Система управления архивом бумажных документов и обработка документов валютного контроля в
реклама
Система управления архивом бумажных документов и обработка документов валютного контроля в ВТБ24 с помощью DocsVision Валерий Мендус Вице-президент, заместитель Директора операционного департамента ВТБ24 О банке ЗАО «Банк ВТБ24» - один из крупнейших участников российского рынка банковских услуг Основная специализация: обслуживание физических лиц, ИП, предприятий малого бизнеса Основной акционер: ОАО Банк ВТБ (98,93% акций). Уставный капитал ВТБ24: 50,6 млрд рублей, Размер собственных средств: 96,6 млрд рублей. Рейтинг банков Москвы: 5 место Активы-нетто: 706 994 275 тыс. рублей / 6 место (Россия) Депозиты физ. лиц: 433 597 378 тыс. рублей / 2 место (Россия) Сеть банка: 500 филиалов в 69 регионах страны Сайт в Интернет: www.vtb24.ru 3 DocsVision в ВТБ24 Система управления архивом Система мониторинга доставки досье Система верификации кредитов и депозитов Система управления документами валютного контроля Репозитарий процессов 4 Система управления архивом на базе DocsVision * Хранилища Хранилища Перово Карамзина Рыбинская С. Петербург Самара Воронеж Краснодар Екатеринбург ГО Упаковка Размещение Изъятие/сканирование Перемещение Верификация БФ2 Обработка документов длительного хранения Хранилища Хабаровск Упаковка Размещение Изъятие/сканирование Перемещение Верификация * Хранилища Новосибирск Упаковка Размещение Изъятие/ сканирование Перемещение Верификация Точки продаж Заключение сделок БИС Выгрузка информации по сделкам Хранилища Данные об отправленных пакетах Lombardi Обмен данным через Sonic MQ Статусы документов и пакетов Точки продаж Аутсорсинг Размещение Хранение Изъятие Запрос документа (форма Outlook) Заключение сделок, формирование и Ссылка на документы отправка пакетов Все пользователи * План развития в 2010 г Цель: оптимизация хранения документов Банка 5 Упрощенная схема размещения документов на хранение Точки продаж Бэк-офис Упаковка в файловые коробки Упаковка в архивные короба Размещение на местах хранения Хранилище 6 Система управления архивом на базе DocsVision Реализовано • Единая технология хранения и учета документов Банка • Работа собственных хранилищ в ГО (Москва), филиал (Хабаровск) • Работа Центра хранения в филиале (Новосибирск) через аутсорсинг • Технология автоматизированного учета документов длительного хранения • Электронная картотека (6 млн. досье), плановый объем – 20 млн. • Централизованное хранение электронных образов документов по запросам подразделений Банка • Использование технологии предусмотрено в рамках Программы развития архивной инфраструктуры Банка в 2010 г. 7 Система мониторинга доставки досье из ТП в ЦХ $ Включение в СМОТ сотрудников ТП Клиент Банк ВТБ 24 Точки продаж Ввод клиентских данных в АБС T+1 - Т+7 Передача досье (физическая) Прием досье на хранение Server Т+1 Т+30 ПО Lombardi Teamworks Менеджер/операционист Формирование и печать № договора (заявки) и № штрих-кода на договоре (заявке)/ описи, формирование досье, упаковка в файл выгрузка данных в СУА Контролер: Включение досье в пакет на отправку, формирование сопроводительного реестра, пакета с досье, отправка пакетов Общесетевой ресурс либо автоматически по запросу Центр хранения Точки продаж Система учета досье на базе Штрихсканировани е договора (заявки)/ описи, упаковка в короб. Размещение на хранение Отчет о непереданных досье контролеру Отчет о неотправленных в течение 7 дней досье Отчет о непоступивших досье в течении месяца ПО Lombardi Teamworks Цель: исключение рисков утери клиентских досье путем внедрения технологии сплошного автоматизированного контроля передачи досье на хранение 8 Система мониторинга доставки досье из ТП в ЦХ Реализовано • Система контроля досье, полученных в ЦХ, на основе ежемесячных отчетов по точкам продаж, что позволило повысить процент верификации по активным продуктам с 50% до 80% • Получение актуальной информации о месте нахождения досье на этапах: • выдачи банковского продукта (для заявок: принятие Банком решения о выдаче банковского продукта); • отправки досье из ТП; • приема досье в ЦХ • Система контроля сроков предоставления досье в ЦХ • Оповещение исполнителей о наступлении сроков отправки досье в ЦХ в день Т+1 (ТП Москвы и Московской