Краткое описание бизнес

Практика организации управленческого
учета и контроля
в проектной организации
Планирование и учет
доходов и расходов
Портрет компании
Компания занимается
разработкой проектно-сметной
документации
В штате:
директор,
финансовый директор,
инженер проекта,
проектировщики,
кассир.
2
Текущая организация работы создает проблемы
Директор
Бизнес развивается
– количество
растет
Утверждает
Получает
заказ
список
клиента
спроектов
начисленной
Проблемы:
зарплатой
Сложно собрать данные по каждому исполнителю
Фин.директор
Инженер
проекта
(проектов
много, объем участия в каждом проекте
уникален,
Разрабатывает
…выдает
Назначает
Закрывает
задания
график
инженера
объемы
проектировщикам
выполнения
работ
проекта
…график
Составляет
Рассчитывает
финансирования
бюджет
заработную
проекта
проектаплату
Объединяет
полученные
расценки
разные)
дляработ
того, чтобы:
данные в одном файле
1. сопоставить план и факт выполненных работ
Выполнение графика работ
по большомуконтролируется
количеству проектов;
на планерке
2. рассчитать заработную плату проектировщикам.
Ошибки чреваты срывом сроков исполнения и проблемами
Кассир в
Проектировщики
расчетах
с исполнителями.
Разрабатывают
Отчитываются
Формирует
окоманду
проектную
проделанной
проекта
документацию
работе
По пятницам выгружает данные из
Клиент-банка и кассы в табличный редактор
3
Сложно контролировать соблюдение бюджета
Фин.директор
Бюджет движения
денежных средств
Остатки на счетах
и в кассах
Бюджет доходов
и расходов по
проектам
Чтобы не вылететь за рамки бюджета нужно:
1. контролировать своевременность оплаты заказчика;
2. сравнивать планируемые затраты с фактическими –
C увеличением
количества
проектов
таблицстатье
становиться
больше.
по каждому
проекту,
по каждой
расходов.
При переносе
данных в три
основные меры.
таблицы случаются ошибки,
При отклонениях
– принимать
которые не так просто найти
4
Организовали справочник с перечнем
разделов и спецификацией на каждый раздел
Каждый раздел проекта
–
это позиция в
номенклатурном
справочнике
Раздел состоит из
нескольких работ
5
Каждый новый проект –
новая папка с перечнем всех работ по нему
Пока проект находится в работе – он хранится в папке «Проекты в работе».
Когда проект завершен – вся папка переносится в архив –
папку «Проекты закрытые».
6
… и новая папка с перечнем статей расходов и доходов
по проекту
Два типа статей
Организован
аналогично
справочнику
«Номенклатура»
Статьи по проектам
•
зарплата администрации
проекта;
•
зарплата проектировщиков;
•
оплата заказчика.
Общие расходы:
•
зарплата директора;
•
аренда;
•
налоги;
•
уборка помещений;
•
электроэнергия.
7
Можно организовать учет доходов и расходов по отгрузке
– если компании это нужно…
В управленческий план счетов добавлены
субсчета счета 20 «Незавершенное
производство»
Затраты на налоги физических лиц собираются на счете 20.13.
Счет затрат указывается в документе «Начисление налогов».
Затраты на зарплату администрации проекта будут собираться на счете 20.11.
При Все
выполнении
сотрудниками
сдельных
затраты
будут
собираться
Этот счет
затрат указывается
внарядов
кадровых
документах.
затраты
по
работам
будут
собираться
на счете
20.10
«Проект».
счете 20.12 для
«Зарплата
проектировщиков»
Этот счетнауказывается
номенклатуры
с типом «Работа».
8
Можно организовать учет доходов и расходов
по отгрузке – если компании это нужно…
Для учета управленческих
расходов
в плане счетов
Более подробно
об организации
планапостатейно
счетов управленческого
учета:
управленческого учета созданы субсчета счета 90.8 «Управленческие расходы».
бизнес-кейс http://v8.1c.ru/small.biz/~case3.htm
9
Эти расходы распределяются на финансовый результат по объему продаж.
Желтая коробка – меняет бизнес-процесс
Директор
Сроки
Указывает
Плановые
выполнения
При получении заказа
от
клиента
исполнителя
показатели
работ
В табличной части - разделы
проекта
Фин.директор
Инженер проекта
Составляет
график
выполнения
Выдает
качестве
задания
разрабатывает
того,
…
запускает
чтобы
ипрограмму
согласовывает
новые
Рассчитывает
основные
назначает
инженера
проекта
Заносит
в вдокумент
все
доходы по проекту Вместо
– этапы
графика
финансирования.
создает
папку
ссоздавать
перечнем
работ
работ поисполнителям
каждому разделу
сложные
электронные
с клиентом
таблицы…
график
показатели
проекта
в справочнике
«Номенклатура»…
финансирования проекта
… а также папку с перечнем статей
доходов и расходов по проекту
Инженер
проекта заносит фактические данные в сдельные наряды.
в справочнике
На основании заказа покупателя автоматически формирует
Кассир
Проектировщики
«Статьи движения
денежных
средств»
Ставит
признак
закрытия
наряда
галочку.
Создает
в программе
документ
«Заказ– покупателя»
Создает
документ
«Бюджет».
сдельные
наряды. наряды
Все статьи
затрат
с запланированными
суммами.
Распечатывает
сдельные
Разрабатывают
формируетокоманду
проектную
проекта
документацию
Отчитываются
фактическом
выполнении
работ
Программа автоматически рассчитывает зарплату.
10
Желтая коробка в работе инженера проекта
В отчете «Сдельные
наряды» автоматически
проставляются
плановые, фактические
показатели и отклонения
от плана.
Список «Сдельные
наряды» покажет, кто
выполнил работы, а кто
еще нет.
Инженер проекта
Теперь инженеру проекта не сложно сопоставить план и факт
выполненных работ по проектам, которые он ведет.
11
Зарплата считается автоматически –
по итогам работы каждого
Директор
Фин.директор
Формирует платежные ведомости
… и…администрации
и передает директору
проекта
по сдельным нарядам…
на утверждение
Данные для расчета заработной платы проектировщикам
Инженер проекта
собираются автоматически.
Проектировщики
Печатает платежные ведомости…
Кассир
12
Прочие возможности контроля
Дополнительно программа
предоставляет информацию
по всем начислениям и
удержаниям сотрудников.
А также информацию по
ведению расчетов с
персоналом.
13
Если расходы выйдут за рамки бюджета – сразу видно
В любой момент - все
оплаты и поступления в
разрезе проектов
Если расходы выйдут за рамки бюджета –
это сразу видно и можно оперативно принять меры
По отклонениям план-фактного
анализа сразу можно принимать
решения и действовать
14
Более подробные материалы бизнескейса «Планирование и учет
расходов и доходов
в проектной организации» и
полная демонстрационная база
http://v8.1c.ru/small.biz/~case3.htm
15