальное обозначение (гриф) и подлежат учету. На исходящем документе проставляют гриф конфиденциальности в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра. Конфиденциально Экз. № 1 или КТ Экз. № 2 Гриф «КТ» показывает, что право собственности на информацию, содержащуюся в документе, принадлежит организации и охраняется законом. На исходящем документе с грифом «Конфиденциально» на втором экземпляре, который подшивается в дело, ниже реквизита «подпись» указывается количество экземпляров документа и место нахождения каждого из них. Составлен в двух экз.: Экз. № 1 - в адрес; Экз. № 2 - в дело № 1 -7. На обороте листа документа, имеющего гриф «КТ», руководитель пишет фамилии тех должностных лиц, которым разрешается пользоваться этим документом. Разрешаю: Лаврову Е.М. Казакову А.Л. Личная подпись руководителя Дата Фамилии должностных лиц, имеющих доступ к документу, могут указываться и в резолюции. Печатание документов с грифом «КТ» производится централизованно, в специально отведенном помещении (рабочем месте), исключающем доступ посторонних лиц. Отпечатанные и подписанные документы с грифом «КТ» передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет. Черновики и варианты документа уничтожаются этим лицом с подтверждением факта уничтожения - записью на копии исходящего документа. «Черновик (и варианты) уничтожены. Подпись. Дата». Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в Журнале регистрации документов с грифом «КТ» («Конфиденциально»). При значительном объеме документов могут быть заведены журналы отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов организации, содержащих гриф «КТ». Все листы таких журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются. В конце журнала в заверительном листе указывается количество листов (цифрами и прописью). Журнал регистрации документов с грифом «КТ» № Дата Дата до регист и к- рации номер та док-та входя щего докта Откуда Кратк Кол Кол-во Исполн Приме поступ ое -во экземп итель чание ил или содер лис ляров куда жание тов направ или ляется заголо док-т вок док-та Все поступающие (входящие) документы с грифом «КТ» принимаются и вскрываются специально назначенным для этого должностным лицом или секретарем, если ему предоставлено такое право. В поступившей корреспонденции обязательно проверяется ее целостность, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему. В случае отсутствия или недостачи в конвертах (пакетах) документов с грифом «КТ» составляется акт в двух экземплярах, один из которых пересылается отправителю. Копии исходящих и внутренних конфиденциальных документов также учитываются в Журнале регистрации документов с грифом «КТ». Документы, имеющие гриф «КТ», формируются в отдельное дело (дела). На обложке дела в правом верхнем углу ставится гриф «КТ». На внутренней стороне обложки дела пишется список сотрудников, имеющих право пользования этим делом. Все листы дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. В начале дела подшивается внутренняя опись документов, содержащихся в нем, конце дела подшивается заверительный лист. Хранятся такие дела в сейфе, который опечатывается должностным лицом, ответственным за сохранность документов, грифом «КТ». Другие работники организации не должны иметь доступ к этому сейфу. Движение (выдача и возврат) документов с грифом «КТ» должно своевременно отражаться в Журнале учета выдачи документов с грифом «КТ». Журнал учета выдачи документов с грифом «КТ» № Дата док-та выд ачи докта Кратк Кол Кол- Ком ое -во во у содер лист или выда жание ов номер но (загол экзем (Ф.И овок) пляра .О.) док-та Подпи сь за получ енный докум ент Отме приме тка о чание возв рате (под пись и дата) При выдаче документа секретарем работник, получивший документ с грифом «КТ», должен сверить номер полученного документа с номером в журнале, проверить количество листов и поставить в журнале свою подпись. Выданные для работы документы с грифом «КТ» подлежат возврату секретарю в тот же день. С разрешения руководства организации отдельные документы с грифом «КТ» могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого выполнения работы с ними, при условии полного обеспечения сохранности документов на рабочем месте исполнителя (наличие сейфа, кодового замка и т.д.). При возврате документа с грифом «КТ» секретарь проверяет его номер по журналу, сверяет количество листов и в присутствии работника ставит в графе «Отметка о возврате» свою подпись и дату возврата документа. Передача документов и дел другим работникам организации, имеющим допуск работе с конфиденциальной информацией, производится только через секретаря с обязательной записью в журнале. Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом «КТ» из одного дела в другое без разрешения руководства и соответствующих отметок в Журнале регистрации документов с грифом «КТ». Все дела с грифом «КТ», журналы (картотеки) учета документов «КТ» вносятся в номенклатуру дел организации. По окончании года специально созданная экспертная комиссия организации выполняет следующие работы: проверяет наличие всех документов с грифом «КТ»; отбирает документы с грифом «КТ» для архивного хранения; отбирает документы с грифом «КТ» для уничтожения. Проверка наличия документов с грифом «КТ» по решению руководства организации может производиться с другой периодичностью, например, по окончании каждого квартала. В случае установления факта утраты документа с грифом «КТ» немедленно ставится в известность руководитель организации, и принимаются все меры к розыску документа. Для расследования факта утраты руководитель организации назначает комиссию. После того как розыск пропавшего документа не принес положительных результатов, составляется акт, и в Журнал регистрации документов с грифом «КТ» вносятся соответствующие отметки об его утрате. При увольнении сотрудника, ответственного за работу с документами, имеющими гриф «КТ», производится проверка числящихся за ним документов и их передача вновь назначенному лицу. Акт приема-передачи и этих документов утверждается руководителем организации или его заместителем. При прекращении трудовых отношений с организацией, в которой сотрудник был допущен к работе с конфиденциальной информацией, обязательства о неразглашении конфиденциальных сведений действуют в течение двух лет, если иной срок не установлен трудовым договором. При передаче дел в архив на документы с грифом «КТ» составляется отдельная опись. Архивное хранение таких документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ. На документы с грифом «КТ», отобранные к уничтожению, составляется акт, который утверждает руководитель организации. Уничтожаются документы в присутствии комиссии (3 человека) с помощью специальной машины (шредер) или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации (сжигают). Вопросы для самоконтроля: 1. Что такое коммерческая тайна? 2. Какие сведения можно отнести к коммерческой 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. тайне? Какое значение имеет перечень конфиденциальной информации организации? Согласно законодательству РФ какие сведения не могут быть отнесены к конфиденциальным? Что включает в себя обеспечение защиты конфиденциальной информации? Перечислите особенности ведения конфиденциального делопроизводства. Какими документами регламентируется деятельность сотрудников организации по работе с конфиденциальной информацией? Что показывает гриф «КТ»? В чем особенности организации хранения конфиденциальных документов?