области, кроме удаленных) или Т+7, для удаленных ТП Москвы и Московской области ответственным за их исполнение 9 Система верификации кредитов и депозитов Автоматическое формирование выборки в DocsVision, проставление блокировки в соответствии с выборкой. Архив Обнаружение досье по факту поточного ввода в DocsVision Возврат досье / размещение на хранение (Еженедельная выборка) Кредитный бэк-офис Штрихсканирование Проставление категории ошибок Верификация Контроль качества Сбор и анализ данных, отчетность • Внедрен единый стандартный процесс верификации пассивных продуктов на базе ГО (Москва), филиалов в г. Новосибирске и Хабаровске • Сокращение трудозатрат на проведение верификации на 60% 10 Электронный архив документов ОВК Точки продаж Документы (заполнение формы Outlook) БИС Запрос статуса документа (форма Outlook) Статус обработки Выгрузка информации по паспортам сделок Картотека клиентов + Документы по сделкам Документы БКО Распознавание реквизитов Abbyy FlexiCapture Ручное создание карточек клиентов и присоединение документов ОВК Распределение по сотрудникам Обработка Сотрудники ОВК Цель: • Повышение качества клиентского сервиса • Сокращение затрат на организацию бумажного хранения документов 11 Электронный архив документов ОВК Реализовано • • • • • • Картотека клиентов - юридических лиц со структурой документов по сделкам Автоматическое получение данных из АБС и MS Outlook Автоматическое распознавание основных форм документов ВК (интеграция с Abbyy FlexiCapture) Возможность поиска документов по различным критериям Формирование отчетов Обработка запросов от пользователей через MS Outlook • Создано единое хранилище документов ОВК • Сокращение трудозатрат на обработку и поиск документов в ОВК • Оперативный контроль за обработкой документов 12 Средства контроля • Отчеты по времени обработки документов в разрезах типов и дней • Отчеты по производительности работы сотрудников ОВК • Отчеты по количеству документов • Отчеты по необработанным справкам по продажам и платежам • Отчеты по причинам отказов • Отчеты по клиентской активности (запросы) 120 100 80 Среднее 60 Мин 40 Макс 20 Норма 0 70 160 60 140 50 120 40 100 300 250 200 Среднее 30 80 Среднее Мин 60 Мин 20 Макс 40 Макс 10 Норма 20 Норма 0 150 100 Среднее Мин Макс 50 0 Норма 0 40 200 30 20 15 10 5 0 140 140 35 25 160 160 250 45 Макс Мин 100 50 Норма 0 100 100 150 Среднее 120 120 Среднее 80 Среднее 80 Среднее Макс 60 Макс 60 Макс Мин 40 Мин 40 Мин Норма 20 0 Норма 20 Норма 0 13 Области возможного применения DocsVision в банке • Электронный архив клиентских досье • Процесс контроля и распределения распоряжений по проблемным кредитам, распределение судебных решений и исполнительных листов • Единое клиентское досье, интеграция с CRM • Система управления кассетами для банкоматов • Ведение претензионной работы • Обработка запросов уполномоченных органов • Электронный документооборот депозитарных и брокерских операций и др. 14 Электронный архив клиентских документов ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ – ХРАНИЛИЩЕ СКАНИРОВАННЫХ КОПИЙ КЛИЕНТСКИХ ДОКУМЕНТОВ КАРТОТЕКА КЛИЕНТОВ Юридические лица КАРТОТЕКА ДОГОВОРОВ Физические лица * Досье по кредитному * договору Досье по депозитному Досье по зарплатным проектам Клиентское досье физического лица Документы валютного * контроля Досье по КМБ Досье проблемного актива Паспорт 2-й ДУЛ Проч. документы * договору Досье по текущему * счету Досье связанным * продуктам Досье ТСП по эквайрингу *Система управления архивом бумажных документов * - Досье по инвестиционным продуктам (указывает места хранения документов) Реализовано на базе DocsVision 15 Сетевой ресурс Пе р ь Ко н тр ол V Отметка об исполнении v аи сп ол не ни е р Пе Электронный архив документов и заданий ач ан н ча v ед ие нт л ро ен Ко с ие н ол сп и а ра ен а ед Эл. почта На р от см ние а исполне CRM Дежурный сотрудник н Передача Канцелярия Автоматическая загрузка Электронный архив: возможная схема поступления и обработки документов ь Руководитель группы Ручной ввод • Структурированное хранилище, разделение доступа, поисковая система • Автоматизированные процессы обработки документов • Система отчетов 16 Вопросы? Валерий Мендус Вице-президент, заместитель Директора операционного департамента ВТБ24 Mendus.VI@vtb24.ru
